邱輪超

（中國(guó)建筑材料工業(yè)地質(zhì)勘查中心安徽總隊(duì)，安徽 合肥 230031）

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和創(chuàng)新，數(shù)字化時(shí)代逐漸拉開(kāi)序幕，這就意味著傳統(tǒng)數(shù)據(jù)記錄、保存和存檔的方式大部分會(huì)被更為新型的新式數(shù)據(jù)記錄方式所替代，而在這些迅速發(fā)展的新式數(shù)據(jù)記錄中，大數(shù)據(jù)與檔案資源以高效性、及時(shí)性等優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)成為各行業(yè)和社會(huì)范圍內(nèi)容的重要發(fā)展的數(shù)字技術(shù)之一，并在各行業(yè)和檔案事業(yè)發(fā)展與管理中逐漸占據(jù)不可或缺的地位。

1 企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題分析

1.1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)滯后

目前在企業(yè)檔案管理中，因傳統(tǒng)的思維模式和觀念，還普遍存在檔案管理信息化建設(shè)重視度不足的情況。不少企業(yè)仍將檔案管理視作普通資料的保管工作，缺乏企業(yè)戰(zhàn)略高度的認(rèn)識(shí)；一些企業(yè)管理者對(duì)于信息化檔案管理系統(tǒng)還停留在檔案信息化建設(shè)階段，對(duì)于檔案信息化管理缺乏整體管理意識(shí)，因此企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設(shè)需要對(duì)傳統(tǒng)落后的檔案管理方法和理念予以摒棄，對(duì)信息數(shù)字化檔案管理制度體系進(jìn)行建立和完善。

1.2 保密性技術(shù)應(yīng)用薄弱

作為企業(yè)發(fā)展歷程中的重要信息資源，企業(yè)檔案涵蓋了大量企業(yè)商業(yè)機(jī)密以及員工個(gè)人信息，隨著網(wǎng)絡(luò)開(kāi)放程度的不斷發(fā)展，對(duì)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)也帶來(lái)了嚴(yán)重的安全威脅。目前對(duì)企業(yè)檔案管理的安全性造成影響的因素主要有：企業(yè)相關(guān)檔案管理人員安全保密意識(shí)缺乏，在操作過(guò)程中未嚴(yán)格按照相關(guān)保密制度或管理制度進(jìn)行，不當(dāng)操作或操作中的失誤使檔案外泄、破壞或刪除等，另外就是來(lái)自外部環(huán)境，如：黑客、病毒入侵等，對(duì)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)造成嚴(yán)重影響，導(dǎo)致信息泄露、數(shù)據(jù)丟失、篡改等，使企業(yè)蒙受不可估量的損失。

1.3 檔案管理人員水平不足

隨著信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，檔案管理工作也從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐漸向電子信息數(shù)字化檔案發(fā)展，這對(duì)以往的檔案管理模式和方法造成了極大的沖擊，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。檔案管理人員不僅需要具備檔案管理的基本知識(shí)，同時(shí)還要對(duì)信息化技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等的應(yīng)用有所了解和掌握，確保信息數(shù)字化檔案的安全性、有效性、及時(shí)性和完整性，通過(guò)先進(jìn)技術(shù)手段的應(yīng)用，使檔案管理水平有效提高。

2 大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新策略

2.1 運(yùn)用新型數(shù)據(jù)技術(shù)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，自媒體高度發(fā)達(dá)，微博、微信、APP、網(wǎng)站等成為信息發(fā)布的重要載體，熟練運(yùn)用上述平臺(tái)開(kāi)展檔案信息資源管理工作十分必要。此外，相比于紙質(zhì)檔案，信息資源在安全技術(shù)上管理難度更大，病毒、黑客、網(wǎng)絡(luò)等原因都有可能對(duì)檔案信息資源造成危害。必要的安全技術(shù)，如信息加密技術(shù)、數(shù)據(jù)遷移、數(shù)據(jù)長(zhǎng)期保存等技術(shù)，能確保檔案數(shù)據(jù)資源的可讀性與可利用性。大數(shù)據(jù)技術(shù)，如數(shù)據(jù)挖掘，能夠從海量信息中迅速獲取有價(jià)值的檔案信息；數(shù)據(jù)分析，能夠根據(jù)用戶的信息習(xí)慣預(yù)測(cè)用戶的信息需求；信息服務(wù)，能熟練操作檔案信息管理系統(tǒng)為用戶提供高效便捷的信息服務(wù)。

