蘇 勇

（內(nèi)蒙古自治區(qū)呼倫貝爾市鄂倫春自治旗勞動人事爭議仲裁院，內(nèi)蒙古 呼倫貝爾 165450）

隨著人事制度改革的不斷深入及勞動者維權(quán)意識的不斷增強，在發(fā)生勞動人事糾紛時，更多的人會選擇到勞動人事爭議部門申請仲裁。所謂勞動人事爭議仲裁檔案，就是勞動人事爭議仲裁機構(gòu)在案件處理過程中針對使用相關(guān)的各種文字、影像、人證物證以及其他證據(jù)載體，形成的客觀記錄，對于爭議裁定部門、案件本身以及仲裁雙方都有非常重要的意義。一方面，有利于監(jiān)督仲裁員依法辦案，又可以科學(xué)有效地管理仲裁檔案；另一方面，全面、詳細、規(guī)范的仲裁檔案是后續(xù)勞動人事爭議仲裁工作的有效借鑒。因此，不斷優(yōu)化勞動人事爭議檔案管理工作，是促進勞動人事爭議仲裁工作科學(xué)化、數(shù)字化，構(gòu)建和諧勞動關(guān)系的重要組成部分。

1 現(xiàn)階段勞動人事爭議仲裁檔案管理存在的問題

勞動人事爭議仲裁檔案是勞動人事爭議過程的重要記錄，具有真實性的特點。隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，人事制度改革不斷深化及勞動者維權(quán)意識不斷增強，勞動人事爭議仲裁案件逐漸增多，這對勞動人事爭議仲裁工作提出了更高的要求。而檔案管理作為勞動人事爭議仲裁工作的重要組成部分，在規(guī)范勞動仲裁工作、提升案卷管理水平等方面發(fā)揮著重要作用。但當前勞動人事爭議仲裁檔案管理工作仍存在一些問題，這也大大降低了勞動人事爭議仲裁檔案管理的質(zhì)量。

第一，檔案管理信息化水平亟待提升。信息時代下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用在各行各業(yè)的領(lǐng)域當中，勞動人事爭議仲裁檔案管理也不例外。但在大多數(shù)檔案管理工作過程中，互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢并沒有被充分發(fā)揮出來。各地檔案管理仍以手工操作為主，計算機只是起輔助記錄的作用。在后期案件查詢過程中，仍需要人工來處理操作。這樣既增加了工作量，使檔案管理更加復(fù)雜，也阻礙了檔案管理工作的順利開展。與此同時，由于檔案管理人員的信息化水平較低，導(dǎo)致大部分檔案存儲都以紙質(zhì)材料為主，一旦發(fā)生重大災(zāi)害，就會使檔案材料嚴重受損。

第二，檔案管理工作者專業(yè)素質(zhì)亟待加強。勞動人事爭議仲裁檔案詳細記錄了勞動人事糾紛的詳細內(nèi)容和處理過程。當前，我國基層勞動人事爭議管理部門的工作人員較少，且檔案一般是由一到二名人員來進行兼職管理。而這些兼職檔案管理人員通常沒受到過專業(yè)培訓(xùn)，只是負責(zé)一些簡單的工作內(nèi)容，這就很容易造成檔案管理工作流于表面，造成檔案利用效率低，無法發(fā)揮出檔案管理的真正作用。

第三，檔案管理工作流程繁瑣。通常來說，在勞動人事爭議仲裁案件結(jié)束后，會按目錄來進行案件檔案的排序。如果缺少資料，會讓當事人進行補交。資料齊全后，才會進行歸檔。在此環(huán)節(jié)中，需要采用純?nèi)斯さ姆绞絹磉M行。由于流程較為繁瑣，耗費時間較多，嚴重阻礙了檔案管理工作效率的提升。

第四，重視程度不高。作為人事檔案管理的重要組成部分，勞動人事爭議仲裁檔案一般由勞動人事爭議仲裁部門進行管理。而勞動人事爭議仲裁的工作重點通常是審理和調(diào)節(jié)勞動糾紛，容易忽視檔案管理工作。部分工作人員認為檔案管理只是一項后勤輔助工作，所屬政府組成部門在基礎(chǔ)設(shè)施配備及人員培訓(xùn)等方面也都未給予相應(yīng)的支持，導(dǎo)致檔案管理工作未達到預(yù)期的效果。

