付 婷

（山東省煤田地質(zhì)局第一勘探隊，山東 滕州 277500）

檔案管理是各行各業(yè)都需要面臨的問題，在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，為提高檔案管理的實際應(yīng)用效果，應(yīng)加強(qiáng)對其中數(shù)字化和共享化的建設(shè)，同時提高檔案的利用率。檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案管理的研究時，應(yīng)基于目前社會發(fā)展的現(xiàn)狀，根據(jù)人們對檔案管理的實際需求來對檔案管理中的共享工作進(jìn)行合理的調(diào)整，使其能夠發(fā)揮更大的效用。

1 檔案管理工作的意義

檔案是一種記錄信息的文件，其含有單位的核心信息，同時其管理的實際效果能夠決定信息和業(yè)務(wù)的實際處理效率，對于企業(yè)和檔案管理機(jī)構(gòu)都具有非常重要的作用。數(shù)字化檔案是在計算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)等高科技手段的集成下發(fā)展而來，通過影像掃描能夠?qū)⒉煌d體形式的檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化，形成數(shù)字化信息，使其能夠按照一定的儲存技術(shù)和規(guī)律形成數(shù)據(jù)庫，方便后續(xù)的調(diào)出和使用。數(shù)字化檔案具有非常多的優(yōu)勢，相比于傳統(tǒng)的檔案管理，不僅其使用的技術(shù)較為先進(jìn)，同時管理的效率較高，對于檔案的使用和處理更為方便。

首先，數(shù)字化檔案能夠有效的提高經(jīng)濟(jì)效益，傳統(tǒng)的檔案管理方式需要固定的位置來存放紙質(zhì)檔案，同時需要保證儲存環(huán)境良好，避免對檔案造成破壞，這使得檔案管理的成本不斷提升，隨著檔案的增多，其占地面積也不斷增加，導(dǎo)致產(chǎn)生更大的儲存問題。使用數(shù)字化檔案來進(jìn)行儲存和管理則較為簡便，其管理的成本相對來說較為低廉，只需要定期對相關(guān)的技術(shù)進(jìn)行維護(hù)即可，不需要另外安排儲存位置，管理人員可以將檔案儲存在信息庫中或者專門的軟件中。其次，通過數(shù)字化的檔案管理，能夠提高管理人員工作的效率。通過信息數(shù)據(jù)，管理人員可以直接憑借電腦來進(jìn)行檔案的調(diào)閱和使用，通過查詢系統(tǒng)能夠快速的將信息調(diào)閱出來，縮短檔案尋找的時間，在辦理業(yè)務(wù)時直接使用電子系統(tǒng)來進(jìn)行實際的調(diào)出和辦理，更好的節(jié)約時間，提高工作便利的效率。最后，加強(qiáng)對檔案的保護(hù)。使用數(shù)字化檔案后，一方面，其將檔案信息儲存在數(shù)據(jù)庫中，在網(wǎng)路中能夠使用相關(guān)的防護(hù)裝置避免信息資料外泄，加強(qiáng)對信息安全的保護(hù)；另一方面，在使用數(shù)據(jù)化檔案后，重要的原件能夠進(jìn)行密封保存，對檔案進(jìn)行合理的管理，避免檔案原件發(fā)生破壞現(xiàn)象。

2 實現(xiàn)檔案管理共享的措施

2.1 建立健全的檔案管理制度

在目前的社會中，想要加強(qiáng)檔案的使用效果和發(fā)展，首先應(yīng)建立健全的檔案管理制度，為信息化檔案的共享提供一定的制度和方案，進(jìn)而加強(qiáng)對信息化檔案的管理和使用。在建立數(shù)據(jù)化檔案的管理制度時，管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的實際需求，對檔案的實際管理方式進(jìn)行調(diào)整，使共享檔案成為新的檔案管理模式。在進(jìn)行檔案共享管理制度的構(gòu)建時，一方面應(yīng)加強(qiáng)對企業(yè)或檔案管理部門的了解，根據(jù)實際的需求來創(chuàng)建更加有效的管理制度，擴(kuò)展共享檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，確保檔案的利用效率能夠得到提升。另一方面，共享方案管理中，應(yīng)加強(qiáng)檔案的整理效果，使用先進(jìn)的信息管理技術(shù)來對信息庫中的資源進(jìn)行整理，使用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案內(nèi)容中的關(guān)鍵字進(jìn)行識別，便于管理者和使用者的模糊搜索，在搜索的過程中，能夠出現(xiàn)相似關(guān)鍵詞的備選內(nèi)容，滿足使用者的實際需求，提高實際的應(yīng)用效果。

