孫福榮

（中車唐山機(jī)車車輛有限公司，河北 唐山 064000）

1 科技檔案管理的定義與特點(diǎn)

科技檔案是我國(guó)眾多檔案管理形式中的重要組成內(nèi)容，關(guān)系著我國(guó)經(jīng)濟(jì)以及科技的發(fā)展，科技檔案簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是指具有科研價(jià)值的科技性文件以及資料，可以為我國(guó)科技事業(yè)的發(fā)展提供有效的參考，具有十分重要的應(yīng)用價(jià)值，由此足以見(jiàn)得科技檔案的重要性?？萍紮n案管理主要有以下特點(diǎn)：

1）科技檔案具有成套性的特點(diǎn)，它是在某些科研活動(dòng)下產(chǎn)生的科研文件和資料。

2）科技檔案具有重要的學(xué)術(shù)研究?jī)r(jià)值，能夠?yàn)槲覈?guó)科學(xué)事業(yè)的研究和發(fā)展提供重要的參考和借鑒價(jià)值。

3）科技檔案涉及的內(nèi)容十分廣泛，如科研資料、圖紙以及電子文檔等等。

4）科技檔案具有值得永久保存的特點(diǎn)，科技檔案作為我國(guó)重要的科技性文件和資料，對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科學(xué)研究具有重要的意義，因此科技檔案的保存期限多為長(zhǎng)期和永久。

5）科技檔案具有保密性的特點(diǎn)，科技檔案中的很多內(nèi)容與商業(yè)機(jī)密有關(guān)，必須要做好科技檔案的保密工作，防止泄露。

2 科技檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1）資料收集不齊全、不完整。當(dāng)前，部分檔案管理人員缺乏系統(tǒng)地學(xué)習(xí)與研究檔案資料搜集工作流程，缺乏全面搜集檔案資料的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而影響了檔案資料的齊全性、完整性?？萍紮n案對(duì)于指導(dǎo)后續(xù)研究工作具有重要的意義，但是科技檔案資料收集不齊全、不完整程度更高，這樣科技檔案的應(yīng)用價(jià)值也會(huì)相應(yīng)的降低。

2）資料整理不規(guī)范、不達(dá)標(biāo)?？蒲许?xiàng)目組人員需要為科技檔案資料的提供者，他們的檔案管理意識(shí)與能力影響著檔案管理質(zhì)量。不過(guò)，科研項(xiàng)目組人員往往全身心地投入到科技研究活動(dòng)之中，極少關(guān)心檔案管理制度。在項(xiàng)目研發(fā)初期，本應(yīng)該指定專門(mén)的人員開(kāi)展科技檔案資料的整理工作，而實(shí)際上，缺少進(jìn)行該工作。由于科技檔案管理制度并不健全，科技檔案資料的整理工作規(guī)范性受到影響，存在隨意整理檔案資料的問(wèn)題，這無(wú)疑降低了檔案管理水平。

3）資料管理分散，歸檔責(zé)任不明確，移交不及時(shí)。由于科技檔案存在多頭管理現(xiàn)象，科研項(xiàng)目資料的分散性較強(qiáng)，不利于確保檔案資料的完整性。與此同時(shí)，檔案管理部門(mén)缺乏明確檔案管理責(zé)任，進(jìn)而影響了檔案管理質(zhì)量，其中移交檔案室的檔案不齊全、不完整乃是檔案管理工作的突出問(wèn)題。比如因?yàn)椴少?gòu)部門(mén)和項(xiàng)目管理部門(mén)共同管理設(shè)備的合同協(xié)議、檢測(cè)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料，加之權(quán)責(zé)不明確，所以資料完整性、歸檔的及時(shí)性等都不可避免的受到了影響。

3 加強(qiáng)科技檔案管理模式創(chuàng)新性的建議

1）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作模式創(chuàng)新的認(rèn)識(shí)。首先，必須認(rèn)識(shí)到科技檔案在進(jìn)行科技研發(fā)和管理工作的過(guò)程中能夠發(fā)揮出至關(guān)重要的作用。只有如此，才能為科技檔案管理水平的提升提供基礎(chǔ)保障。其次，對(duì)于管理層來(lái)說(shuō)，在提升對(duì)科技檔案管理重視程度的基礎(chǔ)上，還必須在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上進(jìn)一步加大對(duì)科技檔案管理工作的人才和資金投入，幫助本單位進(jìn)一步提升科技檔案管理工作的效率和質(zhì)量。同時(shí)，為保障科技檔案管理工作的順利進(jìn)行，還需要對(duì)科技檔案的管理方法與管理流程進(jìn)行更加科學(xué)的認(rèn)識(shí)。在這一基礎(chǔ)上，針對(duì)現(xiàn)有的工作流程與工作方法進(jìn)行完善。在這一基礎(chǔ)上，科技檔案管理工作的創(chuàng)新性就能夠得到進(jìn)一步提升。

