柳春英
(福建省惠安縣婦幼保健院,福建 泉州 362100)
隨著現(xiàn)代社會信息技術(shù)的不斷發(fā)展,信息技術(shù)在社會各行各業(yè)當(dāng)中已經(jīng)發(fā)揮出巨大的作用和價值,滴滴打車方便了人們的出行,網(wǎng)絡(luò)購物方便了人們的生活,這些都是信息化時代社會的新穎事物。針對信息化手段在社會當(dāng)中的巨大作用,醫(yī)院為了加強(qiáng)檔案管理工作的實效性,開創(chuàng)新的檔案管理工作格局,醫(yī)院也在不斷加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作,推動檔案管理工作的不斷發(fā)展,從而更好地保證醫(yī)院其他工作的順利開展。
檔案信息化建設(shè)是指借助現(xiàn)代信息技術(shù)提升檔案管理工作水平,為檔案管理工作提供新的原則和工作思路,同時確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理工作的框架和方法,實現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作以手寫檔案,歸檔入庫為主要形式和手段,在這一過程當(dāng)中,一方面需要使用大量的紙張和相關(guān)存儲材料,這就需要一定的檔案管理成本來保證相關(guān)工作的開展;另一方面這些檔案資料一旦出現(xiàn)破損,就會給檔案管理工作帶來巨大的影響。這就需要對傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行改革和創(chuàng)新,突破檔案管理工作當(dāng)中的現(xiàn)實問題。隨著現(xiàn)代社會信息技術(shù)的不斷發(fā)展,各行各業(yè)的信息化程度都在逐漸上升,這也給檔案管理工作帶來了新的思考,檔案管理領(lǐng)域期望以信息化建設(shè)工作的實施,推動檔案管理工作開創(chuàng)新的格局,實現(xiàn)新的目標(biāo)。
在當(dāng)前信息化社會背景下,信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè),檔案管理工作也必須融入信息化手段,借以提高檔案管理水平和管理效率。開展信息化建設(shè)對于檔案管理工作具有積極作用,首先,信息化建設(shè)可以大幅減少檔案管理工作量,簡化工作內(nèi)容,提高工作效率。傳統(tǒng)檔案材料多為紙質(zhì)形式,保存較為困難且成本高,信息化條件下,將檔案內(nèi)容輸入電腦存儲,可以節(jié)約管理成本,簡化工作內(nèi)容。其次,便于檔案信息的共享,醫(yī)院目前都有自己的內(nèi)部信息管理系統(tǒng),將檔案資料上傳共享,便于醫(yī)護(hù)人員和檔案管理同時獲取檔案信息,可以實現(xiàn)信息共享。
傳統(tǒng)的檔案管理工作以手寫登記、裝盒封存、入庫歸檔為主要形式,在這一過程當(dāng)中,檔案管理工作人員需要進(jìn)行繁瑣的操作之后才能實現(xiàn)檔案資料的及時歸檔。在這一過程當(dāng)中不但需要一定的物質(zhì)成本,比如紙張、檔案盒、庫房等物質(zhì)條件,還需要人力并投入巨大的精力來展開相關(guān)工作才能實現(xiàn)良好的檔案管理工作成效。一旦在這一工作過程當(dāng)中出現(xiàn)某一環(huán)節(jié)的失誤,就容易造成整個檔案管理工作出現(xiàn)問題,阻礙檔案管理工作實效的提升。
一些醫(yī)護(hù)人員對于檔案信息重要性認(rèn)識不足,在信息管理工作中對于工作流程和工作職責(zé)拿捏不到位,在實際工作過程中對病患信息不重視、隨意處置,紙質(zhì)醫(yī)療信息出現(xiàn)污損、丟失等管理不善的現(xiàn)象,最終這些單據(jù)被當(dāng)作垃圾處理,這就可能導(dǎo)致病患醫(yī)療信息泄露。而且檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊,這也就可能造成相關(guān)工作的滯后阻礙檔案管理工作實效的提升。
傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作模式中,檔案管理硬件設(shè)備得不到及時更新,檔案管理硬件條件仍然局限在傳統(tǒng)的一間“小黑屋”和幾個柜子,傳統(tǒng)檔案管理方式仍然占據(jù)主導(dǎo),檔案管理效率低下,占用空間大,導(dǎo)致教務(wù)人員在開展檔案管理工作時遇到現(xiàn)實困難,制約檔案管理工作的高效開展。
無論是什么工作的開展都需要制定一個完整合理的制度來指導(dǎo)工作實踐的開展,當(dāng)前檔案管理缺乏信息技術(shù)手段下的工作制度來指導(dǎo)工作的科學(xué)開展?,F(xiàn)階段檔案管理工作缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,檔案管理水平因工作人員能力素質(zhì)而異,這就導(dǎo)致檔案管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),缺乏統(tǒng)一制度來使檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
