唐建學(xué)

（蒲城縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局，陜西 渭南 715500）

全方位推進(jìn)建設(shè)我們國家當(dāng)前的檔案管理上的信息系統(tǒng)，這是很重要的一項(xiàng)內(nèi)容。近幾年來，系統(tǒng)的開發(fā)有很多事實(shí)證明了現(xiàn)在的檔案系統(tǒng)是非常的不容易的，我們看不到自己為建設(shè)帶來的貢獻(xiàn)，這是多個(gè)方面上得出的，更有人認(rèn)為，看不到檔案當(dāng)中出現(xiàn)的實(shí)時(shí)問題，也拿不出解決方案，這些問題已經(jīng)引起了注意，下文是對(duì)管理的信息系統(tǒng)探究的方法。

1 檔案的管理方式

1.1 規(guī)范檔案的管理工作

檔案的管理工作需要進(jìn)行規(guī)范化，因?yàn)樗前磭业臉?biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的，它受到了法律的保護(hù)，所以要根據(jù)各單位的情況制定計(jì)劃，讓檔案的管理工作及時(shí)跟進(jìn)。

對(duì)檔案的工作人員進(jìn)行規(guī)范培訓(xùn)，使他們能夠積極地工作，然后對(duì)檔案文件的安全性做到保護(hù)，也不輕易透露相關(guān)內(nèi)容，做到誠信的基本，并簽訂保密協(xié)議，改正工作中的不正確行為，提升各個(gè)部門的工作效率。此外，實(shí)行監(jiān)督的相關(guān)部門要及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并上報(bào)，然后做出計(jì)劃方案來改進(jìn)，監(jiān)督制度確立并完善，能對(duì)信息管理工作起到穩(wěn)定性作用。

1.2 提高檔案的信息化建設(shè)

檔案管理作為事業(yè)單位，全方位考慮事業(yè)發(fā)展，及時(shí)制定有效方案，慢慢實(shí)現(xiàn)信息化帶來的建設(shè)。隨著社會(huì)不斷的發(fā)展，積極奔向發(fā)展目標(biāo)并積極參與建設(shè)規(guī)劃。由于信息化的到來給檔案管理的方式及時(shí)更新，數(shù)字化系統(tǒng)減少了紙張的浪費(fèi)，且運(yùn)用數(shù)字化形式進(jìn)行整理，最終組建完整的數(shù)據(jù)庫，信息內(nèi)容通過計(jì)算機(jī)直接搜索查詢，這樣不僅大大提升了工作效率，還給檔案的管理工作發(fā)展帶來了好處，檔案的管理內(nèi)容也不會(huì)輕易丟失，多年以后依然保存完好，處理方式和不足之處直接通過信息化帶來了改善。

1.3 提高檔案工作人員工作的質(zhì)量

檔案的管理工作要求專業(yè)人士且具備專業(yè)的知識(shí)和技能，才能給檔案管理的工作帶來更好的發(fā)展。單位要對(duì)工作人員進(jìn)行新知識(shí)培養(yǎng)，不斷地加強(qiáng)工作人員的綜合性水平和道德性水平，因?yàn)闄n案管理工作是服務(wù)性質(zhì)的工作，所以及時(shí)改善傳統(tǒng)的知識(shí)觀念，就能為檔案管理工作更好的服務(wù)。

1.4 建立檔案管理的網(wǎng)站系統(tǒng)

社會(huì)的發(fā)展給人們的生活帶來了便利，科學(xué)技術(shù)也在不斷地改善，檔案管理工作也跟著時(shí)代的變化不斷改進(jìn)。加強(qiáng)使用計(jì)算機(jī)信息化方法管理著檔案工作，對(duì)我們自身也有著很大的幫助。信息化不僅帶來高效的工作效率、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)庫和時(shí)效性、精準(zhǔn)的錄入還讓檔案保存得更完好，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)存檔。建立網(wǎng)站系統(tǒng)給工作人員也帶來了極大的便利，隨時(shí)的數(shù)據(jù)更新能更精準(zhǔn)地找到所需內(nèi)容，也給社會(huì)人民服務(wù)帶來便捷。信息化和網(wǎng)站系統(tǒng)的融合給管理工作帶來極大的好處。

2 用戶不積極參與系統(tǒng)開發(fā)

