秦奮強(qiáng)

（臨縣交通基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)質(zhì)量監(jiān)督中心，山西 呂梁 033200）

當(dāng)今社會(huì)信息化的發(fā)展趨勢(shì)不可逆轉(zhuǎn)，事業(yè)單位在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下將會(huì)面臨一系列信息數(shù)據(jù)的挑戰(zhàn)。海量的檔案數(shù)據(jù)和檔案數(shù)量增加了事業(yè)單位檔案管理部門(mén)的工作量，也使檔案管理部門(mén)成為事業(yè)單位中不可分割的一部分，其工作地位日益提升。為保障事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展和檔案管理工作的信息化建設(shè)，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到高效利用檔案資源的重要性，在改革傳統(tǒng)管理方法的基礎(chǔ)上，與時(shí)俱進(jìn)地引入專業(yè)的檔案管理硬件設(shè)施、加大投入研發(fā)檔案管理軟件的資金，并重點(diǎn)培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化中出現(xiàn)的問(wèn)題

1.1 未形成信息化管理檔案的意識(shí)

盡管檔案管理部門(mén)已將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理和信息整理的工作中，但是管理人員依舊未形成使用信息技術(shù)手段的意識(shí)，仍舊習(xí)慣于在收集整理檔案信息時(shí)使用傳統(tǒng)方式進(jìn)行記錄。傳統(tǒng)管理檔案的方式由于受紙質(zhì)載體的限制，往往存在檔案易于破損、分享頻率較低的弊端，不能滿足事業(yè)單位共享與長(zhǎng)期保存檔案資料的需求。當(dāng)檔案管理部門(mén)的工作人員不能意識(shí)到信息化管理的重要性時(shí)，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程將會(huì)受到較大的阻礙。

1.2 缺乏高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才

事業(yè)單位檔案管理工作的主要負(fù)責(zé)人是檔案管理人員。優(yōu)秀、專業(yè)的檔案管理人員在檔案管理部門(mén)中工作，將會(huì)有效提升交流溝通的效率，推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。但是，目前事業(yè)單位檔案管理人員普遍存在非科班畢業(yè)的問(wèn)題。未學(xué)習(xí)過(guò)專業(yè)檔案管理技術(shù)的檔案管理人員不具備信息化管理檔案信息的意識(shí)和能力，甚至在日常工作中偷懶懈怠，這極大地降低了事業(yè)單位收集整理檔案資料的科學(xué)準(zhǔn)確性，擾亂了檔案管理部門(mén)的工作秩序。

1.3 沒(méi)有完善信息化建設(shè)

檔案管理部門(mén)是事業(yè)單位眾多部門(mén)中的一個(gè)分支，檔案管理工作要想實(shí)現(xiàn)全面信息化，不能單純依托改進(jìn)管理檔案的方式，而應(yīng)該將目光投向事業(yè)單位中各部門(mén)的協(xié)作管理。目前事業(yè)單位中各部門(mén)所使用的管理系統(tǒng)不一致、資料傳輸方式不兼容，極大地阻礙了檔案資料信息化、檔案管理信息化的建設(shè)。事業(yè)單位沒(méi)有完善內(nèi)部的信息化建設(shè)，也是檔案管理信息化建設(shè)所面臨的問(wèn)題之一[1]。

1.4 不能順利落實(shí)改革機(jī)制

事業(yè)單位雖然已經(jīng)通過(guò)研究檔案管理工作改革的措施，制定了一系列策略推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，但是由于事業(yè)單位本身存在的時(shí)代局限性和投入資金不足等問(wèn)題，改革機(jī)制不能有效落實(shí)到檔案管理的工作之中。缺少有效的監(jiān)督機(jī)制和充足的改革資金，事業(yè)單位不能引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理硬件設(shè)施，也無(wú)法順利進(jìn)行信息化的檔案管理工作。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

2.1 提升事業(yè)單位檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

檔案管理工作要求管理檔案資料的工作人員能夠分辨并分類(lèi)整理檔案信息，高效率地進(jìn)行信息管理和資源分享的工作。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)著重提升檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，通過(guò)開(kāi)設(shè)座談會(huì)和報(bào)告會(huì)，使檔案管理人員在經(jīng)驗(yàn)分享中汲取先進(jìn)的管理意識(shí)、學(xué)習(xí)專業(yè)的管理技術(shù)；通過(guò)統(tǒng)一培訓(xùn)計(jì)算機(jī)技術(shù)和電子信息理論知識(shí)，提升檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)水平；通過(guò)組織參觀活動(dòng)，為檔案管理人員提供實(shí)踐管理技術(shù)的機(jī)會(huì)。當(dāng)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)得到了較大的提升，事業(yè)單位才能實(shí)現(xiàn)更高的經(jīng)濟(jì)效益。

2.2 科學(xué)規(guī)劃并完善檔案管理制度

規(guī)劃是各個(gè)項(xiàng)目形成之初必不可少的研究討論環(huán)節(jié)，科學(xué)合理的規(guī)劃將會(huì)推動(dòng)檔案管理制度更有效率地被落實(shí)在檔案管理工作中。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在規(guī)劃?rùn)n案管理制度時(shí)更多地考慮到事業(yè)單位與時(shí)代發(fā)展的同步性，加大檔案管理部門(mén)的資金投入，并積極引入高素質(zhì)的檔案管理人員進(jìn)行檔案管理工作，使檔案管理信息化建設(shè)的項(xiàng)目進(jìn)程始終置于可監(jiān)測(cè)的范圍之中。

2.3 兼顧硬件設(shè)施與軟件開(kāi)發(fā)

檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是先進(jìn)的硬件設(shè)施。能夠排除外界各項(xiàng)干擾因素、持續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行的檔案管理電子設(shè)備是安全保存檔案資料最堅(jiān)實(shí)可靠的條件。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)分撥資金購(gòu)置擁有大儲(chǔ)存容量、性能佳、運(yùn)行穩(wěn)定的計(jì)算機(jī)硬件，為檔案管理人員創(chuàng)造優(yōu)越的辦公環(huán)境。同時(shí)，事業(yè)單位也應(yīng)該鼓勵(lì)檔案管理人員自主研發(fā)資料管理軟件，使海量的檔案資料能夠在現(xiàn)代化管理軟件的應(yīng)用之下各歸其位，進(jìn)一步提升檔案管理部門(mén)的信息化管理水平。只有兼顧投資硬件設(shè)施和開(kāi)發(fā)檔案管理軟件，事業(yè)單位才能從根本上保障檔案管理信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展[2]。

3 結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)網(wǎng)絡(luò)電子信息技術(shù)滲透進(jìn)各行各業(yè)的管理工作之中，事業(yè)單位也需要與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下落實(shí)信息化的檔案管理制度，提升整理和利用檔案資料的手段。