郭曉杰

（核工業(yè)二八0研究所，四川 廣漢 618300）

對(duì)于文書(shū)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，一方面要保證工作的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，另一方面也要使得檔案信息在過(guò)程中能夠被監(jiān)控和管理。當(dāng)文書(shū)檔案信息管理內(nèi)容上傳到線上系統(tǒng)，相關(guān)管理人員就可以根據(jù)線上系統(tǒng)的查閱，實(shí)時(shí)的掌握當(dāng)前該類型檔案信息的儲(chǔ)存情況，無(wú)論在任何時(shí)間任何地點(diǎn)，只要有網(wǎng)絡(luò)接入就可以完成這樣的查閱過(guò)程，并且查閱過(guò)程中不會(huì)對(duì)檔案的歸攏情況造成影響，也不會(huì)影響到其他部門(mén)和人員，在同一時(shí)間進(jìn)行信息內(nèi)容調(diào)閱的需求，完美的解決了過(guò)去由于紙質(zhì)這個(gè)介質(zhì)的特殊性所造成的查閱和檢查的限制。

1 文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀

每一個(gè)單位部門(mén)在日常管理和運(yùn)行過(guò)程中都會(huì)產(chǎn)生大量的信息檔案，需要由專門(mén)的部門(mén)和人員對(duì)其進(jìn)行整理和分類，基本上只要有組織機(jī)構(gòu)的地方，都會(huì)存在文書(shū)檔案管理的需求和工作場(chǎng)景。隨著社會(huì)的發(fā)展，文書(shū)檔案信息儲(chǔ)存的對(duì)象類型也更加的豐富，由原本的文字轉(zhuǎn)變?yōu)橐纛l，視頻，影像，電子檔案，消費(fèi)記錄等多種復(fù)雜多元的信息體。單純的紙質(zhì)介質(zhì)已經(jīng)無(wú)法滿足對(duì)此類豐富媒體類型進(jìn)行記錄的要求。目前越來(lái)越多涉及文書(shū)檔案管理工作的機(jī)構(gòu)，都開(kāi)始考慮將線下檔案庫(kù)轉(zhuǎn)為線上，以信息化手段來(lái)進(jìn)行后續(xù)信息的錄入，確保信息的準(zhǔn)確性，查閱和利用的時(shí)效性和方便性，同時(shí)也為文書(shū)檔案信息的管理制定了更加現(xiàn)代化的規(guī)章制度以適配新型管理場(chǎng)景所提出的各類要求。

1.1 缺乏對(duì)檔案管理工作的重視

單位文書(shū)檔案的管理和規(guī)劃發(fā)展，離不開(kāi)單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的重視。除了專職檔案管理機(jī)構(gòu)，單位的文書(shū)管理多認(rèn)為并不是其主要業(yè)務(wù)工作的構(gòu)架，認(rèn)為這些工作沒(méi)有技術(shù)含量，人員上崗后就能上手，這造成很多單位文書(shū)收集隨意，整理不規(guī)范，立卷制作檔案困難的情況。這樣片面的收集文書(shū)檔案，不僅會(huì)造成文書(shū)檔案的缺失，檔案缺乏有效性；嚴(yán)重的，也影響著單位的文化建設(shè)。各單位對(duì)于檔案信息管理工作的重要性缺乏宣傳和重視，所以在很多時(shí)候這方面的管理意識(shí)淡薄，容易出現(xiàn)信息缺失，遺漏信息更新不及時(shí)，不準(zhǔn)確的情況，過(guò)程中也缺乏對(duì)檔案信息管理工作成效的監(jiān)督和管理。相關(guān)部門(mén)涉及檔案信息文書(shū)管理的人員都是兼職，缺乏專業(yè)的檔案信息管理經(jīng)驗(yàn)和職業(yè)教育的背景，在工作過(guò)程中容易出現(xiàn)缺乏專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)而導(dǎo)致的工作效率低，工作錯(cuò)誤率高的情況。相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)也缺乏對(duì)相關(guān)工作的重視，在進(jìn)行資源配置和組織架構(gòu)調(diào)整時(shí)，沒(méi)有針對(duì)文書(shū)檔案管理工作的實(shí)際進(jìn)行相關(guān)配套，影響到了他們?cè)谌粘９ぷ鲿r(shí)的效率。

1.2 文書(shū)檔案管理還需提高科學(xué)性

文書(shū)檔案管理想要達(dá)成成效就必須要強(qiáng)化日常管理時(shí)的現(xiàn)代化管理水平和手段。缺乏先進(jìn)手段和專業(yè)人員數(shù)量不足，會(huì)影響到檔案信息管理工作的覆蓋面和工作質(zhì)量。首先是專業(yè)人員數(shù)量不足，會(huì)影響到關(guān)鍵位置信息錄入的準(zhǔn)確性和科學(xué)性，在設(shè)定檔案信息、錄取標(biāo)準(zhǔn)等方面時(shí)，會(huì)出現(xiàn)遺漏，并且由于缺乏更加先進(jìn)、高效率的信息獲取手段，在進(jìn)行檔案信息基礎(chǔ)信息收集時(shí)容易出現(xiàn)要素缺失、系統(tǒng)性差、歸類混亂等各類負(fù)面影響。另一方面，信息技術(shù)手段或水平的落后，經(jīng)常導(dǎo)致出現(xiàn)信息錄入緩慢，信息錄入錯(cuò)項(xiàng)，信息錄入缺少等情況。先進(jìn)的信息化管理手段，體現(xiàn)在它具有高效的信息收集效率，同時(shí)又能夠從容應(yīng)對(duì)大體量的信息規(guī)模，并且能夠在整個(gè)信息錄入和收集整理的過(guò)程中，防止出現(xiàn)信息收集的錯(cuò)誤，進(jìn)而避免人工操作失誤。

