陳 曄

（上海航空工業(yè)（集團(tuán)）有限公司，上海 201210）

以現(xiàn)有檔案信息化系統(tǒng)為基礎(chǔ)，整合檔案信息資源，構(gòu)建集檔案管理和服務(wù)于一體的“一站式”檔案信息資源共建共享平臺，是在信息時代大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的有效舉措。

檔案信息資源共享是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，中國XX公司是國內(nèi)一家航空制造企業(yè)，其檔案館在檔案信息資源共享共建實(shí)踐工作中，存在諸多難題。為加強(qiáng)檔案館在檔案信息資源建設(shè)，本文結(jié)合中國XX公司檔案館（以下簡稱“檔案館”）的檔案信息資源共享共建平臺建設(shè)實(shí)際情況，提出問題與建議。

1 檔案信息資源共建共享平臺建設(shè)現(xiàn)狀

檔案館為加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，不斷在實(shí)踐工作中加強(qiáng)對檔案信息建設(shè)的管理，及硬件設(shè)施的完善，取得初步成果。截至2020年6月，檔案館檔案軟硬件資產(chǎn)覆蓋檔案收集、整理、保護(hù)、利用、監(jiān)督、管理等全過程，公司檔案設(shè)施設(shè)備資產(chǎn)共計188項、662臺/套，主要集中在檔案密集架及相關(guān)監(jiān)控系統(tǒng)、縮微系統(tǒng)等及相關(guān)設(shè)備。核心設(shè)施設(shè)備主要為各單位檔案密集架及相關(guān)監(jiān)控系統(tǒng)、公司檔案信息系統(tǒng)、檔案縮微系統(tǒng)及相關(guān)設(shè)備、檔案柜、檔案消毒柜和科研聲像拍攝設(shè)備等。普通設(shè)施設(shè)備主要為科研聲像拍攝設(shè)備配件、庫房相關(guān)管理設(shè)備、檔案掃描與光盤檢測設(shè)備等。通用設(shè)施設(shè)備主要為計算機(jī)、打印復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備。這些都為檔案館檔案信息共建共享平臺建設(shè)提供了有利條件，促進(jìn)檔案館檔案信息資源平臺建設(shè)。

2 檔案信息資源共建共享平臺建設(shè)問題

檔案館在檔案信息資源共享共建方面正在不斷加強(qiáng)建設(shè)，但建設(shè)過程中，同時也暴露出檔案館檔案信息資源建設(shè)潛在問題。以下是針對檔案館在檔案信息資源建設(shè)過程中問題分析：

1）檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善?；A(chǔ)建設(shè)是檔案信息資源共享共建平臺建設(shè)基礎(chǔ)，檔案信息不全面，不能提供檔案共建共享的科技支撐，是檔案館發(fā)展檔案信息資源共享平臺建設(shè)主要原因之一，檔案共建共享工作涉及多種信息資源類型和系統(tǒng)平臺，需要技術(shù)和基礎(chǔ)設(shè)施支持才能推動檔案館檔案信息資源的共建共享發(fā)展[1]。檔案館檔案信息資源建設(shè)過程中發(fā)現(xiàn)，部分單位檔案基礎(chǔ)設(shè)施尚不完善，檔案庫房與相關(guān)設(shè)備嚴(yán)重不足，缺乏檔案消毒設(shè)備及存放設(shè)備，不能提供十年內(nèi)檔案庫存容量，超過或即將超過保修期限的設(shè)施設(shè)備逾百件，缺乏對聲像攝制能力的配套硬件設(shè)施和設(shè)備支持，專業(yè)技術(shù)水平參差不齊，后期加工、深化開發(fā)等技術(shù)條件還不完善，嚴(yán)重影響檔案館檔案信息資源共享共建平臺建設(shè)。

2）檔案信息存在安全隱患。檔案數(shù)據(jù)安全是共建共享過程中的重要問題，檔案館在目前主要以信息平臺網(wǎng)絡(luò)作為檔案信息資源共享建設(shè)主要平臺，但檔案館尚未全面覆蓋電子文件歸檔接口，檔案收集不及時，造成檔案數(shù)據(jù)不全面，信息不完善[2]。檔案館模型文件的數(shù)據(jù)收集、歸檔、利用、存儲等功能還處于初步發(fā)展階段，尚未形成統(tǒng)一檔案管理模式，檔案信息資源共享系統(tǒng)平臺的開發(fā)和實(shí)施還缺乏人員和經(jīng)費(fèi)的支持，大部分還停留在手工建檔階段，手動建檔容易造成信息遺漏，且并沒有建立檔案信息安全管理措施，容易造成檔案信息泄露，這對檔案館檔案數(shù)據(jù)安全造成一定威脅。

3）檔案信息共建共享建設(shè)不規(guī)范。檔案信息安全問題，與規(guī)范檔案信息共建共享建設(shè)存在聯(lián)系，檔案信息建設(shè)不規(guī)范不僅影響檔案信息安全問題，而且影響公司工作人員工作效率，不利于公司內(nèi)部人員及時共享信息、充分利用檔案信息共享優(yōu)勢，形成資源整合，提高工作效率。檔案館在檔案信息共建共享建設(shè)中存在不規(guī)范問題，未形成集中管控、共享共用的檔案資源共建體系，這就造成現(xiàn)有設(shè)備資源未能得到充分利用，檔案工作能力滯后。

