吉 艷

（吉林省梨樹縣廉政教育培訓(xùn)中心，吉林 四平 136500）

隨著社會的發(fā)展，檔案的規(guī)模急劇增加，同時人們對于檔案的需求也在飛速增加。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不再能夠滿足當(dāng)前人們對于檔案管理質(zhì)量的需要。因此，作為對人們未來發(fā)展具有重要影響的檔案管理工作需要認(rèn)識到自身所肩負(fù)的責(zé)任，積極發(fā)展現(xiàn)代化技術(shù)，促進(jìn)自身管理水平的提升。在檔案管理工作過程當(dāng)中，基層檔案室需要將自身的工作重心逐漸轉(zhuǎn)移到對檔案的現(xiàn)代化管理上來，從而為人們提供更好的檔案服務(wù)。

1 提升檔案管理者素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理意識

1.1 提高檔案管理人員的素質(zhì)

想要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，既需要讓檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)以及工作水平得到提升，同時更需要對檔案管理工作人員的思想道德進(jìn)行培養(yǎng)，加強(qiáng)教育培訓(xùn)的力度，努力培養(yǎng)出具有優(yōu)秀責(zé)任感、業(yè)務(wù)技能熟練、工作作風(fēng)優(yōu)良的檔案管理人員。檔案管理工作者自身也需要努力學(xué)習(xí)，服從黨和政府對于檔案管理工作的需要，要解放思想、勇于擔(dān)當(dāng)，提升自身對于工作崗位的適應(yīng)程度，培養(yǎng)自身的工作責(zé)任感，不斷地深入研究發(fā)展如何做好本職工作。同時還需要培養(yǎng)檔案管理工作人員的法治意識，認(rèn)識到在檔案管理工作當(dāng)中可能存在的風(fēng)險以及其中所隱含的價值。檔案管理的質(zhì)量將會直接關(guān)系到單位未來的發(fā)展高低，只有在現(xiàn)代化的思想指導(dǎo)下才會讓檔案管理發(fā)揮應(yīng)用的作用，因此需要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理的重視程度。

1.2 增強(qiáng)檔案管理意識

想要增強(qiáng)檔案管理意識，提升全體人員對于檔案的認(rèn)知，首先就需要針對工作人員進(jìn)行各種檔案知識以及檔案業(yè)務(wù)的宣傳語培訓(xùn)，可以通過定期制作與檔案有關(guān)的宣傳冊，分發(fā)到各個員工當(dāng)中進(jìn)行學(xué)習(xí)，同時檔案管理人員還需要積極參與到檔案管理宣傳的過程當(dāng)中，仔細(xì)講解檔案管理過程當(dāng)中所涉及的知識，并且認(rèn)真的對每一個步驟進(jìn)行分析，做到全體員工都能夠認(rèn)識到：在檔案管理項目工作結(jié)束時，如果沒有按時整理完檔案資料就不算完成檔案的整理工作。

2 做好數(shù)據(jù)化準(zhǔn)備，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

計算機(jī)技術(shù)在檔案管理當(dāng)中發(fā)揮著十分重要的作用，同時也是規(guī)模龐大的工程，尤其是涉及一些大型項目，其中的檔案不僅數(shù)量巨大，復(fù)雜程度也非常高。如果缺乏一套完整的科學(xué)化、系統(tǒng)化的管理流程，一定會導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失，最終影響到檔案管理工作的質(zhì)量。因此，在開展檔案管理工作時，需要充分控制好一下幾個要點：

2.1 檔案管理主次分明、循序漸進(jìn)

進(jìn)行檔案管理的目的就是為了實現(xiàn)檔案價值的充分利用。通過信息技術(shù)就能夠很好的實現(xiàn)這一目標(biāo)。在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)發(fā)展的支持下，信息技術(shù)檔案管理是當(dāng)前基層檔案室歸納和利用發(fā)展的必經(jīng)之路。在推動計算機(jī)技術(shù)管理的進(jìn)程當(dāng)中，需要結(jié)合整體檔案的價值，重要性以及開放性等因素，來對檔案進(jìn)行高效率的管理，同時還需要對核心檔案做好加工工作。通過這樣的方式，能夠讓檔案的利用程度得到提升，實現(xiàn)資源的充分利用。