2 新時期優(yōu)化勞動人事爭議仲裁檔案管理方法

勞動人事爭議仲裁檔案的優(yōu)化科學(xué)管理，是更好的發(fā)揮其價值的基礎(chǔ)。勞動人事爭議仲裁檔案管理工作隨著人們對仲裁管理的認識不斷深入，有了更高的要求；同時隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，有了提升質(zhì)量的可能性。另外，對于勞動人事爭議仲裁檔案管理人員來說，需要持續(xù)提高自己的專業(yè)能力。只有從多方面入手，才能使勞動人事爭議仲裁檔案管理質(zhì)量切實得到提高。

1）新時期，優(yōu)化勞動人事爭議仲裁檔案管理工作，必須加強檔案管理信息化，提高工作效率。

一方面，勞動人事爭議檔案不僅包括文字材料，也包括音頻和圖片等。對此，在勞動人事爭議仲裁檔案管理過程中，應(yīng)以科學(xué)技術(shù)為支撐，利用計算機、掃描儀等設(shè)備，將檔案材料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，進而提高工作效率。構(gòu)建人事檔案管理信息庫，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，以便于快速查找相應(yīng)的檔案材料。這樣既能降低人力成本，縮短歸檔時間，還能提高檔案管理工作的有效性。

另一方面，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)早已廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)的發(fā)展過程中。對此，在勞動人事爭議仲裁檔案管理過程中，必須加強檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大資金投入力度，解決區(qū)域間發(fā)展不平衡的問題。針對發(fā)展較為落后的地區(qū)，應(yīng)給予政策扶持，配備檔案管理信息化設(shè)備，如計算機、掃描儀及相機等。這樣既方便檔案的查找和保存，也能提高檔案管理效率。

2）新時期，優(yōu)化勞動人事爭議仲裁檔案管理工作，必須加大檔案工作人員培訓(xùn)，提高工作質(zhì)量。

一方面，檔案管理是一項專業(yè)性強的工作，需要從業(yè)人員擁有較高的職業(yè)素養(yǎng)和一定的工作經(jīng)驗。只有具備一支優(yōu)秀的勞動仲裁檔案管理人才隊伍，才能推動檔案管理工作更好地開展。對此，必須重視檔案管理工作，加大相關(guān)工作者的培訓(xùn)力度，使其形成專業(yè)知識理論體系。必要時可邀請領(lǐng)域?qū)＜一驅(qū)W者開辦講座，實現(xiàn)檔案管理的高效化。

另一方面，增強工作者的素質(zhì)是提高工作質(zhì)量的關(guān)鍵。對此，在勞動人事爭議仲裁檔案管理過程中，應(yīng)選拔專業(yè)能力強的工作人員，注重激勵機制，讓工作能力強、真正想干事能干事的人能進入檔案管理工作中。對工作表現(xiàn)好的人員進行相應(yīng)的獎勵，充分激發(fā)檔案管理者的工作熱情。

3）新時期，優(yōu)化勞動人事爭議仲裁檔案管理工作，必須提高檔案管理重視程度，規(guī)范工作流程。

一方面，勞動人事爭議仲裁部門的各項工作都離不開檔案管理的配合和支持。從根本上說，檔案管理是一項基礎(chǔ)性工作，其目的在于為本部門工作提供信息支撐。對此，必須提高對檔案管理工作的重視程度，認識到檔案管理在本部門工作中的作用，加強對相關(guān)工作者的思想教育，使其從根本上明白檔案管理工作的重要性，進而推動檔案管理工作的順利開展。

另一方面，工作流程的規(guī)范化與完備的檔案管理工作制度是提升檔案管理工作質(zhì)量的重要保障。對此，在勞動人事爭議仲裁檔案管理過程中，應(yīng)規(guī)范工作流程，細化工作內(nèi)容，實行責(zé)任追究制。一旦出現(xiàn)問題，就可直接追究責(zé)任人，有效約束檔案管理工作行為，保證檔案管理工作的有序開展。同時，還應(yīng)結(jié)合各地具體情況，對現(xiàn)行制度中的缺漏之處進行增加或修改，盡可能使檔案管理工作做到有章可循，有法可依。加大監(jiān)管力度，定期開展檢查，避免檔案管理過程中出現(xiàn)材料丟失、信息泄露等問題，進一步增強檔案管理工作的規(guī)范性。