◎王正梅

當(dāng)今的信息技術(shù)與檔案管理工作有效結(jié)合，加快了推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程，不僅有利于提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，而且也能夠進(jìn)一步規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的一些弊端。因此需要掌握信息技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用的要點(diǎn)，全面推動(dòng)檔案管理信息化的水平。

一、信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢

（一）保證數(shù)據(jù)共享

在信息技術(shù)使用過程中，其依托于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)能夠?qū)崿F(xiàn)信息的暢通傳輸和高度共享?；谛畔⒓夹g(shù)的優(yōu)勢，將其檔案管理工作中進(jìn)行應(yīng)用，可以加快推動(dòng)檔案信息的電子化和數(shù)字化，為檔案信息的高效利用和共享奠定良好的基礎(chǔ)。檔案管理工作中，對于龐大數(shù)量的檔案信息進(jìn)行整理、儲(chǔ)存和利用是最為核心的工作內(nèi)容，通過運(yùn)用信息技術(shù)，可以為這些工作的開展提供重要的技術(shù)支撐，使信息共享成為可能。在現(xiàn)代化檔案管理實(shí)踐中，檔案數(shù)據(jù)信息在應(yīng)用價(jià)值更好的凸現(xiàn)出來，因此需要重視檔案信息價(jià)值的有效發(fā)揮，實(shí)現(xiàn)檔案信息的讀取共享，從而全面提高檔案管理工作的信息化水平。

（二）提升管理效率

目前在實(shí)際檔案管理工作中，由于工作量較大，工作任務(wù)過于繁重，需要對各種各樣的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理。由于傳統(tǒng)檔案管理模式中，無論是檔案信息的分類、整理、存儲(chǔ)、信息查詢讀取等操作完全由人工來完成，不僅信息處理效率極低，而且檔案管理工作質(zhì)量也得不到保障，通過將檔案管理工作與信息技術(shù)相結(jié)合，可以自動(dòng)完成檔案信息的分類整理工作，快速實(shí)現(xiàn)信息查詢讀取，檔案信息存儲(chǔ)和利用水平大幅度提升，不僅檔案管理工作整體效率提高，而且檔案管理工作的準(zhǔn)確性和智能化水平也得到了有效的提升。同時(shí)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的支撐下，以前檔案管理工作中一些人工無法完成的檔案處理工作借助于信息技術(shù)都可以高效率的完成，有效的節(jié)約了時(shí)間，降低了檔案管理人員的工作強(qiáng)度。

（三）延長檔案保存時(shí)間

以往單位在存儲(chǔ)檔案資料時(shí)，運(yùn)用的是紙質(zhì)版本，會(huì)將大量的數(shù)據(jù)資料用紙質(zhì)形式保存下來，存儲(chǔ)難度大，同時(shí)也會(huì)造成時(shí)間和空間浪費(fèi)。再加上紙質(zhì)材料在保管方面難度較大，容易受自然存儲(chǔ)環(huán)境和條件的影響，很容易造成檔案破損，特別是當(dāng)發(fā)生嚴(yán)重的自然與人為事故時(shí)，會(huì)嚴(yán)重破壞寶貴的檔案資料，給單位發(fā)展帶來不可逆轉(zhuǎn)的損失。而在信息化技術(shù)的支持下，單位可以構(gòu)建電子化的檔案管理系統(tǒng)，用電子化的形式把檔案資料存儲(chǔ)起來，同時(shí)還能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行有效保存與備份，不僅延長了檔案的保存時(shí)間，還避免了占用過多的空間，提高了適應(yīng)不良環(huán)境的能力，讓檔案信息能夠長久保存和應(yīng)用。另外，除了實(shí)施電子存儲(chǔ)之外，單位還可以運(yùn)用電子掃描、光盤存儲(chǔ)等方法，保存特殊數(shù)據(jù)，保證檔案的持久使用。

二、信息技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用分析

（一）加快推進(jìn)無紙化辦公建設(shè)

在當(dāng)前檔案管理工作中，要求領(lǐng)導(dǎo)層要對檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)給予充分的重視。由于檔案管理信息化建設(shè)過程中對人力和物力需求較大，還要引進(jìn)專業(yè)的信息化人才。這也決定了檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期性、系統(tǒng)性的工程，通過單位領(lǐng)導(dǎo)給予充分的重視，能夠有效的實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)過程中人力和物力的保障，并能夠?qū)n案信息化建設(shè)納入到單位發(fā)展的整體布局中來，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理信息系統(tǒng)的框架，全面提高檔案管理信息化建設(shè)水平，為檔案信息處理效率的提高奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）檔案管理機(jī)構(gòu)要提高標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

