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        升格高等職業(yè)院校干部人事檔案的整理工作

        2020-02-28 14:33:56
        卷宗 2020年36期
        關(guān)鍵詞:檔案管理管理

        楊 娟

        (貴州健康職業(yè)學(xué)院,貴州 銅仁 554300)

        伴隨高等職業(yè)院校管理體制的不斷改革,教育資源配備的情況得到大幅改善,一些中專學(xué)校獨(dú)立或合并升格成高等職業(yè)院校。因?yàn)楹喜W(xué)校在隸屬關(guān)系、性質(zhì)、層次以及辦學(xué)模式當(dāng)方面存在差異,帶來了一些新的管理方面的問題,干部人事檔案整理便是其中的一種[1]。本文主要圍繞著升格高等職業(yè)院校干部人事檔案的整理工作做出如下分析。

        1 升格高等職業(yè)院校干部人事檔案的整理工作現(xiàn)狀

        通過分析人事檔案工作的管理現(xiàn)狀不難發(fā)現(xiàn),高等職業(yè)院校升格后干部的人事檔案資料缺失的情況經(jīng)常出現(xiàn),存在的問題比較多,主要原因涉及以下幾個方面:

        1)升格前高等職業(yè)院校對干部人事檔案管理不夠重視。升格前,各高等職業(yè)院校的情況存在一定的差異,一些院校規(guī)模比較小,缺乏自主管理檔案的權(quán)限,致使干部人事檔案的管理一片空白。部分院校對干部人事檔案管理長期缺乏重視,人事檔案的材料嚴(yán)重缺失,甚至?xí)]有任何記錄;在人員過渡時期,沒有理順工資,引起工資表的缺失,升格前是企業(yè)性質(zhì)的學(xué)校還有可能存在企業(yè)、事業(yè)2種工資同時存檔或者是套改的情況;師資隊(duì)伍短時間膨脹,教師的學(xué)位資料問題頻發(fā),嚴(yán)重缺失進(jìn)修的材料……上述各種原因給干部人事檔案整理帶來了極大的困難,損害了干部人事檔案的準(zhǔn)確性[2]。

        2)干部人事檔案的管理人員專業(yè)素質(zhì)偏低。一些高等職業(yè)院校沒有配備專業(yè)的人事檔案管理人員,還有的高等職業(yè)院校忽視了檔案管理人員的培訓(xùn),導(dǎo)致院校的檔案管理工作滯后,體現(xiàn)出比較明顯的被動特點(diǎn)。有很多檔案材料無法第一時間收集,長時間停留在個人手里,甚至還有可能發(fā)生檔案丟失的問題。材料的驗(yàn)收把關(guān)不夠嚴(yán)格,進(jìn)而影響到材料的規(guī)范性和完整性。比方說干部的自傳、履歷表或其他的資料沒有經(jīng)過人事部門的蓋章,用墨不統(tǒng)一、涂改問題嚴(yán)重等等。也有的高等職業(yè)院校檔案更新之后,一些沒有價值的資料長時間存放在檔案內(nèi)。在升格后,由于存在大量的不合格的干部檔案,整理起來十分棘手,導(dǎo)致檔案的管理工作很難達(dá)標(biāo)。

        3)升格之后干部檔案的轉(zhuǎn)遞手續(xù)不完善。由于高等職業(yè)院校升格后檔案的轉(zhuǎn)遞手續(xù)不健全,常常會面臨材料缺失的情況,比方說學(xué)歷資料不全,無法反映干部的學(xué)歷和學(xué)位情況;入黨的材料不全,有些黨員的檔案內(nèi)缺乏這方面的信息,影響統(tǒng)計(jì)信息的準(zhǔn)確性;任職和晉升的材料不全,一些材料因?yàn)闀r間比較久,沒有辦法查找,面臨著永久遺失的風(fēng)險。

        因?yàn)樯袂案鞲叩嚷殬I(yè)院校的檔案管理制度不同,所以在檔案材料的規(guī)格和質(zhì)量方面存在著非常大的差別,部分材料不符合標(biāo)準(zhǔn),紙張的大小不統(tǒng)一。還有的裁裝不夠規(guī)范,表格超出裝訂線,這種情況下需要重新分類、裝訂、整理。也有些資料歸類不準(zhǔn)確,分類的方法陳舊,或者是因?yàn)楣ぞ呗浜?,在對檔案進(jìn)行裁剪或打孔時破壞檔案的完整性。

