周 蓉 陳曉倩
(云南省保山市人民醫(yī)院,云南 保山 678000)
在新時(shí)期醫(yī)院人力資源檔案管理中,要注重做好人事檔案管理工作。當(dāng)前各類人事檔案管理具有真實(shí)性、全面性、流動(dòng)性、動(dòng)態(tài)性、保密性特征,是個(gè)人學(xué)歷、經(jīng)歷、社會(huì)身份的重要證據(jù),是有效的法律效用,屬于人生軌跡的重要載體。人事檔案與醫(yī)院各個(gè)職工自身利益緊密連接,是醫(yī)院人力資源規(guī)范化配置的有效依據(jù),這樣能為醫(yī)院選人用人提供有效的信息基礎(chǔ)。近年來醫(yī)院管理開始趨向于科學(xué)化,對人事制度改革進(jìn)一步深化,要注重保障醫(yī)院人事檔案管理活動(dòng)科學(xué)化、規(guī)范化運(yùn)行,醫(yī)院人事檔案信息資源利用最大化發(fā)展,促進(jìn)醫(yī)院全面發(fā)展。
人事檔案是個(gè)人信息真實(shí)記錄與有效反映,是全面提升醫(yī)院人事工作的重要基礎(chǔ)性材料。在人事檔案管理中要注重對個(gè)人年齡、學(xué)歷、工齡、待遇等現(xiàn)狀進(jìn)行分析,要以檔案為基礎(chǔ),整合各類歷史資料。對各項(xiàng)政策合理分析,及時(shí)整合多項(xiàng)價(jià)值信息,為規(guī)范化理解各項(xiàng)問題提供參考資料。在日常工作開展中,人事檔案服務(wù)功能突出,能為在職員工提供多項(xiàng)歷史憑證,能為職工干部出具個(gè)人社會(huì)關(guān)系、學(xué)歷層次、歷次任職、黨團(tuán)關(guān)系、專業(yè)技術(shù)職稱、工資收入等相關(guān)憑證。人事檔案是全面考察以及掌握職工發(fā)展現(xiàn)狀的重要措施,是人力資源高效化管理的重要依據(jù)。人事管理部門要注重對人事檔案、管理活動(dòng)合理分析,做好人員年齡現(xiàn)狀、學(xué)習(xí)情況、知識(shí)情況、政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、個(gè)人經(jīng)歷分析,保障人才有效應(yīng)用。在人力資源管理中多項(xiàng)職能發(fā)揮與人事檔案之間具有較大聯(lián)系,當(dāng)前要注重做好各類型人事檔案資料集中分析,能有效掌握個(gè)人成長發(fā)展特征以及發(fā)展規(guī)律。對人才集中培養(yǎng)、人才識(shí)別等,有助于促進(jìn)人力資源開發(fā)利用。在人事檔案管理中要保障多項(xiàng)資源信息能有效共享,促使醫(yī)院內(nèi)部各個(gè)科室、組織以及人才可以有序流動(dòng),防止人才大量積壓,對醫(yī)院發(fā)展中的人力資源合理配置[1]。
為了保障醫(yī)院人事檔案個(gè)人隱私性、安全性,要求檔案管理人員要嚴(yán)格遵守各項(xiàng)安全保密制度,除了人事、組織干部工作需要之外,個(gè)人不能隨意查閱個(gè)人檔案信息。但是目前有部分人事檔案管理人員在日常審核活動(dòng)開展中發(fā)現(xiàn)職工個(gè)人信息材料歸檔中,部分基礎(chǔ)信息與檔案記錄不能有效對應(yīng)。當(dāng)前要求人事出具相關(guān)的組織說明,但是職工不予以配合,導(dǎo)致人事檔案管理活動(dòng)處于不被理解的位置。醫(yī)院人事檔案信息資源綜合利用是檔案管理的最終環(huán)節(jié),當(dāng)前醫(yī)院人事檔案相關(guān)管理人員主要工作目標(biāo)就是對醫(yī)院發(fā)展提供服務(wù),服務(wù)醫(yī)院各個(gè)科室職工。醫(yī)院在人才選拔中,要注重對人員專業(yè)技術(shù)能力進(jìn)行考察,還要查閱人事檔案中個(gè)人多方面歷史材料,能對個(gè)人綜合素質(zhì)集中考評。但是由于個(gè)人實(shí)際接觸的人事檔案信息不多,導(dǎo)致大眾對人事檔案了解不足。在醫(yī)院人事管理中,人事檔案管理活動(dòng)受重視度不足。對人事檔案缺乏有效界定,有部分醫(yī)院未能建立完善的檔案室,將不能提高人事檔案保密性[2]。
醫(yī)院人事檔案管理活動(dòng)屬于細(xì)致性、專業(yè)性技術(shù)較強(qiáng)以及耗時(shí)量較大的工作,檔案管理工作基礎(chǔ)性較薄弱,會(huì)被其余工作占據(jù)較多工作時(shí)間。將會(huì)導(dǎo)致人事檔案管理活動(dòng)精力不足,人事檔案管理中各項(xiàng)負(fù)面問題會(huì)不斷延續(xù)。醫(yī)院人事檔案管理活動(dòng)中缺乏定期培訓(xùn)活動(dòng),人事檔案管理業(yè)務(wù)成效難以提升。人事檔案管理部門未能定期對管理人員檔案管理能力實(shí)施有效考核,對人事檔案管理活動(dòng)有效評價(jià)。人事檔案管理活動(dòng)難以產(chǎn)生較大的經(jīng)濟(jì)效益,將會(huì)對人事檔案管理活動(dòng)積極性產(chǎn)生較大影響。究其主要原因是由于醫(yī)院行政管理人員人事檔案意識(shí)逐步弱化與虛化所導(dǎo)致,此類問題不能及時(shí)得到控制,將會(huì)對醫(yī)院長遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展會(huì)產(chǎn)生較大影響。