張?jiān)破G

（中共鹽城市委黨校，江蘇 鹽城 224007）

基層黨校檔案管理工作可以說奠定了整個檔案工作的基礎(chǔ)，是整個黨校檔案工作系統(tǒng)中很重要的一部分，是檔案事業(yè)不斷發(fā)展的支撐。檔案管理的主要內(nèi)容有對檔案的搜集、整理、使用以及最后的保存。隨著信息化時代到來，現(xiàn)代化技術(shù)逐漸普及，檔案管理工作也要隨之進(jìn)行改變。將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用在檔案管理中，不僅可以滿足新時期檔案管理的要求，提升管理工作的效率和質(zhì)量，而且還可以使檔案的共享變得十分方便，可謂一舉兩得。但就目前的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案管理相結(jié)合的情況來看，依舊存在許多問題。本文就如何提升基層黨校檔案管理的工作效率提出了一些想法，將從以下幾個方面展開說明。

1 基層黨校檔案管理的主要內(nèi)容

基層檔案管理工作主要有以下幾方面內(nèi)容，首先要對檔案進(jìn)行搜集歸納，然后對檔案目錄進(jìn)行編制。因?yàn)楦鱾€基層單位對檔案管理的要求不一致，內(nèi)容也不甚相同，所以可以說檔案管理的系統(tǒng)也大相徑庭。本文主要針對基層黨校的檔案管理工作進(jìn)行說明。通過大致的分類，可以將檔案管理工作分為實(shí)體管理和信息加工兩個方面；實(shí)體管理主要包括對文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、電子檔案、聲像檔案等實(shí)體檔案的管理，而信息加工主要是對收集到的信息進(jìn)行整合輸出，例如對文獻(xiàn)的編纂，編制目錄等。

2 檔案管理的必要性

從某種程度上來說，檔案管理的工作是偏向于服務(wù)性的工作，主要包括了檔案的搜集、整合、使用、保管等一系列的步驟。在多數(shù)情況下，檔案管理工作還帶有政治色彩，即使這份工作較為枯燥，但在日常的工作中也絕不可忽視它。在管理檔案時，首要原則就是保障其完整，此外還要保證檔案的有序排列。同時，為了更好的辨別不同的檔案，管理人員還會給檔案編制序號。并且一些檔案需要保密管理，例如科技檔案、財(cái)務(wù)檔案等等，這就需要管理人員具有強(qiáng)烈的責(zé)任心和保密的意識，這樣才能使檔案做到完全保密。還要注意的一點(diǎn)是，由于各類檔案都有各自的特點(diǎn)，所以不同檔案的管理方式也不同，這時就需要管理人員有處理不同材料的能力，同時也要有耐心。

3 基層黨校檔案管理中的問題

3.1 管理意識較為落后

首先想要做好檔案管理這份工作，我們應(yīng)當(dāng)給予充分的重視。但是由于檔案管理這份工作較為枯燥，而且需要花費(fèi)大量的時間和人力，這就導(dǎo)致一些基層黨校對檔案管理工作缺乏重視，導(dǎo)致管理人員的管理意識逐漸淡化，以至于在檔案管理工作中工作效率低下，逐漸形成了一個惡性循環(huán)。同時，由于重視程度不夠，對于檔案管理工作的方式和方法也沒有更多的想法和創(chuàng)新，從而對接下來深入開展檔案管理工作產(chǎn)生了巨大影響，使得檔案管理工作逐漸僵化、寸步難行。

3.2 檔案管理人員素質(zhì)較低、人手不夠充足

基層黨校的檔案管理工作是比較復(fù)雜的，并不是所有人都可以勝任的。這份工作要求管理人員要具備一定的計(jì)算機(jī)知識和一些基本的文員常識，同時還要有一定的專業(yè)素質(zhì)，還要有足夠的耐心和對檔案管理工作的熱情，能夠達(dá)到以上這些條件才可以將檔案管理工作做的較為出色。但是，從目前的各個基層黨校單位來看，它們的檔案管理人員很難同時達(dá)到以上幾個要求。很多管理人員沒有經(jīng)過專門的技術(shù)培訓(xùn)，甚至一些單位的檔案管理工作沒有專人來做，只是其他部門的工作人員來兼任的，他們中的大多數(shù)只有自己的專業(yè)知識，而對于檔案管理工作的內(nèi)容了解的少之又少，更多的人都是“現(xiàn)學(xué)現(xiàn)賣”，對于檔案管理工作也知識以敷衍的態(tài)度了事。從總的情況來看，檔案管理工作不容樂觀。檔案管理人員的專業(yè)水平偏低，不能夠滿足基層黨校日常檔案管理工作的要求，想要達(dá)到這一目標(biāo)還需要付出很大努力。

