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        檔案管理工作的研究分析

        2020-02-26 15:41:19
        卷宗 2020年28期
        關(guān)鍵詞:素質(zhì)檔案管理信息化

        李 秋

        (四平市財經(jīng)監(jiān)督稽查大隊(duì),吉林 四平 136000)

        1 引言

        嚴(yán)格的講檔案是對原始資料的一種記錄,但是目前學(xué)術(shù)界對于檔案的定義還不夠統(tǒng)一,一般來講,我們認(rèn)為檔案就是人們在各項(xiàng)社會活動中直接形成的具有一定保存價值的原始記。自古就有檔案的存在,只不過是叫法不同,檔案是從清代以后才有的叫法。所以不管是哪種稱謂,可見自古就有檔案,而且檔案價值十分高,那么檔案管理工作是保證檔案完好無損,保證其利用價值的關(guān)鍵。新時期我國檔案管理工作已經(jīng)取得一定的突破,這與廣大檔案管理工作者的努力是分不開的,但是從客觀的角度來講,我們也必須承認(rèn),檔案管理工作還存在一些不足,這些問題如果不及時的得到解決,勢必會影響到我國檔案事業(yè)的健康發(fā)展,所以筆者通過本文,首先總結(jié)了當(dāng)前檔案管理工作的瓶頸問題,而后提出自己的建議和看法,本文觀點(diǎn)僅代表筆者的個人觀點(diǎn),不足之處希望大家多指點(diǎn),同時希望大家可以提出寶貴的可行性意見。

        2 當(dāng)前檔案管理工作的瓶頸問題

        2.1 檔案管理團(tuán)隊(duì)業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)有待提高

        時代的快速發(fā)展對于檔案管理人才的要求也逐漸變高,對于業(yè)務(wù)能力強(qiáng)專業(yè)素質(zhì)高的人才需求也越來越大,以往的工作模式和思路已經(jīng)不能很好的適用于當(dāng)下的檔案管理工作,所以一些問題逐漸暴露出來。檔案管理工作需要工作人員首先要具備一定的專業(yè)素質(zhì)能力,其次必須認(rèn)真負(fù)責(zé)有責(zé)任感,有法律意識,最后還要具備良好的個人素質(zhì)。然而在實(shí)際開展工作的過程中,綜合型的人才往往很少,部分工作者工作熱性低,對待工作敷衍了事,不但影響了檔案管理的工作氛圍,還有可能影響檔案管理工作的大局。所以檔案管理工作的人才問題是不得忽視的關(guān)系到檔案管理工作大局的重要問題,不得忽視。

        2.2 檔案管理信息化水平不高,沒有跟上時代發(fā)展步伐

        信息化時代檔案管理工作更不應(yīng)該落后于時代發(fā)展,但是在檔案管理工作的實(shí)際發(fā)展過程當(dāng)中,部分地區(qū)的檔案管理工作沒有充分利用好信息化手段,墨守陳規(guī),工作思路亟待轉(zhuǎn)變。很多地方的檔案管理工作還是依賴于傳統(tǒng)的紙質(zhì)存檔方式,不但容易破損和丟失,還不好保管,對于保管室的要求也很高,還占用很大的空間,并且必須注意防潮、防水以及防火和防盜工作等等。據(jù)了解,檔案室因以上原因?qū)е聶n案損毀的事件也時有發(fā)生。

        2.3 檔案管理經(jīng)費(fèi)投入有待提高

        盡管科技發(fā)展較快,互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)運(yùn)而上,但是真正運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的單位還是相對較少。因?yàn)榻ㄔO(shè)電子檔案管理系統(tǒng)也需要資金投入,還需要摸索管理程序,配備專業(yè)人員等等,總之需要一定的經(jīng)費(fèi)支持,但是由于投入的不足,往往不能快速推進(jìn)。

        2.4 對檔案管理的重視程度有待提高

        部分地區(qū)對于檔案管理的重視程度不高,檔案管理部門職能弱化,工作積極性差,導(dǎo)致工作質(zhì)量下降,紀(jì)律性不好。同時也導(dǎo)致了,其他部分對于檔案管理工作的不重視,因此在開展一些工作的過程中配合的不好,這些都與檔案管理部門本身以及當(dāng)?shù)貙τ谄涞闹匾暢潭扔嘘P(guān)。

