紀(jì)中保

（吉林省梨樹縣信訪信息中心，吉林 四平 136500）

近些年來(lái)，隨著各項(xiàng)惠民政策的出臺(tái)，信訪的化解能力不斷提升，信訪總量逐年下降。但是隨著我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的鋪開以及各大網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的出現(xiàn)，能夠讓群眾通過(guò)各種渠道來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)于基本訴求的表達(dá)。信訪主渠道的變化主要體現(xiàn)在從傳統(tǒng)走訪變成網(wǎng)上信訪。因此信訪檔案工作也需要緊跟時(shí)代的發(fā)展，加快推進(jìn)信訪工作以及信訪檔案工作總體信息化建設(shè)。

1 信訪檔案的特殊價(jià)值

信訪檔案除了具有一般檔案的資源性質(zhì)以外，還對(duì)于優(yōu)化當(dāng)前社會(huì)整體結(jié)構(gòu)具有非常重要的意義。信訪檔案以更加全面的方式反映了當(dāng)前社會(huì)當(dāng)中存在的各種矛盾，并且能夠通過(guò)檔案當(dāng)中的信訪人材料以及部門處理流程等資料來(lái)對(duì)矛盾產(chǎn)生的原因與解決措施進(jìn)行全面的表述。因此，信訪檔案除了能夠提供給信訪人員借鑒作用以外，還能夠?qū)Ψ治霎?dāng)前社會(huì)矛盾，優(yōu)化有關(guān)法律法規(guī)具有良好的作用。因此，完善信訪檔案管理確保所有資源能夠得到妥善的利用，對(duì)于提升信訪工作的效率具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義[1]。

2 信訪檔案的精細(xì)化管理

2.1 通過(guò)完善管理制度做好收集歸檔工作

近些年來(lái)隨著信訪案件總數(shù)量的提升，加上當(dāng)前全國(guó)范圍當(dāng)中對(duì)于信訪工作的重視，產(chǎn)生了大量的需要處理的信訪資料。這些資料的來(lái)源迥異，其內(nèi)容也千差萬(wàn)別。通過(guò)對(duì)當(dāng)前的檔案管理制度進(jìn)行細(xì)化與完善，建立信訪檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，能夠讓信訪檔案管理人員通過(guò)大量的文件當(dāng)中檢索出有效的資料。只有嚴(yán)格遵守檔案管理制度才能夠保證信訪檔案資料的齊全，從而為下一步信訪檔案的充分利用奠定基礎(chǔ)。

2.2 通過(guò)落實(shí)管理責(zé)任規(guī)范整理編目工作

對(duì)信訪檔案進(jìn)行管理的專業(yè)性比較強(qiáng)，因此需要在開展工作的過(guò)程當(dāng)中落實(shí)責(zé)任分配，防止在工作交接的過(guò)程當(dāng)中出現(xiàn)問(wèn)題，最大限度的保證信訪檔案管理的真實(shí)性。因此，在信訪檔案部門當(dāng)中，需要將每一個(gè)人的責(zé)任劃分清楚，安排專人負(fù)責(zé)專門的事情。此外，在實(shí)際的檔案整理過(guò)程當(dāng)中也需要注重對(duì)于細(xì)節(jié)的劃分。對(duì)于完結(jié)的案件，可以將一整個(gè)案件的資料儲(chǔ)存在一個(gè)卷宗當(dāng)中[2]。

2.3 通過(guò)運(yùn)用信息技術(shù)提升保管利用效率

當(dāng)前階段的信訪檔案主要是以紙質(zhì)檔案與電子檔案兩種形式存在。對(duì)于紙質(zhì)檔案而言，需要保證在檔案室當(dāng)中配備防火防潮措施，加強(qiáng)對(duì)于紙質(zhì)檔案的保護(hù)力度，提升紙質(zhì)檔案的安全系數(shù)。對(duì)于電子信訪檔案而言，也需要做到對(duì)應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)防火墻設(shè)置任務(wù)，防止電腦病毒的入侵。此外，還需要?jiǎng)?chuàng)新信訪檔案的管理模式，充分發(fā)揮信訪檔案管理的價(jià)值。如果存在用戶對(duì)于信訪檔案具有借閱需求，就需要工作人員在核實(shí)身份之后，對(duì)借閱人分配借閱權(quán)限，讓用戶能夠在線上進(jìn)行閱覽，一方面保護(hù)了檔案原件的安全，同時(shí)還能夠提升對(duì)于檔案的利用效率。

3 信訪檔案信息化問(wèn)題的解決對(duì)策

3.1 建立信訪檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

信訪檔案信息化需要從實(shí)際的工作需求出發(fā)，建立信訪檔案資料庫(kù)，并且通過(guò)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中的內(nèi)容進(jìn)行加密。信訪檔案歸檔文件的材料當(dāng)中主要需要包含信訪人的詳細(xì)信息、信訪人進(jìn)行舉報(bào)的申訴材料、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門與領(lǐng)導(dǎo)之間進(jìn)行交換的重要函件、信訪過(guò)程當(dāng)中所產(chǎn)生的一切材料，涵蓋了受理告知單、案件辦理過(guò)程當(dāng)中的調(diào)查取證材料、處理意見(jiàn)、復(fù)核意見(jiàn)以及對(duì)應(yīng)的送達(dá)回證、信訪協(xié)議樹、結(jié)案報(bào)告書、對(duì)應(yīng)會(huì)議記錄、調(diào)查報(bào)告以及設(shè)計(jì)的政策文件等，同時(shí)還需要收集其他具有參考意義的材料，將這些材料都進(jìn)行歸檔，共同輸入到數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，形成信訪檔案數(shù)據(jù)資料。