2）完善相關(guān)制度文件。針對(duì)科技檔案管理工作模式無(wú)法得到進(jìn)一步創(chuàng)新的問(wèn)題。在進(jìn)行科技檔案管理工作模式創(chuàng)新的過(guò)程中，企事業(yè)單位還需要針對(duì)自身的檔案管理工作規(guī)章制度進(jìn)行完善，使其能夠適應(yīng)信息技術(shù)高速發(fā)展的形勢(shì)。只有做到這一點(diǎn)，才能確?？萍紮n案管理的工作模式得到更加科學(xué)的創(chuàng)新與強(qiáng)化，為企事業(yè)單位的科技檔案管理工作提供更加有力的保障。

3）把科技檔案管理納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程?？萍紮n案是科研活動(dòng)中所形成的，是所有科研人員的智慧結(jié)晶，能夠反映出當(dāng)前科研活動(dòng)的進(jìn)展，給科研活動(dòng)提供重要的資源?？萍紮n案是整個(gè)國(guó)家與社會(huì)重要的無(wú)形資產(chǎn)，其產(chǎn)生的作用和影響都是巨大的。因此，科研單位應(yīng)該加強(qiáng)科技檔案管理，所有科研人員都要重視該項(xiàng)工作，將其作為重點(diǎn)工作來(lái)抓。并將科技檔案工作納入相關(guān)部門(mén)和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制，并進(jìn)行相應(yīng)的考核。

4）把科技檔案管理制度納入質(zhì)量管理體系。科技檔案的管理也需要納入當(dāng)前的質(zhì)量管理體系中，能夠使得科技檔案管理更加的高效與完整。此外，為了能夠使得科技檔案管理效果得到提升，就應(yīng)該提升制度水平，科技管理人員都要參與到科技檔案管理過(guò)程中，從而可以合理的應(yīng)用科技檔案開(kāi)展具體工作，促進(jìn)科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域的全面 發(fā)展。

5）提高科技檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)?？萍紮n案信息管理主要的作用就是給科研活動(dòng)提供良好的服務(wù)，給單位提供完善的科技信息，以確保各項(xiàng)工作得以有序開(kāi)展。在未來(lái)的科技檔案管理實(shí)踐中，管理人員應(yīng)該意識(shí)到科技檔案所產(chǎn)生的重要作用，從而可以有序的開(kāi)展科技檔案管理。一方面應(yīng)該進(jìn)行必要的服務(wù)意識(shí)教育，提升人們的服務(wù)質(zhì)量。另一方面應(yīng)該重視客戶的需求，積極改變服務(wù)方式?？萍紮n案管理實(shí)踐中，應(yīng)該積極應(yīng)用先進(jìn)的管理手段，確保科技檔案管理能夠滿足用戶的實(shí)際需要。

6）加強(qiáng)科技檔案的信息化建設(shè)。通過(guò)計(jì)算機(jī)、掃描等現(xiàn)代技術(shù)，對(duì)館藏傳統(tǒng)載體科技檔案目錄及原文數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)高效便捷的科技電子信息檢索，加強(qiáng)電子科技文件的收集。整理、分類、鑒定、歸檔等工作，保證電子文件真實(shí)、完整、有效。建立科技檔案的計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮電子科技檔案信息資源優(yōu)勢(shì)，提供科技檔案信息化服務(wù)。

7）保證科技創(chuàng)新檔案管理人員綜合素質(zhì)水平的提高。對(duì)于科技檔案管理工作人員需要具備較高的專業(yè)知識(shí)與綜合素質(zhì)水平，這對(duì)于科技創(chuàng)新檔案管理會(huì)產(chǎn)生重要的影響。如果檔案管理人員的整體素質(zhì)較差就會(huì)導(dǎo)致檔案資源信息的使用效率大大的降低。當(dāng)前我國(guó)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷應(yīng)用與創(chuàng)新，在檔案管理工作中也被廣泛的會(huì)使用。隨著科技檔案管理水平的逐漸提高，相對(duì)應(yīng)的管理人員綜合素質(zhì)也需要逐漸的加強(qiáng)。針對(duì)這一發(fā)展形勢(shì)，管理工作人員需要全面的掌握相關(guān)科技檔案管理的專業(yè)知識(shí)與相關(guān)規(guī)定，合理的利用科學(xué)技術(shù)保證信管理水平的提高，同時(shí)還要增強(qiáng)工作人員的服務(wù)意識(shí)，保證服務(wù)質(zhì)量的提高。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，與大多數(shù)檔案學(xué)科一樣，信息時(shí)代給這一領(lǐng)域帶來(lái)了前所未有之變局，但相關(guān)領(lǐng)域的發(fā)展還未完全跟上。從對(duì)科技檔案學(xué)的分析可看出，科技檔案學(xué)的相關(guān)分析在科技檔案學(xué)分析中所占的比例并不大。為實(shí)現(xiàn)國(guó)家科技檔案資源優(yōu)化配置，提高中國(guó)科技檔案管理的整體工作水平，需要改革創(chuàng)新中國(guó)整體的科技檔案資源監(jiān)督管理體制，使科技專項(xiàng)檔案管理的內(nèi)部體系和專業(yè)教育結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化，建設(shè)一套新時(shí)期下更加符合新時(shí)期科技工作需求的科技檔案管理模式。這是新時(shí)期科技檔案管理發(fā)展的必然方向，也是科技工作對(duì)科技檔案管理工作提出的必然要求。