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        機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作強(qiáng)化策略探討

        2020-02-28 14:33:56李春艷
        卷宗 2020年36期
        關(guān)鍵詞:規(guī)范化事業(yè)單位檔案管理

        李春艷

        (阜新市疾病預(yù)防控制中心,遼寧 阜新 123000)

        近些年來,在我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)快速發(fā)展的背景之下,推進(jìn)了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的進(jìn)步與發(fā)展,檔案管理工作的重要性越來越凸顯出來。然而,在多種不利因素的影響之下,檔案管理工作之中暴露出許多的問題,難以滿足新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展要求。因此,要重視開展檔案規(guī)范化管理工作,全面地提升檔案管理工作質(zhì)量與效率。

        1 加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的重要性

        1)有助于推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展過程之中檔案管理工作發(fā)揮著重要作用,為領(lǐng)導(dǎo)者與管理者制定相關(guān)決策提供了重要的參考資料,已經(jīng)成為衡量事業(yè)單位管理水平的重要指標(biāo)。對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言推進(jìn)檔案管理規(guī)范化是非常必要的,可以真實(shí)、全面地反映出事業(yè)單位的發(fā)展情況,增強(qiáng)事業(yè)單位的市場競爭實(shí)力,由此推進(jìn)事業(yè)單位的健康長遠(yuǎn)發(fā)展[1]。

        2)有助于為機(jī)關(guān)事業(yè)單位制定后期管理方案提供依據(jù)。檔案資料不單單包含了員工的基本信息,更包括了事業(yè)單位所獲得成果。在制定事業(yè)單位后期管理工作方案時(shí),通過查詢與運(yùn)用相關(guān)的檔案信息,可以提升方案制定的質(zhì)量與水平。由此,加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化工作,對于推進(jìn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展有著深遠(yuǎn)的意義。

        2 當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理中面臨的問題

        第一,缺乏檔案規(guī)范化管理的重視。就目前而言,大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者與管理者在思想上缺乏對于檔案規(guī)范化管理的重視,難以認(rèn)識(shí)到開展檔案管理工作的重要價(jià)值,不重視采取相關(guān)的措施以推進(jìn)檔案規(guī)范化建設(shè),很大程度上阻礙著檔案管理規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程。第二,部門歸檔立卷制度落實(shí)不到位。在開展規(guī)范化檔案管理之中部門歸檔立卷工作發(fā)揮著重要作用,這就要求各個(gè)部門要保證歸檔立卷制度的落實(shí),以此為開展規(guī)范化檔案管理打下基礎(chǔ),但是目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位各個(gè)部門歸檔立卷工作落實(shí)不到位,影響了檔案管理工作的開展。第三,完善的檔案管理制度是保證檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ),當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位普遍未制定完善的檔案管理制度,實(shí)際執(zhí)行的效果也并不理想,很大程度上影響了檔案管理工作質(zhì)量與效果[2]。第四,調(diào)查研究顯示,絕大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜,實(shí)際開展檔案管理工作中所耗費(fèi)的人力、物力、財(cái)力眾多,而檔案管理工作的質(zhì)量與效率并不高。在推進(jìn)檔案管理規(guī)范化管理中,必須要重視對檔案使用手續(xù)的簡化,創(chuàng)造利于檔案管理工作的條件。第五,雖然信息技術(shù)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中運(yùn)用越來越多,但是當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)在開展檔案管理工作中對信息技術(shù)的運(yùn)用不到位,影響了辦公自動(dòng)化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),不利于開展規(guī)范化的檔案管理工作;第六,保證信息安全是檔案管理工作中重要內(nèi)容,在信息時(shí)代背景下必須要重視開展信息安全防范,以免發(fā)生信息泄露而阻礙著機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展。但是大多數(shù)管理人員安全意識(shí)非常淡薄,不重視開展相關(guān)的信息維護(hù)工作,不利于規(guī)范化檔案管理工作的進(jìn)行[3]。

        3 加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案規(guī)范化管理工作的措施

        1)構(gòu)建起完善的檔案管理制度,明確檔案管理職責(zé)。要想開展規(guī)范化檔案管理工作,完善的檔案管理制度是重要基礎(chǔ),以制度形式規(guī)范檔案管理工作,明確各個(gè)崗位人員責(zé)任,以免出現(xiàn)違法違紀(jì)等行為。同時(shí),作為檔案管理人員在開展日常工作中要遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的基本原則,實(shí)現(xiàn)對檔案信息的分類管理,保障檔案管理的規(guī)范性。此外,組織成立專門的檔案管理小組,制定完善的工作計(jì)劃,依照計(jì)劃開展相關(guān)工作,推進(jìn)檔案規(guī)范化管理工作開展。