3.2 做好信訪檔案信息的整合與利用

將信訪檔案進(jìn)行信息化處理只是一種進(jìn)行信訪的手段，需要充分發(fā)揮隱含在信訪檔案當(dāng)中的價(jià)值才是最終的目的。因此僅僅只是向人們提供檔案查詢服務(wù)是不夠的，需要充分利用好在檔案當(dāng)中的各種信息，從而為后續(xù)的政策制定提供幫助。首先需要打破存在于當(dāng)前各個(gè)部門之間的隔閡，形成統(tǒng)一的檔案管理辦法，對(duì)信訪檔案進(jìn)行集中式專業(yè)化管理，從而整合檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)信息資源之間的共享。還需要對(duì)檢索的精確度進(jìn)行提升，保證信訪檔案的檢索效率，讓檔案資源能夠得到最充分的利用。其次，需要加強(qiáng)對(duì)于信訪數(shù)據(jù)的挖掘，對(duì)信訪檔案當(dāng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行多維度的分析，揭示存在于信訪檔案背后的原因，為實(shí)際的工作提供參考。同時(shí)還可以根據(jù)信訪檔案信息對(duì)當(dāng)前的信訪輿情進(jìn)行判斷，分析信訪形勢(shì)，做好事先的研判工作，對(duì)于可能出現(xiàn)的問(wèn)題做好對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)備[3]。

3.3 做好檔案信息安全工作

檔案管理人員需要加強(qiáng)自身的保密意識(shí)，明確不同檔案的涉密情況以及能夠進(jìn)行利用的范圍，保證檔案信息能夠被具有權(quán)限的人借閱，嚴(yán)防檔案的流失。其次可以通過(guò)設(shè)置網(wǎng)絡(luò)防火墻以及個(gè)人身份認(rèn)證等方式，來(lái)過(guò)濾掉網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中的不必要數(shù)據(jù)包，實(shí)現(xiàn)對(duì)入侵的實(shí)時(shí)監(jiān)控與報(bào)警功能，為檔案數(shù)據(jù)的安全性提供保障。第三，需要及時(shí)對(duì)檔案數(shù)據(jù)做好備份工作，不斷對(duì)檔案安全管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，定期開展安全系統(tǒng)維護(hù)與木馬病毒查殺工作，防止外界非法入侵，保證信息檔案的安全。

3.4 為檔案信息化提供人才保障

信訪檔案信息化工作的開展需要大量具有優(yōu)秀檔案管理素養(yǎng)的人才來(lái)推進(jìn)，信訪部門需要積極開展對(duì)在職員工的培訓(xùn)工作，同時(shí)還需要積極引進(jìn)具有高水平的檔案管理人才加入到建設(shè)檔案信息化的過(guò)程當(dāng)中。努力建設(shè)當(dāng)前的檔案信息化管理人才隊(duì)伍，既需要讓這些人才掌握成熟的檔案管理技能，同時(shí)還需要了解到相關(guān)的國(guó)家政策與法規(guī)，此外還需要具備優(yōu)良的網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)操作技能，例如維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)以及維護(hù)網(wǎng)絡(luò)信息安全等。信訪檔案管理人員也需要對(duì)當(dāng)前的檔案信息化重要性進(jìn)行充分的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)自身的工作責(zé)任感與使命感，在工作的過(guò)程當(dāng)中不斷學(xué)習(xí)各種技術(shù)應(yīng)用，為未來(lái)新時(shí)代背景下信訪檔案信息化的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

4 總結(jié)

總而言之，信訪檔案是對(duì)于信訪全過(guò)程的記錄與總結(jié)。需要在保證信訪檔案完整性的前提下，讓信訪檔案能夠及時(shí)歸檔，從而為后續(xù)信訪檔案的應(yīng)用打下良好的基礎(chǔ)。以開展信息化建設(shè)為依托，加速在信訪檔案過(guò)程當(dāng)中的工作效率提升，同時(shí)也需要對(duì)信訪檔案當(dāng)中的各種資源進(jìn)行更加深入的挖掘，對(duì)于當(dāng)前信訪工作開展優(yōu)化與協(xié)調(diào)工作，為實(shí)際的信訪工作開展提供具有價(jià)值的指導(dǎo)。此外，加強(qiáng)信訪檔案的管理及信息化能夠?qū)Ξ?dāng)前的信訪資源進(jìn)行優(yōu)化配置，同時(shí)還是對(duì)于信訪發(fā)展過(guò)程當(dāng)中問(wèn)題解決方法的探索，對(duì)于我國(guó)信訪事業(yè)的發(fā)展具有重要作用。