2.2 檔案管理層次分明、提高效率

在對檔案進(jìn)行分次分批著錄時，可以將案卷分成不同的等級層次來進(jìn)行。簡而言之，就是針對蘊(yùn)含價值不足或者反映的問題比較簡單的檔案進(jìn)行案卷級的著錄，使涉及同一種類型的檔案能夠通過排列組合的方式進(jìn)行統(tǒng)一管理。在對涉及的問題比較復(fù)雜的檔案進(jìn)行著錄時，可以進(jìn)行檔案級的著錄。通過采取這樣的方式來對檔案進(jìn)行處理，不僅能夠?qū)n案的主要特征以及主要內(nèi)容進(jìn)行展示，同時還能夠讓檔案管理的效率得到提升，節(jié)省檔案著錄的時間，進(jìn)而實現(xiàn)節(jié)約資源的目的。

2.3 檔案管理分門別類、利用基礎(chǔ)

在面向檔案卷基礎(chǔ)較為良好的案卷進(jìn)行著錄的過程當(dāng)中，可以直接根據(jù)檔案的目錄來進(jìn)行指引，來引導(dǎo)向其他的檔案管理形式。比如，可以通過使用關(guān)鍵詞的方式來將檔案的內(nèi)容直接與數(shù)據(jù)庫進(jìn)行連接，通過計算機(jī)來實現(xiàn)對檔案的統(tǒng)一編號管理。通過這樣的分類方式，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案的高效利用，同時還能夠在原有的基礎(chǔ)之上實現(xiàn)對著錄環(huán)節(jié)的監(jiān)督與控制，使得著錄的效率得到提升。

3 做好檔案利用的信息反饋

由于檔案管理屬于動態(tài)管理，其中每一個環(huán)節(jié)都緊密聯(lián)系，是持續(xù)不斷的活動。通過對檔案所發(fā)揮的效果進(jìn)行分析，不僅能夠?qū)Ξ?dāng)前的工作進(jìn)行評價，更重要的是能夠為未來所需要進(jìn)行的工作提供指導(dǎo)。加強(qiáng)對檔案反饋信息的分析，能夠發(fā)現(xiàn)檔案管理過程當(dāng)中每一個環(huán)節(jié)當(dāng)中可能存在的問題，從而輔助檔案管理質(zhì)量的提升。檔案利用效果信息的反饋主要分為兩個方面。首先是檔案信息輸出所發(fā)揮的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益。需要檔案管理部門積極建設(shè)信息反饋渠道，通過開展調(diào)研工作來查看檔案所發(fā)揮的作用，這是非常重要的信息反饋方式，其中就包含了檔案的實際使用者對于本次檔案使用效果的評價與意見，能夠在其中發(fā)現(xiàn)當(dāng)前檔案管理當(dāng)中的問題。同時還可以通過更加創(chuàng)新的調(diào)研形式來廣泛采納意見，具體有意見簿和座談會等形式，方便從更全面的角度來對當(dāng)前檔案管理的質(zhì)量進(jìn)行評價。第二就是健全檔案統(tǒng)計的工作，通過表格來對當(dāng)前檔案管理的情況和檔案管理水平進(jìn)行統(tǒng)計，方便檔案管理部門制定下一步的管理方針，有利于檔案管理質(zhì)量的提升。

4 總結(jié)

總而言之，想要提升基層檔案室資料的歸納和利用效率，首先就需要做好檔案管理人才的培養(yǎng)工作，只有拉起一支作風(fēng)優(yōu)良、質(zhì)量過硬的檔案管理人才隊伍，才能夠在未來的發(fā)展過程當(dāng)中取得優(yōu)異的成績。同時還需要加強(qiáng)對現(xiàn)有人才的培養(yǎng)，積極開展講座。第三，還需要重視對現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展，通過計算機(jī)技術(shù)來實現(xiàn)基層檔案的管理效率與管理質(zhì)量。第四需要做好檔案管理的反饋工作，及時發(fā)現(xiàn)在工作過程當(dāng)中的問題，為檔案管理的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。