3.3 檔案保管的環(huán)境較差

依據(jù)調(diào)查的數(shù)據(jù)表明，大部分的基層黨校對檔案的保管都不能夠達(dá)到合格的標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一規(guī)范的要求更是天方夜譚。同時，一些單位將存放檔案的地方當(dāng)做了儲物室，將檔案和其他的物品擺放在一起，單位的任何人員可以隨意出入管理室。此外，里面的設(shè)備陳舊，甚至于存放檔案的柜子也是不一致的，檔案的保密性根本無從談起。還有一小部分單位連檔案的完整性也不能保證，出現(xiàn)了部分檔案缺失受損的現(xiàn)象。從實(shí)際的角度來看，的確存在一些基層單位辦公室緊張的情況，很難單獨(dú)拿出一間辦公室當(dāng)做檔案管理的工作室，這種情況可以理解，我們可以將其他物品和檔案一同存放，但是要保證檔案的有序擺放，能夠保證檔案的完整性，同時要放到統(tǒng)一的柜子里進(jìn)行保存，最好可以是帶鎖的柜子，并安排專門的管理人員保管鑰匙。但是能做到以上的單位只是少數(shù)，從根本上來說還是保管的環(huán)境差，管理人員也沒有引起足夠的重視，對檔案管理工作也缺乏正確的認(rèn)識，所以導(dǎo)致了檔案管理存在著許多問題。

4 提升基層黨校檔案管理工作效率的方法

4.1 加強(qiáng)檔案的管理意識，堅(jiān)決維護(hù)檔案的真實(shí)性

想要做好檔案管理工作，重視程度是最為關(guān)鍵的，一旦某種事物引起了人們的重視，那么在大多數(shù)情況下他們就會把它做好。對于一些領(lǐng)導(dǎo)及管理工作人員輕視檔案管理工作的現(xiàn)狀，基層黨校單位應(yīng)及時改變這些人的想法，讓他們能夠認(rèn)識到檔案管理工作的重要程度。首先，要著眼于基層黨校的領(lǐng)導(dǎo)們，要引起他們對檔案的重視，加強(qiáng)他們的檔案管理意識，這樣才能發(fā)揮他們的帶頭作用，引導(dǎo)單位中更多的人重視檔案管理這份工作；其次，要安排專業(yè)的技術(shù)人員對單位的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，并在培訓(xùn)結(jié)束后對他們進(jìn)行考核，考核成績直接影響最終的獎金，這樣做能夠有效的端正他們的學(xué)習(xí)態(tài)度，從而激發(fā)他們對于檔案管理工作的熱情；最后，在檔案管理人員中開展評優(yōu)機(jī)制，每個月的月末根據(jù)工作成績選出最優(yōu)秀的人進(jìn)行獎勵，調(diào)動他們的工作積極性。通過以上的做法，會讓黨校的工作人員重新重視檔案管理的相關(guān)工作。在重視了檔案管理工作之后，就要開展下一步的管理工作。其中較為重要的一個環(huán)節(jié)就是保證檔案的真實(shí)性。檔案的真實(shí)性可以說是檔案工作的基礎(chǔ)，如果無法保證檔案的真實(shí)，那么其他的管理工作也只是多此一舉。對于有問題的檔案，必須要追根溯源，查明材料的來源以及出處，對于檔案的真實(shí)性必須要認(rèn)真對待。此外，檔案管理人員要堅(jiān)持原則，能夠自覺抵制各種誘惑，這也是對檔案管理人員的一項(xiàng)考驗(yàn)。

4.2 不斷完善基層黨校檔案管理制度

健全檔案管理制度是進(jìn)行檔案管理的前提條件，一套好的管理制度可以使檔案管理工作能夠更好的開展下去。例如建立健全《檔案管理制度》《檔案借閱制度》《檔案保密制度》《檔案銷毀制度》等等，通過這些制度來約束管理人員的行為，讓他們依照制度進(jìn)行每一步工作，可以讓檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。但目前基層黨校的檔案管理制度并不完善，仍然存在許多漏洞，部分單位甚至沒有相關(guān)的檔案管理制度。所以盡快構(gòu)建一套檔案管理的制度體系，完善檔案管理機(jī)構(gòu)的相關(guān)設(shè)置刻不容緩。俗話說，“沒有規(guī)矩，不成方圓?！庇行У闹贫润w系不僅可以約束管理人員，在某種程度上也可以約束領(lǐng)導(dǎo)人員，基層黨校的領(lǐng)導(dǎo)們可以將檔案管理工作落實(shí)到具體的工作計(jì)劃中，更有利于其實(shí)施。

