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        “互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理工作發(fā)展的新路向

        2020-02-28 14:33:56
        卷宗 2020年36期
        關(guān)鍵詞:檔案管理人員資源

        趙 洋

        (阜新市黨群服務(wù)中心,遼寧 阜新 123000)

        21世紀(jì),檔案管理正在步入“互聯(lián)網(wǎng)+”時代。在網(wǎng)絡(luò)等信息通信技術(shù)發(fā)展基礎(chǔ)上形成的“大數(shù)據(jù)”,“以開放、平等、參與的方式重構(gòu)商業(yè)模式和人的行為方式”。這種技術(shù)帶動下,社會變革深刻影響著檔案管理工作,社會需求也促進(jìn)著檔案管理工作變革。

        1 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理工作面臨的問題

        1)檔案管理人才隊伍建設(shè)有待加強(qiáng)。檔案管理人員服務(wù)理念缺乏,急需實現(xiàn)角色定位的轉(zhuǎn)換。在傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)體系中,檔案工作人員常常以管理者自居,“官本位”思想較為濃厚,這也導(dǎo)致在當(dāng)今“互聯(lián)網(wǎng)+檔案公共服務(wù)”這一模式轉(zhuǎn)變中,檔案管理人員角色劃分不清,缺乏主動服務(wù)意識,當(dāng)面對普通公眾時經(jīng)常會出現(xiàn)服務(wù)態(tài)度欠佳等現(xiàn)象,無法滿足現(xiàn)代社會對檔案信息的需求。這就要求在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的公共服務(wù)建設(shè)中,檔案管理人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變“官本位”的傳統(tǒng)理念,實現(xiàn)由“檔案管理者”向“檔案服務(wù)者”的轉(zhuǎn)換,堅持“以用戶為核心”,樹立通過自身努力提高用戶滿意度的觀念,有效提升服務(wù)效率。第二,檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提升。工欲善其事,必先利其器。檔案管理人員作為檔案工作的具體實施者,應(yīng)當(dāng)具備檔案管理的專業(yè)知識。但在實際工作中,檔案管理從業(yè)人員專業(yè)水平參差不齊,很多不具備檔案的專業(yè)背景和系統(tǒng)的知識結(jié)構(gòu),在檔案管理工作中的邏輯性和規(guī)范性不足,導(dǎo)致檔案分類和整理混亂等情況出現(xiàn),這也導(dǎo)致查閱人員無法快速有效的找到真正想要的信息,甚至可能導(dǎo)致檔案的遺失以及重要信息的泄露。

        2)檔案管理科學(xué)性的問題。隨著信息技術(shù)的介入,檔案管理突破了傳統(tǒng)的資料收集、存放的范疇,檔案工作的管理與信息服務(wù)并重。而目前大部分檔案管理工作落后,沒有采取科學(xué)的檔案管理方式,檔案信息不能及時保管、錄入,缺乏科學(xué)性。同時,傳統(tǒng)的檔案管理工作僅僅涉及檔案管理一個部門,而建立在信息化基礎(chǔ)上的檔案管理工作需要各個部門之間的合作,才能有效發(fā)揮檔案的管理與服務(wù)職能。

        3)檔案管理人員素質(zhì)問題。從目前的現(xiàn)狀看,各個行業(yè)的檔案管理人員綜合素質(zhì)都不高。檔案管理工作人員的年齡偏大、學(xué)歷參差不齊、文化水平不高、知識結(jié)構(gòu)不合理;一部分管理人員具備檔案管理專業(yè)知識,但不具備互聯(lián)網(wǎng)時代所要求具備的信息技術(shù)知識。也有一部分檔案管理人員是其他部門的兼職人,在檔案管理工作中的邏輯性和規(guī)范性不足,導(dǎo)致檔案分類和整理混亂等情況出現(xiàn),這也導(dǎo)致查閱人員無法快速有效的找到真正想要的信息,甚至可能導(dǎo)致檔案的遺失以及重要信息的泄露。即便是具有一定專業(yè)背景的檔案管理人員,對現(xiàn)代化管理體系的運用意識與能力也較為欠缺。

        2 互聯(lián)網(wǎng)時代提升檔案管理工作的具體舉措

        1)關(guān)聯(lián)式信息服務(wù)的實現(xiàn)。云計算作為當(dāng)前信息化發(fā)展的重要運用,能夠提供技術(shù)支持實現(xiàn)海量數(shù)據(jù)之間關(guān)聯(lián)關(guān)系的挖掘。在當(dāng)前海量數(shù)據(jù)環(huán)境下,最大的改變就是關(guān)注相互關(guān)系,依賴歷史數(shù)據(jù)的積累,進(jìn)行進(jìn)一步的挖掘。目前,大數(shù)據(jù)挖掘在我國檔案管理工作的檔案服務(wù)中有很廣的應(yīng)用空間。在檔案資源開發(fā)、開放的決策中,可以基于檔案用戶利用數(shù)據(jù)和需求數(shù)據(jù)的挖掘,在得到需求數(shù)據(jù)之后,再進(jìn)一步挖掘館藏資源與需求之間的關(guān)聯(lián),這樣可以實現(xiàn)精準(zhǔn)服務(wù)和有效管理。這種尊重數(shù)據(jù)、基于數(shù)據(jù)基礎(chǔ)的決策結(jié)果將更加有效。關(guān)聯(lián)式信息服務(wù)的推進(jìn)將促使檔案資源內(nèi)在關(guān)聯(lián)得到挖掘,實現(xiàn)集成和增值,同時也將提升檔案信息服務(wù)的個性化和智能化水平,同樣大數(shù)據(jù)式的挖掘?qū)⒋偈箻?gòu)建更加完整細(xì)致的數(shù)字社會記憶資源庫。

