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        公共資源交易電子化檔案管理創(chuàng)新研究

        2020-02-28 14:33:56霍青華
        卷宗 2020年36期
        關(guān)鍵詞:檔案管理

        霍青華

        (菏澤市公共資源交易中心,山東 菏澤 274000)

        隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展,我國在公共資源交易方面的業(yè)務(wù)量也在不斷擴大,整體交易范圍越來越大,所開展的交易活動也更加規(guī)范,為社會發(fā)展做出了巨大貢獻。而在公共資源交易業(yè)務(wù)快速增長的同時,檔案文件的數(shù)量也隨之增加,在這些檔案當(dāng)中,能夠?qū)⒐操Y源交易的整個過程反映出來,為后續(xù)的檢查工作提供必要依據(jù)[1]。在當(dāng)前公共資源交易電子化與信息化水平不斷提升的情況下,交易數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出新的態(tài)勢,這就需要將電子檔案管理引入其中,采用電子化的手段來開展各項數(shù)據(jù)的收集與保存工作。所以說,在現(xiàn)階段的公共資源交易過程中,需要更好的發(fā)揮出電子檔案的優(yōu)勢,改變以往傳統(tǒng)檔案管理的手段,采用電子文件的手段,開展數(shù)據(jù)的儲存與管理,實現(xiàn)整體檔案管理效率的提升。

        1 電子檔案管理的優(yōu)勢

        1)歸檔方式更為便捷。相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案來說,在應(yīng)用電子檔案管理的過程中,可以對標(biāo)識文件原始證書當(dāng)中的一些關(guān)鍵信息進行修改,這就需要在進行創(chuàng)建的過程中,應(yīng)該針對原始電子文件證書開展相應(yīng)的加密工作,包括驗證信息、數(shù)字簽名等,保證其在進行傳輸?shù)倪^程中,不會出現(xiàn)被隨意修改的情況[2]。而在開展這些操作以后,可以為電子檔案的歸檔提供便利的條件,特別是在保證其真實性與原始性的基礎(chǔ)上,針對電子檔案進行重新命名,采用合理的編碼順序,為各項資料的歸檔提供便利條件。在電子檔案管理過程中,信息使用者在調(diào)閱信息時候也更為便利,可以借助編碼來快速的獲得所需要的資料,實現(xiàn)了檔案使用效率的提升。

        2)保管形式更加嚴(yán)密。在以往的檔案管理過程中,更多的采用紙質(zhì)的方式來進行保管,這就使得其容易受到外界環(huán)境因素的影響,出現(xiàn)材料老化的情況,對檔案中的內(nèi)容產(chǎn)生了不利影響。而在電子檔案管理當(dāng)中,保管形式更加的嚴(yán)密,采用電子化的手段,能夠避免出現(xiàn)老化問題,同時在各種保密措施的幫助下,可以為檔案的內(nèi)容安全提供可靠保障[3]。在信息化技術(shù)的作用下,通過采用加密的方式來進行檔案管理,能夠更好的避免檔案管理被竊取。除此之外,在電子檔案的作用下,可以更為快速的進行相關(guān)信息的備份,為檔案保管提供雙保險,避免在硬件設(shè)備遭受破壞的情況下,產(chǎn)生檔案丟失的情況。

        3)提升公共資源交易透明性。隨著我國市場經(jīng)濟的愈加完善,在公共資源交易方面的需求也不斷高漲,這就使得人們對于公共資源交易的公平、公開有著更高的要求。在開展公共資源交易的過程中,通過采用電子檔案管理的手段,可以保證其在招投標(biāo)環(huán)節(jié)中的各類文件能夠接受公眾的監(jiān)督,采用計算機輔助評標(biāo)、遠程電子監(jiān)察等手段,對相關(guān)內(nèi)容進行全程的記錄,從而避免出現(xiàn)隨意修改招投標(biāo)內(nèi)容的情況。在借助先進電子檔案管理技術(shù)的作用下,可以對各項數(shù)據(jù)提供有效的保護,實現(xiàn)投標(biāo)效率與質(zhì)量的提升,實現(xiàn)整個過程的規(guī)范透明,監(jiān)督各項招投標(biāo)工作的開展。在當(dāng)前電子檔案的作用下,公共資源交易中心在進行信息公示方面的效率也得到了顯著提升,借助門戶網(wǎng)站以及主流媒體,可以更為快速的進行相關(guān)內(nèi)容的公示,自覺的接受社會公眾的監(jiān)督,提升公共資源交易的透明度。