在新時(shí)期多數(shù)醫(yī)院發(fā)展均建立了醫(yī)院內(nèi)部專屬的人事管理系統(tǒng),互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高效化應(yīng)用能為醫(yī)院人事管理活動(dòng)提供動(dòng)力,但是當(dāng)前部分醫(yī)院人事管理模塊僅僅是記錄醫(yī)院人員部分信息的功能,在人事檔案管理中還是選取人工手工處理模式。多數(shù)紙質(zhì)檔案與電子檔案難以并存發(fā)展,信息匹配度不足,導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案難以有效利用。
在醫(yī)院管理中人事檔案管理工作是重要內(nèi)容,與個(gè)人發(fā)展利益緊密聯(lián)系。目前要注重從多方面為醫(yī)院人事檔案管理提供支持,在完整的人事檔案中能有效收錄工齡認(rèn)定、生日日期認(rèn)定、晉升職稱、工資審批、學(xué)位認(rèn)證等方面的法律依據(jù)。由于個(gè)人原因要注重對各類進(jìn)檔材料有效涂改,避免人事檔案材料應(yīng)用價(jià)值丟失,情況嚴(yán)重還會(huì)出現(xiàn)造假行為。各個(gè)醫(yī)院職工要注重做好入職培訓(xùn),要對人事檔案重要性集中分析。提高人事檔案嚴(yán)肅性,廣大職工要和人事檔案管理人員工作義務(wù)能有效配合。醫(yī)院人事檔案管理工作開展中,要求管理人員對檔案集中審核,發(fā)現(xiàn)材料填寫不規(guī)范等問題,要注重和當(dāng)事人能積極配合,及時(shí)掌握問題,并擬定針對性措施。保障人事檔案管理能沿著正確的政治方向發(fā)展,從根本源頭強(qiáng)化人事檔案理解與認(rèn)識(shí)。
當(dāng)前要注重集中整合醫(yī)院人事檔案管理活動(dòng)中的各項(xiàng)問題,將醫(yī)院人事檔案管理活動(dòng)錄入到醫(yī)院重點(diǎn)發(fā)展日程中,和醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃同步發(fā)展。要注重在物質(zhì)基礎(chǔ)上做好人事檔案管理,對人事檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀以及今后發(fā)展目標(biāo)集中分析。依照工作任務(wù)量對人事檔案管理人數(shù)合理劃分,搭配人事檔案管理活動(dòng)考核標(biāo)準(zhǔn)。選調(diào)更多責(zé)任感較強(qiáng)的人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),建立綜合素質(zhì)較強(qiáng)的醫(yī)院人事檔案管理隊(duì)伍。積極鼓勵(lì)引導(dǎo)醫(yī)院人事檔案管理人員參與到多項(xiàng)專業(yè)化學(xué)習(xí)中,有序參與到職稱聘任中。全面消除人事檔案管理中存有的問題,保障個(gè)人工作能力、學(xué)習(xí)能力能全面提升,將物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)與精神激勵(lì)有效結(jié)合,屬于長遠(yuǎn)發(fā)展策略。
醫(yī)院人事檔案管理中要注重積極創(chuàng)新原有的服務(wù)模式,拓寬服務(wù)渠道,建立規(guī)范化的人事檔案管理系統(tǒng),能提出紙質(zhì)材料掃描、材料保密、查詢統(tǒng)計(jì)功能。在人事檔案管理系統(tǒng)中要注重突出安全保密功能,在系統(tǒng)登錄中要通過用戶名、密碼、手機(jī)動(dòng)態(tài)密碼、生物特征等方面集中認(rèn)證、鑒別。合理整合文件過濾驅(qū)動(dòng)、虛擬磁盤技術(shù)等,保障個(gè)人檔案信息得到有效保護(hù)。在新時(shí)期人事檔案紙質(zhì)資料歸檔中,要注重通過系統(tǒng)掃描,獲取完整的掃描文件。對醫(yī)院人事檔案信息有效分析,能通過醫(yī)院檔案信息集中掌握醫(yī)院廣大職工基本發(fā)展現(xiàn)狀。做好合同簽訂維護(hù)、人才分類、年度考核管理、職務(wù)職稱分類、教育培訓(xùn)等,促使醫(yī)院人力資源有效統(tǒng)計(jì)分類,能全面提升醫(yī)院綜合管理效率。在人事檔案管理系統(tǒng)建立中要注重提供多樣化借閱服務(wù),調(diào)動(dòng)檔案原件材料,提高綜合辦事效率,延長紙質(zhì)檔案材料壽命,增強(qiáng)醫(yī)院人事檔案服務(wù)能力。
在醫(yī)院人事檔案管理中,要注重保障人事檔案信息資源高效化利用,是醫(yī)院人力資源管理的重要基礎(chǔ)。醫(yī)院要注重對人事檔案管理制度集中完善,提供人力資源、物質(zhì)資源等支持,推動(dòng)醫(yī)院人事檔案管理工作全面發(fā)展,為醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)提供有效保障。