3 檔案信息資源共建共享平臺建設(shè)措施

1）強(qiáng)化檔案信息共建共享平臺資源建設(shè)。隨著智慧城市建設(shè)的推進(jìn)，社會對檔案工作綜合服務(wù)能力的需求越來越高，檔案信息共建共享平臺建設(shè)是檔案館發(fā)展需要。檔案館需根據(jù)實(shí)際工作情況，完善檔案館檔案信息共建共享平臺基礎(chǔ)建設(shè)，對資源建設(shè)進(jìn)行合理科學(xué)規(guī)劃及整合，協(xié)調(diào)各部門完善檔案信息資源建設(shè)平臺，為建設(shè)檔案信息資源建設(shè)平臺提供基礎(chǔ)設(shè)施保障。強(qiáng)化數(shù)據(jù)整合和技術(shù)研發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)采集、制作和平臺同步聯(lián)動更新，從而形成一套適合檔案館發(fā)展需要，各類檔案資源相對完整、類型多樣、配置合理、特色鮮明的區(qū)域檔案信息資源體系[3]。檔案館在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面需加強(qiáng)與相關(guān)部門的溝通，將檔案密集架、檔案消毒設(shè)備、檔案存放柜等基礎(chǔ)設(shè)施完善，推進(jìn)科研聲像攝制設(shè)施設(shè)備購置與升級工作，提升專業(yè)人才攝制、加工、開發(fā)等技術(shù)水平，注重專業(yè)人才培養(yǎng)，提高技術(shù)檔案館團(tuán)隊技術(shù)水平，穩(wěn)步推進(jìn)主要系統(tǒng)歸檔接口實(shí)施，購置檔案智能化、智能化軟件以提升檔案信息管理能力。

2）加強(qiáng)檔案信息共建共享平臺安全建設(shè)。檔案館在檔案信息共建共享平臺安全建設(shè)方面有待完善，檔案信息共建共享平臺基本原則是保障檔案信息安全，部分檔案涉及公司機(jī)密文件，與公司利益緊密相連，這些檔案信息不便提供利用，如何調(diào)整檔案利用與信息安全之間關(guān)系是檔案館檔案信息共建共享平臺建設(shè)過程中需解決的問題。檔案館在平臺建設(shè)及運(yùn)行過程中，應(yīng)盡量將可以公開的檔案內(nèi)容以平臺形式提供服務(wù)，著重加強(qiáng)平臺內(nèi)部檔案信息服務(wù)工作過程的規(guī)范管理，建立健全檔案信息安全管理與利用的規(guī)章制度，采取有效的管理措施和技術(shù)手段，保證平臺內(nèi)部檔案信息在使用過程中的安全[4]。其內(nèi)容包括建立檔案設(shè)施設(shè)備使用、檢查、維保等流程和表格清單，及時梳理過保修期和即將過保修期的設(shè)施設(shè)備，有序跟進(jìn)維保、更新、升級、報廢等工作。將管理型號檔案數(shù)據(jù)整合管理，充分利用開發(fā)，在安全前提下提升存儲能力，配套相應(yīng)系統(tǒng)接口，加強(qiáng)檔案館型號電子檔案統(tǒng)一管理工作，將型號檔案庫房庫架管控分區(qū)、標(biāo)識規(guī)則與模板，形成系統(tǒng)化管理模式，做好重要型號檔案的檔案檢測、備份工作，加速檔案信息管理系統(tǒng)更新和升級，優(yōu)化檔案的收集、歸檔、整理、備份、利用、監(jiān)控和管理功能，加強(qiáng)系統(tǒng)培訓(xùn)和檔案信息管理系統(tǒng)的推廣應(yīng)用。

3）規(guī)范檔案信息共建共享平臺建設(shè)。由于檔案館在檔案信息共建共享平臺建設(shè)中缺乏系統(tǒng)管理，因此，檔案館工作人員積極性不高，整體技術(shù)水平落后，在一定程度上影響檔案信息共建共享平臺信息服務(wù)質(zhì)量[5]。因此，檔案館應(yīng)盡快建立健全檔案標(biāo)準(zhǔn)體系及相關(guān)規(guī)范制度，加強(qiáng)檔案信息收集標(biāo)準(zhǔn)、處理標(biāo)準(zhǔn)、安全標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等方面管理，明確檔案館相關(guān)人員工作職能。檔案信息共建共享平臺建設(shè)中需注意與檔案館其他部門信息標(biāo)準(zhǔn)和信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)相兼容，全面規(guī)劃和設(shè)計數(shù)據(jù)要素標(biāo)準(zhǔn)、信息分類編碼標(biāo)準(zhǔn)，建立檔案信息資源共享標(biāo)準(zhǔn)體系，確保檔案館共建共享平臺對各部門檔案信息資源的有效利用，建設(shè)集中控制、分散存儲、共享共用的檔案資源管理系統(tǒng)，推動大型檔案通用設(shè)施和普通設(shè)備的購置和管理。

4 總結(jié)

綜上所述，檔案信息資源共建共享是社會信息化環(huán)境下檔案工作的重要內(nèi)容，是提高工作能力基礎(chǔ)，是檔案信息安全保障。檔案館在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、安全建設(shè)、及規(guī)范建設(shè)等方面尚存在一定問題。但檔案館正在逐步發(fā)現(xiàn)這些問題，并提出解決措施，建立完善檔案信息管理制度，提升檔案我公司員工工作效率，推進(jìn)檔案館檔案信息資源共建共享建設(shè)發(fā)展。