4.3 恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，提升工作效率

在新時代的背景下，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中是勢在必行的，它順應(yīng)了歷史的發(fā)展。想要通過現(xiàn)代化技術(shù)來提升檔案管理的工作效率，首先需要基層黨校的領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，能夠發(fā)自內(nèi)心的認(rèn)為檔案管理工作是重要的，對單位今后的發(fā)展也產(chǎn)生了很大的影響；其次，就是設(shè)備的支持，想要應(yīng)用現(xiàn)代化的技術(shù)，就一定需要硬件的支撐，這時就需要單位的領(lǐng)導(dǎo)給予資金的支持，能夠保障設(shè)備的供給，這對于應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)也是不可缺少的條件之一；再次，有了充足的設(shè)備，還需要安排專業(yè)的技術(shù)人員為管理人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，這一步也十分關(guān)鍵，如果只有設(shè)備而沒有工作人員會使用，那么一切也只是空談；最后，在具備了上述條件外，在實(shí)際工作中，還需要主管領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作人員進(jìn)行監(jiān)督，能夠在實(shí)際工作中了解他們的工作狀況，對不足之處進(jìn)行總結(jié)并告知他們。隨著時間的推移，現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用會大大提升檔案管理的工作效率，而且許多枯燥的任務(wù)計(jì)算機(jī)就可以處理，也可以從側(cè)面的調(diào)動工作人員的積極性。最后值得說明的一點(diǎn)是，在管理人員逐漸步入正軌時，可以鼓勵他們互相表達(dá)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，能夠讓檔案管理工作得到更大的優(yōu)化和提升。

4.4 強(qiáng)化對檔案管理人員的培訓(xùn)，提升他們的能力與素養(yǎng)

在基層黨校檔案管理工作中，對管理人員的培訓(xùn)、提升他們的專業(yè)能力也是十分必要的，對單位今后的發(fā)展也具有重要的意義。首先，最重要的是要提升他們的思想道德素質(zhì)，良好的道德素質(zhì)是成為一名優(yōu)秀的管理人員的必要條件?；鶎狱h校檔案管理是富有政治色彩的工作，要求管理人員必須有高度的責(zé)任心，思想道德水平高且做事認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，能夠保證質(zhì)量的完成檔案管理的每一項(xiàng)任務(wù)。其次，要提升他們的職業(yè)道德素養(yǎng)?；鶎狱h校檔案管理人員要做到熱愛工作，恪盡職守，認(rèn)真完成檔案管理的每一個環(huán)節(jié)，履行自己應(yīng)盡的義務(wù)，具有正確的職業(yè)價值觀，端正對待檔案管理這項(xiàng)工作態(tài)度，具有崇高的使命感與責(zé)任感。再次，要加強(qiáng)對于專業(yè)知識的學(xué)習(xí)。時代在不斷進(jìn)步，許多知識也隨之在不斷更新。政府部門應(yīng)安排有關(guān)的專業(yè)人員對檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的職業(yè)技能培訓(xùn)，能夠讓管理人員了解到最新的檔案管理知識和相關(guān)制度，從而達(dá)到提升工作效率的目的。此外，管理人員除了接受新鮮的知識，還可以在工作中進(jìn)行適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新，敢于創(chuàng)造新的檔案管理方法，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，使得管理工作越來越恰當(dāng)。最后，提高管理人員的服務(wù)意識。檔案管理工作本質(zhì)上是一項(xiàng)服務(wù)工作，其存在的價值是更好的服務(wù)于單位。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在日常的工作中明確自己的位置，逐步形成習(xí)慣，為檔案需求者提供更好的服務(wù)。

5 結(jié)束語

綜上所述，本文從幾個方面闡述了基層黨校檔案管理工作的現(xiàn)狀，說明了基層黨校檔案管理的主要內(nèi)容以及檔案管理的重要性，同時也表明了檔案管理存在的問題以及相應(yīng)的提高工作效率的方法。隨著我國檔案管理工作的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案管理工作的不斷融合，對檔案管理人員的要求也越來越高?，F(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用是一個機(jī)遇也是一個挑戰(zhàn)，我們要勇于挑戰(zhàn)，努力提高基層黨校檔案管理的工作效率，推動檔案管理事業(yè)不斷向前發(fā)展。