2.2 激發(fā)檔案資源共享意識

在數(shù)據(jù)時代，檔案數(shù)據(jù)化和共享化是必然發(fā)展的方向，通過將檔案數(shù)據(jù)化處理，不僅能夠提升及使用的效率，同時能夠便于進(jìn)行檔案信息的傳播，更好地實現(xiàn)共享的功能。因此，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)目前發(fā)展的形勢來對自身的觀念進(jìn)行調(diào)整，加強(qiáng)對檔案共享的認(rèn)識和了解。

檔案資源共享是檔案管理的發(fā)展方向，為提高實際的管理效果，應(yīng)提高檔案管理人員的資源整合和檔案共享意識。在檔案管理的過程中，企業(yè)或檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對檔案共享的重視，積極的將各類型的檔案進(jìn)行整合與分類，通過相關(guān)的共享工具或者檔案管理平臺等來進(jìn)行管理。管理人員應(yīng)不斷的提高服務(wù)意識，針對不同使用者的實際需求來對檔案的管理措施和共享制度等進(jìn)行調(diào)整，保證檔案的使用更加的便捷。

2.3 建設(shè)檔案共享平臺

數(shù)據(jù)化檔案的共享需要依靠設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)和平臺，通過對信息科技的充分利用，才能夠更好地實現(xiàn)檔案管理工作效率的提升，同時加強(qiáng)檔案共享的實際效果。在進(jìn)行檔案共享平臺代建的過程中，檔案管理部門應(yīng)與信息工程管理部門進(jìn)行聯(lián)合，建立專項平臺建設(shè)項目，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)的輔助下建立網(wǎng)絡(luò)共享平臺，并且能夠根據(jù)平臺的指示來獲取相關(guān)的檔案資料信息。

平臺的建設(shè)和運行離不開數(shù)據(jù)庫，在建設(shè)的過程中，應(yīng)加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的建立與完善。在數(shù)據(jù)庫的建設(shè)中，應(yīng)根據(jù)不同的檔案信息類型和檔案的保密程度等來對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行合理的設(shè)置，同時將數(shù)據(jù)庫與共享平臺進(jìn)行連接，完善平臺的實際使用效果。在信息共享程序的建立過程中，可以由國家的檔案管理中心來設(shè)定檔案共享管理的專業(yè)化程序，再由不同級別的檔案管理機(jī)構(gòu)或部門根據(jù)實際的情況進(jìn)行引用，提高檔案共享的標(biāo)準(zhǔn)度。

另外，在檔案共享的過程中，應(yīng)根據(jù)使用者的權(quán)限類提供相應(yīng)的共享程度，使用信息技術(shù)來設(shè)定身份驗證程序，在調(diào)閱檔案信息時，需要專門的人員進(jìn)行授權(quán)或者使用者具有一定的權(quán)限等級，避免機(jī)密檔案的外泄，影響檔案管理單位的根本利益。同時應(yīng)為共享平臺和檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)計嚴(yán)密的防火墻等安全程序，保證內(nèi)部的檔案數(shù)據(jù)不受侵害。目前由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛使用，不乏有黑客或破壞者對檔案信息進(jìn)行盜取或者對共享平臺進(jìn)行破壞，應(yīng)加強(qiáng)對平臺的防護(hù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)化檔案的安全共享，降低檔案管理的風(fēng)險。

2.4 提高檔案管理工作人員的技術(shù)水平

在檔案數(shù)字化的過程中，對于檔案管理者有了新的技術(shù)要求，需要管理人員學(xué)會使用新型的檔案管理設(shè)備，包括檔案的錄入與采集、數(shù)據(jù)化檔案的整理和歸類以及共享平臺中檔案的分類和儲存等，需要管理人員對信息技術(shù)較為精通，才能夠提高實際的檔案管理效率。為做好檔案管理工作，應(yīng)聘請專業(yè)技能較強(qiáng)的檔案管理人才，但由于檔案的數(shù)據(jù)化管理發(fā)展時間不長，此類的專業(yè)性人才較少，想要聘請專業(yè)的技術(shù)性人才的難度較大，檔案管理部門應(yīng)將人才培養(yǎng)的重點放在對現(xiàn)有檔案管理人才的培養(yǎng)上。通過舉辦培訓(xùn)課程來提高檔案管理人員對數(shù)據(jù)化檔案的了解，提高其工作的專業(yè)技能，不斷的提高檔案管理的工作效率。

3 結(jié)論

檔案信息數(shù)據(jù)化和共享化的趨勢不可更改，其是社會信息發(fā)展的必然現(xiàn)象，為提高對數(shù)據(jù)化檔案的管理，提升數(shù)據(jù)化檔案的共享，應(yīng)根據(jù)人們的實際需求和檔案單位的實際情況來進(jìn)行相關(guān)制度和平臺的建設(shè)，不斷提升實際的檔案管理效率，同時，檔案管理人員應(yīng)不斷的提升自己，創(chuàng)新管理意識，提高工作水平，不斷地提升對檔案的管理效率。