梁紅運(yùn)

（鄆城縣疾病預(yù)防控制中心，山東 菏澤 274700）

社會(huì)整體發(fā)展使得人們對(duì)自身健康重視程度逐漸提升，在新時(shí)代對(duì)醫(yī)療行業(yè)有著新的需求。面對(duì)新的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)，疾控中心需要作出相對(duì)的改革調(diào)整，文書(shū)檔案是疾控中心記錄內(nèi)部研究的重要資料，可以為醫(yī)療相關(guān)研究提供客觀的參考依據(jù)，因此規(guī)范疾控中心內(nèi)部文書(shū)檔案管理勢(shì)在必行。

1 在疾控中心文書(shū)檔案管理過(guò)程中運(yùn)用OA系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)

在疾控中心內(nèi)部文化檔案管理時(shí)使用OA系統(tǒng)能夠加快辦公速度，將人力辦公轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣?dòng)化辦公，是一種新時(shí)代辦公軟件的成功轉(zhuǎn)型。傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理多半使用紙質(zhì)記錄的方式，這種方式花費(fèi)大量的時(shí)間和人力資源，且紙質(zhì)資料具有存儲(chǔ)困難的特性，很容易受到外部條件的影響發(fā)生損壞。傳統(tǒng)的疾控中心檔案管理設(shè)立專門(mén)的文書(shū)儲(chǔ)藏室，文書(shū)隨著時(shí)間的累積逐漸變多，給管理人員的查閱帶來(lái)嚴(yán)重的阻礙。OA辦公系統(tǒng)能夠打破傳統(tǒng)文書(shū)存儲(chǔ)管理來(lái)自時(shí)間空間的局限，可以將文書(shū)資料儲(chǔ)存至互聯(lián)網(wǎng)，一定程度上節(jié)省文書(shū)占據(jù)的存儲(chǔ)空間，為疾控中心減少管理成本。使用OA系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的辦公系統(tǒng)能夠使文件的管理查找變得更為簡(jiǎn)單，管理人員只需要在電腦系統(tǒng)中輸入目標(biāo)文件的關(guān)鍵詞，文件就會(huì)馬上顯示出來(lái)，提升管理人員的工作效率，加快醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的步伐。

2 現(xiàn)階段疾控中心文書(shū)檔案的管理狀況

1）從業(yè)人員專業(yè)性較弱。雖然醫(yī)療事業(yè)發(fā)展推動(dòng)疾控中心管理進(jìn)步，但在現(xiàn)階段疾控中心的內(nèi)部文書(shū)管理仍舊存在一些問(wèn)題待優(yōu)化，只有重視這些問(wèn)題，才能使醫(yī)療事業(yè)發(fā)展更為迅速。從疾控中心內(nèi)部文書(shū)檔案管理發(fā)展角度看，從業(yè)人員專業(yè)性較弱，大多數(shù)情況為臨時(shí)的工作人員，其中很多人員都沒(méi)有配備專業(yè)的管理資格證書(shū)。這種情況使得文件管理人員水平參差不齊，很難保證文件得到優(yōu)良的管理，在文件查閱和歸還時(shí)不能做好移交工作，在日常生活中內(nèi)部管理不夠規(guī)范，使得醫(yī)療文件存儲(chǔ)混亂，不能及時(shí)找出需求文件，在查找文件過(guò)程中浪費(fèi)大量的時(shí)間，為醫(yī)療工作的開(kāi)展帶來(lái)嚴(yán)重的阻礙。

