冷鳳晶

（內(nèi)蒙古興安盟突泉縣審計(jì)局，內(nèi)蒙古 興安盟 137500）

1 信息化環(huán)境下機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)的必要性

1）適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然要求。當(dāng)下，機(jī)關(guān)單位的各項(xiàng)工作進(jìn)一步推進(jìn)，日常工作中所產(chǎn)生的各類信息資源不斷增多。如何對(duì)各類信息資源進(jìn)行信息加工、資源重組、數(shù)據(jù)挖掘和知識(shí)采集，已經(jīng)成為檔案管理人員必須思考并關(guān)注的問題[1]。對(duì)機(jī)關(guān)單位日常工作中有利用價(jià)值的信息進(jìn)行收集、分析、評(píng)價(jià)、處理、存儲(chǔ)，按照一定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理，加快檔案信息化建設(shè)步伐，建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，緊跟時(shí)代發(fā)展潮流。除此之外，加快檔案信息化建設(shè)步伐，搭建系統(tǒng)化的檔案管理體系和服務(wù)體系，能夠確保檔案管理質(zhì)量。

2）發(fā)揮檔案價(jià)值的內(nèi)在要求。從辯證法的角度來(lái)看，機(jī)關(guān)單位的各項(xiàng)工作本質(zhì)上是一種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，離不開對(duì)既往工作成果、工作數(shù)據(jù)以及其他信息資料的參考和借鑒。作為一種重要的信息憑證，檔案能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)單位各個(gè)工作人員提供信息參考、決策咨詢，幫助工作人員更好地開展下一步工作。加快檔案信息化建設(shè)步伐，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的統(tǒng)籌開發(fā)與利用，可以確保工作的科學(xué)性、可行性以及合理性，提升單位整體工作效能。一方面，當(dāng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案后，檔案管理人員就可以直接通過互聯(lián)網(wǎng)工具對(duì)檔案資源進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)檔案“管理在于利用”的目標(biāo)。另一方面，當(dāng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案后，能夠更好地為檔案資源共享奠定基礎(chǔ)，提升信息資源利用率?？偠灾瑱n案作為一種重要的信息資源，在機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)工作中具有激勵(lì)探索、啟迪思維、幫助研究等作用。加快檔案信息化建設(shè)步伐，能夠最大限度地?cái)U(kuò)大檔案資源的利用面，彰顯檔案資源的價(jià)值，降低機(jī)關(guān)單位的信息管理成本，走向可持續(xù)發(fā)展道路。

2 信息化環(huán)境下機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)中常見的問題

1）檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化緩慢。一是紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化緩慢。部分機(jī)關(guān)單位軟硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)，難以高效對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描處理。在這種情況下，紙質(zhì)檔案就無(wú)法快速進(jìn)行轉(zhuǎn)化，更談不上錄入到相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)或者數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行管理[2]。二是電子檔案入庫(kù)工作不及時(shí)。部分機(jī)關(guān)單位沒有及時(shí)將電子類文件資源進(jìn)行整合并歸檔，尚未將電子檔案錄入到相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)或者數(shù)據(jù)庫(kù)中。

2）檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后。隨著檔案資源不斷增多，數(shù)字檔案的管理難度也會(huì)隨之提升。然而，部分單位沒有建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，不利于從體系化、系統(tǒng)化、規(guī)范化的角度開展檔案信息化建設(shè)工作。同時(shí)，單純將數(shù)字檔案存儲(chǔ)于硬盤等空間中，不僅無(wú)法有效應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)終端的安全威脅，而且無(wú)法減少檔案存儲(chǔ)成本。例如，硬盤損毀后容易發(fā)出現(xiàn)數(shù)字檔案滅失的情況，影響檔案資源的完整性。

3）專業(yè)化人才匱乏。檔案信息化建設(shè)離不開人才資源。然而，部分機(jī)關(guān)單位既沒有進(jìn)一步引進(jìn)人才，也沒有培養(yǎng)檔案信息化建設(shè)領(lǐng)域的業(yè)務(wù)骨干，無(wú)法抓住信息化社會(huì)的發(fā)展機(jī)遇。一方面，部分單位引進(jìn)人才的過程中仍然單純側(cè)重于人才對(duì)檔案學(xué)知識(shí)的掌握程度，忽視其應(yīng)用信息技術(shù)和操作計(jì)算機(jī)的能力[3]。另一方面，部分單位人才培訓(xùn)工作不科學(xué)，沒有結(jié)合信息化建設(shè)要求來(lái)設(shè)計(jì)培訓(xùn)內(nèi)容，無(wú)法做到與時(shí)俱進(jìn)。

