張麗燕

（邢臺市襄都區(qū)文化和旅游局，河北 邢臺 054000）

隨著信息技術的普及應用，使得檔案信息管理工作的重要性被越來越多人認可。檔案收集和整理是檔案管理的前提，為了使檔案管理工作能夠順利的開展，需要對檔案收集和整理工作進行必要的強化，本文從以下方面對加強檔案收集和整理工作的有效方法進行闡述。此次研究對豐富檔案收集和整理工作方面知識具有理論性意義，對指導相關有效方法的實施具有現實指導性意義。

1 加強檔案收集和管理工作的重要意義

從檔案管理的角度來講，檔案收集和整理是其工作的本質。檔案收集與檔案資源數量息息相關，檔案整理與檔案質量息息相關。因此，對檔案收集和整理工作進行加強和完善具有重要的意義。當問題出現在檔案收集和整理工作中時，檔案在數量和質量方面都無法得到保障，并且使檔案管理手續(xù)工作的開展難度明顯提升。所以，當檔案的收集和整理工作有效完成之后，才能夠使檔案的使用價值得到充分的體現，還可以使其提供的信息資源服務更加的優(yōu)質，從而為社會經濟發(fā)展提供正向的推動作用。

2 檔案收集和整理工作中存在的問題

1）工作人員思想認知欠缺。當下，仍然有一定的問題存在于檔案管理之中，如工作人員對檔案缺乏正確的思想認知，其認為檔案的實際價值不大，檔案管理也可有可無，受到這種思想認知的影響，使得檔案管理工作無法順利的開展，進而使檔案的價值無法得到充分的體現。同時，由于檔案資源無法帶來一定的利益，使其在思想誤區(qū)中無法脫離，使得檔案工作也陷入到惡性循環(huán)之中。除此之外，部分工作人員片面的理解檔案管理，認為其只是對檔案資料進行收集，并裝成檔案即可，這樣導致檔案收集和管理工作的開展受到嚴重的影響。

2）檔案保管不力。對檔案收集和整理工作來講，檔案保管是重要的部分之一，當檔案保管工作有效完成之后，其不僅能夠為檔案的安全性和完整性提供保障，而且能夠使檔案收集和整理工作的意義得到有效凸顯。由于科技的進步，使得電子檔案和數字檔案形式越來越普及，但還是需要重視紙質檔案，因此很多珍貴的資料都是以紙質的形式存在，當這些檔案保管不力時，重新對其整理的困難性相對較大，甚至會使檔案資料被破壞的概率顯著增加。

3）管理制度缺乏健全性。當下，檔案管理在我國缺乏統(tǒng)一的管理制度，實施的檔案管理制度都是在各個單位自身情況的基礎上所制定的，這樣使檔案管理制度缺乏明顯的健全性。另外，各個單位在檔案管理工作的理解方面存在較大的差異性，使檔案收集和整理工作也缺乏標準，從而不僅使該工作的質量無法得到保障，而且使檔案資源無法得到有效的共享。

4）工作人員缺乏穩(wěn)定性。對檔案收集和整理工作來講，其為連續(xù)性和專業(yè)度都很強的一項工作，因此，需要專業(yè)的人員來長期從事，這樣才能夠使其效果得到充分的凸顯。但當下，絕大部分的從業(yè)人員都是兼職身份，其不僅在專業(yè)能力方面存在一定的欠缺，而且在穩(wěn)定性方面也十分欠缺，甚至出現工作態(tài)度散漫的現象，從而導致檔案收集和整理工作的質量與現代化需求之間存在較大差異性，進而對檔案管理工作的開展產生嚴重的限制。

3 新時期加強檔案收集和整理工作的有效方法

1）強化檔案管理制度的構建。對檔案管理制度來講，其在檔案收集和整理中起著一定的規(guī)范作用，為了使檔案收集和整理工作得到有效的加強，先需要對檔案管理制度構建進行強化。在制度之中，需要對檔案收集和整理工作的標準進行明確，并對工作操作流程進行規(guī)范。與此同時，需要對責任細化和分配進行有效落實，并對獎懲制度進行制定，這樣不僅可以使各個環(huán)節(jié)有章可循，而且可以使檔案收集和整理向統(tǒng)一化和規(guī)范化方向轉變，甚至使工作人員的認知得到強化，從而使檔案收集和整理工作的質量得到明顯的提升。

2）運用現代化管理技術。由于時代在不斷的發(fā)展，檔案管理向數字化和信息化方向進行轉變是必然趨勢。檔案信息化建設過程中，信息技術水平和檔案管理應用也隨之變化，因此，需要調整檔案信息化建設的目標。對檔案管理人員來講，需要在自身崗位工作內容的基礎上，一邊學習一邊進行操作，不僅使自身業(yè)務素質得到有效提升，而且能夠信息技術等知識進行有效掌握，從而使自身向綜合性檔案管理人才進行轉變。另外，在檔案整理中應用現代化手段，可以使效果得到有效的凸顯。在檢索查閱過程中應用計算機技術，可以使搜索時間大幅度降低，使人為因素產生的干擾得到有效的降低，又可以使計算機管理的優(yōu)勢得到有效凸顯，從而使其工作效率大幅度提升，進而能夠為社會提供更好的服務。

3）重視文件材料的收集和整理。對于存檔的文件或材料來講，需要及時的進行收集和整理，這樣可以使歸檔文件的完整性和時效性得到有效保障。另外，在對資料文件進行收集時，需要使其完整性得到有效突出。在對其進行整理時，需要在相關規(guī)定的基礎上，對其進行有效的分類整理。除此之外，需要對檔案保管工作進行強化，以此來使檔案機密安全得到有效保障。

4）提高工作人員綜合素養(yǎng)。對檔案管理工作來講，工作人員的綜合素養(yǎng)能夠對其產生直接的影響，為了使檔案收集和整理工作的質量得到提高，需要對工作人員的綜合素養(yǎng)進行有效的培養(yǎng)。首先，需要對工作人員進行定期的培訓，使其能夠對檔案管理工作產生正確的認知，從而對檔案管理工作加強重視程度，以此來使其工作質量得到保障。其次，對其進行有效的培訓，可以使其對計算機以及信息化方面知識進行了解和掌握，使其能夠利用現代化技術來完成管理工作，從而能夠對時代發(fā)展的需求進行滿足。

5）對檔案法進行貫徹并構建獎勵機制。當檔案法得到有效的宣傳和貫徹之后，可以使相關的領導和社會的關注度對其重視，從而使其檔案管理意識得到有效的強化，進而使良好的檔案工作氛圍被有效構建。與此同時，需要對機遇進行有效把握，將檔案自身的宣傳教育作用進行充分體現，并在獎勵機制的基礎上，來對工作人員的積極性進行調動，從而使其作用或意義得到充分的體現。

4 結語

通過本文的論述可知，檔案管理工作的基礎為檔案收集和整理，為了使檔案管理工作的質量得到提升，需要對檔案收集和整理工作的有效方法進行強化，這樣不僅可以使檔案信息資源的數量和質量得到保障，而且可以使檔案信息資源的價值得到充分凸顯。因此，需要對相關的方法進行詳細研究，從而使檔案管理水平得到明顯提高，進而為檔案事業(yè)的健康發(fā)展提供保障。