        2 升格高等職業(yè)院校干部人事檔案的整理工作優(yōu)化策略

        1)提高對干部人事檔案管理重視,強(qiáng)化檔案工作領(lǐng)導(dǎo)??紤]到升格高等職業(yè)院校的歷史遺留問題,在組織選拔和任用干部以及干部的進(jìn)修中經(jīng)常會遇到一些問題,有些情況下甚至?xí)霈F(xiàn)無法彌補(bǔ)的損失,這意味著檔案整理人員需要把握實(shí)例,積極和領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)修溝通和交流,令高等職業(yè)院校的各級部門、領(lǐng)導(dǎo)尤其是直管領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對干部人事檔案整理工作的重視,注重對干部人事檔案整理工作的領(lǐng)導(dǎo)。

        2)完善檔案材料的工作體系,細(xì)化管理的體制。人事檔案整理工作存在著一定的特殊性,在貫徹落實(shí)各項(xiàng)干部檔案規(guī)章管理的體系時,還需要留意工作的方法,選用科學(xué)的方式可以提升檔案管理的效率,做到事半功倍。比方說,在執(zhí)行檔案資料的索要制度期間,應(yīng)當(dāng)突出主動收集與被動收集有機(jī)結(jié)合的形式,構(gòu)建和人事部門、組織部門、培訓(xùn)部門、職稱部門以及工作部門的聯(lián)動體系,存各個部門間的溝通,保證干部資料反饋與入檔的準(zhǔn)確性與及時性,針對無法第一時間上交的,應(yīng)當(dāng)立刻催要,避免出現(xiàn)遺漏的問題。

        不僅如此,還應(yīng)當(dāng)形成廣泛收集入檔資料的習(xí)慣。干部人事檔案的內(nèi)容具有連續(xù)性的特點(diǎn),而且檔案管理工作的性質(zhì)特殊,令檔案管理收集具有日常性和長期性的特點(diǎn)。這就要求干部人事檔案的管理人員需要做好上下溝通工作,憑借敏銳的眼光收集更多的資料。

        3)做好檔案缺失資料的查補(bǔ)工作,合理分類。為處理升格高等職業(yè)院校檔案資料缺失的問題,應(yīng)做好查補(bǔ)和分類工作,因?yàn)榻虒W(xué)的標(biāo)準(zhǔn)提高了,教師的資格需要從原本的中專升格成高校,在此期間,教師在學(xué)識方便進(jìn)修和深造的材料明顯增多,這些資料如果收集、上交與整理不夠及時,就會引起材料的缺失,為避免這種情況出現(xiàn),檔案的管理工作者需要進(jìn)行針對性的查補(bǔ)、尋找和整理。若工資的問題是在沒有辦法查補(bǔ),可以讓干部如實(shí)提交說明材料,扣蓋公章,保證干部檔案材料的完整性與真實(shí)性。

        4)注重干部人事管理的信息化建設(shè),提升規(guī)范性。伴隨信息技術(shù)的不斷發(fā)展以及人員流動性的不斷加快,紙質(zhì)檔案漸漸無法滿足現(xiàn)階段的檔案管理需求,需要將干部檔案的信息化管理提上日程。目前,有很多升格高等職業(yè)院校在干部人事檔案信息整理方面加大了工作力度,把信息技術(shù)應(yīng)用到實(shí)際的管理工作中,令檔案資料的查閱和利用更加快捷、方便。各院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)深刻意識到干部人事檔案信息化管理的重要價值,擴(kuò)大扶持的力度,完善軟硬件設(shè)施的建設(shè),盡早實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的規(guī)范化和信息化[3]。

        5)提升檔案管理人員的綜合素質(zhì),提升工作效率。干部人事檔案的管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜、長期的工作,工作任務(wù)比較繁重,檔案管理人員應(yīng)具備甘于奉獻(xiàn)、耐得住寂寞、矢志不渝的精神,同時還需要按照檔案管理的各項(xiàng)制度,進(jìn)一步規(guī)范干部人事檔案整理的操作流程,保證完整地收集檔案資料,確保交接手續(xù)的齊全,保證借閱審批手續(xù)的完整性,清晰記錄干部的成長軌跡,完好保管干部人事檔案。同時還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè),革新高等職業(yè)院校負(fù)責(zé)人的工作離你那,建立起高等職業(yè)院校干部人事檔案工作的獎懲機(jī)制與責(zé)任機(jī)制,提高檔案管理人員的責(zé)任心,調(diào)動他們的工作積極性和主動性,注重人員的培訓(xùn),確保檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)符合新時代檔案管理工作的需求[4]。

        3 結(jié)束語

        綜上所述,目前升格高等職業(yè)院校干部人事檔案的整理工作還存在著一些問題,比方說對檔案管理不重視,檔案的管理工作者專業(yè)素質(zhì)不高等等。為此,升格高等職業(yè)院??梢猿浞謪⒖忌鲜龈刹咳耸聶n案管理的優(yōu)化方法,令干部人事管理工作更具規(guī)范性,提升檔案管理的工作質(zhì)量與效率。

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