3 信息化環(huán)境下機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)的有效對(duì)策

1）加快檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化，夯實(shí)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。一是要開展紙質(zhì)檔案電子化入庫(kù)工作。首先，可以通過微縮相機(jī)、高速掃描儀、高拍儀等硬件設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描處理，將其轉(zhuǎn)為電子化格式。其次，要將紙質(zhì)檔案的目錄同步錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)或者檔案管理系統(tǒng)中，并在目錄下增設(shè)附件上傳、附件下載、原文查閱等功能，確保工作人員能夠快速地利用相關(guān)的檔案資源。最后，紙質(zhì)檔案電子化入庫(kù)過程中必須要滿足檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，保障檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量。二是要開展電子檔案多元化入庫(kù)工作。當(dāng)前，辦公自動(dòng)化、智能化、信息化技術(shù)已經(jīng)在機(jī)關(guān)單位基本普及，許多信息資源以電子化的形式表現(xiàn)出來(lái)。因此，機(jī)關(guān)單位要做好電子檔案的入庫(kù)工作，確保原始記錄、圖譜、照片、聲像、影像等信息資源和數(shù)據(jù)的完整性、真實(shí)性。機(jī)關(guān)單位要結(jié)合本單位的具體需求采購(gòu)相應(yīng)的格式轉(zhuǎn)化軟件、格式處理軟件、檔案管理軟件，確保電子檔案能夠規(guī)范錄入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)或者檔案管理系統(tǒng)中。

2）建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，形成網(wǎng)絡(luò)化的管理模式。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)作為存儲(chǔ)檔案資源的場(chǎng)所，是后期管理檔案、開發(fā)利用檔案的基礎(chǔ)。為此，機(jī)關(guān)單位要建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化管理目標(biāo)，提升檢索效率。一是要明確檔案管理或者使用的相關(guān)人員，將相關(guān)人員的信息錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，確保相關(guān)人員能夠在權(quán)限范圍內(nèi)使用和操作數(shù)據(jù)庫(kù)。總體而言，檔案相關(guān)人員大體包括機(jī)關(guān)單位檔案管理人員、各個(gè)部門的檔案專責(zé)等主體。各個(gè)主體在檔案數(shù)據(jù)中所扮演的角色不同，其所能夠操作和使用數(shù)據(jù)庫(kù)的權(quán)限也會(huì)不同。二是必須要結(jié)合機(jī)關(guān)單位檔案保密要求、檔案利用需求、檔案管理需求來(lái)確定不同人員的使用操作權(quán)限。三是要明確檔案的錄入流程。通常而言，可以由各個(gè)部門檔案專責(zé)將相關(guān)的信息資源自行錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)，并同步移交相關(guān)的紙質(zhì)檔案材料至檔案管理部門。同時(shí)，檔案管理人員需要對(duì)錄入信息的規(guī)范性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性、完整性進(jìn)行檢驗(yàn)，審核相關(guān)的檔案。四是要明確檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中不同類型檔案的格式。例如，文件類是否統(tǒng)一采用pdf或者word格式；圖像類是否統(tǒng)一采用jpg格式；影像類是否統(tǒng)一采用avi格式。只有明確了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，才能確保數(shù)字類檔案立卷歸檔時(shí)的質(zhì)量。

3）建設(shè)檔案人才庫(kù)，迎接時(shí)代挑戰(zhàn)。一是要明確檔案人才的引進(jìn)目標(biāo)，及時(shí)引進(jìn)具有檔案信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)、管理經(jīng)驗(yàn)、操作經(jīng)驗(yàn)的人才，為檔案信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。二是要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行綜合分析，明確人才培養(yǎng)需求，制定復(fù)合型人才培養(yǎng)方案。機(jī)關(guān)單位要重點(diǎn)圍繞“數(shù)據(jù)庫(kù)建立”“大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用”“區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用”“數(shù)字檔案安全管理”以及其他專題開展相應(yīng)的培訓(xùn)活動(dòng)，增強(qiáng)檔案管理人員應(yīng)用各類數(shù)字信息技術(shù)的意識(shí)和能力。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、系統(tǒng)性、復(fù)雜性的工作，不僅需要相應(yīng)的技術(shù)、人才、財(cái)力支撐，而且涉及內(nèi)容眾多、方式較為多元，需要逐步推進(jìn)。要做好這項(xiàng)工作，一是要加快檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化，夯實(shí)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)；二是要建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，形成網(wǎng)絡(luò)化的管理模式；三是要建設(shè)檔案人才庫(kù)，迎接時(shí)代挑戰(zhàn)。總而言之，只有進(jìn)一步把握時(shí)代機(jī)遇，抓住數(shù)字信息技術(shù)大發(fā)展、快變革的契機(jī)，著眼于檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)，樹立新思維，才能真正形成智能化、信息化、規(guī)范化管理的格局。