2）配備設(shè)施相對(duì)落后。新時(shí)代，人們對(duì)醫(yī)療事業(yè)重視程度提升，使得醫(yī)療建筑設(shè)施大量建造，同過(guò)去的醫(yī)療設(shè)施相比新型醫(yī)療事業(yè)辦公條件得以改善，但在文書(shū)檔案管理方面人們對(duì)其重視力度不強(qiáng)，很多文書(shū)檔案工作仍舊使用傳統(tǒng)的方式開(kāi)展辦公，在一定程度上對(duì)醫(yī)療事業(yè)整體發(fā)展帶來(lái)阻礙[1]。另外，傳統(tǒng)文書(shū)檔案多使用紙質(zhì)記錄，這種方式不利于重要資料的儲(chǔ)存，重要的醫(yī)療資料很容易在存儲(chǔ)過(guò)程中由于受潮等外在因素的影響發(fā)生損壞，這些文件的損壞是不可逆的，很多重要文件并沒(méi)有事先備份，一旦保存過(guò)程中出現(xiàn)損壞，重要的醫(yī)學(xué)資料會(huì)發(fā)生永久性的丟書(shū)，嚴(yán)重影響醫(yī)療工作的順利開(kāi)展。

3）缺乏完善的制度。現(xiàn)階段，很多疾控中心已經(jīng)制定相關(guān)的內(nèi)部管理制度，由于管理人員對(duì)文書(shū)檔案管理重視力度不強(qiáng)，使得文書(shū)檔案管理方面幾乎沒(méi)有配備相關(guān)的管理制度，文書(shū)檔案管理人員在日常管理中沒(méi)有相關(guān)的制度可以參考，很容易造成內(nèi)部管理的混亂，長(zhǎng)此以往導(dǎo)致大量珍貴的文件發(fā)生丟失損壞，不利于相關(guān)醫(yī)療研究事業(yè)發(fā)展。

4）檔案收集不齊全。從疾控中心內(nèi)部文書(shū)檔案存儲(chǔ)范圍角度看，管理人員日常工作主要是配合其他人員的文件查閱和歸檔，文書(shū)檔案管理不規(guī)范很容易使得機(jī)構(gòu)內(nèi)部人員查看文件后歸檔不及時(shí)，導(dǎo)致文書(shū)檔案資料存儲(chǔ)不齊全[2]。另外，由于很多疾控中心內(nèi)部文書(shū)管理沒(méi)有明確的規(guī)范，內(nèi)部人員在進(jìn)行檔案借取時(shí)不能詳細(xì)的登記，同管理人員沒(méi)有事先溝通，使得檔案管理人員對(duì)部分檔案的去向不了解，最終導(dǎo)致重要文件丟失。

3 疾控中心文書(shū)檔案的規(guī)范化管理方法研究

1）加強(qiáng)培訓(xùn)，提升從業(yè)人員專業(yè)性?，F(xiàn)階段，面對(duì)醫(yī)療事業(yè)改革優(yōu)化局面，疾控中心需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展必然趨勢(shì)，加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部文書(shū)檔案管理的重視，提升內(nèi)部文書(shū)檔案整體的管理水平，可以從加強(qiáng)內(nèi)部員工的培訓(xùn)入手，增加從業(yè)人員專業(yè)性，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案規(guī)范性管理。疾控中心高層管理人員需要定期對(duì)內(nèi)部從業(yè)人員展開(kāi)更加專業(yè)系統(tǒng)的訓(xùn)練，增加從業(yè)人員在檔案管理方面的知識(shí)，使得從業(yè)人員對(duì)自身的文書(shū)管理工作職責(zé)產(chǎn)生新認(rèn)識(shí)，提升從業(yè)人員的責(zé)任心。從業(yè)人員在經(jīng)過(guò)一段時(shí)間專業(yè)教育后，會(huì)對(duì)文書(shū)管理方面的工作更加熟悉，明確檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，檔案管理逐漸信息化。疾控中心高層管理人員可以向從業(yè)人員提供再教育的機(jī)會(huì)，建立績(jī)效考核制度，鼓勵(lì)更多從業(yè)人員主動(dòng)學(xué)習(xí)，同新時(shí)代接軌逐漸熟練OA自動(dòng)化等辦公軟件，提升自身管理專業(yè)性。

