王 妍

（廣西壯族自治區(qū)亞熱帶作物研究所，廣西 南寧 530000）

隨著社會的不斷進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國改革開放進(jìn)程不斷深入，與此同時(shí)我國的人事檔案管理工作也發(fā)生了巨大的變化。近幾年來，由于受到社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的影響，以“雙向選擇”為特征的人才在市場上變得越來越活躍，人員流動也非常頻繁，而人才流動的結(jié)果也導(dǎo)致多年來不同所有制身份對人才合理流動的禁錮被打破，從而逐漸將原有人力資源檔案管理體制方面存在的問題充分暴露出來。目前整個(gè)社會都在面臨的一個(gè)重要任務(wù)就是如何讓人事檔案可以緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，同時(shí)將服務(wù)社會的職能可以充分地發(fā)揮出來。

1 提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的必要性和重要性

1）有利于促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展將會影響到事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展，其可以幫助管理者對公司職員的基本情況有一個(gè)大概的了解和認(rèn)識，可以給管理者和決策者制定更多的發(fā)含策略和為相關(guān)的規(guī)劃提供一定參考和依據(jù)，只有將人事可以進(jìn)行最大限度地利用，才可以有效提升企業(yè)的競爭力，將人才的才能充分的發(fā)揮出來，對人事檔案進(jìn)行充分的利用，可以對員工的興趣愛好進(jìn)行了解，然后根據(jù)員工的特長和優(yōu)勢將其安排在更為合適的部分當(dāng)中。同時(shí)在對人事檔案進(jìn)行查閱的過程中應(yīng)該及時(shí)了解工作人員的基本素質(zhì)水平和相關(guān)的業(yè)務(wù)能力，同時(shí)人事檔案中還對員工的品行有一定的紀(jì)錄，所以在對檔案資料進(jìn)行利用的時(shí)候一定要做好分析工作。另外事業(yè)單位還可以制定內(nèi)部的考核制度，換句話說人事檔案就是對人員進(jìn)行任命和調(diào)配的一個(gè)重要依據(jù)。2）有利于挖掘員工內(nèi)在的潛力。在人事檔案中員工的工作情況、工作年齡、獎勵懲罰等等都是非常真實(shí)的記錄，這將伴隨著工作人員的整個(gè)一生，所以當(dāng)事業(yè)單位的相關(guān)管理者和決策者在進(jìn)行工作調(diào)配的時(shí)候一定要對人事的檔案進(jìn)行最大限度地利用，這樣可以對單位員工地業(yè)務(wù)能力有一個(gè)基本的掌握和判斷，然后對其進(jìn)行合理的調(diào)動，這樣可以讓員工在新的崗位上更加熠熠生輝。

2 事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題

1）思想認(rèn)識程度不夠。事業(yè)單位檔案管理部門很少直接參與到事業(yè)單位規(guī)劃發(fā)展中，使得一些領(lǐng)導(dǎo)干部沒有充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，雖然每個(gè)事業(yè)單位都配有專門的檔案室和檔案管理人員，但對于檔案管理的功能還僅僅停留在資料保管和存放的層面，尚未形成檔案管理體系，導(dǎo)致檔案利用率始終處于較低水平，無法體現(xiàn)出檔案資料的利用價(jià)值。2）檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)。事業(yè)單位具備完善的工作管理制度，細(xì)化到各個(gè)工作流程，可主要側(cè)重點(diǎn)還是在技術(shù)部門和行政管理部門，對檔案管理的相關(guān)要求還缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理規(guī)章制度不夠健全。少數(shù)檔案管理人員工作思想較為松散，檔案利用意識欠缺，一些應(yīng)該及時(shí)保存并錄入信息的檔案資料不能及時(shí)歸檔，導(dǎo)致很多珍貴的檔案資料殘缺不全，影響了檔案資料的完整性。3）檔案服務(wù)方式單一。新形勢下，原有的單一形式服務(wù)內(nèi)容已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足利用者對檔案管理工作的需求，多元化的服務(wù)理念逐步滲透到了事業(yè)單位檔案管理工作中，檔案服務(wù)也在朝著個(gè)性化、全面化、便捷化的方向發(fā)展，體現(xiàn)了檔案管理工作的作用。由于事業(yè)單位檔案管理信息化進(jìn)程緩慢，很多檔案資料并未形成電子文檔，檔案服務(wù)還只停留在提供檔案查詢上，沒有對檔案資料進(jìn)行整理和深度利用，浪費(fèi)了珍貴的檔案資源。

