王 瓊

（中國（海南）改革發(fā)展研究院，海南 海口 570312）

在當今社會，隨著信息技術的不斷發(fā)展和時代的進步，信息技術在各個學科和各個領域中得到了廣泛的應用。對于檔案工作來說，在發(fā)展過程中，會朝著檔案信息的數字化和檔案信息的社會化方向發(fā)展，基于此，實現檔案管理現代化不僅能夠對時代的發(fā)展相適應，而且在檔案事業(yè)發(fā)展中，也是必然的要求。

1 檔案管理現代化簡述

1.1 檔案管理現代化的特點

檔案管理現代化具有網絡化和數字化等特點，網絡化指的是，在開展檔案管理工作的過程中，對計算機和互聯(lián)網技術充分應用，通過應用計算機和互聯(lián)網技術，能夠做到與用戶及時溝通和聯(lián)系，使得各單位、單位內各部門交流時能夠橫向交流，實現信息共享；數字化指的是，檔案管理現代化充分應用各種先進技術，用數字化保存、加工和處理檔案相關資料，將其檔案管理工作的高效性體現出來。

1.2 檔案管理現代化的必要性

1.2.1 時代發(fā)展的要求

在新時代的背景下，對于電子信息技術的發(fā)展要求來說，需要實現檔案管理工作的現代化。隨著現代化電子信息技術迅速發(fā)展，計算機和網絡已經普遍應用在社會生活的各個領域和部門中。對于現代企業(yè)來說，必不可少的一個環(huán)節(jié)就是自動化辦公和無紙化辦公，這就需要對其管理方法和管理理念不斷改革，使其能夠對新時代的發(fā)展更好地適應，促使現代企業(yè)檔案管理朝著現代化方向發(fā)展。

1.2.2 工作效率的要求

在現代企業(yè)的發(fā)展中，對工作效率高度重視，辦公自動化使得這個發(fā)展趨勢更好順應，使得工作效率獲得提高，而且還能夠使辦公時間有所節(jié)省，從某種程度上來看，在市場經濟時代發(fā)展中，是主要的發(fā)展方向。如果仍采取以往傳統(tǒng)的檔案管理模式，不利于辦公效果的提高，會出現管理資源浪費的現象，這對企業(yè)檔案管理的利用效率會產生直接的影響。從另一種角度上來看，企業(yè)內部實施辦公自動化，為檔案管理現代化和智能化也提出了新的要求，為資料查詢帶來了便利，使得檔案管理工作的效率獲得提高，節(jié)約了檔案管理資源。

1.2.3 檔案保護和利用的要求

新時期紙質檔案數字化的基本指導方針“以存為主、存用并蓄”八個字，就是“以數字化檔案代替原件提供利用，從而起到不動原件，保護原件的作用”[1]。在檔案的保護和利用中，也對企業(yè)提出了具體要求，要求實現檔案管理的現代化，對于有的檔案來說，由于存放時間長，再加上檔案防護措施的不足，極易使紙質材料出現各種損壞現象。除此之外，對于檔案資料來說，不能夠做到隨時查閱，或檔案查閱效率低下，不利于實現檔案信息資源共享，在同一時間段中，查閱準確率不夠，不能與他人對檔案資料同時進行掌握，致使檔案信息的利用率低下，這對各項工作的高效性都將產生直接的影響。

2 實現檔案管理現代化的有效措施

2.1 加快對檔案管理觀念的更新

為了更好地實現檔案管理現代化，對于檔案管理人員而言，需要改變以往傳統(tǒng)觀念，加快對檔案管理觀念的更新，對自身的創(chuàng)新意識不斷增強，具有一定的服務意識，將其收集和整理檔案資料工作落實到位，并做好，與此同時，在看問題時，要以全面眼光，歸類好重大事項和重大活動的檔案資料，使得對工作的需求更好地滿足[2]。

2.2 實現現代化檔案管理方法和科學化管理技術

對于以往檔案管理工作的檔案管理方法和技術進行分析，相對來說比較落后，為此可以結合工作的群體，采取有效的方法，在開展檔案管理工作時，可對經濟、管理和行政等方面知識充分利用，在正確的理論指導下，爭取管理方法充分利用，使得檔案管理工作效果獲得提高；另一方面，為了使檔案管理技術現代化有所提高，開展文件登記、歸檔和傳閱工作時可充分利用計算機技術，由此以來，實現有效存儲檔案原文，在具體使用的過程中，快速查找檔案[3]。與此同時，在檔案管理過程中，可采取立體化管理方式來展開管理，運用計算機技術和多項動態(tài)形式開展檔案管理，使得檔案工作實現現代化。

2.3 加強檔案數據庫的建設

為了實現數據整合和信息集成，最重要的手段就是數據庫技術，這在現代計算機信息系統(tǒng)和計算機應用系統(tǒng)中，此技術是核心。在檔案管理現代化中，基礎就是建設數據庫，這對信息系統(tǒng)的實際應用效果會產生直接的影響?；诖?，我們需要加強數據庫的建設，并對數字化技術和網絡化技術手段給予充分利用，將其目錄數據庫和內容數據庫建立起來，前提條件下，具有標準化和規(guī)范化，可實現共享，使得軟件平臺有效鏈接檔案信息和各個管理要素。

對于檔案數據庫的建設來說，此建設過程中具有一定的漫長性和復雜性，涉及的技術比較多，如在設計管理系統(tǒng)、選取結構、選擇數據接口上就能體現出來。為此，對于檔案部門而言，在建設數據庫的過程中，必須要進行多方論證，不僅對當前的需要進行充分考慮，還要充分考慮到日后的發(fā)展，盡可能對數據庫系統(tǒng)的功能不斷完善[4]。對于每個檔口館來說，需要相關專業(yè)技術人員進行培養(yǎng)，主要針對的計算機網絡技術、數據庫發(fā)展的技術、對檔案管理各個環(huán)節(jié)熟悉等，讓他們對數據庫開發(fā)建設工作主動參與，由此一來，使得數據庫系統(tǒng)得到完善。

2.4 加大現代化人才的培養(yǎng)和引進

從檔案管理工作的角度上來看，其主體就是檔案管理人員，對于檔案管理人員來說，其自身素質起著非常重要的作用，基于此，對管理人員素質實現現代化要給予高度重視。在廣泛應用計算機等現代設備下，也促使檔案管理方法和技術得到改善，為了對各項更好地挑戰(zhàn)，對于檔案管理人員而言，充分利用自己業(yè)余時間，對相關知識多學習，積極與不同知識結構的人員進行交流，使得檔案管理工作狀態(tài)能夠達到良好的狀態(tài)。除此之外，還需要加大培訓力度，來對檔案管理工作人員進行培訓，主要培訓的內容包括專業(yè)技能和現代企業(yè)管理理念，促使他們的專業(yè)技術水平不斷提高，打造一批專業(yè)型企業(yè)檔案管理人才隊伍[5]。對于企業(yè)領導來說，需要加大資金投入力度，引進專業(yè)技術較為豐富綜合素質高的檔案管理人才，使得企業(yè)的檔案管理工作對社會發(fā)展的要求更好地滿足。

3 結束語

總而言之，在新形勢下，檔案現代化在社會發(fā)展中，會成為必然趨勢。隨著社會的不斷發(fā)展，逐漸體現出檔案管理重要性，這就促使在當前檔案管理中，采用先進的手段和方式的重要性。進而，對于企業(yè)來說，需要結合時代發(fā)展變化，逐漸實現檔案管理現代化，促使檔案管理發(fā)展對新形勢下企業(yè)對檔案工作發(fā)展的需要更好地滿足。