        2)提升管理人員職業(yè)素養(yǎng)。互聯(lián)網(wǎng)時代,檔案管理工作人員應(yīng)具備信息化、技術(shù)性、共享性的思維。在新的思維模式指引下,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作將轉(zhuǎn)化為建設(shè)檔案資源數(shù)字化系統(tǒng),要加大新技術(shù)應(yīng)用的力度,特別是大數(shù)據(jù)技術(shù),推動檔案管理工作的技術(shù)化轉(zhuǎn)變;建立大范圍的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)檔案信息資源的全面共享,最大限度地發(fā)揮檔案信息的現(xiàn)實價值。隨著互聯(lián)網(wǎng)時代檔案信息化的發(fā)展,檔案管理工作越來越需要全方位的人才,特別是要對檔案工作人員的專業(yè)水平進(jìn)行提高。要通過不斷培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察等多種方式,提升現(xiàn)有人員的職業(yè)素養(yǎng),在保證各司其事、各盡其責(zé)的基礎(chǔ)上,做好與相關(guān)部門的相互配合工作,形成職能明確、流程清晰、管理規(guī)范的工作局面。在提升現(xiàn)有人員素養(yǎng)的基礎(chǔ)上要加強(qiáng)人才引進(jìn)力度,特別是引入一些既熟諳檔案管理專業(yè)又具備現(xiàn)代信息技術(shù)的專門人才,逐步提升檔案管理與檔案服務(wù)的信息化水平。

        3)加速數(shù)字化進(jìn)程發(fā)展。傳統(tǒng)音像檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)存已經(jīng)是一種必然的趨勢,針對傳統(tǒng)檔案資料管理流程繁瑣、資源浪費嚴(yán)重等問題,要進(jìn)一步推動數(shù)字化進(jìn)程的發(fā)展,避免以上問題的發(fā)生。一方面,檔案管理部門要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè),要通過設(shè)施建設(shè)提高自身檔案管理專業(yè)水平和硬實力,推動數(shù)字化進(jìn)程發(fā)展的同時,確保傳統(tǒng)的音像檔案可以得到較好保存?;A(chǔ)設(shè)施提升也會為檔案管理工作創(chuàng)造便利,對提高工作效率、減少資源浪費也有著積極的作用和意義;另一方面,數(shù)字化進(jìn)程要有計劃、有目標(biāo)地進(jìn)行,要優(yōu)先搶救面臨受損的檔案資料,要合理規(guī)劃資源,緩解檔案管理部門的檔案管理壓力,逐漸形成良性的管理循環(huán)。

        4)加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)?!盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案”的信息安全建設(shè),除了配備完善的硬件系統(tǒng)以及建立健全相關(guān)法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)外,還應(yīng)當(dāng)利用密鑰管理、電子簽名、數(shù)字認(rèn)證、防火墻以及訪問權(quán)限等各種科學(xué)的技術(shù)手段進(jìn)行自動管控,健全一整套安全防控體系,有效確保檔案的安全性。比如設(shè)置復(fù)雜的安全密碼,保證加密級檔案的安全性;安裝專業(yè)的殺毒軟件和“防火墻”,并采用入侵檢測技術(shù),以保障網(wǎng)站的正常運行,并有效的抵御黑客的攻擊。第二,定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。為了避免因數(shù)據(jù)丟失及惡意篡改等網(wǎng)絡(luò)安全故障所造成的檔案數(shù)據(jù)丟失或篡改等風(fēng)險對檔案管理工作的負(fù)面影響,保證檔案信息資源的安全性,應(yīng)該定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。不過檔案信息資源數(shù)量通常較為龐大,因此數(shù)據(jù)備份工作也較為復(fù)雜,除了對數(shù)據(jù)庫和日志文件進(jìn)行定期備份外,還應(yīng)當(dāng)引進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)先進(jìn)技術(shù)與方法對數(shù)據(jù)進(jìn)行實時備份,這樣當(dāng)數(shù)據(jù)庫受到攻擊或損害時,能夠通過備份文件及時進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù),將檔案信息的被破壞程度降到最低。此外,還應(yīng)注意加強(qiáng)對檔案網(wǎng)絡(luò)軟硬件的日常檢查,以及定期對網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行測試等。

        3 結(jié)束語

        總之,營造有利于自主創(chuàng)新的良好工作環(huán)境,不斷地開拓創(chuàng)新,對檔案工作的開展和檔案事業(yè)的發(fā)展極為重要。因此,檔案部門無論在業(yè)務(wù)工作方面,還是在管理服務(wù)方面,都要努力做到人無我有、人有我優(yōu)、人優(yōu)我新,使檔案工作常常變、時時新,立于不衰之地。

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