        2 公共資源交易電子化檔案管理創(chuàng)新措施

        1)完善管理制度。在推動公共資源交易電子檔案管理創(chuàng)新的過程中,首先需要對相關(guān)管理制度進行完善,結(jié)合自身工作的實際情況,保證所制定的管理機制具有可操作性,符合電子檔案管理的要求,實現(xiàn)各項工作的順利開展。在構(gòu)建科學(xué)合理的管理機制下,可以為電子檔案管理的有效落實提供可靠保障。管理制度的完善需要建立在現(xiàn)有管理機制的基礎(chǔ)上,繼承以往管理中的優(yōu)秀經(jīng)驗,同時吸收先進的管理理念,保證各項管理工作的開展符合電子檔案管理的要求,為公共資源交易業(yè)務(wù)的開展奠定良好基礎(chǔ)。

        2)開展全流程電子化。盡管在當(dāng)前的公共資源交易業(yè)務(wù)開展中,信息化的水平在不斷提升,但是并沒有達到真正意義上的全流程電子化,這就需要在推動電子檔案管理創(chuàng)新的過程中,必須要開展全流程電子化,滿足各項管理的要求。在公共資源交易業(yè)務(wù)的開展中,諸多環(huán)節(jié)的流程比較復(fù)雜,比如建筑工程、土地交易、政府采購等,其中的交易方式也比較多樣,在各種不同交易方式,所產(chǎn)生的資料也存在較大的差異,同時其中的數(shù)據(jù)也出現(xiàn)了變更,這就需要在開展電子檔案管理的過程中,必須要針對其中產(chǎn)生的變化,進行實時的記錄,保證檔案信息的完整性。在開展公共資源交易平臺整合的過程中,需要做到信息共享,提供統(tǒng)一的服務(wù)平臺,將電子化技術(shù)應(yīng)用到各個環(huán)節(jié)中,構(gòu)建完善的公共資源交易平臺。

        3)創(chuàng)新電子檔案管理系統(tǒng)功能。在開展公共資源交易業(yè)務(wù)的過程中,電子化檔案信息系統(tǒng)的構(gòu)建,需要滿足不同的業(yè)務(wù)類型,從各個環(huán)節(jié)出發(fā),提供完備的電子檔案管理系統(tǒng)功能。在這一過程中,需要對整個的項目管理工作進行優(yōu)化,在針對交易資料以及音頻資料進行整理的時候,應(yīng)該嚴(yán)格的按照項目進行分類,交易完成以后,系統(tǒng)應(yīng)該自動生成相應(yīng)的變化,開展自動分類,進行統(tǒng)一歸檔。這就需要在開展電子檔案管理的過程中,必須要對其中的系統(tǒng)功能進行創(chuàng)新,保證其能夠符合當(dāng)前公共資源交易的實際需求,實現(xiàn)各項工作的合理開展。在完善的系統(tǒng)功能保障下,可以針對整個公共資源交易業(yè)務(wù)的開展,為其提供全過程的記錄,改變以往檔案管理中存在的缺陷,構(gòu)建更為便捷的市場服務(wù)體系。

        4)強化不同機構(gòu)合作。公共資源交易電子檔案管理創(chuàng)新工作的開展,必須要強化各個部門之間的合作,各地交易機構(gòu)需要給予足夠的重視,同時相關(guān)領(lǐng)域的信息服務(wù)商也需要作出自己的努力,在各方面相互合作的基礎(chǔ)上,開展更為高效的電子檔案管理工作。在進行電子檔案管理創(chuàng)新中,應(yīng)該申請專項資金,針對自身的實際情況,進行資源交易電子檔案系統(tǒng)的構(gòu)建,同時借鑒其他地區(qū)已經(jīng)形成的系統(tǒng),做到取長補短,引入先進的管理理念,實現(xiàn)自身電子檔案管理水平的提升。在這一過程中必須要發(fā)揮出市場機制的作用,協(xié)調(diào)各方面進行有效配合,實現(xiàn)各項資源的優(yōu)化配置,保障電子檔案管理工作的高效開展。

        3 結(jié)語

        在當(dāng)前社會經(jīng)濟的發(fā)展中,公共資源交易的規(guī)模越來越多,對于檔案管理提出了新的要求,而通過借助電子檔案管理的手段,可以彌補傳統(tǒng)檔案管理中存在的缺陷,實現(xiàn)檔案管理效率的提升,為各項業(yè)務(wù)開展提供可靠保障。為了更好的實現(xiàn)電子檔案管理工作的創(chuàng)新,必須要為其提供完善的管理機制,同時開展全流程的電子化業(yè)務(wù),實現(xiàn)各項電子檔案管理系統(tǒng)功能的優(yōu)化,在各個機構(gòu)強化合作的基礎(chǔ)上,發(fā)揮出電子檔案管理的優(yōu)勢。

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