周 妮

（天津市婦女兒童保健中心，天津 300070）

信息技術(shù)的發(fā)展為我國各領(lǐng)域檔案管理模式升級提供了技術(shù)支持，不管是高校利用信息技術(shù)提升學生檔案管理水平，亦或是企業(yè)借助信息技術(shù)實現(xiàn)員工檔案管理科學化，信息技術(shù)都體現(xiàn)了其在優(yōu)化檔案管理制度方面的積極作用。作為較為依賴檔案管理的醫(yī)院而言，實現(xiàn)檔案管理信息化建設不僅可以提升醫(yī)院的運營效率，還可以改善其醫(yī)療服務水準，進一步深化其課題研究能力，對醫(yī)院綜合實力的提升具有無可比擬的重要意義[1]。

1 醫(yī)院檔案管理信息化建設概述

1.1 含義

所謂檔案管理信息化，就是指改變固有的紙質(zhì)記錄模式，將現(xiàn)有的檔案資料向數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案的信息化處理，進而建立起信息化檔案管理模式。對于醫(yī)院而言，檔案管理信息化建設主要包含以下幾個步驟：首先，醫(yī)院要具備檔案管理的基礎(chǔ)設施，即硬件設施與軟件設施，硬件設施包含電腦或其他電子設備，軟件設施則主要為電子設備上所安裝的檔案處理軟件。其次，醫(yī)院應當具備從事信息化檔案管理的專業(yè)工作人員，其工作職責即為收集信息、歸納信息、儲存信息并向各部門傳送信息，實現(xiàn)其在信息化檔案管理建設中承上啟下的作用。最后，醫(yī)院還應當具備完整的信息化檔案管理規(guī)范，為制度建設提供統(tǒng)一標準，使信息化檔案管理建設更為流暢和高效，從而實現(xiàn)自身檔案管理模式的轉(zhuǎn)變[2]。

1.2 積極意義

信息化檔案管理的優(yōu)勢很大程度上取決于電子數(shù)據(jù)本身的優(yōu)勢，以檔案的安全性為例，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案容易受到外力作用，物理因素對其影響較大，若發(fā)生水災或火災則檔案很有可能付之一炬，但信息化檔案卻不存在該種現(xiàn)象，因為電子數(shù)據(jù)并不受制于物理因素，現(xiàn)今最為先進的檔案管理云技術(shù)已經(jīng)令檔案徹底擺脫了物質(zhì)條件，將檔案的保存能力提升到了極致，對于保障醫(yī)院檔案的安全性具有重要作用。除此之外，紙質(zhì)檔案具有客觀的物理質(zhì)量，因此需要較大的儲存空間，運輸也較為不易，檔案在傳送途中丟失的情況屢有發(fā)生，而信息化檔案則可充分改善此種弊端，首先數(shù)據(jù)檔案不需要專門的檔案室進行存放，其次電子數(shù)據(jù)的傳送極為便捷，只需要線上發(fā)送即可，基本不存在丟失現(xiàn)象，而工作人員則可以極大地節(jié)省運輸時間，降低人力成本，提升各部門之間的協(xié)作效率。

除上述優(yōu)點外，信息化檔案還可以優(yōu)化醫(yī)院總體運營效率，具有相應權(quán)限的工作人員可隨時對醫(yī)療檔案進行上傳與查閱，實現(xiàn)檔案的共享性，充分提升檔案利用率，對于改善醫(yī)院的綜合水平具有重要作用[3]。

2 醫(yī)院檔案管理信息化建設中存在的問題

2.1 缺乏正確意識

紙質(zhì)檔案是人類歷史上使用時限最長的檔案類型，因此我國各行各業(yè)已經(jīng)習慣適用紙質(zhì)檔案管理模式，部分企業(yè)或單位因之存在著無法轉(zhuǎn)變檔案管理模式的現(xiàn)象，醫(yī)院也不外乎其中。究其原因則在于該類醫(yī)院中參與檔案管理的人員仍受制于其固有思維，不愿改變原有的工作模式，亦不愿學習新事物，對于信息化檔案管理建設較為抵觸，極大地拖慢了醫(yī)院信息化檔案管理建設的步伐。此外，部分醫(yī)院領(lǐng)導對于信息化檔案建設缺乏重視，沒有及時宣揚該種先進檔案管理模式的優(yōu)勢，亦沒有建立起完整科學的信息化管理制度，因此無法發(fā)揮上行下效的作用，致使醫(yī)院檔案管理信息化建設呈現(xiàn)出停滯趨勢。

