賴(lài)雪梅

（涼山礦業(yè)股份有限公司，四川 涼山彝族自治州 615100）

1 引言

從礦業(yè)工程行業(yè)至今，其越來(lái)越成熟，很多重大建設(shè)項(xiàng)目與人們的日常生活也逐漸貼近，促進(jìn)了國(guó)家整體的發(fā)展。檔案作為重大建設(shè)項(xiàng)目的重要記錄，其關(guān)系著重大建設(shè)項(xiàng)目對(duì)檔案的管理。這是因?yàn)閷?duì)于建設(shè)項(xiàng)目檔案來(lái)說(shuō)，其是項(xiàng)目建設(shè)的關(guān)鍵依據(jù)，所覆蓋的范圍較廣，不僅包含項(xiàng)目的稽查、設(shè)計(jì)、審計(jì)，還包括監(jiān)督管理、驗(yàn)收維護(hù)等各個(gè)方面。為著實(shí)保證重大建設(shè)工程在竣工之后能夠平穩(wěn)運(yùn)行，一定要抓好其的檔案管理工作，并且應(yīng)當(dāng)立足于宏觀與細(xì)節(jié)的維度加以科學(xué)管理。

2 重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理簡(jiǎn)述

重大建設(shè)項(xiàng)目在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，其所使用的管理模式都具有創(chuàng)新性。對(duì)于這一模式來(lái)說(shuō)，其核心在于法人主體，而合同則是管理的基礎(chǔ)，監(jiān)督管理控制是最為重要的管理措施。在制定和實(shí)施特定的檔案管理任務(wù)時(shí)，需要與檔案管理相關(guān)的行政部門(mén)、項(xiàng)目建設(shè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)督檢查等多個(gè)與檔案管理相關(guān)的部門(mén)采用全面的、多維度的方式來(lái)參與到整個(gè)過(guò)程中。不僅要在項(xiàng)目實(shí)施前落實(shí)好干預(yù)措施，還要在項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中不斷改進(jìn)。需要指出的是，有關(guān)部門(mén)在工程建設(shè)后期還應(yīng)當(dāng)抓好檢驗(yàn)和運(yùn)維等工作。這樣才能更加全面和具體地對(duì)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行檔案管理?；谌碌哪Ｊ?，要想確保建設(shè)項(xiàng)目檔案管理更加完整、準(zhǔn)確，就必須在項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)階段都進(jìn)行檔案管理 工作。

3 重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

對(duì)于當(dāng)前的礦業(yè)工作行業(yè)來(lái)說(shuō)，其在重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理方面還存在一定的問(wèn)題，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

3.1 檔案工作受重視度不足，管理水平有待提升

對(duì)于很多單位來(lái)說(shuō)，其不夠重視重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理，且是一種由上至下的表現(xiàn)。首先，是有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員不重視項(xiàng)目檔案管理工作，也不了解項(xiàng)目檔案管理工作對(duì)單位發(fā)展的重要意義，只是將重點(diǎn)放在具體的項(xiàng)目建設(shè)上，而忽視了對(duì)檔案的管理。其次，是單位檔案管理部門(mén)不重視，由于部門(mén)單位人員簡(jiǎn)單地認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)含量不高、工作輕松的工作，所以根本不重視對(duì)檔案的管理工作。最后，是項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中部分參與人員的素質(zhì)水平有限，一般來(lái)說(shuō)，很多項(xiàng)目建設(shè)的人員所具備的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平有所差距，其中很多檔案管理人員都是臨時(shí)招聘的兼職人員，而且能力有限，所以其根本難以勝任重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作，不僅分類(lèi)管理水平不足，而且其工作熟練度也有待提升[1]。

3.2 項(xiàng)目檔案管理機(jī)制待于健全，各部門(mén)職責(zé)分工不明確

對(duì)于部門(mén)建設(shè)單位來(lái)說(shuō)，由于其沒(méi)有建立健全重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理規(guī)則制度，所以在具體管理的過(guò)程中，其執(zhí)行能力較差。另外，這種情況具有一定的普遍性，而且還影響了單位建設(shè)項(xiàng)目檔案材料的收集、整理和歸檔處理工作，其難以確保檔案管理材料的完整性，而且還嚴(yán)重阻礙了項(xiàng)目建設(shè)的整體運(yùn)行。