2 文書(shū)檔案管理工作的實(shí)踐策略

2.1 打通跨部門(mén)之間的信息壁壘

信息化管理平臺(tái)需要從不同領(lǐng)域，不同節(jié)點(diǎn)，不同層面，不同部門(mén)，不同區(qū)域進(jìn)行信息采集，過(guò)去那種職能化部門(mén)的分布具有較強(qiáng)的職權(quán)界限，不利于進(jìn)行統(tǒng)一管理和信息共享，因此應(yīng)結(jié)合信息化共享平臺(tái)的特點(diǎn)打造跨平臺(tái)合作領(lǐng)域系統(tǒng)的建設(shè)。假設(shè)在推進(jìn)信息化集成項(xiàng)目運(yùn)轉(zhuǎn)的過(guò)程中，如果該部門(mén)仍然是沿用職能型組織機(jī)構(gòu)，就會(huì)由于架構(gòu)問(wèn)題造成很多本可以避免的問(wèn)題而造成部門(mén)之間交流遲緩，信息阻塞。各個(gè)部門(mén)之間由于標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格不同，也會(huì)導(dǎo)致信息無(wú)法統(tǒng)一。信息化平臺(tái)的運(yùn)轉(zhuǎn)和管理屬于一種技術(shù)密集型工作，系統(tǒng)本身的運(yùn)行和管理需要有硬件設(shè)施基礎(chǔ)，軟件配套，網(wǎng)絡(luò)集成和具體的應(yīng)用系統(tǒng)作為操作指令。采用智能化的主持架構(gòu)，將項(xiàng)目分配給不同的職能部門(mén)，各部門(mén)之間利用自己的工作經(jīng)驗(yàn)和優(yōu)勢(shì)，對(duì)專屬的任務(wù)進(jìn)行解決，并不是難事，但是單一部門(mén)是無(wú)法對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的運(yùn)行進(jìn)行維持的，部門(mén)之間會(huì)存在共用資源浪費(fèi)、工作量分配不均、信息溝通不暢的問(wèn)題。這是組織機(jī)構(gòu)天然就存在的缺點(diǎn)，只要仍然是處于這種組織架構(gòu)，那么就無(wú)法避免同類型的問(wèn)題不斷出現(xiàn)。所以應(yīng)該從全局出發(fā)，打破部門(mén)壁壘，找到一套適合信息化系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)的新型管理模式和架構(gòu)組織。例如，利用單位內(nèi)網(wǎng)，將泛普、飛鴿、MAPGIS、OFFICE等軟件集成，形成跨平臺(tái)合作領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理和信息共享。

2.2 培養(yǎng)專業(yè)人才，建設(shè)高效率的專業(yè)團(tuán)隊(duì)

文書(shū)檔案人員要盡可能采用專職人員，并且要求人員具有一定的工作經(jīng)驗(yàn)，或者受過(guò)專門(mén)的檔案及信息技術(shù)教育背景，如此能夠快速入手檔案的管理內(nèi)容，并且能夠?qū)ξ臅?shū)檔案在日常管理中可能面臨的問(wèn)題困難，結(jié)合單位發(fā)展實(shí)際狀況來(lái)進(jìn)行提前的方案設(shè)置。在進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)時(shí)，側(cè)重于對(duì)每一個(gè)人員進(jìn)行單方面專業(yè)化的提升，讓每一個(gè)人能夠?qū)ｉL(zhǎng)于自己擅長(zhǎng)或負(fù)責(zé)的內(nèi)容，組建一個(gè)高效運(yùn)作的團(tuán)隊(duì)，由團(tuán)隊(duì)來(lái)應(yīng)對(duì)復(fù)雜的檔案管理和信息化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的“專家化”、系統(tǒng)化、體系化。

2.3 各級(jí)人員的責(zé)任落實(shí)和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

提高檔案管理工作的政治認(rèn)識(shí)和站位，明確職責(zé)，落實(shí)“一崗多責(zé)”，將檔案工作融入業(yè)務(wù)工作，消除業(yè)檔分離界面，結(jié)合業(yè)務(wù)工作的特點(diǎn)開(kāi)展好檔案工作與業(yè)務(wù)工作同設(shè)計(jì)、同部署、同開(kāi)展、同檢查、同獎(jiǎng)懲，加強(qiáng)各項(xiàng)工作的落實(shí)，從上至下，逐級(jí)養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。另外，要?jiǎng)?chuàng)建和實(shí)施檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，從職責(zé)落實(shí)、制度建設(shè)、歸口管理、信息系統(tǒng)與載體設(shè)備、保障與監(jiān)督等方面實(shí)現(xiàn)體系化和標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理和可持續(xù)發(fā)展。

3 結(jié)束語(yǔ)

在執(zhí)行文書(shū)檔案管理工作時(shí)，工作重點(diǎn)是確保所有的檔案、信息能夠以正確的分類方式進(jìn)行保存、管理、借閱，避免出現(xiàn)信息的錯(cuò)誤和混亂。跨部門(mén)的聯(lián)合作戰(zhàn)，高效專一的管理團(tuán)隊(duì)以及信息化集成手段將更加標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范檔案管理，實(shí)現(xiàn)更加高效的內(nèi)容儲(chǔ)存、調(diào)閱分類和標(biāo)的提取，構(gòu)建一套完整的、系統(tǒng)的檔案管理和信息錄入體系。