曹永光

（吉林省白城市醫(yī)院，吉林 白城 137000）

醫(yī)院人事檔案能夠客觀地記錄個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、政治面貌、考核情況、獎(jiǎng)懲情況等等基本信息。完整的人事檔案能夠讓醫(yī)院整體掌握醫(yī)療人才隊(duì)伍的真實(shí)狀況，也能間接反映一個(gè)醫(yī)院的醫(yī)療水平及綜合水平。隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展，醫(yī)療人才已經(jīng)成為促進(jìn)我國(guó)醫(yī)學(xué)發(fā)展和醫(yī)療行業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。各醫(yī)院可以通過規(guī)范人事檔案管理的方式更加真實(shí)、立體地反應(yīng)醫(yī)療人才的現(xiàn)狀，反應(yīng)醫(yī)院的人力資源狀況，從而實(shí)現(xiàn)發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才、選拔人才的目標(biāo)。

1 目前醫(yī)療系統(tǒng)人事檔案管理存在的問題

1）人事檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。醫(yī)療系統(tǒng)的很多醫(yī)院等單位對(duì)人事檔案管理的意識(shí)比較單薄。認(rèn)為人事檔案管理只是按照上級(jí)部門要求進(jìn)行規(guī)范管理即可，至于檔案在人才管理、人才選拔中的重要作用認(rèn)識(shí)不清。在人事檔案管理中沒能制定長(zhǎng)期的工作規(guī)劃，對(duì)檔案管理缺乏科學(xué)的方式方法，檔案管理的設(shè)備、物資陳舊沒有得到及時(shí)配備和更新。在現(xiàn)代信息化發(fā)展的背景下，不能及時(shí)跟進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)步伐。2）人事檔案管理方式落后。目前很多醫(yī)院依然延用傳統(tǒng)的檔案管理模式。由于人事檔案具有保密性、政治性等特點(diǎn)，因此在檔案管理中缺乏創(chuàng)新的管理模式。很多醫(yī)院依然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，在存放、記錄、查閱中存在諸多不便。而且歸檔方式陳舊，在人才分類、人才統(tǒng)計(jì)、人才分析等方面存在真空狀態(tài)。沒能發(fā)揮閱其檔，知其人的作用，這也就失去了人事檔案存在的真正價(jià)值。3）人事檔案管理手段落后。目前，對(duì)著信息技術(shù)的發(fā)展，在檔案管理中也誕生了很多現(xiàn)代信息技術(shù)手段。但是很多醫(yī)院的人事檔案管理依然以人工為主，采取手工操作的方式導(dǎo)致工作效率低下，而且以紙質(zhì)存放為主的方式不僅浪費(fèi)人力而且需要較大的空間。檔案管理工作中引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)手段較為滯后，沒有真正采用人才信息的建檔、檢索、匯總、篩選、分析等檔案管理軟件，阻礙了檔案管理工作的信息化發(fā)展步伐。4）人事檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)有待提高。很多醫(yī)院的人事檔案管理人員多有辦公室或者人事部門的工作人員兼職，很少具備專業(yè)的人事檔案管理知識(shí)技能。在后期的人事檔案管理工作中，也只是參加上級(jí)部門組織的臨時(shí)性業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)等，很難建立起一整套系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)體系。另外，很多工作人員對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為只要檔案內(nèi)容完整、存放安全就完成了檔案管理的工作，其實(shí)檔案管理工作的內(nèi)容較為復(fù)雜且需要隨時(shí)更新方式、 方法。

2 人事檔案對(duì)醫(yī)院人才選拔的重要意義

醫(yī)院的人事檔案是醫(yī)院人才隊(duì)伍情況的真實(shí)是反應(yīng)，也是醫(yī)院和上級(jí)部門全面真實(shí)了解和選拔任用干部的重要參考依據(jù)。檔案不僅能夠真實(shí)反應(yīng)人才的情況，也是人才合法權(quán)益維護(hù)的重要依據(jù)，更是開發(fā)人力資源的重要資源庫。醫(yī)院檔案管理部門對(duì)人事檔案進(jìn)行管理的過程，能夠從中研究并總結(jié)人才成長(zhǎng)的規(guī)律，能夠給醫(yī)院進(jìn)一步提高科學(xué)化管理水平，開發(fā)人才隊(duì)伍提供有力的參考依據(jù)。人事檔案的科學(xué)管理工作，對(duì)人才的選拔、利用能夠提供積極的參考價(jià)值，醫(yī)院檔案管理部門如果能夠采取科學(xué)、有效的人事檔案管理工作，既能優(yōu)化人才配置，也能整體提升醫(yī)院的專業(yè)技術(shù)水平。因此，醫(yī)院加強(qiáng)人事檔案管理工作，提高人事檔案管理工作的科學(xué)性，不僅為醫(yī)院選拔人才提供參考，而且對(duì)醫(yī)院未來的發(fā)展具有積極的促進(jìn)作用。