2.2 增強(qiáng)檔案形成與利用意識(shí)

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，辦公條件日益自動(dòng)化，檔案形成者的范圍不斷增加，各種小體都是檔案形成的主體。但是，多數(shù)員工對(duì)檔案管理不重視、不了解，從而造成歸檔意識(shí)薄弱。而個(gè)人的歸檔不及時(shí)不全面會(huì)導(dǎo)致檔案整體的不完整。為了強(qiáng)化員工的檔案形成意識(shí)：首先，檔案機(jī)構(gòu)加強(qiáng)宣傳，讓員工知道檔案形成與利用意識(shí)的重要性，幫助其正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作。其次，完善相關(guān)制度，保障檔案的及時(shí)主動(dòng)歸檔。再次，運(yùn)用大數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)空間，選擇私有云存儲(chǔ)功能，借助云存儲(chǔ)具有成本較低、空間大、安全性高等功能，高效管理個(gè)人檔案資料，以此實(shí)現(xiàn)個(gè)人檔案的管理工作。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案運(yùn)用多樣化，網(wǎng)絡(luò)利用逐漸增加，給利用者帶來(lái)了便捷。但相對(duì)應(yīng)的，也對(duì)利用者提出了更高的要求，自身素養(yǎng)的提升，自身能力水平的提高都會(huì)讓利用者更快地從大量的檔案信息中快速找到所需要的信息資料，滿足自己的需求。

2.3 注重信息分析處理

檔案利用服務(wù)體系建設(shè)當(dāng)中，平臺(tái)可以利用一些最常見(jiàn)的相關(guān)軟件，不斷加強(qiáng)檢索功能，對(duì)大數(shù)據(jù)的收集、處理、解析以及運(yùn)用等相關(guān)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格管理，從而提升檔案管理的效果。與此同時(shí)，還能提升檔案信息服務(wù)的安全、可靠性，讓每個(gè)用戶需求得到滿足。對(duì)檔案信息大數(shù)據(jù)服務(wù)體系來(lái)說(shuō)，其內(nèi)容涵蓋了下面幾點(diǎn)：一是檔案收集。通常來(lái)說(shuō)，檔案資源分為內(nèi)部資源、外部資源、多媒體網(wǎng)絡(luò)資源等。在檔案數(shù)據(jù)收集過(guò)程中，要利用大數(shù)據(jù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的采集工作，接下來(lái)對(duì)內(nèi)部、外部資源開(kāi)展相關(guān)的整理工作以及存儲(chǔ)，提升了檔案數(shù)據(jù)的安全性。二是檔案數(shù)據(jù)的加工。在檔案資料收集完成后，要對(duì)各種數(shù)據(jù)作出相關(guān)的整理工作，把整理之后的檔案數(shù)據(jù)錄入到大數(shù)據(jù)檢索平臺(tái)中。三是檔案信息的運(yùn)用服務(wù)。提供檔案信息服務(wù)的過(guò)程中，要在檔案數(shù)據(jù)上深入分析，利用平臺(tái)檢索、不同分類、用戶查詢等為用戶提供更加便捷與優(yōu)質(zhì)服務(wù)，并結(jié)合用戶實(shí)際需求，讓他們享受到各種鏈接網(wǎng)址。

2.4 以私有云保障，推進(jìn)數(shù)字檔案建設(shè)

