張 聰 劉繼宗

（吉林省地質(zhì)科學(xué)研究所，吉林 長(zhǎng)春 130012）

地質(zhì)行業(yè)所需要收存的文書(shū)檔案是非常多的，這些內(nèi)容加大了文書(shū)檔案管理工作的工作量?；诖耍涌焱七M(jìn)地質(zhì)行業(yè)文書(shū)檔案管理工作改革創(chuàng)新勢(shì)在必行，文書(shū)檔案管理必須要保障檔案管理的安全傳遞，而地質(zhì)行業(yè)內(nèi)的文書(shū)檔案管理，在新的時(shí)期有很多新的要求，為了建立有效的服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)行業(yè)文書(shū)檔案管理的科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，必須要不斷創(chuàng)新文書(shū)檔案管理工作。

1 新時(shí)期地質(zhì)行業(yè)文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題及分析

1.1 管理制度不夠完善、文書(shū)檔案收集不夠全面

地質(zhì)行業(yè)內(nèi)文書(shū)檔案管理工作的重點(diǎn)是檔案的保護(hù)與收集，文書(shū)檔案需要收集全面、妥善保管，才能夠在單位的各項(xiàng)管理事務(wù)決策過(guò)程中提供比較全面細(xì)致的參考材料。在地質(zhì)行業(yè)組織的日常管理中，有許多不同類(lèi)型的文書(shū)檔案，都是需要收集與保管的。但在實(shí)際工作過(guò)程中，由于檔案管理制度的建設(shè)存在一些問(wèn)題，檔案管理工作不夠詳盡，管理?xiàng)l例不夠規(guī)范，檔案收集制度不夠完善的問(wèn)題一直存在，偶爾會(huì)因?yàn)闄n案管理過(guò)程中的疏忽，發(fā)現(xiàn)一些重要資料的缺失，或者是工作中只對(duì)一些領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)文件加以重視，而對(duì)于日常的一些一般性文件卻沒(méi)有引起足夠重視，可能會(huì)導(dǎo)致文件遺漏甚至丟失的情況發(fā)生。因此產(chǎn)生了文書(shū)檔案資料收集不夠全面的問(wèn)題，使單位的日常工作也受到一定的影響。

1.2 檔案管理的信息化水平不高

檔案管理的信息化水平不高是目前大部分檔案管理過(guò)程中存在的顯見(jiàn)性問(wèn)題，這是因?yàn)殡m然目前很多檔案館引進(jìn)了計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但是硬件的使用需要一個(gè)熟悉的過(guò)程，檔案的種類(lèi)和類(lèi)型極為豐富，在紙質(zhì)檔案向電子檔案逐漸轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，一些工作人員缺乏信息化管理能力，對(duì)于信息的篩選和管理手段比較落后。這個(gè)問(wèn)題常常使得地質(zhì)檔案管理過(guò)程中存在一些漏洞，導(dǎo)致管理方式落后的問(wèn)題一直存在。檔案檢索工作依靠手工進(jìn)行的問(wèn)題還是存在，雖然部分信息已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)入到信息化錄入的階段，但是還是有一些特殊的渠道信息，或者檔案信息仍然依靠手工的方式篩選和尋找，或者在電子信息化錄入時(shí)存在著遺漏的情況，影響了資料查詢(xún)的速度。

1.3 地質(zhì)檔案信息化管理的人員基礎(chǔ)薄弱

通過(guò)大量的工作實(shí)踐，人們發(fā)現(xiàn)目前人員的信息化管理水平差，也是檔案管理存在的漏洞之一。由于管理部門(mén)缺乏專(zhuān)門(mén)的管理人才，很多管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)比較欠缺，使得檔案管理意識(shí)薄弱，或者在檔案分類(lèi)時(shí)存在著一些問(wèn)題。目前，地質(zhì)檔案管理的信息化水平普遍不高，一個(gè)很大的原因是因?yàn)榈刭|(zhì)檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，缺乏檔案搜集及整理人才，計(jì)算機(jī)操作水平也并不是很高，無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代化檔案管理和資料調(diào)取的實(shí)際需要，人力資源基礎(chǔ)比較薄弱，不能促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。

2 實(shí)現(xiàn)地質(zhì)行業(yè)檔案管理創(chuàng)新的必然舉措

2.1 建立健全地質(zhì)行業(yè)檔案管理制度

檔案管理工作不斷朝向規(guī)范化的方向發(fā)展，建立完善的、現(xiàn)代化的檔案管理制度和先進(jìn)的工作機(jī)制是保證檔案管理能夠按部就班、順利開(kāi)展的關(guān)鍵，只有制定完善而詳盡的管理制度，才能進(jìn)一步完善檔案的管理機(jī)制，可以通過(guò)有效手段鼓勵(lì)地質(zhì)行業(yè)的檔案管理人員與其他部門(mén)密切配合，并且做好引進(jìn)先進(jìn)的管理軟件，搜集有價(jià)值的檔案信息，并快速完成檔案管理自動(dòng)化發(fā)展的進(jìn)程。目前要做的是，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案和電子檔案之間的高效管理并利用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，使檔案管理及查詢(xún)機(jī)制越來(lái)越快捷，促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展，并充分考慮到目前我國(guó)地質(zhì)行業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，使得管理制度與檔案管理的實(shí)際需求相結(jié)合。

