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        檔案信息資源共建共享平臺建設(shè)的實(shí)踐與思考

        2020-02-26 06:14:01
        卷宗 2020年34期
        關(guān)鍵詞:資源設(shè)備信息

        陳 曄

        (上海航空工業(yè)(集團(tuán))有限公司,上海 201210)

        以現(xiàn)有檔案信息化系統(tǒng)為基礎(chǔ),整合檔案信息資源,構(gòu)建集檔案管理和服務(wù)于一體的“一站式”檔案信息資源共建共享平臺,是在信息時代大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的有效舉措。

        檔案信息資源共享是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容,中國XX公司是國內(nèi)一家航空制造企業(yè),其檔案館在檔案信息資源共享共建實(shí)踐工作中,存在諸多難題。為加強(qiáng)檔案館在檔案信息資源建設(shè),本文結(jié)合中國XX公司檔案館(以下簡稱“檔案館”)的檔案信息資源共享共建平臺建設(shè)實(shí)際情況,提出問題與建議。

        1 檔案信息資源共建共享平臺建設(shè)現(xiàn)狀

        檔案館為加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè),不斷在實(shí)踐工作中加強(qiáng)對檔案信息建設(shè)的管理,及硬件設(shè)施的完善,取得初步成果。截至2020年6月,檔案館檔案軟硬件資產(chǎn)覆蓋檔案收集、整理、保護(hù)、利用、監(jiān)督、管理等全過程,公司檔案設(shè)施設(shè)備資產(chǎn)共計188項、662臺/套,主要集中在檔案密集架及相關(guān)監(jiān)控系統(tǒng)、縮微系統(tǒng)等及相關(guān)設(shè)備。核心設(shè)施設(shè)備主要為各單位檔案密集架及相關(guān)監(jiān)控系統(tǒng)、公司檔案信息系統(tǒng)、檔案縮微系統(tǒng)及相關(guān)設(shè)備、檔案柜、檔案消毒柜和科研聲像拍攝設(shè)備等。普通設(shè)施設(shè)備主要為科研聲像拍攝設(shè)備配件、庫房相關(guān)管理設(shè)備、檔案掃描與光盤檢測設(shè)備等。通用設(shè)施設(shè)備主要為計算機(jī)、打印復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備。這些都為檔案館檔案信息共建共享平臺建設(shè)提供了有利條件,促進(jìn)檔案館檔案信息資源平臺建設(shè)。

        2 檔案信息資源共建共享平臺建設(shè)問題

        檔案館在檔案信息資源共享共建方面正在不斷加強(qiáng)建設(shè),但建設(shè)過程中,同時也暴露出檔案館檔案信息資源建設(shè)潛在問題。以下是針對檔案館在檔案信息資源建設(shè)過程中問題分析:

        1)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善?;A(chǔ)建設(shè)是檔案信息資源共享共建平臺建設(shè)基礎(chǔ),檔案信息不全面,不能提供檔案共建共享的科技支撐,是檔案館發(fā)展檔案信息資源共享平臺建設(shè)主要原因之一,檔案共建共享工作涉及多種信息資源類型和系統(tǒng)平臺,需要技術(shù)和基礎(chǔ)設(shè)施支持才能推動檔案館檔案信息資源的共建共享發(fā)展[1]。檔案館檔案信息資源建設(shè)過程中發(fā)現(xiàn),部分單位檔案基礎(chǔ)設(shè)施尚不完善,檔案庫房與相關(guān)設(shè)備嚴(yán)重不足,缺乏檔案消毒設(shè)備及存放設(shè)備,不能提供十年內(nèi)檔案庫存容量,超過或即將超過保修期限的設(shè)施設(shè)備逾百件,缺乏對聲像攝制能力的配套硬件設(shè)施和設(shè)備支持,專業(yè)技術(shù)水平參差不齊,后期加工、深化開發(fā)等技術(shù)條件還不完善,嚴(yán)重影響檔案館檔案信息資源共享共建平臺建設(shè)。

        2)檔案信息存在安全隱患。檔案數(shù)據(jù)安全是共建共享過程中的重要問題,檔案館在目前主要以信息平臺網(wǎng)絡(luò)作為檔案信息資源共享建設(shè)主要平臺,但檔案館尚未全面覆蓋電子文件歸檔接口,檔案收集不及時,造成檔案數(shù)據(jù)不全面,信息不完善[2]。檔案館模型文件的數(shù)據(jù)收集、歸檔、利用、存儲等功能還處于初步發(fā)展階段,尚未形成統(tǒng)一檔案管理模式,檔案信息資源共享系統(tǒng)平臺的開發(fā)和實(shí)施還缺乏人員和經(jīng)費(fèi)的支持,大部分還停留在手工建檔階段,手動建檔容易造成信息遺漏,且并沒有建立檔案信息安全管理措施,容易造成檔案信息泄露,這對檔案館檔案數(shù)據(jù)安全造成一定威脅。

        3)檔案信息共建共享建設(shè)不規(guī)范。檔案信息安全問題,與規(guī)范檔案信息共建共享建設(shè)存在聯(lián)系,檔案信息建設(shè)不規(guī)范不僅影響檔案信息安全問題,而且影響公司工作人員工作效率,不利于公司內(nèi)部人員及時共享信息、充分利用檔案信息共享優(yōu)勢,形成資源整合,提高工作效率。檔案館在檔案信息共建共享建設(shè)中存在不規(guī)范問題,未形成集中管控、共享共用的檔案資源共建體系,這就造成現(xiàn)有設(shè)備資源未能得到充分利用,檔案工作能力滯后。

