肖 雯

（山東省科技發(fā)展戰(zhàn)略研究所，山東 濟(jì)南 250014）

在辦公室工作中，每天會(huì)產(chǎn)生或傳送若干紙質(zhì)和電子文件，工作人員會(huì)及時(shí)將各種文件分門別類進(jìn)行存放，次年會(huì)根據(jù)文件必要性和重要性整理形成檔案放進(jìn)檔案室。而這一過程中，工作人員對(duì)檔案認(rèn)識(shí)水平、重視程度和專業(yè)化水平，決定了檔案收集的數(shù)量與質(zhì)量，直接影響著一個(gè)單位的歷史、現(xiàn)在與未來。在許多企事業(yè)單位，尤其是規(guī)模不大的中小型單位，檔案的保存和利用意識(shí)還比較薄弱，檔案人員多數(shù)是兼職的，專業(yè)水平有限，單位對(duì)檔案知識(shí)普及也較少，檔案數(shù)量、質(zhì)量都不盡如人意，而且各種資料形成檔案后，往往被束之高閣，鮮有人問津。2019年我院成立四十周年，舉辦了一系列院慶活動(dòng)，其中院志編寫成為重要活動(dòng)之一。院志編寫需要大量一手材料，于是檔案從遺忘的角落被重新發(fā)現(xiàn)，擺在了工作的重要位置。歷時(shí)兩年的院志編寫中，檔案發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。在大量檔案資料被反復(fù)查閱時(shí)，筆者發(fā)現(xiàn)了檔案資料收集、分類等方面存在的一些問題，開始思考如何更好開展檔案工作以便于檔案資源的開發(fā)與利用。對(duì)于一個(gè)單位功在當(dāng)今、利在千秋的的事情，值得我們認(rèn)真思考和實(shí)踐。

1 檔案資料收集不全，收集方式簡(jiǎn)單低效

1）檔案資料的收集不僅限于應(yīng)收盡收，收集材料只是初級(jí)階段，檔案工作人員要從歷史的角度或者說從單位留史留名的角度整理匯編檔案材料。收集哪些檔案材料，如何收集整理，要提前做好規(guī)劃。一直以來，各科室按照檔案管理制度中規(guī)定的的歸檔范圍和期限進(jìn)行資料的整理，然后辦公室會(huì)每年針對(duì)具體情況，列舉一些具體需要收集的檔案材料目錄，下發(fā)至各科室，由各科室兼職檔案員提交檔案材料。這種被動(dòng)的、索要式收集模式，得到的材料很容易導(dǎo)致不齊全。因此，規(guī)劃是檔案管理中必不可少的環(huán)節(jié)，每年要與檔案工作小組一起回顧上一年重要工作、重大活動(dòng)等，讓小組成員變被動(dòng)為主動(dòng)，積極參與檔案第一手資料提供，，最后形成資料收集清單，這樣以來，全員參與提供的資料會(huì)更齊全，更系統(tǒng)，不僅檔案材料更有價(jià)值，也大大提高工作效率。2）電子材料的保存越來越重要。由于年代局限性，本單位2000年前的檔案資料比較少，而且電子檔案幾乎沒有。隨著現(xiàn)在辦公自動(dòng)化運(yùn)行，郵箱、社交工具中產(chǎn)生的一些有價(jià)值的材料以及電子文件成為檔案中很重要的一部分，而且將替代紙質(zhì)文件成為主要的檔案材料收集對(duì)象，但由于傳統(tǒng)工作習(xí)慣，對(duì)于電子文件等，一是沒有保存意識(shí)，利用完后往往被隨時(shí)清理掉，二是電子文件隨意存放在某個(gè)文件夾下，沒有規(guī)范分類存放，不容易查找。在以后資料收集保存的初級(jí)階段，對(duì)于郵箱中的電子文件、往來公文等要復(fù)制保存，這部分材料不應(yīng)該忽視。3）志書編寫中，因檔案材料不全，通過拜訪離退休老職工，將他們所擁有的紙質(zhì)、電子、實(shí)物等資料重新收集，得到了很寶貴的口述材料。更為驚喜的是，在采訪個(gè)人過程中，他們按年代提供了自己研究的項(xiàng)目、活動(dòng)、圖片、獲獎(jiǎng)實(shí)物等，我們稍加整理，就形成了寶貴的人物檔案。因此，未來檔案收集時(shí)，口述方式也成為一種重要檔案資料收集方式。4）志書編寫時(shí)檔案材料的濃縮的精華，在多次修訂中，最后剩下的都是重點(diǎn)內(nèi)容中的重點(diǎn)。尤其是一些重大事件、重要人物。把具有代表性的重大事件整理成重大活動(dòng)檔案，這對(duì)以后志書編寫極為有幫助，不用浪費(fèi)大量精力篩選整理重大事件。5）檔案分為紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等，其中紙質(zhì)檔案相比來說較為豐富，而電子檔案、圖片、聲音、視頻、獎(jiǎng)?wù)碌荣Y料相對(duì)較少，這些檔案資料在利用階段卻很重要，比如在主題展覽時(shí)是較為形象生動(dòng)的資料，教育意義非常大。

2 檔案分類不科學(xué)，影響資料查找效率

檔案分類第一步是卷、件模式的確定。由于檔案所屬門類的不同，有文書檔案、科技檔案等，在具體分類時(shí)按照文件自身的規(guī)律，按照卷件組合的模式整理較為合適，避免查找是出現(xiàn)的混淆現(xiàn)象，也避免了管理混亂。