3 事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新策略

1）重視干部人事檔案管理工作。首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要在思想和行為上重視干部人事檔案管理工作，在進(jìn)行人事管理和干部的審評和考察中，干部人事檔案管理部門應(yīng)主動和相關(guān)部門聯(lián)系，為其提供充足的干部檔案，為開展人事工作提供完整的信息支持。其次，干部人事檔案管理在機(jī)關(guān)單位人才競爭中要定期將干部人才的學(xué)習(xí)情況、評級考察情況進(jìn)行公布，這樣不僅不同部門能夠及時(shí)進(jìn)行信息共享，同時(shí)干部也能及時(shí)了解自身的檔案信息變化，重視干部人事檔案管理工作，不斷提高干部人事檔案管理的地位。在挖掘和儲備人才時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)要能夠看到干部人事檔案管理的價(jià)值，重視這部分工作，為創(chuàng)新和改革干部人事檔案管理工作提供有力支持。2）更新人事檔案管理的軟硬件設(shè)施。事業(yè)單位要嚴(yán)格按照規(guī)定，在硬件方面根據(jù)檔案的數(shù)量及以后的發(fā)展情況，選擇合適的庫房面積，樓層最好選在一層，配備、配齊防火、防盜、防塵等“八防”基礎(chǔ)設(shè)施，在經(jīng)費(fèi)充足的條件下，最好再配備煙霧感應(yīng)檢測系統(tǒng)、紅外防盜報(bào)警系統(tǒng)、漏水報(bào)警系統(tǒng)等，檔案人員辦公室與檔案庫、閱檔室三室分開，從而營造一個(gè)舒心的工作環(huán)境。在軟件方面，在配備好電腦、高拍儀等設(shè)施的基礎(chǔ)上，開發(fā)一個(gè)信息系統(tǒng)平臺，包含檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)出、檔案材料的后續(xù)、保險(xiǎn)業(yè)務(wù)、退休業(yè)務(wù)等模塊，依托互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，對人事檔案信息進(jìn)行數(shù)字化加工，使之成為電子檔案，可以為廣大單位和個(gè)人提供無紙化服務(wù)，提高人事檔案的服務(wù)質(zhì)量，增強(qiáng)檔案的便捷率，減少紙質(zhì)檔案的利用率，更好地保護(hù)檔案原件。同時(shí)特別注意檔案數(shù)字化信息的安全，在訪問信息平臺時(shí)設(shè)立安全防護(hù)網(wǎng)，以防不法分子有機(jī)可乘。電子檔案信息存儲可以通過光盤刻錄等方式及時(shí)備份，既可以保證檔案的真實(shí)性，杜絕造假現(xiàn)象，又能為檔案利用者提供高效的檔案服務(wù)。3）優(yōu)化數(shù)字化檔案管理性能。優(yōu)化數(shù)字化檔案管理性能也是必然的要求，只有不斷地優(yōu)化數(shù)字化檔案管理工作的性能，才能更好地完成事業(yè)單位的檔案管理工作。具體而言，可以采取以下措施：首先，注重檔案管理能力的提升，要不斷地完善計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的性能，使得檔案管理效率得到提升。其次，要注意提高檔案管理的安全性能。一般而言，在進(jìn)行數(shù)字化管理的過程中，網(wǎng)絡(luò)安全問題都比較突出，為了更好地保護(hù)檔案，就需要采取安全措施，可以對數(shù)字化檔案進(jìn)行加密，也可以設(shè)置防護(hù)墻等，從而保障數(shù)據(jù)的安全性。4）檔案管理中的創(chuàng)新思維方式和思路。在當(dāng)前的事業(yè)單位發(fā)展過程中，檔案管理工作尤為重要，要運(yùn)用創(chuàng)新思維不斷提高檔案管理工作質(zhì)量和效率，要提高檔案管理人員的工作能力，保證檔案管理工作的實(shí)效性，要真正在事業(yè)單位內(nèi)部發(fā)揮出檔案管理的實(shí)際價(jià)值，加強(qiáng)交流，重視交流，在交流中轉(zhuǎn)變思維，從而培養(yǎng)優(yōu)秀的專業(yè)人才，保證檔案管理工作有效開展，從實(shí)際入手，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理智能化發(fā)展，要學(xué)會構(gòu)建完善的檔案管理體系，善于借用網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)對于檔案管理的信息化建設(shè)，運(yùn)用科學(xué)的方法進(jìn)行檔案管理資源的錄入、存儲以及利用，要做好檔案信息交流工作，運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息互通，便于工作人員開展工作，同時(shí)要派遣相關(guān)的檔案管理人員外出學(xué)習(xí)，掌握先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，確保整個(gè)事業(yè)單位內(nèi)部檔案服務(wù)水平和意識不斷提高。5）規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。為了避免檔案室出現(xiàn)檔案堆積現(xiàn)象應(yīng)避免造成檔案資料遺失。檔案管理部門要嚴(yán)格自查，發(fā)現(xiàn)不符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理問題積極處理，認(rèn)真查閱檔案資料內(nèi)容，逐一核對檔案借閱者的身份信息和借閱緣由，做好檔案查詢登記，爭取做到檔案歸檔及時(shí)高效，規(guī)范有序，按照《事業(yè)單位檔案管理規(guī)章制度》中的管理標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，妥善保管好檔案資料。

4 結(jié)束語

總之，隨著信息化水平的不斷提高，事業(yè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用水平得到很大程度的提升。為此，事業(yè)單位人事檔案管理工作需采取利用開放化、網(wǎng)絡(luò)化的管理方式，適應(yīng)社會需求，不斷提高自身綜合素質(zhì)，建立信息化的人事檔案管理方式，以提高自身工作效率與質(zhì)量，更好地為社會服務(wù)，提高事業(yè)單位工作質(zhì)量和效率。