2.2 工作人員能力較低

檔案管理人員在很長一段時期內(nèi)一直被認為只要具有基礎(chǔ)的資料收集及歸納能力即可，因此該行業(yè)對從業(yè)人員要求較低，許多醫(yī)院中的檔案管理人員都是由其他崗位調(diào)至，而其通常年齡較大，不具備專業(yè)的檔案管理知識，亦缺乏對新興科學技術(shù)的應用能力，導致其安于現(xiàn)狀，不能為醫(yī)院檔案管理信息化建設提供良好的人力資源基礎(chǔ)[4]。

2.3 不具備相應硬件設施

醫(yī)院通常將設備升級視為提升醫(yī)療服務水平的關(guān)鍵，從而將大筆的運營資金投入到設備購置之中，忽視了對其他硬件設施的配置。對信息化檔案管理而言，良好的硬件設施與適格的軟件設施均是必不可少的建設基礎(chǔ)，缺乏相應的硬件設施即意味著醫(yī)院缺乏信息化檔案管理的先決條件，因此無法全面推行信息化檔案管理。此外，許多醫(yī)院盡管購入了條件較為良好的硬件設施，但依然缺乏對于相應軟件設施的挖掘與運營，使電子設備僅僅能發(fā)揮基礎(chǔ)的辦公作用，無法進一步提升其信息化管理水平，因此加強對檔案管理軟件的應用能力亦是優(yōu)化醫(yī)院檔案管理信息化建設的重要舉措。

3 優(yōu)化醫(yī)院檔案管理信息化建設的措施

3.1 轉(zhuǎn)變固有觀念

觀念是一切行為的基礎(chǔ)，想要大力推行信息化檔案管理建設，醫(yī)院工作人員首先需要轉(zhuǎn)變固有的思維觀念，意識到信息技術(shù)的重要性。從醫(yī)院領(lǐng)導的角度上來講，作為在醫(yī)院中起到表率作用的關(guān)鍵人物，其應當在思維轉(zhuǎn)變方面起到帶頭作用，充分發(fā)揮上行下效的優(yōu)勢。為增強醫(yī)院人員對于信息化檔案管理的重視程度，醫(yī)院領(lǐng)導應當組織相應的討論會，并擬定科學高效的信息化建設規(guī)章制度，將信息化檔案管理變成有據(jù)可依的硬性規(guī)定，提升醫(yī)院工作人員的依從性。從檔案管理人員的角度來講， 其應當充分認識到自身的局限性，并挖掘自身在學習先進技術(shù)方面的積極性，并提升檔案管理專業(yè)能力，為信息化檔案管理提供堅實的人才基礎(chǔ)[5]。

3.2 完善相關(guān)設施

硬件設施與軟件設施是信息化檔案管理建設開展的條件，在轉(zhuǎn)變固有觀念的前提上，醫(yī)院領(lǐng)導應當在其資金配置中分撥出部分進行辦公硬件設施采購，使檔案管理模式的革新具備充分的物質(zhì)基礎(chǔ)，滿足信息技術(shù)適用的高配置需求。醫(yī)院檔案管理人員應當在此基礎(chǔ)上增強對檔案管理軟件的挖掘運用能力，充分發(fā)揮軟件在檔案信息歸納與整合方面的積極作用，改變以往電子設備僅用于基礎(chǔ)辦公的現(xiàn)象，將信息化檔案管理水平提升到全新的高度，從而提升醫(yī)院的運營效率。

4 結(jié)語

信息化檔案管理在我國各行各業(yè)中都已得到了初步推行，為增強運營效率與服務水平，醫(yī)院也應當利用科學技術(shù)改變原有的檔案管理模式，提升檔案管理能力。目前醫(yī)院在檔案管理信息化建設中還存在著觀念落后、人才缺乏與設施不完備等問題，需要依靠轉(zhuǎn)變觀念、制定規(guī)章制度并購入相關(guān)設備的方式將其解決，以實現(xiàn)信息化檔案管理建設，從而為醫(yī)院的發(fā)展起到如虎添翼的作用。