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        電子檔案的有效管理與利用

        2020-02-26 06:14:01張玲玲
        卷宗 2020年34期
        關(guān)鍵詞:使用者紙質(zhì)檔案管理

        張玲玲

        (云南省大理州云龍縣檔案館,云南 大理 672700)

        電子檔案是利用計算機等設(shè)備的優(yōu)勢對有關(guān)資料做存儲,它是區(qū)別實體檔案的一種虛擬檔案。我國目前的檔案管理已經(jīng)有很大部分用電子檔案代替了實體檔案,并且在逐漸普及。電子檔案雖然有諸多優(yōu)勢但對其管理的要求非常高,雖然管理水平在近年有所提高,但是在實際管理中由于理念、方法和手段各不相同,暴露的問題也各式各樣。只有對電子檔案做好有效的管理,才能使其在實際利用中更安全可靠。本文通過電子檔案在實際利用中的路徑,給出了管理電子檔案的具體措施,以期更好的為社會服務(wù)。

        1 電子檔案利用的主要路徑

        電子檔案有人工無法比擬的識讀優(yōu)勢,對存儲的信息比較集中,還方便其他多媒體繼承,同時其準確率和全面性也是人工檔案無法比擬的。但是,要想充分利用好電子檔案的優(yōu)勢,需要依據(jù)一定的檔案管理信息平臺,還應(yīng)充分發(fā)揮檔案管理的有效性。目前利用電子檔案的主要路徑有三方面,具體如下。

        1)拷貝功能。電子檔案使用的目的是為使用檔案的人員提供檔案最初的狀態(tài),保證檔案最初的真實性。在面向使用者時,首先需要提供原始資料供其拷貝,此時需要把資料做格式轉(zhuǎn)換,然后在信息平臺進行恢復(fù)和顯示。在實際使用過程中,如果沒有相對應(yīng)的轉(zhuǎn)換平臺,也可以為提供檔案的用戶打印出來。

        2)傳輸信息。通過發(fā)達的網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)不僅可以幫助使用者有效解決檔案無法到達目的地的問題,還能節(jié)省大量人力、財力和時間,這也是電子檔案的顯著優(yōu)勢。通過搭建支撐電子檔案管理的公共環(huán)境,不同檔案能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一收集和管理,方便檔案資源溝通交流,還可以隨時為查檔機構(gòu)提供所需資料,還可以利用點技術(shù)達到數(shù)字轉(zhuǎn)換的目的。

        3)方便查詢。電子檔案的方便優(yōu)勢還在于能夠為檔案部門提供不在本單位只要登錄專門網(wǎng)站就能查詢有關(guān)的檔案信息。此功能需要使用者利用一定的技術(shù)支持達到查詢的目的,同時在技術(shù)基礎(chǔ)上方便更多人對同一種電子檔案做查詢。如果檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可供查詢的信息越多,會給查詢者帶來更方便的查詢機會。

        2 對電子檔案加強管理的意義

        1)管理電子檔案,節(jié)約人力物力。傳統(tǒng)檔案管理中,由于紙質(zhì)檔案的特殊性,尤其是其中含有易碎的檔案資料,為了保證檔案的完整性,需要耗費大量的人力、物力和財力進行保管,即便如此,仍舊有破壞部分檔案的可能。網(wǎng)絡(luò)信息的應(yīng)用和普及,使檔案管理技術(shù)得到了進一步提升,檔案管理人員利用快捷的信息技術(shù),大大節(jié)省了查找檔案或存檔的麻煩,有效減輕了檔案人員的工作壓力,同時也顯著提升了檢索檔案的速度和存檔質(zhì)量,節(jié)約了人員和物力。實施電子檔案管理后,立卷存檔也可以實現(xiàn)更高效的信息網(wǎng)絡(luò)化存儲,極大提升了檔案管理的效率性。

        2)管理電子檔案,提升服務(wù)質(zhì)量。檔案管理最終目的是更好的服務(wù)大眾,對電子檔案實施強化管理后,檔案資源的信息更加集中和快捷,對檔案管理的服務(wù)質(zhì)量有了顯著提高。電子檔案的明顯特點是將紙質(zhì)檔案進行虛擬的信息化整理,初始檔案可以被檔案人員運用技術(shù)手段轉(zhuǎn)換到系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)中,既減少了紙質(zhì)檔案占據(jù)空間的麻煩,又方便了檔案人員對檔案的歸類整理。同時,互聯(lián)網(wǎng)之間能互相傳播,用戶在查閱資料時能從大量信息中快速篩選自己所需要的資料。為了給用戶提供更好的服務(wù)質(zhì)量,檔案人員應(yīng)加強自身的專業(yè)知識拓展知識范圍,通過新技術(shù)的不斷學(xué)習(xí),努力提升專業(yè)技能,進而更好的掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),使檔案管理的服務(wù)價值和社會經(jīng)濟效益得到充分發(fā)揮。

