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        城建檔案信息的開發(fā)與利用探析

        2020-02-28 14:33:56
        卷宗 2020年36期
        關鍵詞:城建檔案資料城市規(guī)劃

        孫 剛

        (鄒平市住房和城鄉(xiāng)建設局,山東 鄒平 256200)

        在城市規(guī)劃、建設、發(fā)展、管理的過程中,產生了各類具有保存價值的原始記錄資料,具體包括文字、圖像、影像、表格等,都屬于城建檔案資料[1]。城建檔案資料具有歷史再現性、信息性、知識性、價值性、教育性的特征,反映了城市的發(fā)展過程,信息數量大,為了實現有效管理,實現對于城建檔案信息的科學開發(fā)與合理利用,必須創(chuàng)新其管理模式,引進現代化信息技術,構建城建檔案數據庫,借助于網絡平臺實現信息異地共享,借助于數據挖掘技術實現檔案開發(fā)利用,全面提升城建檔案管理及服務水平。

        1 城建檔案信息開發(fā)與利用的重大意義分析

        1.1 是實現資源價值的必要手段

        21世紀是知識經濟時代,大數據背景下,信息資產的利用價值得到社會的高度重視,城建檔案作為儲存著大量信息資源的載體,且開發(fā)與利用受到各個部門的關注。城建檔案的價值就在于其中蘊藏的豐富的信息資源,有效開發(fā)與利用檔案信息,是實現資源價值的必要手段,是檔案信息在城市規(guī)劃、建設中發(fā)揮指導作用的關鍵,只有充分挖掘城建檔案背后蘊含的潛在信息,才能夠創(chuàng)造出相應的經濟效益和社會效益。

        1.2 是新時期經濟發(fā)展的必然要求

        當前,我國經濟持續(xù)處于中高速發(fā)展轉臺,城市化建設進程逐步推進,為了推動城市及其經濟的可持續(xù)發(fā)展,必須制定科學合理的城市規(guī)劃建設方案,優(yōu)化城市空間布局,調整產業(yè)結構。城建檔案在城市規(guī)劃建設中發(fā)揮著重要的指導作用,城建檔案信息的開發(fā)與利用,能夠推動城市規(guī)劃建設、土地開發(fā)利用決策的科學化發(fā)展,構建科學長效的城市發(fā)展格局,為新時期經濟發(fā)展創(chuàng)造良好的物質條件[2]。

        1.3 是檔案多元化發(fā)展的趨勢

        在信息化時代背景下,城建檔案的價值需求趨于多元化發(fā)展,城建檔案管理部門應該順應時勢,推動城建檔案的信息化建設,構建城建電子檔案,全面采集城市規(guī)劃、建設相關工程的信息,實時更新,確保檔案信息的真實性、全面性、完整性。同時,注重對電子檔案的開發(fā)與利用,完善檔案服務模塊的構建,為不同用戶群體提供不同權限的服務,實現城建檔案信息的異地、開放共享,維護信息安全,以防信息被惡意修改、損毀等。

        2 城建檔案信息的開發(fā)與利用策略分析

        2.1 建立健全檔案管理制度,推動檔案的及時更新

        信息時代背景下,城建檔案管理創(chuàng)新的方向,就是信息化建設,在此過程中,濱州城建檔案館應依照《檔案資料管理保密規(guī)定》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設備維護使用制度》及《電子檔案管理制度》等文件指示,制定城建檔案信息化管理制度,明晰檔案信息化管理工作流程及具體執(zhí)行方案,提升工作水平[3]。為了確保檔案資料的完整性,應實施檔案管理責任制度,明確主管領導及管理人員,專崗專責,并構建與之相適應的監(jiān)督機制。在城建檔案信息化建設過程中,合理劃分工作任務,由建設、施工單位按照統(tǒng)一標準,采集、整理檔案資料,經過統(tǒng)一的移交系統(tǒng)著錄,生成電子數據報,上傳到檔案室的管理系統(tǒng)中,由檔案管理人員完成驗收、接收、保管、利用工作,合理分工,提升工作質量。

