楊景蘭

（遼寧省盤錦市盤錦遼油寶石花醫(yī)院，遼寧 盤錦 124000）

企業(yè)檔案信息化資源作為我國經(jīng)濟與社會信息化的重要組成部分，其與此同時也是現(xiàn)階段檔案事業(yè)發(fā)展的主要方向，對推動企業(yè)發(fā)展等諸多方面均有著積極意義。然而據(jù)調(diào)查可知，大部分企業(yè)在檔案信息化資源的開發(fā)與利用上都還存在有些許問題。這些問題若不得到及時解決勢必將影響到企業(yè)今后的發(fā)展，甚至難以提高企業(yè)檔案資源管理的效率。對此，本文將通過對該內(nèi)容的深入分析，指出檔案信息化資源開發(fā)利用中存在的問題，并給出針對性的改善措施，以供參考。

1 企業(yè)檔案信息化資源開發(fā)利用存在的問題

在多元化發(fā)展的今天，無論對于那種企業(yè)而言，因企業(yè)檔案信息化資源的開發(fā)與利用能夠在最大程度上改善傳統(tǒng)檔案管理存在的弊端，并且能夠提高檔案管理質(zhì)量與利用率，所以，企業(yè)檔案管理人員逐漸意識到了檔案信息化資源開發(fā)的重要性，并積極展開了開發(fā)工作[1]。但近段時間的實踐結(jié)果我們可知，信息化資源管理中仍存在有部分待解決的問題。首先，部分檔案管理人員嚴重缺乏對信息化思想的認識。實際管理中，沒能對檔案管理有一個全面的認識，企業(yè)各項目部工作忙碌，因人員緊缺，一人身兼多職的現(xiàn)象時有存在。而這類問題若不能得到及時解決勢必將阻礙檔案信息化資源的開發(fā)，而且會讓員工因身兼多職而無法高效完成檔案工作。其次，檔案信息化資源的管理上缺乏長遠規(guī)劃，沒有做好理論與實踐的有機結(jié)合。對于我國大部分的企業(yè)而言，企業(yè)正處于信息化發(fā)展的進程中，不僅缺乏完善的企業(yè)管理方式，而且缺乏對自身發(fā)展戰(zhàn)略的全盤考慮。這種沒有做好檔案信息化資源的推進規(guī)劃， 無疑將阻礙到企業(yè)檔案管理信息化的實現(xiàn)。最后，部分企業(yè)在檔案信息化資源的開發(fā)存在盲目性。在企業(yè)檔案信息化資源的開發(fā)上，因?qū)I(yè)管理人員的缺失，導致企業(yè)在信息管理中無法對系統(tǒng)需求進行全面分析。具體實施的時候，常因無法做到因地制宜，讓建設完成的檔案信息化資源不具備企業(yè)的個性特征，也就是偏離了企業(yè)的實際需求，不具針對和實用性[2]。

2 企業(yè)檔案信息化資源開發(fā)利用的措施

面對上述企業(yè)在檔案信息化資源開發(fā)與利用上存在的問題，我們可從以下幾點著手改善。1）從檔案管理員的思想著手，讓檔案管理員意識到信息化資源開發(fā)利用的必要性，具體可從兩個方面進行。一方面，需要提高超前意識，讓檔案信息化資源的內(nèi)容得到豐富。企業(yè)檔案管理人員不僅要對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營流程有全面的了解，而且需要隨之介入，獲取到豐富的檔案管理信息[3]。另一方面，對檔案管理工作的流程進行優(yōu)化，通過可行性工作標準的制定，讓檔案信息能夠在第一時間傳遞到企業(yè)各部門手中，提高檔案信息化資源的利用率。2）加大投資力度，注重硬軟件的實施。企業(yè)需要根據(jù)自身的發(fā)展情況，應用專門的檔案利用軟件。在軟件上，首先，可以通過學習或者是培訓等多種方式，提高員工的計算機水平，讓員工知道該如何自己設計或者是制作網(wǎng)站，進而在減少資源收集與網(wǎng)頁制作等環(huán)節(jié)的同時，降低網(wǎng)站維護費用。其次，檔案管理人員可以聘請專業(yè)的機構(gòu)完成設計，通過在網(wǎng)站上建立數(shù)據(jù)庫的方式，讓網(wǎng)上數(shù)據(jù)查詢變得更加方面，進而推動企業(yè)檔案信息化資源的開發(fā)與應用。3）注重現(xiàn)代化檔案管理人才的引進或者是培訓。檔案管理人才作為企業(yè)檔案信息化資源開發(fā)中不可或缺的部分。就企業(yè)而言，檔案信息資源的整理屬于一項全新的工作，要想促進信息化資源的開發(fā)利用，企業(yè)就必須擁有一批動信息化與檔案管理的人才。首先，為滿足電子檔案管理的需求，檔案人員需要從專業(yè)結(jié)構(gòu)以及人員數(shù)量等諸多方面著手進行調(diào)整，進而實現(xiàn)檔案信息化資源的綜合開發(fā)。其次，面對檔案專業(yè)管理人員數(shù)量較少的問題，企業(yè)需通過對年強人員的培訓，提高企業(yè)檔案信息化專業(yè)管理人數(shù)，順應時代發(fā)展需求。4）構(gòu)建完善的規(guī)章制度，做好基礎(chǔ)工作。企業(yè)在檔案信息化資源的開發(fā)利用上，必須構(gòu)建一套完善的規(guī)章制度[4]。該制度不僅需要符合企業(yè)實際發(fā)展需求，而且要能夠保證檔案信息化資源的合理開發(fā)。面對當前大部分電子信息檔案表現(xiàn)出的不安全以及容易修改等特征，企業(yè)應采用以電子介質(zhì)歸檔為中心，以紙質(zhì)歸檔為輔助的方法，把電子檔案與紙質(zhì)檔案存儲在一起。但需注意的是，在保存時效上應分別規(guī)定。最后，需要對檔案信息的安全管理加以重視，制定完善的應急方案，保證信息管理的安全性。

3 結(jié)束語

總而言之，檔案信息對企業(yè)發(fā)展而言有著不可替代的作用。然而，在多元化發(fā)展的今天，企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然已不符合時代發(fā)展需求，甚至不利于企業(yè)檔案管理效率的提升。通過上述分析我們可知，信息化在檔案資源管理中的深入不僅有助于檔案管理效率提升，而且能為企業(yè)今后發(fā)展提供可參考的價值。因此，面對檔案信息化資源開發(fā)與利用存在的問題，必須從構(gòu)建完善的規(guī)章制度以及提高開發(fā)利用意識等方面著手。