符榮恒

（海口市瓊山區(qū)生態(tài)環(huán)境監(jiān)察局，海南 ?？?571100）

結(jié)合企業(yè)檔案制度建設(shè)實(shí)際，采取良好的建設(shè)對(duì)策對(duì)提升檔案管理部門服務(wù)水平具有很積極的作用。結(jié)合企業(yè)檔案制度建設(shè)的特點(diǎn)，加強(qiáng)建設(shè)工作開展，不但能夠提升檔案管理工作的質(zhì)量，也能切實(shí)保障檔案管理工作的效率。因此，推動(dòng)建設(shè)工作良好開展，是企業(yè)檔案制度完善的重要選擇，也是企業(yè)檔案管理部門未來發(fā)展的重要方向?；诖?，有效分析檔案制度建設(shè)存在的問題，為企業(yè)檔案制度建設(shè)提供有力支持。

1 企業(yè)檔案制度建設(shè)存在的問題

1）檔案制度建設(shè)不全面。企業(yè)檔案制度建設(shè)的最終目標(biāo)是能夠覆蓋企業(yè)現(xiàn)階段發(fā)展的廣度和深度，對(duì)企業(yè)具有一個(gè)全面且準(zhǔn)確的信息記錄，促使企業(yè)的每一步發(fā)展歷程都有蹤跡可尋。但是現(xiàn)階段很多企業(yè)檔案制度都存在這樣一個(gè)問題，檔案制度難以做到涉及企業(yè)的方方面面。甚至于很多企業(yè)并不重視檔案管理部門，導(dǎo)致檔案制度落后于時(shí)代發(fā)展。同時(shí)在建設(shè)工作也會(huì)偏重于收集、整理、借閱等環(huán)節(jié)，而鑒定、編研等環(huán)節(jié)則缺乏相對(duì)健全的制度條款作為有效的支撐。進(jìn)而在實(shí)際開展管理工作時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問題，導(dǎo)致企業(yè)整體工作開展效率很低。

2）檔案制度落實(shí)不到位。企業(yè)檔案制度是為檔案管理工作服務(wù)的，只有促使檔案制度良好落實(shí)到管理工作中，才能切實(shí)彰顯制度的有效性。但是問題就在于很多企業(yè)的檔案制度只是“徒有其表”，沒有充分落實(shí)到企業(yè)實(shí)際工作當(dāng)中。例如在檔案移交環(huán)節(jié)中，很多部門憑借沒有時(shí)間、簡(jiǎn)化工作流程等理由，沒有將檔案資料遞交到檔案管理部門，進(jìn)而很多資料沒有及時(shí)歸檔，造成檔案管理工作混亂。再比如，很多企業(yè)即便針對(duì)逾期借閱具有相應(yīng)的處罰規(guī)定，但是實(shí)際情況是檔案管理人員不想破壞同事關(guān)系，很多時(shí)候選擇視而不見，導(dǎo)致逾期借閱的問題廣泛存在。正是由于檔案制度不健全、執(zhí)行起來不到位，導(dǎo)致檔案管理人員缺乏對(duì)健全檔案制度的積極性，也促使檔案制度的存在價(jià)值越來越低，最后形成惡性循環(huán)。

3）現(xiàn)代化制度建設(shè)不良。從當(dāng)前現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)可以得知，互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展和科技創(chuàng)新會(huì)逐漸落實(shí)到社會(huì)的方方面面，而企業(yè)檔案管理部門想要切實(shí)符合這一社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，迫切需要互聯(lián)網(wǎng)的加入。就當(dāng)前很多企業(yè)檔案管理工作來看，制度建設(shè)和實(shí)際管理工作之間存在“代溝”。這是因?yàn)楝F(xiàn)階段企業(yè)充分認(rèn)識(shí)到信息化技術(shù)所具有的優(yōu)勢(shì)，通過加強(qiáng)檔案管理部門信息化建設(shè)，促使其工作效率和質(zhì)量得到切實(shí)的提升。而問題就在于完善信息化基礎(chǔ)建設(shè)時(shí)，沒有對(duì)制度進(jìn)行相應(yīng)的更新，導(dǎo)致企業(yè)檔案制度仍停留在上一社會(huì)階段，難以與當(dāng)前檔案管理工作相配合。檔案管理人員自身也缺乏積極的制度建設(shè)意識(shí)，在處理工作過程中更多會(huì)依靠于以往經(jīng)驗(yàn)，這也導(dǎo)致檔案管理工作漏洞百出。除此之外，難以實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案制度現(xiàn)代化建設(shè)的關(guān)鍵原因是，企業(yè)現(xiàn)有檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平只停留在表面，只會(huì)運(yùn)用計(jì)算機(jī)處理一些很簡(jiǎn)單的工作，導(dǎo)致信息化技術(shù)難以落實(shí)到檔案管理更深的層面，進(jìn)而難以推動(dòng)企業(yè)檔案制度建設(shè)的現(xiàn)代化進(jìn)程，企業(yè)檔案管理部門為企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展所能提供的力量也十分有限。