3.3 檔案工作質(zhì)量達(dá)不到重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

大多數(shù)單位的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作都不符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，具體而言，在實(shí)際的歸檔過(guò)程中建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量急需提高，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，沒(méi)有對(duì)綜合類(lèi)建筑項(xiàng)目檔案文件材料進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)，而且對(duì)組卷的管理也不符合有關(guān)規(guī)定。第二，對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目的基建部分材料來(lái)說(shuō)，其歸檔程序太過(guò)簡(jiǎn)單，而且對(duì)于那些經(jīng)過(guò)修改和調(diào)整的工程圖紙后期也沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)的說(shuō)明和批注，甚至一些更改內(nèi)容超過(guò)三分之一的檔案還在使用。另外，還有的直接用施工圖代替竣工圖，而且還沒(méi)有加蓋相關(guān)印章。第三，有關(guān)設(shè)備材料的整理缺乏規(guī)范性，具體包括紙質(zhì)、有關(guān)證書(shū)、照片等。同時(shí)對(duì)于那些相對(duì)昂貴的設(shè)備其招標(biāo)書(shū)等文件不符合要求，而且沒(méi)有對(duì)其運(yùn)送過(guò)程、使用過(guò)程進(jìn)行完整的記錄。

4 重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作全過(guò)程管理建議

4.1 做好前期準(zhǔn)備工作

在建筑項(xiàng)目建造的初始時(shí)期，應(yīng)該將檔案管理工作視為項(xiàng)目管理工作的主要構(gòu)成內(nèi)容。而且，對(duì)于檔案管理單位來(lái)說(shuō)，其還要對(duì)項(xiàng)目建設(shè)的材料、文件等資料進(jìn)行系統(tǒng)的收集、分類(lèi)和整理。在具體工作的過(guò)程中，建設(shè)單位要做好以上工作，還需要研究分析項(xiàng)目自身的特點(diǎn)，并結(jié)合工程實(shí)際來(lái)劃分工程類(lèi)目并制定合理的進(jìn)度。此外，還應(yīng)當(dāng)不斷優(yōu)化工程檔案工作方案，如此檔案管理工作才可以取得理想成效。另外還應(yīng)當(dāng)構(gòu)建完善檔案管理組織，且配置相應(yīng)的資金與人員。最后，為了確保施工、監(jiān)理等機(jī)構(gòu)能夠及時(shí)的查詢(xún)檔案，還需要不斷完善相關(guān)的檔案管理制度，尤其要建立健全項(xiàng)目有關(guān)文件的歸檔、分類(lèi)和存檔等制度體系。

4.2 項(xiàng)目開(kāi)工各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化

在建設(shè)項(xiàng)目動(dòng)工的初始階段，要構(gòu)建健全的檔案網(wǎng)絡(luò)管控機(jī)制，便需對(duì)項(xiàng)目參與企業(yè)與人員加以整體梳理。等管理體系建成后，還要對(duì)參與建設(shè)的人員實(shí)施全面的檔案管理，具體來(lái)說(shuō)就要將參與建設(shè)的工作人員的檔案資料錄入到網(wǎng)絡(luò)管理體系中去。同時(shí)，為了最大限度的提升檔案管理人員的意識(shí)水平和工作能力，還應(yīng)當(dāng)及時(shí)地將有關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)下發(fā)至各機(jī)構(gòu)、各部門(mén)。另外，對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)人員來(lái)說(shuō)，其要想更加細(xì)化參與單位的檔案管理職責(zé)，就必須通過(guò)組織培訓(xùn)、開(kāi)展活動(dòng)等形式來(lái)進(jìn)一步提升檔案管理人員的意識(shí)水平，才能促使檔案管理工作更加規(guī)范、統(tǒng)一。為此，只有在項(xiàng)目開(kāi)工前，將各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化，才能促使工程建設(shè)項(xiàng)目穩(wěn)定發(fā)展[2]。