在管理這一方面上，用戶是對(duì)信息有要求的，所以，所有的工作都是要圍繞用戶進(jìn)行的。專業(yè)的工作人員只能憑借自己的理解能力還有用戶對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)真正需要的功能一點(diǎn)一點(diǎn)來研究，把建設(shè)工作慢慢地做到位。很多系統(tǒng)的建設(shè)方面，用戶不會(huì)參與，所有的工作用戶也不承擔(dān)任何責(zé)任，都直接交給專業(yè)性相關(guān)人員，可是做出來的工作，用戶卻又說不喜歡，最后還不能設(shè)身處地站在工作人員角度看待問題，兩者不進(jìn)行溝通，用戶所需要的也不會(huì)直白地講解出來。因此，用戶想要的東西不能全方位精確地表達(dá)，也對(duì)出現(xiàn)的問題不能進(jìn)行準(zhǔn)確的表述，最后這個(gè)系統(tǒng)一旦完成，問題的存在就會(huì)大大增加，還做不到用戶人的滿意回復(fù)?？偠灾?，讓用戶積極參到實(shí)際工作中是現(xiàn)在必須改進(jìn)的。

3 科學(xué)有效規(guī)劃系統(tǒng)

只有進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃，然后不斷地改進(jìn)問題，把這件事情堅(jiān)持下來才會(huì)完成實(shí)現(xiàn)。其實(shí)規(guī)劃一件事情很簡便，它主要是講長時(shí)間的計(jì)劃一件事情，做到全方位的思考，長時(shí)期實(shí)施，計(jì)劃就能實(shí)現(xiàn)。檔案的這一部門是信息服務(wù)的部門，作為時(shí)代的主要發(fā)展，結(jié)構(gòu)之間的活動(dòng)和內(nèi)容是平時(shí)比較復(fù)雜的，長期的堅(jiān)持下才能實(shí)現(xiàn)檔案這一信息的管理系統(tǒng)。所以一般來說，根據(jù)每個(gè)部門的發(fā)展情況都有著客觀性規(guī)律的檔案管理信息系統(tǒng)，其次就是環(huán)境問題，只要按照科學(xué)的方法規(guī)定戰(zhàn)略發(fā)展的方向，進(jìn)行合理的建設(shè)過程是現(xiàn)在發(fā)展最需要重視的。根據(jù)國內(nèi)目前發(fā)展，只要不斷推進(jìn)信息的發(fā)展，再不斷地努力，檔案的系統(tǒng)發(fā)展上就不會(huì)有很多問題存在。因?yàn)檫€有一些主要的事業(yè)型發(fā)展和系統(tǒng)不一樣；又因?yàn)榄h(huán)境問題產(chǎn)生的有效性較低；及管理不嚴(yán)格，思想上不去；開發(fā)技術(shù)跟不上時(shí)代；用戶不會(huì)正確使用；沒有商家投入資金，但技術(shù)還需要資金來維持，這一系列的問題都是對(duì)管理信息系統(tǒng)關(guān)注度不夠。由于這些用戶都是各大機(jī)構(gòu)的人員，科學(xué)有效的建設(shè)系統(tǒng)是要呈現(xiàn)給這些人的，接下來還要得他們滿意的反響，然后還要滿足他們在活動(dòng)上管理信息的要求，才能滿足直接目標(biāo)-－管理信息系統(tǒng)建設(shè)。接下來建設(shè)會(huì)不斷發(fā)展，工作也會(huì)做得越來越深刻，只有相關(guān)人員進(jìn)行深刻溝通，互相理解全想要的系統(tǒng)，及時(shí)溝通，有錯(cuò)及時(shí)改，給系統(tǒng)工作深入的細(xì)化細(xì)節(jié)。

現(xiàn)在普遍一個(gè)現(xiàn)象是系統(tǒng)能使用多個(gè)年限，這是不斷維護(hù)形成的，但這也缺不了資金的投入。有人能看到的小問題就解決一下，看不到的深入問題也就擱置了，所以這點(diǎn)是最容易忽略的。沒有高難度的挑戰(zhàn)，專業(yè)人員就沒有經(jīng)驗(yàn)去探索新問題，從而做不了高難度維護(hù)系統(tǒng)的工作。慢慢發(fā)現(xiàn)，建設(shè)系統(tǒng)開發(fā)工作是需要不斷累積經(jīng)驗(yàn)，然后再去多實(shí)踐的基礎(chǔ)上才能得到結(jié)果。因此，通過可靠的技術(shù)才能重視維護(hù)起系統(tǒng)的工作，給出足夠的重視，是現(xiàn)在需要科學(xué)規(guī)劃的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

4 結(jié)語

社會(huì)不斷地進(jìn)步，計(jì)算機(jī)行業(yè)迅速的發(fā)展與人的各方面都緊密相連，因?yàn)榻o人不斷帶來的是方便和快捷。系統(tǒng)管理也因計(jì)算機(jī)的發(fā)展維護(hù)方面越來越強(qiáng)大，系統(tǒng)的使用壽命得到長時(shí)間發(fā)展，提升了檔案管理的工作效率。所以，建設(shè)檔案的管理系統(tǒng)，應(yīng)全方位考慮，保證系統(tǒng)可靠性，有效性和系統(tǒng)的安全性。