3 提高醫(yī)院人事檔案管理工作的有效措施

1）健全檔案管理制度。健全人事檔案管理制度。醫(yī)院檔案管理部門不僅要按照檔案管理有關(guān)法律、法規(guī)及上級(jí)部門的規(guī)定進(jìn)行檔案管理，還要建立健全單位的人事檔案管理制度，完善人事檔案?jìng)€(gè)人信息，保障人事檔案的信息安全和存放安全，建立科學(xué)的歸檔、錄入、檢索、借閱等完成的檔案管理制度體系。要結(jié)合醫(yī)院工作實(shí)際，明確檔案管理工作職責(zé)，細(xì)化分工，規(guī)范管理流程，讓人事檔案管理有章可循。2）提升檔案的信息質(zhì)量。人事檔案是醫(yī)院人才評(píng)價(jià)的重要參考依據(jù)，由于人事檔案的管理模式及專業(yè)特點(diǎn)，其記載的都是個(gè)人工作經(jīng)歷、工作薪級(jí)等內(nèi)容，關(guān)于個(gè)人的成績(jī)、成果等內(nèi)容并不多，不便于醫(yī)院更加全面地了解人才的真實(shí)情況。因此，人事檔案管理工作要根據(jù)人才的具體情況改變工作思路，拓展人事檔案資料的存檔內(nèi)容，拓寬內(nèi)容搜集起到，豐富檔案材料的內(nèi)容，盡量將個(gè)人的工作成績(jī)、工作成果搜集全面，提高答案信息的質(zhì)量的全面性。3）加快檔案管理的信息化建設(shè)?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)不及到各個(gè)工作領(lǐng)域，醫(yī)院的人事檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)行信息化建設(shè)。信息化技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用主要體現(xiàn)在由實(shí)體檔案向電子信息檔案的轉(zhuǎn)變。在信息技術(shù)平臺(tái)管理下，人事檔案的信息分類能夠更加明確，更新也能夠更加快速及時(shí)，管理中的瀏覽、分類、檢索等工作也能夠更加便捷，為醫(yī)院選人、用人提供更加快速的信息支持。在人事檔案管理中要將實(shí)體檔案有電子信息檔案管理模式進(jìn)行有機(jī)融合，發(fā)揮二者的長(zhǎng)處，實(shí)現(xiàn)二者相輔相成。4）增加人事檔案的利用率。在醫(yī)院人才培養(yǎng)、選拔、任用中，要充分發(fā)揮人事檔案的作用。但是目前很多醫(yī)院的人事檔案僅停留在檔案的搜集和存放層面，在檔案信息開發(fā)和利用的價(jià)值方面意識(shí)淡薄，沒有充分發(fā)揮檔案在選人、用人中的作用。在今后的人事檔案管理中，首先要轉(zhuǎn)變工作思路，采取主動(dòng)的態(tài)度，積極做好人事檔案管理工作。其次，檔案管理人員要從單純的管理人員轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)搜集、整合、提煉人事檔案資料，并對(duì)人才進(jìn)行分析的綜合性檔案管理人員，主動(dòng)為醫(yī)院的選人、用人提供有價(jià)值的參考。5）加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。要提升人事檔案管理工作水平就必須加強(qiáng)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)。一方面要根據(jù)單位的實(shí)際情況盡量配備專業(yè)的檔案管理人員，檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)知識(shí)及技能要進(jìn)行及時(shí)更新。同時(shí)要加大對(duì)檔案管理人員的知識(shí)培訓(xùn)力度，采取定期和不定期的方式，聘請(qǐng)專業(yè)人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)講座和交流，提升檔案人員的專業(yè)技術(shù)水平。另一方面，由于人事檔案的真實(shí)性和政治性，醫(yī)院選拔人才時(shí)檔案管理人員要本著強(qiáng)烈的責(zé)任感和事業(yè)心進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。6）加大宣傳提高檔案管理意識(shí)。在新形勢(shì)下，檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生了很大的變化，同時(shí)檔案管理工作的重要性也在逐步顯現(xiàn)，尤其在人才培養(yǎng)、人才選拔中發(fā)揮了巨大的作用。因此要不斷加大對(duì)檔案管理工作重要性的宣傳力度，提高所有人員對(duì)檔案管理工作的重視度，促進(jìn)全員檔案意識(shí)的形成。形成良好的工作氛圍促進(jìn)檔案工作的進(jìn)一步開展。

綜上所述，在新形勢(shì)下，人事檔案管理工作在醫(yī)院人才發(fā)現(xiàn)、人才選拔、人才使用上具有重要的參考價(jià)值，因此做好檔案管理工作不僅在人才任用中發(fā)揮重要作用，在促進(jìn)醫(yī)院整體技術(shù)水平提升上也具有重要價(jià)值。要通過健全檔案管理制度、提升檔案的信息質(zhì)量、加快檔案管理的信息化建設(shè)、增加人事檔案的利用率、加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)等措施提升人事檔案管理工作，以充分發(fā)揮其在醫(yī)院人才選拔中的作用。