牛 雯

（平?jīng)龉肪轴轻脊范?，甘肅 平?jīng)?744000）

大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息化成為時(shí)代主旋律，能否提高信息化水平將決定了企業(yè)或單位發(fā)展的前景，而檔案是企業(yè)或單位發(fā)展過程中的結(jié)晶，也記錄了企業(yè)或檔案發(fā)展的歷程，對(duì)于企業(yè)或單位有著非常重要的價(jià)值，因此必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理，通過電子檔案管理方式能夠有效解放勞動(dòng)力，提高管理效率，因此備受推崇，未來也將獲得更多應(yīng)用。

1 電子檔案管理的重要意義

1）提高檔案管理效率和質(zhì)量。首先，能夠提高檔案管理的效率。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理對(duì)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所有較高的要求，必須要保證紙質(zhì)檔案的完整性，而且由于檔案數(shù)量較多，占地面積較大，但電子檔案管理則能夠有效減少對(duì)場(chǎng)地等資源的占用，同時(shí)利用電子信息技術(shù)能夠有效提高工作效率，減少檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)。其次，方便對(duì)檔案的利用，當(dāng)需要對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢時(shí)，可以通過關(guān)鍵字搜索的方式，在管理系統(tǒng)中直接找到所需要的檔案，能夠有效提高信息獲取效率。最后，能夠方便信息之間的共享，當(dāng)不同部門之間需要進(jìn)行信息交流或調(diào)度時(shí)，可以直接通過電子檔案將數(shù)據(jù)進(jìn)行傳送，減少信息壁壘，提高溝通合作的能力。

2）提高保密性。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理保密性相對(duì)稍差，有些不法人員可以利用職權(quán)之便，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行篡改，當(dāng)前由于紙質(zhì)檔案被篡改所引發(fā)社會(huì)熱議的事件層出不窮，導(dǎo)致社會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案管理存在質(zhì)疑，而電子檔案管理則能夠有效提高保密性。利用信息技術(shù)可以對(duì)電子檔案進(jìn)行保密設(shè)置，任何人妄想對(duì)電子檔案進(jìn)行更改都可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查詢跟蹤，并且追究其責(zé)任，將電子檔案處于監(jiān)控狀態(tài)下，防止信息被泄露。對(duì)于一些保密性要求較高的電子檔案，還可以通過設(shè)置安全網(wǎng)這一方式，來保障電子檔案的保密性和安全性。

2 電子檔案的管理存在的問題

1）基礎(chǔ)設(shè)施缺失。對(duì)電子檔案進(jìn)行管理需要用到較多設(shè)備，而當(dāng)前由于一些單位對(duì)于電子檔案管理的重要性認(rèn)知不足，不愿意在電子檔案管理方面投入資金，導(dǎo)致檔案管理所需要用到的設(shè)備不足或質(zhì)量存在問題，最終影響到檔案管理工作。比如，對(duì)電子檔案進(jìn)行獲取需要掃描儀，對(duì)于之前存在的紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理或轉(zhuǎn)化為電子檔案需要用到讀取設(shè)備，由于資金短缺，導(dǎo)致相應(yīng)的設(shè)備不夠完善，最終影響到檔案管理工作。

2）管理制度缺失。電子檔案管理是較為新穎的形式，發(fā)展較為迅猛，但管理制度不夠健全，導(dǎo)致電子檔案管理工作無法做到有序性和科學(xué)性。一方面，缺乏責(zé)任制度，電子檔案管理是一項(xiàng)非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，一個(gè)小小的失誤都有可能會(huì)影響電子檔案的有效性和價(jià)值，所以檔案管理必須要確保嚴(yán)格有效，但相關(guān)工作人員在工作過程中非常容易出現(xiàn)檔案丟失、更新不及時(shí)等問題，出現(xiàn)問題卻沒有得到及時(shí)有效處理，從而滋生相關(guān)工作人員的懶惰性和僥幸心理，最終會(huì)導(dǎo)致電子檔案管理過程中問題頻發(fā)。另一方面，缺乏激勵(lì)機(jī)制，電子檔案管理工作是一項(xiàng)相對(duì)比較枯燥的工作，導(dǎo)致人員流動(dòng)性較強(qiáng)，在一定程度上會(huì)影響電子檔案管理的長效性，正是由于缺乏激勵(lì)機(jī)制，影響了工作人員工作積極性和主動(dòng)性，也不利于團(tuán)隊(duì)整體工作氛圍。

3）人員能力不足。首先，電子檔案管理人員準(zhǔn)入門檻較低，主要是由于單位并沒有意識(shí)到電子檔案管理的重要性及對(duì)人員的要求，認(rèn)為對(duì)檔案管理工作人人都可以做，不需要太多的技術(shù)含量，所以在選拔電子檔案管理人員時(shí)，缺乏對(duì)人員的考核和要求，最終影響到電子檔案管理工作。其次，電子檔案管理人員信息技術(shù)能力有所欠缺，很多檔案管理人員思想上缺乏創(chuàng)新，對(duì)電子檔案管理接受程度相對(duì)較弱，而且年齡結(jié)構(gòu)不夠合理，大多對(duì)信息技術(shù)了解不夠全面，應(yīng)用能力較差，對(duì)于檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)或更新實(shí)力不足，最終影響電子檔案管理發(fā)展。

