孫慧敏

（內(nèi)蒙古榮信化工有限公司，內(nèi)蒙古 鄂爾多斯 014300）

1 引言

在化工企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，企業(yè)檔案記載著企業(yè)的整個(gè)發(fā)展歷程，對(duì)化工企業(yè)具有重要的意義，其中有些檔案資料是重要的、唯一的，其珍貴性可想而知。當(dāng)前，我國(guó)企業(yè)檔案管理工作的重心主要是針對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)展開(kāi)的。在大數(shù)據(jù)背景下，要明確企業(yè)檔案管理工作的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，積極構(gòu)建規(guī)范化的企業(yè)檔案管理體系，并探索更加高效的管理方法，從而進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為化工企業(yè)的快速發(fā)展保駕護(hù)航。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代化工企業(yè)檔案管理的機(jī)遇

2.1 大數(shù)據(jù)為檔案管理工作提供了便利

化工企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中檔案信息是重要的資源，加強(qiáng)檔案管理，及時(shí)收集生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)管理等過(guò)程中相關(guān)的數(shù)據(jù)信息等，進(jìn)而進(jìn)行資源的分析利用，才能更好地為各項(xiàng)工作的開(kāi)展奠定良好的基礎(chǔ)。隨著化工企業(yè)發(fā)展規(guī)模不斷擴(kuò)大，生產(chǎn)工藝等越來(lái)越復(fù)雜，各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的信息等也更加龐雜。加強(qiáng)化工企業(yè)檔案信息化管理就顯得尤為重要。1）共享信息資源。實(shí)施檔案信息化管理，有助于引導(dǎo)化工企業(yè)員工等圍繞檔案信息建設(shè)等不斷進(jìn)行信息資源的采集和全面共享，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息資源的有效管理，更好地通過(guò)信息共享等減少工作的重復(fù)性等，全面提高檔案信息的科學(xué)管理成效。2）提供信息途徑。通過(guò)實(shí)施檔案信息化管理，可以及時(shí)對(duì)收集的各類信息等運(yùn)用信息技術(shù)等進(jìn)行整理分析和檢驗(yàn)，進(jìn)而及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中或信息采集整理等方面存在的不足，對(duì)相關(guān)的信息內(nèi)容等進(jìn)行整理修改和完善，切實(shí)提高信息的可靠性和真實(shí)性，為各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展提供重要的可靠的參考[1]。

2.2 大數(shù)據(jù)能夠幫助化工企業(yè)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理

在社會(huì)的發(fā)展過(guò)程中，部分企業(yè)認(rèn)為檔案管理沒(méi)有多大的用處，其存在的價(jià)值僅限于查閱資料，與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理沒(méi)有多大關(guān)系，然而這種認(rèn)識(shí)是不正確的。企業(yè)的檔案資料雖然不能直接參與企業(yè)的生產(chǎn)和銷售，不能直接推動(dòng)企業(yè)的快速發(fā)展，但是，化工企業(yè)的檔案資料收錄著企業(yè)自成立以來(lái)，每一個(gè)發(fā)展階段的重要資料，其中有重要的數(shù)據(jù)、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)及重大決策記錄等內(nèi)容，對(duì)化工企業(yè)的發(fā)展起著間接的借鑒和推動(dòng)作用。在大數(shù)據(jù)背景下，化工企業(yè)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，并且強(qiáng)化對(duì)其的管理，一定會(huì)提升檔案管理工作的效率和效果，必將推動(dòng)檔案管理工作的開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)管理上的科學(xué)化，助力于化工企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代化工企業(yè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

3.1 檔案管理信息化建設(shè)

