李德梅
(遼寧省葫蘆島市連山區(qū)檔案館,遼寧 葫蘆島 125001)
大數(shù)據是通過網絡程序科學、合理地分析和處理數(shù)據信息的過程。它的出現(xiàn)對傳統(tǒng)的檔案管理產生了巨大影響。檔案管理也由傳統(tǒng)的紙質管理、人工歸檔等管理方式向數(shù)據化的檔案管理方式進行轉變。對于很多單位而言,大數(shù)據可幫助單位通過合理有效的計算來分析和滿足各種工作需求,加快信息處理速度,以幫助各單位實現(xiàn)管理創(chuàng)新。
當前,學術界正在塑造對大數(shù)據的統(tǒng)一理解。大數(shù)據的含義主要包括結構化、半結構化和非結構化數(shù)據,但它是按類型而不是對數(shù)據量的定量描述,從大量數(shù)據中快速收集信息。大數(shù)據具有四個基本特征,使用大數(shù)據構建文件管理服務系統(tǒng)應具有以下特點。
在大數(shù)據概念下,檔案的概念應從傳統(tǒng)的官方文件、視聽材料和其他材料擴展到保存在其他管理活動過程中形成的文本、圖形、圖像、音頻和視頻以及其他信息的記錄。作為主要來源,它已擴展為包括各種獨立的工作平臺數(shù)據和相關的網絡平臺信息數(shù)據。
以信息化為主要手段,減輕了檔案管理人員的勞動強度,提高了檔案管理效率。檔案管理服務系統(tǒng)可以通過標準化的檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)對信息數(shù)據的及時處理,并實現(xiàn)高效快捷方便的檢索。
檔案管理服務系統(tǒng)依靠檔案用戶周圍的網絡,具有友好的用戶界面以及完整的遠程借閱和調用控制。檔案部門和員工可以通過分析和過濾托管服務系統(tǒng)中的檔案數(shù)據來查找隱藏的項目。檔案的核心價值是為用戶提供深入的服務,例如知識挖掘和統(tǒng)計分析。
在實際的文件管理操作中,缺少完整的文件管理系統(tǒng),并且管理操作基本上是獨立的,需要進行標準化。同時,隨著信息技術的飛速發(fā)展,信息技術的便捷優(yōu)勢使人們的信息獲取渠道更加多樣化,給仍然停留在傳統(tǒng)文件管理模式下的管理任務帶來了挑戰(zhàn)。因此,檔案管理人員需要意識到從紙質檔案到數(shù)字檔案的過渡,以滿足人們多樣化的信息需求。
盡管公共機構的生產和運營涉及許多機密文件,但是目前缺乏具有高安全性能的電子信息管理系統(tǒng),并且經常使用第三方軟件來傳輸和存儲電子文件。因此,電子文檔數(shù)據的安全性受到威脅。例如,某些業(yè)務部門當前使用電子郵件或QQ進行電子文件傳輸,如果該業(yè)務部門用于發(fā)送和接收文件的帳戶和密碼泄漏,則文件數(shù)據可能會泄漏。
大多數(shù)檔案管理人員缺乏專門的技術知識,對檔案管理的基本原理和系統(tǒng)缺乏深刻的了解,對檔案管理也沒有足夠的認識。他們認為收集檔案并將其存儲在類別中就足夠了,使得存檔信息中含有的價值不能很好的被利用。另外,大多數(shù)文件管理任務是中老年人,他們接受現(xiàn)代新技術程度相對較弱,并且文件編輯和研究不夠深入,人員流動性也相對較強,因此難以確保文件管理的持續(xù)發(fā)展。
標準化管理首先需要強有力的制度。在大數(shù)據的概念下,檔案管理服務系統(tǒng)的建立和發(fā)展必須在法治的軌跡上進行。結合“大數(shù)據時代”的特點,結合現(xiàn)行法律法規(guī)體系,建立館際部門之間基于數(shù)字資源和各種檔案資源生命周期的標準規(guī)范體系,使得資源分享具有可遵循的證據和可遵循的法律。然后,與每個環(huán)節(jié)一起建立標準化的操作流程,優(yōu)化檔案的整體管理,為檔案管理系統(tǒng)的建立和運行提供了制度上的保證。
數(shù)字檔案信息管理的數(shù)字化是基礎,但是數(shù)據化應該是關鍵。通過將各種信息輸入到計算機中,可以將各種信息轉換為二進制數(shù)字結構,但是除非轉換為數(shù)據化,否則很難自行組織和分析,因為其本身一直難以搜索,因此一直是索取和使用用戶信息的主要障礙。數(shù)字化和數(shù)據化的結合是一項重要的創(chuàng)新,數(shù)字化在管理和信息安全存儲方面具有很好的應用效果,數(shù)字化可以在信息分析、處理和集成中發(fā)揮更大的價值。設置以數(shù)字化、數(shù)據分析和整理為核心的生命周期規(guī)范標準,遵守文件管理器之間共享和開發(fā)的原則,并收集資源、分析資源、轉換資源、管理資源、提供服務和數(shù)字存儲的科學數(shù)據管理系統(tǒng)。
檔案管理任務相對繁瑣,傳統(tǒng)觀念認為檔案工作就是看好了別丟了,不需要有什么技術含量。基層從事檔案工作的人員,缺乏檔案數(shù)字信息化專業(yè)的知識,檔案數(shù)字化工作大多采用外包式政府購買服務形式開展,但是到真正實際系統(tǒng)應用中還存在很多難以解決的問題。檔案管理人員流動性較大,有些業(yè)務骨干調到大機關發(fā)展,人才外流問題比較嚴重,這些都直接影響了檔案工作的健康發(fā)展。但是,隨著技術的不斷深入,在大數(shù)據時代,對檔案管理人員的技能水平要求越來越高,為了更有效地實現(xiàn)檔案管理工作,需要不斷招聘一些專業(yè)人才來有效提高檔案管理水平,讓人才結構不斷優(yōu)化和調整。同時給檔案人員政策上待遇上的傾斜,能留住人才,從事鉆研檔案工作。
綜上所述,在當今的信息社會中,創(chuàng)建了越來越多的數(shù)據,因此當面對如此大量的信息時,文件管理也面臨著越來越多的問題,這對于文件管理者而言,意味著任務更加復雜。因此,據說檔案管理的相關工作人員應該努力了解時代的發(fā)展趨勢,不斷探索檔案管理的信息管理技術,合理利用大數(shù)據技術,以便科學和專業(yè)地處理復雜的海量數(shù)據信息。相關檔案管理人員必須不斷更新管理理念,有效提高業(yè)務水平,可以大大提高檔案管理效率,促進整個檔案管理行業(yè)的發(fā)展。