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        信息化條件下機關(guān)文書檔案管理研究

        2020-02-28 14:33:56杜愛玲
        卷宗 2020年36期
        關(guān)鍵詞:文書機關(guān)條件

        杜愛玲

        (山東省泰安市寧陽縣伏山鎮(zhèn)人民政府,山東 泰安 271408)

        隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,以及行政實務(wù)管理工作不斷深入,機關(guān)文書業(yè)務(wù)數(shù)量和種類日益增多,在無形中增加了文書檔案管理的工作強度,同時也增加了其工作難度。在信息化條件下,要想提高機關(guān)文書檔案管理效果,則需要認(rèn)識到信息化管理的重要性,并且能夠根據(jù)當(dāng)前的需要,注重創(chuàng)新傳統(tǒng)管理模式,通過發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢,積極探索出全新的管理模式,實現(xiàn)機關(guān)文件檔案管理的信息化發(fā)展,在保證機關(guān)文書檔案管理便捷性基礎(chǔ)上,注重提高機關(guān)工作的服務(wù)質(zhì)量,進(jìn)而推動機關(guān)各項事務(wù)的全面開展。

        1 信息化條件機關(guān)文書檔案管理的意義

        1)改善文書檔案管理效能。隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速穩(wěn)定發(fā)展,機關(guān)行政事務(wù)管理工作的深入發(fā)展,使得文書檔案的數(shù)量及種類呈現(xiàn)出多樣化、數(shù)量化的趨勢。而傳統(tǒng)管理手段無法滿足當(dāng)前監(jiān)管文書檔案管理的要求,不但其管理效率較低,而且難以實現(xiàn)理想的效果。在信息化條件下,機關(guān)文書檔案要重新進(jìn)行定位,根據(jù)信息化時代提出的要求,始終堅持與時俱進(jìn),實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè),在保證文書檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上,注重提高機關(guān)工作的服務(wù)質(zhì)量。

        2)有利于提高管理水平。在信息化時代背景下,各種信息化技術(shù)、軟件設(shè)備等得到了推廣,并且在各個領(lǐng)域得到了有效運用。尤其在機關(guān)文書檔案管理中的運用,使得文書檔案管理能力得到了有效的提升。與傳統(tǒng)手工操作相比較而言,信息條件下的檔案管理更加便捷化。通過計算機軟件進(jìn)行文書檔案管理,往往會保證其管理更加規(guī)范化,并且管理上會出現(xiàn)自動化的趨勢。此外,在傳統(tǒng)文件傳輸過程中,經(jīng)常會出現(xiàn)文件丟失等現(xiàn)象,給機關(guān)文書檔案管理帶來較大的影響。而信息技術(shù)在檔案中的應(yīng)用, 有效的改善了這種現(xiàn)狀,并且保證了檔案傳遞的安全性,促進(jìn)了其管理水平的提升。

        3)實現(xiàn)文書檔案的開發(fā)利用。隨著文書檔案管理不斷推進(jìn),促進(jìn)了檔案信息資源的開發(fā)。在機關(guān)文書檔案管理過程中,通過信息化手段的有效運用,有助于構(gòu)建信息化管理平臺,極大的提升了檔案管理的效果,同時也有助于實現(xiàn)檔案資源的共享,為機關(guān)的發(fā)展提供了重要的數(shù)據(jù)保障。此外,通過檔案信息化建設(shè),可以改善管理部分“官本位”思想,在一定程度上改變了文書檔案利用方式,能夠促進(jìn)機關(guān)管理部門對職能進(jìn)行轉(zhuǎn)變,讓管理部門能夠更好的為中心工作服務(wù)。

        2 信息化條件下機關(guān)文書檔案管理現(xiàn)狀

        1)文書檔案管理有待于規(guī)范。隨著自動化技術(shù)的推廣及應(yīng)用,機關(guān)辦公自動化水平得到了極大的改善,在很大程度上提高其管理水平。尤其辦公平臺的更新及升級,在無形中增加了文書檔案的管理難度,導(dǎo)致部分電子檔案的查詢難度有所增加,造成部分?jǐn)?shù)據(jù)出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。每一種行政文件本身也需要進(jìn)行一定的梳理,并根據(jù)電子檔案的相關(guān)要求移交到專門的地方進(jìn)行保管。但是因為很多部門中的文書檔案都是分散在lh擬稿人的計算機上,要進(jìn)行統(tǒng)一管理較為困難,容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的情況。與此同時,隨著機關(guān)工作方式上的轉(zhuǎn)變,對于電子文件的使用等提出了高要求。

