王麗麗

（煙臺(tái)市牟平區(qū)文昌小學(xué)，山東 煙臺(tái) 264100）

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，我國(guó)事業(yè)單位最大的變化就是檔案數(shù)量的驟增。檔案是傳達(dá)信息的重要媒介，在單位組織結(jié)構(gòu)中具有十分重要的影響。從當(dāng)前發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，事業(yè)單位的檔案管理工作成為衡量事業(yè)單位工作效率和實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)效果的重要指標(biāo)，尤其是對(duì)于部分具有高系統(tǒng)性和綜合性的事業(yè)單位而言，檔案管理的信息化建設(shè)工作不僅要保存具有珍貴價(jià)值的檔案資料，也成為記錄工作過(guò)程的重要內(nèi)容。為此，事業(yè)單位在實(shí)際發(fā)展中要重視檔案管理工作的信息化建設(shè)，切實(shí)提升事業(yè)單位的檔案管理能力和管理水平，從而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的未來(lái)可持續(xù)發(fā)展。

1 事業(yè)單位信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)

1.1 資料保存的安全性高

事業(yè)單位檔案是事業(yè)單位在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中所形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和事業(yè)單位本身有價(jià)值的資料。由此可見(jiàn)，在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中，事業(yè)單位檔案必不可少。事業(yè)單位檔案包含會(huì)議通知、總結(jié)、發(fā)言記錄等重要會(huì)議的材料，公司的報(bào)表和工作計(jì)劃，公司與有關(guān)單位相關(guān)往來(lái)的文書等多項(xiàng)內(nèi)容。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理只會(huì)保存相對(duì)重要的資料，同時(shí)檔案保存安全性低。采用信息化檔案管理的方法，每次會(huì)議和活動(dòng)結(jié)束就可以把內(nèi)容上傳到云端進(jìn)行保存，只要有足夠的云端空間就可以保存足夠多的資料，不會(huì)出現(xiàn)檔案缺失的情況。同時(shí)員工可以有更自由的空間進(jìn)行資料的整理和上交，上交記錄也會(huì)顯示具體操作人和操作時(shí)間，在一定程度上減少了員工偷竊資料的可能性，保證了事業(yè)單位資料的安全性。

1.2 檔案查詢利用率高

事業(yè)單位檔案的作用是對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行記錄，供事業(yè)單位內(nèi)部人員進(jìn)行查閱。在傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中，檔案都是紙質(zhì)版而且內(nèi)容很多，員工想要找到所需的檔案內(nèi)容無(wú)異于大海撈針，而且因?yàn)樗枵韮?nèi)容過(guò)多，一些被認(rèn)為不重要的內(nèi)容并沒(méi)有得到整理，較小的細(xì)節(jié)問(wèn)題并沒(méi)有得到整理和保存，因此很多員工甚至找不到其所需內(nèi)容的檔案。而且在經(jīng)濟(jì)發(fā)展快速的今天，信息的時(shí)效性愈發(fā)重要，但這樣的檔案整理工作基本都是一年一次，員工也不能夠查詢到實(shí)時(shí)的信息，檔案查詢利用率低。采用信息化檔案管理時(shí)，不僅所有的信息都可以得到上傳以及自動(dòng)化整理，而且其自動(dòng)化整理都是實(shí)時(shí)進(jìn)行的，保證了信息的實(shí)時(shí)有效性。同時(shí)員工可以在線上進(jìn)行檔案查詢，不必自己在浩如煙海的檔案中查詢，方便快捷，準(zhǔn)確高效。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)對(duì)策略

2.1 提高事業(yè)單位對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度

事業(yè)單位通過(guò)加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，一方面能夠降低檔案存儲(chǔ)管理的成本，保障檔案信息資料存儲(chǔ)的長(zhǎng)久性與安全性。另一方面，還能夠提高檔案管理的效率，使得檔案質(zhì)量更便于檢索查詢，提升檔案質(zhì)量的利效率，充分發(fā)揮檔案資料的作用價(jià)值，為事業(yè)單位發(fā)展決策提供更好的信息支撐。基于此，需要事業(yè)單位相關(guān)管理人員充分認(rèn)識(shí)到上述檔案資料所具備的作用價(jià)值，積極轉(zhuǎn)變思想，樹(shù)立信息化意識(shí)。積極利用信息化技術(shù)手段推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展，促使檔案管理的作用價(jià)值得到充分發(fā)揮，更好地適應(yīng)當(dāng)前信息化時(shí)代發(fā)展要求。

2.2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)

