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        事業(yè)單位干部人事檔案管理優(yōu)化路徑探索

        2020-02-28 14:33:56潘麗芬
        卷宗 2020年36期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理干部

        潘麗芬

        (麗水市蓮都區(qū)民政綜合救助服務(wù)中心,浙江 麗水 323000)

        在事業(yè)單位中,人事部門會對單位的干部建立人事檔案,記錄與其相關(guān)的一系列信息。干部人事檔案信息中所記錄的內(nèi)容較多,其中較為重要的便是對干部參加學(xué)習(xí)活動以及社會活動具體表現(xiàn)的詳細(xì)、全面記錄。干部人事檔案是干部個人成長與發(fā)展軌跡的真實寫照。在加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)過程中,可將干部人事檔案作為重要資料,用其來衡量干部的素質(zhì)與才能是否可勝任某一崗位工作,繼而確保人力資源的合理優(yōu)化配置。當(dāng)前,事業(yè)單位的干部人事檔案管理存在一些問題,應(yīng)立足現(xiàn)實進(jìn)行優(yōu)化,以提升干部人事檔案管理的質(zhì)量。

        1 事業(yè)單位干部人事檔案管理的重要性

        干部職工的人事檔案彌足珍貴,它是對干部成長發(fā)展動態(tài)歷程的一種真實折射,并在事業(yè)單位干部隊伍優(yōu)化、人才培養(yǎng)中發(fā)揮著不可小覷的作用。毋庸置疑,高質(zhì)量、高水平的干部人事檔案管理可促進(jìn)干部人事檔案的更高效率運用,更能助推干部隊伍優(yōu)化。自新的《干部人事檔案工作條例》出臺以來,加強(qiáng)干部人事檔案管理有著更加重要的價值:干部人事檔案信息可為事業(yè)單位組織決策的科學(xué)、合理性與規(guī)范性提供重要的參考,讓組織決策更可靠、有效??傊?,為實現(xiàn)新時代事業(yè)單位的蓬勃發(fā)展,應(yīng)從強(qiáng)化對干部人事檔案的管理上來著手。

        2 事業(yè)單位干部人事檔案管理存在的問題

        1)對檔案管理缺乏重視。在新的時代背景下,事業(yè)單位的干部人事檔案管理應(yīng)與時俱進(jìn),在管理理念、制度、方式等各個方面加以優(yōu)化,以提高管理的質(zhì)量。但就目前來說,部分事業(yè)單位對干部人事檔案管理缺乏足夠的重視。一方面,單位領(lǐng)導(dǎo)層的人事檔案管理意識淡薄,對干部人事檔案重要性的認(rèn)知不夠全面。他們認(rèn)為檔案只是對干部職工一些個人信息記錄,其對單位發(fā)展起不到直接的作用。另一方面,檔案管理資金投入少,硬件設(shè)備不完善,這極大制約了檔案管理工作的有效性開展。此外,事業(yè)單位缺乏對干部人事檔案管理工作人員的培訓(xùn)。這導(dǎo)致了工作人員素質(zhì)偏低,難以滿足新時期檔案管理工作的高質(zhì)量需求。

        2)干部檔案的質(zhì)量不高。只有高質(zhì)量的干部人事檔案才能提高組織決策的科學(xué)性。但現(xiàn)下而言,一些事業(yè)單位的干部人事檔案質(zhì)量不高,這主要體現(xiàn)在以下幾點:首先,內(nèi)容不全面。干部檔案材料大都以舊材料為主,而新材料鮮有,這導(dǎo)致了干部的才能、近期業(yè)績成果等現(xiàn)實面貌得不到真實顯現(xiàn)。其次,檔案材料不規(guī)范。一方面,干部人事檔案的填寫不夠規(guī)范,填寫人員并未按照相關(guān)要求規(guī)范、有序、嚴(yán)格填寫,這讓檔案管理存在隱患。另一方面,檔案材料的裝訂不規(guī)范。最后,歸檔的干部人事檔案審查不嚴(yán)格。比如,有些材料未經(jīng)組織蓋章、干部本人簽名便急著歸檔。

        3)干部檔案管理手段落后。管理手段落后、信息化水平低等是目前干部人事檔案管理面臨的棘手問題。受傳統(tǒng)檔案管理理念與方式的影響,一些事業(yè)單位中的檔案管理人員依然采用傳統(tǒng)的手工操作、手工歸檔方式開展工作。這種方式十分低效,不僅影響了干部人事檔案信息的管理水平,也不利于其信息服務(wù)功能的發(fā)揮。