4.3 實(shí)時(shí)監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)程

為了更好的實(shí)施建設(shè)工程項(xiàng)目，還需要讓檔案管理工作有效地貫徹到工程建設(shè)項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)中。這樣就可以實(shí)現(xiàn)在檢查實(shí)施單位的質(zhì)量和進(jìn)度時(shí)，還可以檢查檔案的形成與管理的狀態(tài)。在檢查信息的過(guò)程中，對(duì)于不同的項(xiàng)目環(huán)節(jié)，還應(yīng)當(dāng)采取不同的標(biāo)準(zhǔn)，并體現(xiàn)在檔案管理中。當(dāng)項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)當(dāng)查驗(yàn)存檔的有關(guān)資料，這樣才可以確保資料的完備與精準(zhǔn)。為了便于檔案的存檔和回收，還需要利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)時(shí)監(jiān)視有關(guān)施工單位和施工人員。對(duì)于所有的施工企業(yè)與監(jiān)理單位來(lái)說(shuō)，監(jiān)理資料是施工管控的主要構(gòu)成內(nèi)容，其應(yīng)該把和其有關(guān)的資料與文件劃入到監(jiān)管工作范疇。另外，項(xiàng)目的有關(guān)負(fù)責(zé)人與技術(shù)工作者應(yīng)該把其劃入到本身職責(zé)范疇。為確保管理機(jī)制的平穩(wěn)運(yùn)行，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)在作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)組建管理辦公室。

4.4 明確檔案管理質(zhì)量要求

對(duì)于檔案來(lái)說(shuō)，其來(lái)源于原始文件，對(duì)檔案管理有著積極的基礎(chǔ)性作用。在對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范管理的過(guò)程中，其建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)繁雜，而對(duì)文件材料的管理規(guī)定卻少之又少，也不具有實(shí)際操作性。具體來(lái)說(shuō)，單位對(duì)于招投標(biāo)的文件管理存在一定的問(wèn)題，其僅規(guī)定對(duì)中標(biāo)文件進(jìn)行保存，而沒(méi)有明確表示對(duì)于未中標(biāo)的文件是否保存或保存的時(shí)間和方式是否有差異，使得這部分材料經(jīng)常缺失或被損毀。由于社會(huì)對(duì)工程項(xiàng)目的質(zhì)量要求越來(lái)越高，所以延長(zhǎng)了其“缺陷期”，對(duì)于此期間所形成的觀測(cè)資料、管理中形成的資料以及輔助項(xiàng)目建設(shè)資料也關(guān)系著工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。為此，針對(duì)檔案管理工作，即使項(xiàng)目完成竣工驗(yàn)收，該工作還要繼續(xù)跟進(jìn)，只有采取切實(shí)可行的措施，明確檔案質(zhì)量管理的要求，才能促使檔案管理工作有效發(fā)展下去[3]。

4.5 建設(shè)項(xiàng)目后期總結(jié)與反饋

在項(xiàng)目建成后，檔案管理部門(mén)還需要及時(shí)的匯總在施工期間所形成的有關(guān)材料，并檢查完其準(zhǔn)確性和完整性，才能確保后期可以隨時(shí)調(diào)整修復(fù)存在問(wèn)題的材料和文件。等初步查驗(yàn)完畢后，對(duì)于比較特殊的資料還應(yīng)該由專(zhuān)業(yè)的檔案保存部門(mén)對(duì)其查驗(yàn)。通常而言，有兩個(gè)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)特殊資料加以查驗(yàn)。其一是檔案管理行政部門(mén)，其二是與該行業(yè)相關(guān)的部門(mén)組織。要第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存有的不足，并及時(shí)修正與優(yōu)化，就需要對(duì)檔案資料加以專(zhuān)門(mén)的查驗(yàn)。只有形成多級(jí)別、多步驟分門(mén)別類(lèi)的檔案檢查審批，才能逐步提高重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理質(zhì)量。

5 結(jié)束語(yǔ)

總之，對(duì)于重大建設(shè)工程而言，檔案管理活動(dòng)特別關(guān)鍵。正是由于其具有重要性和特殊性，所以對(duì)檔案管理工作的要求也逐漸提升。為了使得檔案管理的方式更加有效，就必須采取全過(guò)程管理。本文基于全過(guò)程管理理念，從前期準(zhǔn)備工作、項(xiàng)目開(kāi)工各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化、實(shí)時(shí)監(jiān)控項(xiàng)目過(guò)程、建設(shè)項(xiàng)目后期的維護(hù)與反饋等方面提出了有關(guān)建議，希望能促進(jìn)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的開(kāi)展。