一方面，從內(nèi)部著手，通過(guò)建立檔案管理信息化培訓(xùn)班，鼓勵(lì)事業(yè)單位檔案管理人員積極參與進(jìn)來(lái)，通過(guò)接受專業(yè)的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)掌握一些新技術(shù)，熟練運(yùn)用一些新軟件，提升自身信息素養(yǎng)。在此基礎(chǔ)上，還可以邀請(qǐng)一些在檔案信息化管理方面專家，通過(guò)在單位內(nèi)開(kāi)展知識(shí)講座，或者直接將專家?guī)У綑n案管理工作現(xiàn)場(chǎng)，面對(duì)面指導(dǎo)檔案管理人員如何開(kāi)展信息化管理工作，幫助檔案人員理清信息化管理的工作思路，掌握一些有效的檔案信息化管理方法，推動(dòng)檔案信息化管理工作更好地開(kāi)展。另一方面，還可以從外部人才招聘入手，加強(qiáng)檔案管理專業(yè)化人才的招聘，并在這一過(guò)程中，提高招聘門檻，保證人才具備過(guò)硬的信息化技術(shù)能力，有效提高事業(yè)單位檔案管理信息化質(zhì)量水平。

2.3 建立完善的事業(yè)單位檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)

從當(dāng)前發(fā)展形勢(shì)來(lái)看，事業(yè)單位的檔案管理工作仍然處于初級(jí)建設(shè)階段，領(lǐng)導(dǎo)能對(duì)檔案管理的相關(guān)工作予以足夠的重視，但是實(shí)際改革效果不明顯，仍然存在各種實(shí)質(zhì)性的問(wèn)題。為了有效改善當(dāng)前這種工作現(xiàn)狀，事業(yè)單位的檔案管理工作需要從信息化建設(shè)的角度實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，推行統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)規(guī)范化的制度與體系。從現(xiàn)有事業(yè)單位的發(fā)展形勢(shì)來(lái)看，地方政府和有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)建設(shè)更加完善的檔案管理制度，推行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)對(duì)事業(yè)單位的實(shí)質(zhì)性影響。就事業(yè)單位的檔案管理錄入方式、文字標(biāo)識(shí)和格式等進(jìn)行具體規(guī)定，從而為事業(yè)單位的高效性信息檢索做好充分的準(zhǔn)備。對(duì)檔案管理工作的信息化建設(shè)而言，要結(jié)合計(jì)算機(jī)硬件和軟件兩方面的開(kāi)發(fā)，規(guī)范電子文檔的數(shù)據(jù)信息，為檔案資料的數(shù)據(jù)信息庫(kù)備份做好規(guī)范，因此來(lái)實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息的統(tǒng)一化管理，逐步實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子信息共享，綜合性提升檔案管理的信息化能力和水平。

2.4 重視信息化安全管理

在信息化發(fā)展背景下，信息資源更加方便存儲(chǔ)，讀取過(guò)程更加便捷。但正是這種信息資源的優(yōu)勢(shì)，在實(shí)際工作中檔案管理本身會(huì)面臨一定的安全隱患，一旦事業(yè)單位遭受嚴(yán)重的網(wǎng)絡(luò)攻擊，就會(huì)出現(xiàn)檔案信息資料的丟失，給事業(yè)單位的實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)帶來(lái)巨大的危害。為了避免此類現(xiàn)象的發(fā)生，事業(yè)單位要重視檔案信息化建設(shè)階段的安全性，提升工作人員的安全意識(shí)，重點(diǎn)開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的優(yōu)化，對(duì)檔案數(shù)字資源予以保護(hù)。首先，基于網(wǎng)絡(luò)自身存在的開(kāi)放性特點(diǎn)，檔案信息資源面臨著巨大的丟失和盜取危機(jī)，事業(yè)單位的檔案資料本身就屬于機(jī)密性較高的文件，在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)階段需要做好工作人員的身份識(shí)別，結(jié)合不同員工的身份來(lái)開(kāi)放特定的系統(tǒng)權(quán)限。通過(guò)權(quán)限的設(shè)定與加密設(shè)置等安全措施的應(yīng)用，有效保障檔案資料的實(shí)際存儲(chǔ)和使用安全，切實(shí)提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的安全性和穩(wěn)定性；其次，事業(yè)單位內(nèi)部要實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)控制系統(tǒng)的建設(shè)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，對(duì)檔案的內(nèi)容予以嚴(yán)格把控，定期開(kāi)展計(jì)算機(jī)病毒的查殺，及時(shí)消除潛在的安全隱患。再次，事業(yè)單位還要定期進(jìn)行殺毒軟件的更新，及時(shí)更新病毒庫(kù)，從不同方面做好預(yù)防措施。結(jié)合國(guó)家檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，防止檔案出現(xiàn)毀損的情況，提升檔案管理的可靠性和安全性。

3 結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)多，事業(yè)單位實(shí)行前后需要進(jìn)行的工作也不少。在實(shí)行事業(yè)單位信息化檔案管理前，事業(yè)單位要了解信息化檔案管理的含義和優(yōu)勢(shì)，重視信息化檔案管理；在實(shí)行過(guò)程中要及時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)的升級(jí)和開(kāi)發(fā)，完善事業(yè)單位信息化檔案管理制度；在實(shí)行后要使員工學(xué)會(huì)系統(tǒng)應(yīng)用，積極進(jìn)行檔案查詢，讓信息化檔案管理充分發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)，加快事業(yè)單位的發(fā)展速度。事業(yè)單位在實(shí)行過(guò)程中具體內(nèi)容還需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，不斷進(jìn)行完善，尋求最適合本事業(yè)單位的管理方法。