        2)重視對檔案管理人員的培訓(xùn),提升檔案管理工作地位。檔案管理人員是機(jī)關(guān)單位檔案管理工作實(shí)施主體,其專業(yè)水平與綜合素質(zhì)高低將會(huì)影響檔案管理工作質(zhì)量,對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化與系統(tǒng)化培訓(xùn)是推進(jìn)規(guī)范化檔案管理工作關(guān)鍵,這就要求機(jī)關(guān)單位組織檔案管理人員定期參加相關(guān)專業(yè)知識(shí)技能培訓(xùn),提升檔案管理人員的整體素質(zhì),并通過構(gòu)建起完善的獎(jiǎng)懲制度,充分地調(diào)動(dòng)人員工作熱情,推進(jìn)規(guī)范化檔案管理工作的開展。

        3)重視對現(xiàn)代化設(shè)備的運(yùn)用,提升檔案管理現(xiàn)代化水平。計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用日益廣泛,在開展機(jī)關(guān)單位規(guī)范化檔案管理中,要重視對現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用,提升檔案管理工作質(zhì)量與效率同時(shí),實(shí)現(xiàn)對檔案的分類管理。同時(shí),依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用搭建檔案共享平臺(tái),提升檔案查詢與登記工作效率,實(shí)現(xiàn)對檔案資料的充分利用。除此之外,做好檔案管理人員培訓(xùn)工作,強(qiáng)化其對現(xiàn)代化信息技術(shù)的認(rèn)識(shí),使其靈活地應(yīng)用現(xiàn)代化設(shè)備開展檔案管理工作,使檔案管理工作質(zhì)量與效率更上一個(gè)臺(tái)階。

        4)重視對檔案管理工作的監(jiān)督與管理。當(dāng)前,機(jī)關(guān)事業(yè)對檔案管理的監(jiān)管不到位是影響檔案管理工作規(guī)范性的重要因素,為了推進(jìn)規(guī)范化檔案管理工作的開展,機(jī)關(guān)事業(yè)單位在思想上要重視對檔案的監(jiān)管,對檔案管理人員實(shí)行不定期的崗位檢查,督促工作人員認(rèn)真地做好本職工作,并對工作中存在失誤的人員進(jìn)行批評(píng)教育,使其端正好工作態(tài)度,同時(shí)對工作中表現(xiàn)良好人員進(jìn)行物質(zhì)上與精神上獎(jiǎng)勵(lì),充分地調(diào)動(dòng)人員工作積極性與主動(dòng)性,促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量與效率的提升。與此同時(shí),要組織成立專門的檔案督查小組,實(shí)行對檔案管理工作檢查,推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化開展[4]。

        5)加強(qiáng)檔案管理的創(chuàng)新服務(wù),增強(qiáng)檔案管理服務(wù)意識(shí)。作為檔案管理人員自身要擺脫傳統(tǒng)思想理念的束縛,不斷地增強(qiáng)自己的服務(wù)意識(shí),利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢開設(shè)檔案信息的自主查詢與分類查詢等,及時(shí)更新與補(bǔ)充檔案信息,保證檔案信息的準(zhǔn)確性,為領(lǐng)導(dǎo)制定相關(guān)決策提供重要的參考依據(jù)。與此同時(shí),要根據(jù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的實(shí)際情況運(yùn)用合適的檔案管理模式,推進(jìn)檔案管理工作的高質(zhì)量高效率地進(jìn)行。總之,在全新發(fā)展時(shí)代下要重視對檔案管理理念創(chuàng)新,開創(chuàng)全新的檔案管理方式,全面地保障檔案管理質(zhì)量與效率。

        6)出臺(tái)相關(guān)的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)。從目前來看,我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理工作中面臨著諸多問題,影響了檔案管理工作質(zhì)量水平的提升。針對上述問題,對于政府相關(guān)部門而言要盡快地根據(jù)檔案管理實(shí)際需要,相應(yīng)地出臺(tái)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn),對檔案管理工作提出嚴(yán)格要求,使其按照規(guī)范要求進(jìn)行各項(xiàng)工作,推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作朝著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與有序化方向發(fā)展,為提升檔案資源利用效率創(chuàng)造出有利條件。

        4 結(jié)語

        綜上所述,在社會(huì)改革不斷深化背景下,機(jī)關(guān)事業(yè)單位在思想上要重視開展規(guī)范化的檔案管理工作,通過構(gòu)建完善的檔案管理制度,提升檔案管理人員素質(zhì),運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備以及開展檔案管理監(jiān)管工作等途徑,使檔案管理工作朝著規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展,為機(jī)關(guān)事業(yè)單位健康長遠(yuǎn)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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