雖然在數(shù)字化時(shí)代快速發(fā)展趨勢(shì)下，檔案數(shù)字化建設(shè)是必然，但是對(duì)于部分新興行業(yè)和檔案事業(yè)來(lái)說(shuō)，一則是沒(méi)有足夠的資金和人才支持，二則是數(shù)字檔案建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)性帶來(lái)的損失無(wú)法承擔(dān)，前者的問(wèn)題可以通過(guò)引入各類新型的融資資金來(lái)解決，而后者則需要更新推進(jìn)數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，采用了私有云保障，建立立體式數(shù)字檔案館。這種立體式數(shù)字檔案館存在著信息采集編輯、存儲(chǔ)安全、服務(wù)平臺(tái)完善的優(yōu)勢(shì)，對(duì)于沒(méi)有足夠技術(shù)保障的數(shù)字檔案建設(shè)者特別適合，且該類還存在私有云的獨(dú)立設(shè)置，主要針對(duì)數(shù)字檔案中存在的私密和重要內(nèi)容，不同檔案庫(kù)建設(shè)者有著不同的私有云，不僅僅能夠阻擋網(wǎng)絡(luò)惡意對(duì)檔案系統(tǒng)的攻擊，還能對(duì)數(shù)據(jù)信息內(nèi)容進(jìn)行加密和加權(quán)，只有建設(shè)者所處平臺(tái)可以進(jìn)行查詢，而其他建設(shè)者不可進(jìn)行查詢，有效保障了數(shù)字檔案的安全性、私密性和真實(shí)性，且私有云中存在著各種信息儲(chǔ)存方式，不局限于紙質(zhì)、視頻等，豐富檔案內(nèi)容的同時(shí)，加強(qiáng)了對(duì)各類網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的收集和組織，為數(shù)字檔案建設(shè)者提供了更為全面化和準(zhǔn)確性的信息內(nèi)容，建成更為高質(zhì)量的數(shù)字檔案信息庫(kù)。另外，還應(yīng)該進(jìn)一步開(kāi)發(fā)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化技術(shù)，將數(shù)字檔案建設(shè)工作進(jìn)行深化和發(fā)展，從而提高數(shù)字檔案建設(shè)的質(zhì)量，滿足檔案建設(shè)的發(fā)展需求，促進(jìn)檔案工作的高質(zhì)量進(jìn)行。

2.5 加強(qiáng)數(shù)字檔案信息服務(wù)工作

信息化時(shí)代，人們對(duì)大數(shù)據(jù)有了新的認(rèn)識(shí)，高速信息網(wǎng)已經(jīng)成為數(shù)字化信息存儲(chǔ)和傳播的場(chǎng)所，網(wǎng)絡(luò)將信息服務(wù)帶給人們，使人們的家庭生活與辦公效率提升。數(shù)字檔案資源建設(shè)和檔案管理需要從以往的收藏存儲(chǔ)走向信息化和公開(kāi)化，向公眾提供優(yōu)質(zhì)公共文化服務(wù)，這是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，也是受眾對(duì)知識(shí)與文化的需要。應(yīng)用信息技術(shù)將數(shù)字檔案資源整合，為檔案建立網(wǎng)站集群，為分散的數(shù)字檔案網(wǎng)站建立統(tǒng)一信息檢索平臺(tái)，為公眾查詢提供統(tǒng)一服務(wù)。在數(shù)字檔案資源的收集中擴(kuò)大覆蓋面，加強(qiáng)對(duì)不同資源的收集和整理，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)拉近檔案部門和社會(huì)的距離。

3 結(jié)束語(yǔ)

大數(shù)據(jù)與檔案資源作為現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化數(shù)據(jù)的重要基礎(chǔ)內(nèi)容，在數(shù)據(jù)信息瘋狂增長(zhǎng)的模式下，必然成為各個(gè)行業(yè)和檔案事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展、創(chuàng)新和優(yōu)化的必要基礎(chǔ)，則針對(duì)大數(shù)據(jù)與檔案資源開(kāi)發(fā)利用分析，必要且重要，明確數(shù)據(jù)信息檔案的戰(zhàn)略重要性和優(yōu)化創(chuàng)新重要性。在現(xiàn)有的開(kāi)發(fā)利用基礎(chǔ)上，不斷推進(jìn)和優(yōu)化開(kāi)發(fā)利用的種類和方案，完善相關(guān)的制度內(nèi)容，通過(guò)科學(xué)技術(shù)不斷輔助推進(jìn)，利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案資源的深度挖掘，進(jìn)一步促進(jìn)大數(shù)據(jù)與檔案資源的開(kāi)發(fā)利用水平，維護(hù)各個(gè)行業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。