傳統(tǒng)的檔案管理工作模式存在的問題逐漸顯現(xiàn),這就呼吁醫(yī)院檔案工作要加強(qiáng)對相關(guān)問題的重視,以檔案信息化建設(shè)為依托,實現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新發(fā)展。將信息化手段運用到檔案管理工作當(dāng)中,可以開創(chuàng)新的檔案工作格局。
在建立患者信息檔案時,醫(yī)護(hù)人員可以利用手中的智能終端,對患者的個人信息進(jìn)行錄入,同時在為患者提供醫(yī)療服務(wù)的過程當(dāng)中,對患者的診治過程和病情治療進(jìn)行記錄,實現(xiàn)檔案管理樣態(tài)的創(chuàng)新。醫(yī)護(hù)人員手中的智能終端就是一個微型電腦,從患者進(jìn)入醫(yī)院就診開始,從為患者進(jìn)行診治的醫(yī)生到后期開展護(hù)理的醫(yī)護(hù)人員,從為患者診治的醫(yī)療設(shè)備到進(jìn)入患者體內(nèi)的藥品信息,都可以記錄在案,輸入到終端當(dāng)中,實現(xiàn)現(xiàn)代醫(yī)學(xué)檔案管理工作的智能化、信息化建設(shè),推動醫(yī)療工作樣態(tài)的轉(zhuǎn)變。
傳統(tǒng)的檔案管理工作以紙質(zhì)材料為主,需要相關(guān)工作人員耗費大量的財力、物力和精力才能實現(xiàn)良好的工作效果。檔案管理工作的成本逐漸增加,這也就給醫(yī)院的運營管理增添了負(fù)擔(dān)。隨著信息化建設(shè)工作的開展,檔案管理工作的成本也會逐漸下降,實現(xiàn)新的管理工作格局。
在檔案管理工作當(dāng)中,加強(qiáng)信息化建設(shè),紙質(zhì)書面資料轉(zhuǎn)化為電子設(shè)備上的一個個虛擬文字,傳統(tǒng)的一間檔案管理室所容納的信息量現(xiàn)在只需要一臺小小的微型設(shè)備就可以完善容納,這就可以實現(xiàn)管理成本的節(jié)省。
傳統(tǒng)的檔案管理工作需要相關(guān)人員對紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行書寫和封裝,并對檔案管理場所進(jìn)行管理,在這一工作過程當(dāng)中,如果相關(guān)人員對于工作不夠認(rèn)真負(fù)責(zé)的話就有可能出現(xiàn)一些不必要的問題,導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)破損、污損等現(xiàn)象,從而阻礙有關(guān)工作的開展,這就阻礙了檔案管理工作實效的提升。
在以信息化建設(shè)為依托的現(xiàn)代檔案管理體系當(dāng)中,需要一線醫(yī)護(hù)人員對信息進(jìn)行獲取和錄入,這就可以減少檔案管理人員的工作程序,為檔案管理節(jié)省一定的時間,簡化操作步驟。而且信息化手段的逐漸運用,檔案管理人員可以從整體上對相關(guān)信息進(jìn)行管理和分析,實現(xiàn)工作效率的提升,這就有助于強(qiáng)化檔案管理工作成效,實現(xiàn)新時期的檔案管理目標(biāo)。
醫(yī)院檔案管理工作不光是要對患者的就診信息和醫(yī)院的工作內(nèi)容進(jìn)行記錄,同時還需要對醫(yī)院的醫(yī)療資源進(jìn)行統(tǒng)計和分析,以更好地配置醫(yī)療資源,開展醫(yī)療工作。隨著醫(yī)院信息化建設(shè)工作的開展,醫(yī)院可以將醫(yī)療資源信息和患者的病例信息都集中在信息化系統(tǒng)當(dāng)中,為患者就診提供科學(xué)合理的指導(dǎo)。例如,在醫(yī)院就診的過程當(dāng)中,一些患者所要做的檢查項目較多,在醒目位置設(shè)置電子顯示器或者在網(wǎng)絡(luò)平臺實時顯示相關(guān)科室的就診人數(shù)狀態(tài),就可以給患者提供準(zhǔn)確的就診信息,為患者開展檢查和就診提供良好的指導(dǎo)。對于一些并不著急就診的疾病,患者在來到醫(yī)院就診之前,就可以登錄網(wǎng)絡(luò)信息平臺,實時掌握當(dāng)前醫(yī)院的就診狀態(tài),避免在高峰時段來到醫(yī)院就診,更好地分配自身的時間和精力。同時,對于一些急性病的就診,需要為患者提供就診信息溝通綠色通道,患者可以在平臺當(dāng)中提交自己的急性病表現(xiàn),醫(yī)院在接到患者的急性病信息之后,迅速組織人員做好就診準(zhǔn)備,避免因為患者的集中出現(xiàn)而導(dǎo)致工作的延誤。
醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)是我國建設(shè)現(xiàn)代化醫(yī)療體系的重要途徑,是利國利民的基礎(chǔ)設(shè)施事業(yè)建設(shè)項目,醫(yī)院應(yīng)積極推動檔案管理信息化建設(shè)工作,自覺履行相關(guān)義務(wù),使得醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)不斷發(fā)展,促進(jìn)我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。