2 企業(yè)檔案制度建設(shè)對(duì)策

1）建立健全制度體系。相對(duì)健全的企業(yè)檔案制度體系是良好開展檔案管理工作的關(guān)鍵，健全的制度體系主要包括國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、主管部門規(guī)章制度、企業(yè)業(yè)務(wù)管理規(guī)范。其中業(yè)務(wù)管理規(guī)范經(jīng)過不斷的驗(yàn)證改善，能夠逐漸形成相對(duì)全面有效的企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)。與此同時(shí)，在健全企業(yè)檔案制度過程中，應(yīng)該考慮到整個(gè)企業(yè)，不要將目光局限在檔案部門內(nèi)部。尤其是對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)層面的情況要具有充分的了解，企業(yè)檔案工作延伸要與業(yè)務(wù)拓展保持一致。首先，檔案部門要經(jīng)常性的對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)范圍做充分的了解，與當(dāng)下階段檔案制度內(nèi)容進(jìn)行比對(duì)檢查，確保符合業(yè)務(wù)記錄要求，為企業(yè)之后查找資料提供夯實(shí)基礎(chǔ)。企業(yè)檔案制度建設(shè)工作是沒有終點(diǎn)的，是要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展進(jìn)行持續(xù)性的完善和優(yōu)化的。開展檔案管理工作時(shí)，發(fā)現(xiàn)新的記錄材料時(shí)要對(duì)其來源、分類等進(jìn)行深入的調(diào)查分析。如果檔案管理工作過程中出現(xiàn)問題，在解決問題時(shí)也要了解其問題出現(xiàn)的原因，進(jìn)而避免之后出現(xiàn)相同的問題。

2）有效落實(shí)檔案制度。企業(yè)檔案制度建設(shè)的目的就是為了良好落實(shí)，推動(dòng)企業(yè)檔案管理部門工作良好開展。檔案制度建設(shè)是服務(wù)于檔案管理工作的，需要切實(shí)保障其實(shí)用性，這樣在實(shí)際落實(shí)的過程中，才能充分發(fā)揮檔案制度的價(jià)值，也能促使管理工作良好推進(jìn)。在企業(yè)檔案制度建設(shè)過程中，應(yīng)該充分考慮到制度的可操作性。首先，制度的表現(xiàn)方式應(yīng)該做到簡(jiǎn)潔、直觀，讓管理人員和執(zhí)行人員都能夠十分清晰地明確制度建設(shè)的目的、制度落實(shí)的方式，進(jìn)而促使管理工作得以順利進(jìn)行。有一些比較復(fù)雜的管理程序，可以采用流程圖的方式進(jìn)行補(bǔ)充說明，有利于執(zhí)行者理解。其次，切記避免一些不符合實(shí)際的制度內(nèi)容，導(dǎo)致執(zhí)行效率和質(zhì)量達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)。在開展檔案管理工作時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一種現(xiàn)象是，工作人員依照自身經(jīng)驗(yàn)開展工作，雖然制度上沒有詳細(xì)的說明，但是能夠保障工作效率和質(zhì)量。針對(duì)這種情況，工作人員應(yīng)該有意識(shí)地將有效的管理方法和管理經(jīng)驗(yàn)形成具體的制度內(nèi)容，促使其能夠?yàn)槠渌ぷ魅藛T開展工作提供科學(xué)依據(jù)。

3）推動(dòng)制度現(xiàn)代化建設(shè)。針對(duì)當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀，結(jié)合現(xiàn)階段時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，企業(yè)應(yīng)該有意識(shí)地推動(dòng)檔案管理建設(shè)工作現(xiàn)代化發(fā)展。我國(guó)當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)和科技的發(fā)展步伐如此之快，也為企業(yè)檔案制度建設(shè)提供了極大的靈感。從企業(yè)實(shí)際需求出發(fā)，要注重優(yōu)化管理工作、應(yīng)急處理工作等。首先，企業(yè)要加強(qiáng)檔案部門的信息化建設(shè)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案、科學(xué)建設(shè)檔案館舍、明確檔案管理的責(zé)任制度、經(jīng)常性的檢查處理檔案資料等，促使企業(yè)檔案管理工作能夠?yàn)槠髽I(yè)良好發(fā)展貢獻(xiàn)更大的力量。其次，為了促使企業(yè)檔案制度建設(shè)能夠逐步走向現(xiàn)代化，企業(yè)應(yīng)該重視現(xiàn)代化人才的培養(yǎng)。從人才錄入階段開始，要適當(dāng)?shù)靥嵘浫霕?biāo)準(zhǔn)，選擇能夠熟練操作計(jì)算機(jī)的人才，進(jìn)而能夠有效提升檔案管理制度建設(shè)的現(xiàn)代化程度。同時(shí)，對(duì)于企業(yè)現(xiàn)有檔案管理人員，應(yīng)該對(duì)其專業(yè)能力提升提出一定的要求，鼓勵(lì)其學(xué)習(xí)相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，從而為企業(yè)檔案制度建設(shè)工作提供有力支持。

3 結(jié)語(yǔ)

通過對(duì)企業(yè)檔案制度建設(shè)的了解，在建設(shè)過程中，采取有效的建設(shè)對(duì)策，對(duì)檔案部門開展有效的管理工作具有很積極的作用。結(jié)合當(dāng)前企業(yè)檔案制度建設(shè)實(shí)際，開展良好的建設(shè)工作，對(duì)企業(yè)實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有直接影響。因此，應(yīng)立足于企業(yè)檔案制度建設(shè)實(shí)際，對(duì)建設(shè)工作存在的問題進(jìn)行深入的分析，進(jìn)而采取有針對(duì)性的建設(shè)策略，為完善企業(yè)檔案制度奠定良好的基礎(chǔ)，滿足企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需求，解決現(xiàn)階段檔案管理工作開展不良的問題。