        3 事業(yè)單位干部人事檔案管理的優(yōu)化路徑

        1)提高對干部人事檔案管理的重視度。首先,事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)在思想和行動上提高對干部人事檔案管理重要性的認(rèn)知。事業(yè)單位應(yīng)組織領(lǐng)導(dǎo)層、管理層等學(xué)習(xí)關(guān)于干部人事檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)、制度條例,如學(xué)習(xí)新的《干部人事檔案工作條例》。通過系統(tǒng)性學(xué)習(xí),促使領(lǐng)導(dǎo)層理念發(fā)生轉(zhuǎn)變,使其真正重視干部人事檔案管理工作。其次,加大資金支持與設(shè)備投入力度,將干部人事檔案管理落到實處。加大資金投入,建立專門的檔案室,并運用先進(jìn)設(shè)備對檔案室內(nèi)的溫度、濕度等進(jìn)行智能監(jiān)控,以確保檔案室內(nèi)人事檔案材料放置環(huán)境的優(yōu)良性;增加防火防盜設(shè)施,最大限度減少檔案室的安全隱患,確保檔案室內(nèi)資料完整、系統(tǒng)與全面。為了提高干部人事檔案管理的信息化水平,事業(yè)單位應(yīng)在確保單位正常運營的情況下加大對信息化建設(shè)的資金投入,為新時期人事檔案工作的高效開展提供資金、設(shè)備與技術(shù)支撐。

        2)加強(qiáng)干部人事檔案管理的人才隊伍建設(shè)。干部檔案人事管理工作繁瑣復(fù)雜,工作量大,且具有一定的紀(jì)律性與保密性,需要配備專門的檔案管理人員開展工作。這樣,才能進(jìn)一步提高檔案管理的效率,確保干部人事檔案資料的高效整理、歸檔、保存與傳遞。因此,要加強(qiáng)對干部人事檔案管理的人才隊伍建設(shè)。

        目前,很多事業(yè)單位的檔案管理人員并非專業(yè),大都以兼職居多,為了改善這種情況,就必須引入高素質(zhì)的干部人事檔案管理人員。在人才引入時,應(yīng)聘用工作經(jīng)驗豐富、專業(yè)對口,綜合素質(zhì)高的人才來充實檔案管理人才隊伍。

        3)完善和優(yōu)化干部檔案人事管理的制度。首先,建立檔案鑒別審核歸檔制度。目前事業(yè)單位人事檔案管理質(zhì)量差的一個重要原因是對檔案的歸檔并未按照相關(guān)規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行,而是草草了事,這極大降低了干部人事檔案的使用價值。其次,建立對檔案管理工作人員的監(jiān)督與獎懲制度。應(yīng)明確工作人員的工作職責(zé),并加強(qiáng)對工作人員工作的監(jiān)督,使其能夠按照工作要求高效完成檔案管理。對于能夠在有限的時間內(nèi)高質(zhì)完成干部人事檔案管理工作的人員,應(yīng)給予一定的物質(zhì)激勵或精神激勵。對于在工作中散漫懶惰,敷衍以對的工作人員,應(yīng)根據(jù)實際情況對其予以懲罰。

        4)提高干部人事檔案管理的信息化水平。首先,加強(qiáng)干部人事檔案內(nèi)容的信息化建設(shè)。將一些使用頻率較高、查詢搜索頻繁的干部檔案信息錄入到信息化系統(tǒng)中來。其次,加強(qiáng)對干部人事檔案信息的動態(tài)管理。應(yīng)運用計算機(jī)技術(shù)加大對繁瑣冗雜干部人事檔案信息的管理,使管理更加智慧、動態(tài)化。例如,對某位干部的檔案信息管理,應(yīng)從經(jīng)歷、政績、獎懲等各個方面進(jìn)行分類,讓整個檔案信息一目了然。使用者在進(jìn)行信息搜尋時,可通過關(guān)鍵詞,快速查詢到所需信息。此外,還要做好檔案信息的保密工作??蓪Ω刹繖n案信息進(jìn)行加密處理,劃分機(jī)密等級,并設(shè)置好查看權(quán)限,以提高檔案信息查詢的精準(zhǔn)性與安全性。

        4 結(jié)語

        在新時期,事業(yè)單位的干部人事檔案管理工作日漸復(fù)雜,它的科學(xué)性、專業(yè)性、服務(wù)性特點愈加明顯,這對檔案管理人員提出了更高的要求。針對當(dāng)下事業(yè)單位干部人事檔案管理存在的一些問題,應(yīng)立足干部人事檔案管理現(xiàn)狀,探索可行的優(yōu)化路徑。具體而言,可從提升重視度、建設(shè)人才隊伍、優(yōu)化管理制度、提高管理信息化水平四個方面來落實。事業(yè)單位干部人事檔案管理人員應(yīng)低頭做事,兢兢業(yè)業(yè),更應(yīng)抬頭望遠(yuǎn),與時俱進(jìn),努力在工作實踐中探索出檔案管理的創(chuàng)新方式,以全面提升干部人事檔案管理水平。

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