在社會(huì)發(fā)展過程中，檔案機(jī)構(gòu)要著力提高標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化水平。檔案信息系統(tǒng)建設(shè)離不開檔案信息標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)和規(guī)范。檔案信息系統(tǒng)建設(shè)好壞的衡量標(biāo)準(zhǔn)是檔案管理工作最終的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平的提高。所以要不斷推進(jìn)和加強(qiáng)檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)，各種管理系統(tǒng)不能雜亂無章，系統(tǒng)要兼具整體性和實(shí)用性，要具備較強(qiáng)的可操作性，能夠讓檔案管理人員利用檔案管理系統(tǒng)整理檔案信息。同時(shí)要建立檔案信息化管理規(guī)章制度，無規(guī)矩不成方圓，要從人員的職責(zé)崗位、操作流程、信息處理方法等方面嚴(yán)格規(guī)范，對檔案信息質(zhì)量要嚴(yán)格把關(guān)，建立起統(tǒng)一的檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理，以實(shí)現(xiàn)檔案資源的無縫對接，全面提高檔案管理效率。

（三）多媒體技術(shù)應(yīng)用

在信息化檔案管理中，應(yīng)用多媒體技術(shù)能有效處理檔案信息中的圖、文、聲等資料，能為檔案信息查詢提供更加人性化的服務(wù)，其主要服務(wù)內(nèi)容包括：一是支持全文檢索。在傳統(tǒng)的檔案檢索中，主要采用關(guān)鍵詞檢索的方式；而依靠信息技術(shù)，所有的紙質(zhì)文檔都得到了數(shù)字化轉(zhuǎn)換，工作人員只需要按照資料庫中具體的分類要求，針對性地查找檔案；二是對音像檔案信息的檢索。在傳統(tǒng)檢索中，針對音像檔案類資料主要通過借助輔助設(shè)備才能獲取信息，如果沒有輔助設(shè)備支持，則無法獲得信息。三是在檔案信息編研中，工作人員通過計(jì)算機(jī)就能編輯檔案信息（在權(quán)限允許的情況下）；除此之外，還能通過光盤、U 盤等拷貝資料，實(shí)現(xiàn)對資料內(nèi)容的編輯，這是傳統(tǒng)技術(shù)無法所代替的。

（四）多元技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

信息技術(shù)作為現(xiàn)代化的技術(shù)手段，在檔案管理工作中進(jìn)行應(yīng)用時(shí)能夠更好的滿足檔案信息處理要求。由于信息技術(shù)手段存在多樣性特點(diǎn)，因此在實(shí)際應(yīng)用過程中，需要針對不同信息技術(shù)在檔案中應(yīng)用的范圍進(jìn)行明確。具體可以通過運(yùn)用多媒體技術(shù)來對檔案信息的圖片、文字和聲音進(jìn)行處理，為信息查詢提供人性化服務(wù)，更好的發(fā)揮出多媒體技術(shù)的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的高效檢索。同時(shí)還要重視信息存儲(chǔ)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效、安全存儲(chǔ)，全面提高檔案信息存儲(chǔ)的效率，更好的滿足多媒體交互信息存儲(chǔ)的需要。另外，還要充分的利用條碼技術(shù)，借助于采集器來對檔案條碼進(jìn)行掃描，實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息的讀取，計(jì)算機(jī)則會(huì)對與這個(gè)檔案有關(guān)的資料都顯示出來，可以有效的提高檔案管理工作的質(zhì)量，降低檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

三、結(jié)束語

在檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)，這不僅是時(shí)代發(fā)展的必然要求，同時(shí)也是檔案工作發(fā)展的主要趨勢。在實(shí)踐檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)，不僅可能提高檔案工作的區(qū)域性，延長檔案保存時(shí)間，確保檔案信息的完整性，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的有效共享。為了能夠進(jìn)一步促進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用水平，還需要建立健全相關(guān)的保障措施，進(jìn)一步對檔案管理工作信息化建設(shè)工作進(jìn)行優(yōu)化，從而全面提高檔案管理工作的信息化水平，積極促進(jìn)檔案信息的高效開發(fā)和利用。