        3 檔案信息資源共建共享平臺建設(shè)措施

        1)強(qiáng)化檔案信息共建共享平臺資源建設(shè)。隨著智慧城市建設(shè)的推進(jìn),社會對檔案工作綜合服務(wù)能力的需求越來越高,檔案信息共建共享平臺建設(shè)是檔案館發(fā)展需要。檔案館需根據(jù)實(shí)際工作情況,完善檔案館檔案信息共建共享平臺基礎(chǔ)建設(shè),對資源建設(shè)進(jìn)行合理科學(xué)規(guī)劃及整合,協(xié)調(diào)各部門完善檔案信息資源建設(shè)平臺,為建設(shè)檔案信息資源建設(shè)平臺提供基礎(chǔ)設(shè)施保障。強(qiáng)化數(shù)據(jù)整合和技術(shù)研發(fā),實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)采集、制作和平臺同步聯(lián)動更新,從而形成一套適合檔案館發(fā)展需要,各類檔案資源相對完整、類型多樣、配置合理、特色鮮明的區(qū)域檔案信息資源體系[3]。檔案館在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面需加強(qiáng)與相關(guān)部門的溝通,將檔案密集架、檔案消毒設(shè)備、檔案存放柜等基礎(chǔ)設(shè)施完善,推進(jìn)科研聲像攝制設(shè)施設(shè)備購置與升級工作,提升專業(yè)人才攝制、加工、開發(fā)等技術(shù)水平,注重專業(yè)人才培養(yǎng),提高技術(shù)檔案館團(tuán)隊技術(shù)水平,穩(wěn)步推進(jìn)主要系統(tǒng)歸檔接口實(shí)施,購置檔案智能化、智能化軟件以提升檔案信息管理能力。

        2)加強(qiáng)檔案信息共建共享平臺安全建設(shè)。檔案館在檔案信息共建共享平臺安全建設(shè)方面有待完善,檔案信息共建共享平臺基本原則是保障檔案信息安全,部分檔案涉及公司機(jī)密文件,與公司利益緊密相連,這些檔案信息不便提供利用,如何調(diào)整檔案利用與信息安全之間關(guān)系是檔案館檔案信息共建共享平臺建設(shè)過程中需解決的問題。檔案館在平臺建設(shè)及運(yùn)行過程中,應(yīng)盡量將可以公開的檔案內(nèi)容以平臺形式提供服務(wù),著重加強(qiáng)平臺內(nèi)部檔案信息服務(wù)工作過程的規(guī)范管理,建立健全檔案信息安全管理與利用的規(guī)章制度,采取有效的管理措施和技術(shù)手段,保證平臺內(nèi)部檔案信息在使用過程中的安全[4]。其內(nèi)容包括建立檔案設(shè)施設(shè)備使用、檢查、維保等流程和表格清單,及時梳理過保修期和即將過保修期的設(shè)施設(shè)備,有序跟進(jìn)維保、更新、升級、報廢等工作。將管理型號檔案數(shù)據(jù)整合管理,充分利用開發(fā),在安全前提下提升存儲能力,配套相應(yīng)系統(tǒng)接口,加強(qiáng)檔案館型號電子檔案統(tǒng)一管理工作,將型號檔案庫房庫架管控分區(qū)、標(biāo)識規(guī)則與模板,形成系統(tǒng)化管理模式,做好重要型號檔案的檔案檢測、備份工作,加速檔案信息管理系統(tǒng)更新和升級,優(yōu)化檔案的收集、歸檔、整理、備份、利用、監(jiān)控和管理功能,加強(qiáng)系統(tǒng)培訓(xùn)和檔案信息管理系統(tǒng)的推廣應(yīng)用。

        3)規(guī)范檔案信息共建共享平臺建設(shè)。由于檔案館在檔案信息共建共享平臺建設(shè)中缺乏系統(tǒng)管理,因此,檔案館工作人員積極性不高,整體技術(shù)水平落后,在一定程度上影響檔案信息共建共享平臺信息服務(wù)質(zhì)量[5]。因此,檔案館應(yīng)盡快建立健全檔案標(biāo)準(zhǔn)體系及相關(guān)規(guī)范制度,加強(qiáng)檔案信息收集標(biāo)準(zhǔn)、處理標(biāo)準(zhǔn)、安全標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等方面管理,明確檔案館相關(guān)人員工作職能。檔案信息共建共享平臺建設(shè)中需注意與檔案館其他部門信息標(biāo)準(zhǔn)和信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)相兼容,全面規(guī)劃和設(shè)計數(shù)據(jù)要素標(biāo)準(zhǔn)、信息分類編碼標(biāo)準(zhǔn),建立檔案信息資源共享標(biāo)準(zhǔn)體系,確保檔案館共建共享平臺對各部門檔案信息資源的有效利用,建設(shè)集中控制、分散存儲、共享共用的檔案資源管理系統(tǒng),推動大型檔案通用設(shè)施和普通設(shè)備的購置和管理。

        4 總結(jié)

        綜上所述,檔案信息資源共建共享是社會信息化環(huán)境下檔案工作的重要內(nèi)容,是提高工作能力基礎(chǔ),是檔案信息安全保障。檔案館在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、安全建設(shè)、及規(guī)范建設(shè)等方面尚存在一定問題。但檔案館正在逐步發(fā)現(xiàn)這些問題,并提出解決措施,建立完善檔案信息管理制度,提升檔案我公司員工工作效率,推進(jìn)檔案館檔案信息資源共建共享建設(shè)發(fā)展。

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