檔號(hào)是查閱檔案文件最精準(zhǔn)的搜索工具，因此檔號(hào)編寫要準(zhǔn)確，尤其是當(dāng)前電子文件多，也要定期對(duì)其整理，及時(shí)編寫檔號(hào)，從而減少查閱時(shí)的時(shí)間成本，提高工作效率。檔號(hào)的編制越來越規(guī)范，參照《檔號(hào)編制規(guī)則》編寫，力求簡(jiǎn)潔明了，檔號(hào)編寫原則是一旦形成不宜變更，因此在編寫過程中要考慮到類別擴(kuò)展等的需要。

重視具有關(guān)聯(lián)性文件的整理，由于有些文件雖然主題較有聯(lián)系但不在同一時(shí)間內(nèi)產(chǎn)生，很容易被忽略，這類文件之間有因果等關(guān)聯(lián)性，要整理在一起，編制為“一件”，便于以后查閱事情的來龍去脈，快速分析原因、結(jié)果等。

3 檔案信息化建設(shè)迫在眉睫

隨著辦公自動(dòng)化，大量電子文件產(chǎn)生，而電子文件的甄選、整理、保存成為一個(gè)亟需面對(duì)的問題。電子文件可隨意修改、傳輸方式便捷化、價(jià)值判斷等對(duì)檔案工作來說都是面臨的新挑戰(zhàn)。為了更好地保存利用已有的紙質(zhì)檔案，檔案電子化也成為檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。檔案信息化建設(shè)成為解決新問題、新挑戰(zhàn)的新路徑。

新的科技革命大大改變檔案管理工作模式和效率，檔案人員從手工裝訂文件等體力勞動(dòng)中解放出來，將會(huì)有更多時(shí)間思考如何收集到更有價(jià)值的材料，如何將現(xiàn)有檔案材料更好分類更便于查閱，甚至?xí)诰蚱渲兄匾馁Y源進(jìn)行整理編輯展出。比如編寫宣傳冊(cè)、專題展覽等，這對(duì)于機(jī)構(gòu)文化建設(shè)，增強(qiáng)凝聚力、認(rèn)同感和自豪感等方面起到更積極的作用。

4 檔案管理人員素質(zhì)亟需提升

1）檔案工作人員首先要具備端正工作態(tài)度。在檔案工作中要做到守土有責(zé)，守土盡責(zé)。盡管檔案日常工作看似不緊迫，但需要有高度的責(zé)任感和積極主動(dòng)性，一旦因?yàn)榘踩[患，造成檔案丟失損毀時(shí)，后果是非常嚴(yán)重，無法彌補(bǔ)的。2）檔案工作人員專業(yè)化水平提升迫在眉睫。在中小單位，檔案管理人員多數(shù)是兼職，檔案知識(shí)本身很缺乏，但更重要的是對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)很模糊。對(duì)檔案認(rèn)識(shí)的模糊，則工作方向不明，管理根基不牢，這才是根本上制約檔案工作薄弱的最關(guān)鍵所在?，F(xiàn)在上級(jí)檔案管理部門每年會(huì)舉辦多次檔案工作培訓(xùn)班，還有網(wǎng)絡(luò)繼續(xù)教育，可以說在檔案專業(yè)知識(shí)方面檔案人員提升了很多。因此，在加強(qiáng)檔案專業(yè)知識(shí)同時(shí)，更為重要的是對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)的根本扭轉(zhuǎn)。3）檔案工作人員要向復(fù)合型方向發(fā)展。除了檔案專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，在信息化飛速發(fā)展的今天，為了充分利用好信息化資源，檔案工作人員還要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)、信息化、大數(shù)據(jù)等方面的知識(shí)，更好促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

5 檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程

1）檔案工作雖然看似沒有多少顯形、立竿見影的價(jià)值，對(duì)于管理者來說難免會(huì)疏忽，但檔案管理人員需要做好大管家、看門人。對(duì)于檔案工作要為管理者發(fā)揮好參謀助手的作用，針對(duì)檔案工作定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，及時(shí)找領(lǐng)導(dǎo)溝通自身不能解決的問題，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供選擇方案等。2）檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，僅僅依靠檔案工作人員是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，這是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，需要全民意識(shí)的增強(qiáng)，因此檔案重要性的宣傳與普及很重要。相較于消防、保密等安全的宣傳，檔案科普知識(shí)的宣傳還很薄弱。檔案管理制度的制定和管理體系建設(shè)則十分重要。建立和完善檔案管理制度，讓工作人員有章可循、所有人員具備檔案意識(shí)和規(guī)范行為；建立自上而下的系統(tǒng)管理體系，每一個(gè)環(huán)節(jié)相互配合、順利運(yùn)行，形成全員參與，人人有責(zé)的局面，檔案管理工作才能高效發(fā)展。

志書是一個(gè)單位的歷史記錄，對(duì)于單位傳承與發(fā)展至關(guān)重要。而檔案在志書編寫中發(fā)揮著尤為重要的作用。因此，檔案資料齊全、真實(shí)準(zhǔn)確、便捷可查等顯得尤為重要。為了更好地保存歷史，傳承文化，促進(jìn)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，檔案是不容忽視的重大工作。