        3)管理電子檔案,滿足多種需求。隨著社會的不斷變化,使用者對檔案的要求也越來越多樣化,初始的文字信息根本無法滿足使用者的需求,更多的原始視頻和圖像等也需要展示出來,傳統(tǒng)檔案無法做到上述要求,而電子檔案不僅能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案實體化,例如可以存儲照片、影像等多媒體數(shù)據(jù)文件,還可以使電子信息檔案化,數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)化等,由于其具有多樣靈活性,便于管理,逐漸被越來越多的檔案管理部門所應(yīng)用。在使用檔案時對其需求越來越多,與如今飛速發(fā)展的經(jīng)濟水平和社會文明密不可分,科技發(fā)展越來越進步,因此與之服務(wù)的對象和利用需求也會截然不同,在管理電子檔案中,要審時度勢,對其科學(xué)靈活的實施管理,能夠更好的滿足用戶在利用檔案時的不同需求。

        3 電子檔案管理及利用的具體措施

        1)建立完整的檔案使用制度,對不同的檔案資源進行集中整合。在檔案利用中,需要建立完整的審批制度,如果有關(guān)人員需要使用或查看檔案,先要征得檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)許可,方可使用或查看。使用檔案時,為了便于檔案的收集和管理,還應(yīng)建立完整的管理制度,在遵守制度的前提下,利用發(fā)達的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)收集和管理檔案,這樣使收集的檔案更加及時有效,通過及時更新電子檔案信息來滿足不同使用者的需求。另外,還應(yīng)在使用過程中做到電子檔案和紙質(zhì)檔案的有機融合,通過集中整合檔案信息使檔案管理模式更具優(yōu)化性,更好的滿足更多電子檔案使用者的需求。

        2)對使用檔案方式實行規(guī)范化管理,避免造成不必要的損失。使用電子檔案是有原則性的,依據(jù)使用者的具體情況,對電子檔案內(nèi)容的秘密檔次做規(guī)范化管理。通常情況下,部分電子檔案內(nèi)容不是完全對外開放的,在使用電子檔案時,使用者不能復(fù)制或拷貝禁止外傳的內(nèi)容,為了防止泄露,檔案管理部門可以安裝電子監(jiān)控對其進行隨時監(jiān)督。如果檔案是通過網(wǎng)絡(luò)形式提供給使用者的,對檔案內(nèi)容中禁止外傳的部分需做加密技術(shù)處理,為了安全起見,還需不定期的修改密碼,防止操作失誤為檔案部門帶來不必要的損失。

        3)完善檔案存檔模式,保證重要信息不遺漏。為了保證重要信息的安全完整,以防遺漏,可以采用世界通用的雙套制模式管理檔案,換言之,把內(nèi)容相同的電子檔案和紙質(zhì)檔案一起歸檔保存的做法即為雙套制。在檔案轉(zhuǎn)換過程中,電子檔案雖然比紙質(zhì)檔案優(yōu)勢明顯,但由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不穩(wěn)定性,不可避免會出現(xiàn)安全或效率問題,因此為了不遺漏丟失重要的檔案信息,將電子檔案和紙質(zhì)檔案同時保存是必要的。這種情況下,使用雙套制管理檔案給檔案人員帶來了新的挑戰(zhàn),由于信息技術(shù)更新較快,需要檔案人員始終保持學(xué)習(xí)狀態(tài),在檔案歸檔中,能夠運用熟練的信息技術(shù)和通訊手段,準確快速的保管檔案信息。同時在實際工作中,檔案人員需要利用自身專業(yè)的操作技能,準確快速的識別哪些檔案需要采用雙套制,哪些檔案需要一般歸檔即可。針對每個檔案的實際內(nèi)容和不同特點進行科學(xué)合理的存儲歸檔,采取針對性的雙套制管理,能在一定程度上有效避免人力、物力、財力的資源浪費,同時還有效預(yù)防了重要檔案信息的不遺漏,進而保證了檔案的完整性。

        4)對工作人員加強管理,提升人員的安全意識。電子檔案在使用過程多種多樣并且對系統(tǒng)依賴性較強,導(dǎo)致檔案在真正使用中復(fù)雜多變?nèi)菀壮霈F(xiàn)不穩(wěn)定因素。鑒于此,加強對檔案人員的培訓(xùn)管理,提高他們對檔案管理的重視,通過專業(yè)技能的培訓(xùn)保證他們在工作中的準確度和效率性。這樣不僅使電子檔案得到了充分利用,還保證了檔案信息的安全性。

        如今社會,電子檔案越來越被廣泛使用,為了保證電子檔案工作安全穩(wěn)定發(fā)展,需要根據(jù)實際情況對其實施有效管理,在電子檔案被安全利用的同時,也使其更好的服務(wù)社會。

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