3 電子檔案的管理的途徑

1）完善基礎(chǔ)設(shè)施。首先，必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施投入的重視，充分認(rèn)識(shí)到電子檔案管理對(duì)于單位或企業(yè)發(fā)展的重要性，轉(zhuǎn)變思維，加大對(duì)電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金投入。其次，必須要加強(qiáng)對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的配置，比如掃描儀等設(shè)備，采購負(fù)責(zé)人必須要仔細(xì)了解電子檔案管理的基本內(nèi)容，了解電子檔案管理對(duì)設(shè)備的要求，在選擇設(shè)備時(shí)務(wù)必要選擇能夠滿足電子檔案管理需求的設(shè)備，同時(shí)還需要關(guān)注設(shè)備的維護(hù)和后期服務(wù)狀況。最后，需要買進(jìn)防潮防蛀設(shè)備，對(duì)于一些現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案還需要做好保護(hù)工作，通過防潮防蛀設(shè)備有效提高紙質(zhì)檔案管理水平。

2）完善檔案管理制度。首先，需要制定電子檔案保密級(jí)別，根據(jù)電子檔案所涉及的內(nèi)容進(jìn)行分類，對(duì)于不同級(jí)別的電子檔案分別設(shè)置保護(hù)方式和途徑，從而能夠更好確保電子檔案的安全性和保密性。其次，必須要落實(shí)責(zé)任制度，對(duì)于電子檔案管理過程中所涉及的內(nèi)容具體落實(shí)到每個(gè)人身上，如果個(gè)人所負(fù)責(zé)的部分出現(xiàn)了問題，比如信息泄露或者檔案丟失等，必須要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定對(duì)個(gè)人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。再次，需要完善績(jī)效考核激勵(lì)制度，一方面，需要加強(qiáng)績(jī)效考核，根據(jù)電子檔案管理工作人員的具體工作職責(zé)、工作內(nèi)容設(shè)立合理的考核標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)考核結(jié)果對(duì)工作人員進(jìn)行一定的獎(jiǎng)勵(lì)或予以一定的處罰；另一方面，需要完善激勵(lì)制度，對(duì)于在工作過程中表現(xiàn)優(yōu)秀或?qū)﹄娮訖n案管理提出建設(shè)性意見的工作人員，可以予以一定的物質(zhì)或精神獎(jiǎng)勵(lì)，從而形成競(jìng)爭(zhēng)的良好氛圍，提高整體的工作效率。最后，需要完善監(jiān)督機(jī)制，任何一項(xiàng)工作的開展都離不開監(jiān)督，只有通過監(jiān)督才能夠更好規(guī)范工作人員的行為，也才能夠確保工作正常開展，因此必須要對(duì)電子檔案進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，如果在監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)問題，必須要及時(shí)分析產(chǎn)生問題的原因并積極進(jìn)行改正。

3）提高工作人員能力素質(zhì)。首先，必須要加強(qiáng)對(duì)人才的選拔，提高工作人員的準(zhǔn)入門檻，要嚴(yán)格考核工作人員檔案管理經(jīng)驗(yàn)和對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用能力，選擇綜合性人才進(jìn)入，還需要拓展人才引進(jìn)渠道和平臺(tái)，引進(jìn)高層次人才，加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)的搭建和維護(hù)工作。其次，必須加強(qiáng)對(duì)人才的培訓(xùn)，要加強(qiáng)對(duì)電子信息技術(shù)的理解和使用，通過實(shí)戰(zhàn)模擬等方式檢驗(yàn)培訓(xùn)效果，同時(shí)還需要加強(qiáng)對(duì)統(tǒng)計(jì)工具的應(yīng)用能力，通過統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)模擬考核等方式，檢驗(yàn)工作人員進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的速度和時(shí)間。最后，需要加強(qiáng)對(duì)人才的交流和合作，“三人行必有我?guī)熝伞?，每個(gè)人身上都有閃光點(diǎn)，每個(gè)人也都有自己獨(dú)到的工作方式方法，只有不斷加強(qiáng)交流合作，才能夠彼此學(xué)習(xí)，不斷進(jìn)步，因此要加強(qiáng)與其他單位或企業(yè)電子檔案管理工作人員的溝通和交流，了解其在處理電子檔案管理過程中問題的有效方式和途徑，從而提高整體素質(zhì)和水平。

4 結(jié)束語

通過電子檔案管理能夠有效提高管理效率和質(zhì)量、提高保密性和安全性，但是當(dāng)前電子檔案管理過程中還存在一些問題，比如基礎(chǔ)設(shè)施缺失、管理制度不完善、人員能力不足等，因此針對(duì)這些問題必須要加強(qiáng)重視，在后續(xù)工作過程中不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施、完善檔案管理制度、不斷提高工作人員能力和素質(zhì)，只有這樣才能夠更好促進(jìn)電子檔案管理發(fā)展和進(jìn)步。