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        淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

        2020-02-28 14:33:56賀文婷
        卷宗 2020年36期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理信息化

        賀文婷

        (蒙陰縣公共資源交易服中心,山東 臨沂 276200)

        隨著科技事業(yè)的不斷發(fā)展我國(guó)進(jìn)入大數(shù)據(jù)是時(shí)代,事業(yè)單位在其的推動(dòng)與影響下也做出了相應(yīng)的改革,就其的檔案管理工作而言,傳統(tǒng)的檔案管理方式對(duì)于事業(yè)單位在時(shí)代中的發(fā)展需求已經(jīng)難以滿足,且會(huì)在很大程度上對(duì)其造成阻礙,檔案信息資源所包含的內(nèi)容非常廣博,其記錄了事業(yè)單位發(fā)展過程中的所有經(jīng)營(yíng)活動(dòng)以及各項(xiàng)業(yè)務(wù)資料,并包含了事業(yè)單位曾面臨過的多樣化困境,因此,檔案信息資源對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展決策及相關(guān)重大問題的解決與應(yīng)對(duì)都能夠提供十分重要的參考與指導(dǎo)價(jià)值,另外,信息化模式逐漸滲透到各行各業(yè)的工作中,對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作來說,其也逐漸順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì),針對(duì)相關(guān)工作作出了改善與調(diào)整,但其中還是存在一些不足,為了提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率,促進(jìn)事業(yè)單位不斷提升自身競(jìng)爭(zhēng)力,就需要落實(shí)對(duì)于相關(guān)問題的解決。

        1 事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀的分析

        1.1 檔案管理人員不夠重視

        對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作來說,管理人員是這一項(xiàng)工作開展的主導(dǎo)者與執(zhí)行者,而對(duì)于多數(shù)的檔案管理人員來說,其并不能夠正確的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性,因此,導(dǎo)致其對(duì)于這一工作的重視程度不夠,使得該工作流于形式,此外,事業(yè)單位上級(jí)對(duì)于檔案管理工作也存在認(rèn)識(shí)上的不足,其并沒有針對(duì)這一工作進(jìn)行相關(guān)管理場(chǎng)所及設(shè)施的完善配置,從而在潛移默化的影響中,使得檔案管理人員的工作積極性不夠,其只是按部就班的進(jìn)行材料或文件的歸類存儲(chǔ),并普遍存在工作滯后性及低效性,使得檔案管理的工作質(zhì)量受到嚴(yán)重影響。

        1.2 缺乏專業(yè)的檔案管理人才

        由于認(rèn)識(shí)上的不足以及思想上的不重視,多數(shù)事業(yè)單位并沒有組建專門的檔案管理團(tuán)隊(duì),由其他崗位的工作人員代為進(jìn)行檔案管理或是由各部門負(fù)責(zé)各部門的檔案管理現(xiàn)象屢見不鮮,這就使得檔案材料的過于分散,很容易使得檔案資料出現(xiàn)錯(cuò)漏、丟失等問題,此外,部分事業(yè)單位存在專門的檔案管理人員,但其的綜合素養(yǎng)及經(jīng)驗(yàn)技能不能夠滿足崗位需求,從而使得檔案管理工作效率與成果非常低下,對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理較為混亂,無法實(shí)際發(fā)揮檔案資料的價(jià)值,為事業(yè)單位的發(fā)展存在局限[1]。

        1.3 檔案管理工作權(quán)責(zé)劃分不明確

        很多事業(yè)單位認(rèn)為檔案管理工作并非有技術(shù)含量的工作,因此并沒有給予其過多地眼光,這就使得該工作缺乏相關(guān)的管理體系與行為規(guī)范,使得相關(guān)檔案管理工作人員很容易在權(quán)責(zé)劃分上出現(xiàn)沖突與矛盾,從而當(dāng)一旦出現(xiàn)檔案資料丟失或泄露等問題的時(shí)候,檔案管理人員會(huì)作出互相推諉的表現(xiàn),難以進(jìn)行追責(zé),同樣的,相關(guān)優(yōu)秀工作表現(xiàn)的獎(jiǎng)勵(lì)也缺乏合理性,長(zhǎng)此以往,會(huì)嚴(yán)重打擊工作人員的工作責(zé)任感及積極性。