        2)文書檔案管理投入需要加強。針對文書檔案管理工作而言,其信息化管理投入需要得到進(jìn)一步加強,隨著機關(guān)各項工作的不斷發(fā)展,文書檔案管理信息化成為發(fā)展的主要趨勢,但是其涉及的面相對較為廣泛,具體主要包括辦公軟件、網(wǎng)絡(luò)及電腦等,為了保證日常管理需要,應(yīng)當(dāng)注重資金方面的投入。尤其現(xiàn)階段,文書檔案信息化建設(shè)缺乏足夠的資金為其提供支撐。根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)調(diào)查顯示,部分機構(gòu)單位在實際的工作過程中,并沒有認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性,并且缺乏對其重視程度,導(dǎo)致資金上沒有得到保障。鑒于當(dāng)前這種情況下,對于檔案信息化建設(shè)造成較大的影響。

        3)需要進(jìn)一步改善管理隊伍。在文書檔案管理過程中,管理人員作為該項工作的主體,管理人員素質(zhì)的高低直接影響著其整體管理效果。但事實上并非如此,當(dāng)前文書檔案管理人員并非專業(yè)人員,通常主要由相關(guān)辦公室人員兼職。對于專職的文書管理人員而言,對于他們往往有著較高的要求,機關(guān)文書檔案管理人員專業(yè)學(xué)習(xí)以及系統(tǒng)教育的人則相對缺乏,造成整個隊伍的整體素質(zhì)較為薄弱,難以滿足機關(guān)文書檔案管理要求,無法取得理想的效果。

        3 信息化條件下機關(guān)加強文書檔案管理的措施

        1)提升文書檔案管理人員的素質(zhì)。在機關(guān)文書檔案管理過程中,要想實現(xiàn)檔案管理的效果,則需要注重發(fā)揮檔案管理人員的優(yōu)勢。要想實現(xiàn)當(dāng)前這一目標(biāo),則需要提升檔案管理人員的素質(zhì),在這種過程中應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體實際情況,定期對現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn),為其提供更多學(xué)習(xí)的機會,使其主要學(xué)習(xí)更多專業(yè)知識。通過相關(guān)培訓(xùn)教育工作的開展,不但能夠保證其工作意識,明確文書檔案管理人員的責(zé)任,而且還有助于提升其整體素質(zhì),增強管理人員業(yè)務(wù)能力。同時,還可以面向社會公開招聘,選拔專業(yè)型的檔案管理人員,不斷充實整個文書檔案管理團(tuán)隊的力量,使得團(tuán)隊的素質(zhì)得到極大的提升。根據(jù)實際培訓(xùn)的結(jié)果,注重相關(guān)管理制度,專業(yè)考核制度、獎懲制度等,通過考核制度的完善,能夠促進(jìn)其不斷完善自己,進(jìn)而推動文書檔案管理水平的提升。

        2)信息化條件下文書檔案管理工作規(guī)范。機關(guān)有屬于自己的文書檔案管理制度,這些制度針對傳統(tǒng)管理模式而定,在具體實施過程中逐漸暴露出諸多問題,已經(jīng)無法滿足信息化條件的文書檔案管理需要,不利于檔案管理工作的開展。并且制度的擬定往往涉及很多部門,相關(guān)人員來自不同部門,人員相對較為分散,在一定程度上影響著新制度的擬定。并且新制度的實施主要針對紙質(zhì)文件,在電子檔案管理方面卻不適用,并且還會造成電子文件丟失等問題。在當(dāng)前這種情況下,機關(guān)要想改善這一現(xiàn)狀,則需要根據(jù)文書檔案管理的要求,在思想上逐漸提高重視程度,重點加強檔案管理工作的開展,為文書檔案管理提供重要的基礎(chǔ)保障。同時,機關(guān)還需要積極進(jìn)行新的檔案工作規(guī)范進(jìn)行修訂,并且要保證得到科學(xué)落實,實現(xiàn)信息化條件下文書檔案管理工作規(guī)范,進(jìn)而提高機關(guān)文書檔案管理質(zhì)量,使其達(dá)到信息化條件下檔案管理的要求,推動機關(guān)相關(guān)工作的全面發(fā)展。

        4 結(jié)束語

        在機關(guān)文書檔案管理中,由于受到諸多因素所限制,導(dǎo)致其檔案管理問題較為突出,難以取得理想的管理效果。鑒于此,機關(guān)單位要根據(jù)當(dāng)前工作的需要,結(jié)合信息化條件下檔案管理要求,積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念,充分發(fā)揮出信息技術(shù)在檔案管理中的作用,實現(xiàn)文書檔案管理的信息化建設(shè),在保證其管理水平得到提升的基礎(chǔ)上,發(fā)揮檔案管理在機關(guān)單位中的作用,進(jìn)而提高機關(guān)單位的整體服務(wù)水平。

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