2.2 不斷創(chuàng)新地質(zhì)檔案查詢(xún)及管理的服務(wù)方式

我們需要重視服務(wù)領(lǐng)域的拓展工作，并創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，將被動(dòng)的服務(wù)轉(zhuǎn)為主動(dòng)的服務(wù)類(lèi)別，在開(kāi)展檔案信息服務(wù)社會(huì)化和資源共享的進(jìn)程中，將檔案管理工作和行業(yè)服務(wù)相結(jié)合，使檔案的查詢(xún)工作更便捷，同時(shí)使地質(zhì)行業(yè)的檔案服務(wù)與新的發(fā)展模式相融合，這是擺在檔案管理人員面前，非常重要的一個(gè)發(fā)展契機(jī)，也是新的發(fā)展和創(chuàng)新要求。不斷創(chuàng)新檔案查詢(xún)及管理的方式，利用照片檔案等完善發(fā)揮信息服務(wù)的優(yōu)勢(shì)，使得計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷疊加到檔案管理之中，管理人員可以節(jié)省大量的工作時(shí)間，而且也可以樹(shù)立為人民服務(wù)的理念，在完善檔案管理的過(guò)程中不斷優(yōu)化服務(wù)品質(zhì)，提出新的檔案管理服務(wù)內(nèi)容。人性化的服務(wù)，將推動(dòng)地質(zhì)行業(yè)檔案查詢(xún)及管理工作的開(kāi)展，檔案是為群體服務(wù)的，為了促進(jìn)地質(zhì)行業(yè)文書(shū)檔案產(chǎn)業(yè)化發(fā)展格局，保證地質(zhì)研究工作與社會(huì)發(fā)展相契合，必須要充分利用社會(huì)發(fā)展服務(wù)訴求，同時(shí)能夠結(jié)合時(shí)代發(fā)展的腳步，幫助檔案管理人員完善機(jī)構(gòu)建設(shè)，創(chuàng)新服務(wù)模式，促進(jìn)檔案查詢(xún)能力的顯著提高。

2.3 優(yōu)化地質(zhì)行業(yè)文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

人員的綜合素質(zhì)是工作水平提升的基礎(chǔ)，也是創(chuàng)新服務(wù)的載體。地質(zhì)行業(yè)文書(shū)檔案的管理工作和創(chuàng)新服務(wù)必須要以人員為基礎(chǔ)，這一系列的創(chuàng)新工作都需要以工作人員的工作觀念和服務(wù)意識(shí)的創(chuàng)新作為重要條件，因此實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)人力資源結(jié)構(gòu)的優(yōu)化是非常重要的，建立有效的檔案管理，調(diào)取組織結(jié)構(gòu)，提升管理人員的綜合素質(zhì)，從全局意識(shí)角度提升檔案管理的現(xiàn)代化水平，打破傳統(tǒng)服務(wù)理念的弊端，要求檔案管理人員能夠 不斷的提升自身的素質(zhì)，在選拔人才和調(diào)動(dòng)人力資源的同時(shí)，要使其掌握先進(jìn)的管理技術(shù)和檔案自動(dòng)化資料整合技術(shù)。在新的業(yè)務(wù)知識(shí)領(lǐng)域先進(jìn)的管理人員，只要樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，就會(huì)不斷的優(yōu)化現(xiàn)有的知識(shí)結(jié)構(gòu)，主動(dòng)提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平，需要組織內(nèi)部的管理人員和一線工作人員密切配合，不斷適應(yīng)信息化社會(huì)對(duì)于檔案管理體系的新要求，在使用影像化數(shù)字化技術(shù)和關(guān)鍵網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的過(guò)程中，地質(zhì)行業(yè)檔案管理人員將定期對(duì)于組織內(nèi)部的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升技能水平和服務(wù)意識(shí)，提升人員的基本素養(yǎng)。

3 結(jié)論

只有不斷實(shí)現(xiàn)地質(zhì)行業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新，才能促進(jìn)各方面管理工作的進(jìn)步，而在不斷提升檔案管理方式水平的同時(shí)，提升人的素質(zhì)也非常重要。這些新的檔案管理模式和服務(wù)方式正在改變著人們的檔案查詢(xún)進(jìn)程，而服務(wù)方式的多樣化，也促使地質(zhì)行業(yè)檔案管理工作者不斷開(kāi)拓思路，在面臨新的變革需求和檔案使用需求的同時(shí)，傳統(tǒng)的檔案管理方式需要不斷的改善，創(chuàng)新工作勢(shì)在必行。