2）配備齊全的設(shè)施。疾控中心如果想要將內(nèi)部文書(shū)管理向?qū)I(yè)性和規(guī)范性轉(zhuǎn)變，需要健全內(nèi)部文書(shū)管理基礎(chǔ)設(shè)施，增加檔案管理方面的資金投入，使得文書(shū)管理部門(mén)能夠使用更加先進(jìn)的辦公設(shè)備，擴(kuò)大文書(shū)存儲(chǔ)庫(kù)房改善條件配置，在其中設(shè)置科學(xué)控制系統(tǒng)對(duì)內(nèi)部管理實(shí)時(shí)監(jiān)控，完善消防設(shè)施降低出現(xiàn)火災(zāi)的概率加強(qiáng)防竊能力。另外，疾控中心高層管理人員需要及時(shí)轉(zhuǎn)變自身的發(fā)展理念，在文書(shū)檔案儲(chǔ)存室中設(shè)置空調(diào)平衡室內(nèi)溫度，設(shè)置可以移動(dòng)的儲(chǔ)物架，完善辦公室的互聯(lián)網(wǎng)配置，購(gòu)買掃描儀器等辦公設(shè)備。高層管理人員可以在機(jī)構(gòu)發(fā)展基礎(chǔ)上，使用先進(jìn)的科學(xué)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，將重要的數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)至網(wǎng)絡(luò)，提升資料的安全保密性，擴(kuò)大資料的整體存儲(chǔ)量，在一定程度上減少查閱資料花費(fèi)的時(shí)間，加快工作速度減少人力資源的浪費(fèi)。從業(yè)人員可以將重要的檔案數(shù)據(jù)同OA自動(dòng)化辦公設(shè)備相融合，使用新型電腦技術(shù)在互聯(lián)網(wǎng)中開(kāi)展日常工作，減少工作出現(xiàn)失誤的概率，最大程度完成文件的管理工作。

3）完善內(nèi)部管理制度。完善文書(shū)檔案內(nèi)部管理制度，能夠幫助疾控中心日常工作順利進(jìn)行。在完善整個(gè)文書(shū)檔案內(nèi)部管理制度工作中，應(yīng)當(dāng)同相關(guān)法律法規(guī)結(jié)合，使整個(gè)制度嚴(yán)格按照法律規(guī)定執(zhí)行。疾控中心需要從自身發(fā)展真實(shí)狀況出發(fā)，建立符合自身發(fā)展需要的管理制度，使得檔案日常管理更加規(guī)范，避免檔案由于隨意管理出現(xiàn)重要文件丟失等狀況。

4）提高檔案管理的水平。同過(guò)去的醫(yī)學(xué)資料相比，現(xiàn)代醫(yī)學(xué)資料總量相對(duì)較大，為現(xiàn)代疾控中心檔案管理帶來(lái)一定的壓力。從檔案管理任務(wù)角度說(shuō)，傳統(tǒng)的醫(yī)療檔案建設(shè)管理相對(duì)簡(jiǎn)單，現(xiàn)代醫(yī)療檔案管理具備一定的復(fù)雜性，日常管理工作也在逐漸發(fā)生著較大的變化?，F(xiàn)代的醫(yī)學(xué)檔案管理通常是將過(guò)去教訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)做出統(tǒng)一的總結(jié)和整理，對(duì)從業(yè)人員整體素質(zhì)同水平有著更高的要求，從業(yè)人員在熟練掌握相關(guān)的醫(yī)學(xué)檔案管理知識(shí)的同時(shí)，需要擁有較高的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)。只有疾控中心擁有較高能力的人才隊(duì)伍，才能應(yīng)對(duì)新時(shí)代文件管理方面的改革和挑戰(zhàn)。

4 結(jié)論

總而言之，面對(duì)新時(shí)代醫(yī)療事業(yè)的種種機(jī)遇和挑戰(zhàn)，疾控中心高層管理人員需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視力度，可以通過(guò)加強(qiáng)培訓(xùn)、配備齊全的設(shè)施、完善內(nèi)部管理制度、提高檔案管理整體水平等方式使內(nèi)部檔案管理更加規(guī)范，繼而為我國(guó)醫(yī)療事業(yè)整體發(fā)展貢獻(xiàn)力量。