        2.2 完善城建檔案信息平臺構建,創(chuàng)新檔案管理技術

        在城建檔案管理創(chuàng)新過程中,單位應該借鑒成功案例,引進現代化信息技術,引入適合城建檔案管理需求的數據模式,再根據財政預算,采購相關信息設備,比如說計算機、打印機、掃描儀、攝影機、專用微機等,構建城建檔案信息平臺,實現檔案收集、移交、整理、編目、著錄、掃描、統(tǒng)計、查詢等管理功能,全面提升檔案管理水平。同時,為保障信息安全,應選擇安全系數高的硬盤、移動硬盤、光盤、磁盤等存儲介質,同時,完善權限設置,合理定義不同功能模塊的操作權限,對系統(tǒng)數據展開分層管理,同時,設定賬戶權限等級,數據庫管理人員可瀏覽后臺數據,具備數據編輯、管理功能,而高級用戶能夠看到所有檔案信息,普通用戶只能看到公共信息,完善數據平臺防御機制,定期優(yōu)化、升級系統(tǒng),安裝防火墻、殺毒軟件、IT 監(jiān)控軟件等,以防信息泄露、數據丟失或被篡改。

        2.3 優(yōu)化檔案服務體系,提升信息利用率

        檔案的建設與管理,是為了更好地利用,應該利用現有平臺,為單位內部及相關部門提供檔案查閱服務。如若想要查閱檔案原件,必須辦理查閱手續(xù),填寫《檔案查閱申請表》,經相關部門負責人批準,在指定位置,有檔案管理人員在場的情況下,查閱檔案,查閱者不得私自復制、涂改、拍照、劃線、損毀、調換文件,一經發(fā)現必將嚴懲[4]。信息化背景下,城建檔案利用迎來新的契機,在檔案管理信息化建設的形勢下,檔案資料可實現實時開放共享,單位內部的工作人員,可以直接進入局域網,查閱日常工作所需參考的文件資料,單位外有需求的人,可以登錄城市規(guī)劃建設部門官方網站,進入相關目錄,登陸其檔案信息平臺,檢索、閱讀權限范圍內的檔案資料,這樣有效簡化了檔案利用的流程,便利了人民群眾,提升了城建檔案信息的利用率。

        2.4 完善檔案管理機構設置,提升工作人員業(yè)務水平

        城建檔案管理工作政策性、原則性極強,管理人員必須具備極強的政治責任心,具備嚴格的政治紀律意識,對待工作認真負責,對待客戶友善和藹,主動為人們服務。城建單位應該完善檔案管理機構設置,配備在業(yè)務素質、政治素質上合格的檔案工作人員,推動檔案工作的落實。而且,檔案信息化建設,對于檔案管理人員專業(yè)水平提出了不一樣的要求,為了讓相關崗位上的工作人員,能夠勝任檔案信息化管理工作,單位應該引進在專業(yè)素質、信息素質上達標的優(yōu)秀人才,完善人力資源管理,做好崗位培訓、在崗繼續(xù)教育等工作,定期組織人員參加業(yè)內培訓及學術交流會,讓檔案管理人員學習計算機技術、數字化技術、云計算技術等相關軟件、硬件設施的使用,不斷更新檔案管理人員的知識庫與技能庫,確保其能夠掌握當前檔案信息化管理工作中所用的技術軟件及設施,強化網絡安全教育,提升其網絡安全防范意識,保障電子檔案的儲存、開發(fā)利用的安全性[5]。

        3 結語

        綜上所述,在城市發(fā)展建設過程中,累積了大量城建檔案資料,且隨著社會的發(fā)展,文件數量會不斷增加,采用傳統(tǒng)的檔案管理手段,工作效率及質量均較低,且檔案信息開發(fā)利用難度較大,引進現代化信息技術,創(chuàng)建城建檔案信息化管理模式,是突破當前城建檔案開發(fā)與利用困境的關鍵性策略。在新的城建檔案管理模式中,各部門應積極配合,全面、及時錄入城建檔案信息,按照既定制度開發(fā)、利用信息,為城市規(guī)劃、建設工作開展提供決策支持,充分發(fā)揮出城建檔案信息的利用價值,體現出城建檔案管理的工作意義。

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