        3 提高檔案管理水平的對策與建議

        3.1 提高檔案管理團(tuán)隊(duì)業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)

        檔案管理團(tuán)隊(duì)的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)水平關(guān)系到檔案管理工作的大局,過硬的業(yè)務(wù)能力是關(guān)鍵,關(guān)系到工作人員能否順利完成檔案管理工作,并且保證其質(zhì)量。其次綜合素質(zhì)水平不容忽視,新時代對于人才的要求越來越高。建議檔案部門必須重視人才培訓(xùn)與培養(yǎng),定期組織一些專業(yè)培訓(xùn),給廣大檔案管理工作者創(chuàng)造好的學(xué)習(xí)環(huán)境和平臺,增加學(xué)習(xí)機(jī)會,不斷提高業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。同時通過培訓(xùn)也有利于增加同事之間的感情交流,也可以在培訓(xùn)期間組織一些小的團(tuán)隊(duì)活動,比如知識競賽等,培養(yǎng)大家團(tuán)隊(duì)精神,激發(fā)檔案管理工作人員的學(xué)習(xí)熱情,從而提高其業(yè)務(wù)能力和綜合素養(yǎng),為檔案管理工作的順利開展奠定良好基礎(chǔ)。

        3.2 提高檔案信息化管理水平,服務(wù)現(xiàn)代檔案事業(yè)發(fā)展

        檔案管理向信息化發(fā)展轉(zhuǎn)型是時代發(fā)展的迫切要求,檔案管理部分必須認(rèn)識到檔案管理信息化發(fā)展的重要性,積極組織關(guān)于檔案管理信息化手段的培訓(xùn),讓廣大檔案管理工作者首先要認(rèn)識到信息化管理的重要性,然后積極學(xué)習(xí)檔案管理信息化的具體操作,嚴(yán)肅對待檔案管理信息化問題。一旦檔案管理信息化走向正軌,將會大大提高檔案管理信息化的工作水平,可以規(guī)避掉很多傳統(tǒng)檔案管理的弊端,為我國檔案事業(yè)發(fā)展帶來新氣象。

        3.3 加大經(jīng)費(fèi)投入,促進(jìn)檔案管理方式的創(chuàng)新

        經(jīng)費(fèi)投入是保證檔案管理工作健康發(fā)展的關(guān)鍵,檔案庫有著豐富的信息資源,但是相對于使用者的多樣化要求,人們?nèi)匀粫械綆觳刭Y源的不足。這一方面是由于檔案資源量的有限性,也是由于管理方式落后導(dǎo)致的利用效率不高。所以,必須在充實(shí)庫藏內(nèi)容,提高庫藏質(zhì)量的基礎(chǔ)上,有目的地采集用戶的需要的檔案資源,并對檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化,使其系統(tǒng)化、規(guī)范化,及時準(zhǔn)確地為用戶提供服務(wù)。

        3.4 加大檔案管理重要性的宣傳力度,提高檔案管理工作地位

        檔案管理工作的重要性相信大家通過本文已經(jīng)了解,希望各地支持檔案管理工作,重視檔案管理工作。同時檔案管理部門本身也要加強(qiáng)自身建設(shè)和學(xué)習(xí),多組織一些活動,讓更多的人了解檔案管理,意識到檔案管理的重要性。建議檔案管理團(tuán)隊(duì)內(nèi)部也要多組織活動,培養(yǎng)大家團(tuán)結(jié)一致,兢兢業(yè)業(yè)的工作精神不斷提高檔案管理團(tuán)隊(duì)業(yè)務(wù)能力,重視自身工作,各司其職。

        4 結(jié)語

        通過提出檔案管理的瓶頸問題,并總結(jié)解決對策與建議,筆者希望更多的人關(guān)注檔案管理工作,希望在大家的共同努力和關(guān)注下,檔案管理工作可以再上新臺階,取得新成績。

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