        1.4 檔案管理系統(tǒng)有待進(jìn)一步完善

        信息化不斷發(fā)展,多數(shù)事業(yè)單位針對(duì)檔案管理工作也實(shí)現(xiàn)了信息化發(fā)展,其大多都建立了專門的數(shù)據(jù)庫以及管理系統(tǒng),促進(jìn)了檔案管理工作的開展進(jìn)步,然而,對(duì)于檔案管理系統(tǒng)來說,相關(guān)人員普遍缺乏相關(guān)的技術(shù)能力,從而嚴(yán)重忽略對(duì)其的優(yōu)化升級(jí)以及運(yùn)維養(yǎng)護(hù),在長(zhǎng)期的工作中,會(huì)逐漸影響檔案管理工作效率及質(zhì)量。

        2 強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理工作的有效對(duì)策分析

        2.1 強(qiáng)化檔案管理人員意識(shí)與能力

        想要不斷優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理工作,首先針對(duì)工作人員需要做好對(duì)其意識(shí)及能力的培養(yǎng)提升,基于此,相關(guān)人員可以加強(qiáng)對(duì)于管理人員的教育管理,從而使其能夠重視檔案管理工作,不斷強(qiáng)化其的工作責(zé)任心,另外還要重視對(duì)其的培訓(xùn),實(shí)現(xiàn)對(duì)職業(yè)素養(yǎng)與綜合技能的提升,并且,其自身也需要不斷進(jìn)行相關(guān)法律知識(shí)、專業(yè)知識(shí)以及先進(jìn)管理技術(shù)能力等內(nèi)容的學(xué)習(xí),從而保障始終能夠勝任檔案管理工作的需求,基于此,要推進(jìn)組建檔案管理團(tuán)隊(duì)的工作進(jìn)程,使得檔案管理工作的質(zhì)量與成果能夠得以保障。

        2.2 健全完善檔案管理體系

        事業(yè)單位針對(duì)檔案管理工作還需要構(gòu)建相關(guān)的管理體系與機(jī)制,從而針對(duì)檔案管理工作本身進(jìn)行細(xì)致的規(guī)劃安排,并落實(shí)到個(gè)人,使得管理人員能夠明晰并落實(shí)自身的職責(zé),確保有責(zé)可追,并在其的指導(dǎo)下,合理開展檔案管理工作,使得其所開展的各環(huán)節(jié)工作都能夠得到約束與規(guī)范,此外,還需要建立科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度,有效提升檔案管理人員的工作積極性,并重視對(duì)于檔案資源體系的建設(shè),從而實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案資料收集形式及渠道的拓展,以及對(duì)于檔案接收力度的強(qiáng)化,為檔案管理工作的順利開展運(yùn)行作出保障。

        2.3 推動(dòng)檔案管理信息化發(fā)展

        檔案管理信息化的建設(shè)進(jìn)程也需要得到重視,從而立足于事業(yè)單位的檔案管理數(shù)據(jù)庫以及操作管理系統(tǒng),全面落實(shí)對(duì)于傳統(tǒng)檔案資料的數(shù)字化,并加強(qiáng)對(duì)其的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存與歸納,此外,當(dāng)事業(yè)單位在開展多樣化的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)、專項(xiàng)工作或是相關(guān)重要的活動(dòng)過程中,檔案管理系統(tǒng)也需要及時(shí)的落實(shí)對(duì)于相關(guān)檔案材料的收集與整理,從而確保不會(huì)輕易出現(xiàn)檔案錯(cuò)誤、缺漏或是混亂等問題,提升檔案管理的整體質(zhì)量[2]。

        2.4 重視檔案管理安全

        針對(duì)檔案管理工作還需要落實(shí)安全性提升,從而針對(duì)部分重要傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的文件做好保存,規(guī)避火災(zāi)、治安等情況,并強(qiáng)化其管理空間環(huán)境的標(biāo)準(zhǔn),使其不會(huì)因外界天氣或溫濕度等因素影響檔案完整性,與此同時(shí),針對(duì)檔案信息化管理,也需要強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全管理,在加強(qiáng)利用防火墻、密鑰等方式進(jìn)行檔案防護(hù)的基礎(chǔ)上,還需要針對(duì)事業(yè)單位各等級(jí)人員的實(shí)際權(quán)限進(jìn)行檔案資料的精密性權(quán)限劃分,從而明確規(guī)范事業(yè)單位人員的調(diào)閱權(quán)限,確保檔案信息不會(huì)因此出現(xiàn)泄漏、丟失等情況,盡可能規(guī)避安全隱患。

        3 結(jié)語

        總而言之,檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展經(jīng)營(yíng)以及重大決策都能夠提供重要的參考與指導(dǎo),管理人員需要加強(qiáng)對(duì)其的重視,并不斷強(qiáng)化自身技能,在相關(guān)規(guī)范的指導(dǎo)下落實(shí)檔案管理工作,真正發(fā)揮檔案資料的實(shí)際價(jià)值,促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

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