1）完善檔案信息化系統(tǒng)軟件的使用功能。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，目前傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)難以滿足新時(shí)期檔案信息化發(fā)展的要求。按照 服務(wù)與工作兩個(gè)內(nèi)容進(jìn)行分析，需要對(duì)信息服務(wù)系統(tǒng)的不同功能展開(kāi)優(yōu)化。2）拓展檔案信息內(nèi)容的范圍。在整理和搜集企業(yè)檔案信息的過(guò)程中，化工企業(yè)還需要獲取設(shè)計(jì)圖紙、企業(yè)公文等多種資料。如果把這些內(nèi)容添加到企業(yè)的檔案信息管理中，就會(huì)形成企業(yè)的隱形財(cái)富。3）知識(shí)資源的相互融合。要密切關(guān)聯(lián)多個(gè)知識(shí)體系，逐步拓展檔案信息資源，使其有機(jī)融合在一起。如，在某個(gè)設(shè)計(jì)方面，需要把企業(yè)的多個(gè)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)領(lǐng)域材料、設(shè)計(jì)材料等內(nèi)容組建成相關(guān)的知識(shí)庫(kù)，讓管理者能夠及時(shí)學(xué)習(xí)、參考。同時(shí)，檔案管理者能夠把目前的信息展開(kāi)編制，通過(guò)說(shuō)明書(shū)、報(bào)告的方式，推薦給對(duì)應(yīng)工作者。4）強(qiáng)化信息資源的對(duì)應(yīng)屬性。比如對(duì)元數(shù)據(jù)的處理，對(duì)檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)中的圖片、文檔、文件等，需要添加相關(guān)的文字表述信息[2]。比如，審批人、具體內(nèi)容、文件編輯作者、文件編輯時(shí)間等。以上的信息會(huì)大大提升信息提取、查閱的快捷性，使得多個(gè)數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系更加緊密，同時(shí)也提升了信息的使用價(jià)值。

3.2 檔案信息管理手段

目前許多企業(yè)正在使用雙軌并行的檔案管理手段，在日常管理工作中逐步將檔案儲(chǔ)存的重心轉(zhuǎn)移到電子檔案上，且傳統(tǒng)的檔案管理手段逐漸無(wú)法滿足檔案管理信息化的管理需求，因此提升管理手段的等級(jí)顯得十分重要。化工企業(yè)可以引導(dǎo)檔案管理人員轉(zhuǎn)變工作理念，學(xué)習(xí)新的檔案管理理念應(yīng)對(duì)日常工作。此外，應(yīng)加大對(duì)檔案管理工作的資金投入，將原有的檔案管理手段中精華部分保留，再根據(jù)大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理需求進(jìn)行優(yōu)化改革，實(shí)現(xiàn)兩種管理手段的平穩(wěn)過(guò)渡，不至于因升級(jí)管理手段出現(xiàn)工作失誤。同時(shí)要注意檔案管理手段的改革不是一蹴而就的，需要一段時(shí)間的鋪墊準(zhǔn)備才能實(shí)現(xiàn)。例如，某企業(yè)在實(shí)施檔案管理手段升級(jí)工作時(shí)將原有的管理方法逐條分析，將與企業(yè)發(fā)展和檔案管理工作不相適應(yīng)的部分去除，再在實(shí)踐中逐步制定新的檔案管理辦法，這樣的管理手段有助于避免因突然改變檔案管理手段產(chǎn)生工作失誤，保障了企業(yè)發(fā)展的平穩(wěn)順利。

3.3 檔案管理者的專業(yè)能力

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，復(fù)合型的高素質(zhì)人才是化工企業(yè)檔案管理過(guò)程中所需要的，僅掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)或者專業(yè)技術(shù)水平較低的檔案管理人員難以滿足企業(yè)發(fā)展的要求。具體而言，一是要提升檔案管理者對(duì)信息化、大數(shù)據(jù)的重視，能深刻認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)以及網(wǎng)絡(luò)信息化對(duì)檔案管理工作的重要性，及時(shí)從傳統(tǒng)理念中轉(zhuǎn)變出來(lái)。二是要將檔案管理者業(yè)務(wù)技能提升與績(jī)效考核結(jié)合起來(lái)，鼓勵(lì)檔案管理者更加自覺(jué)地學(xué)習(xí)知識(shí)，最大程度地激發(fā)其潛能。三是定期開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，向檔案管理者傳授大數(shù)據(jù)的相關(guān)資料以及專業(yè)知識(shí)，及時(shí)更新大數(shù)據(jù)的最新理念，不斷提升檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，努力實(shí)現(xiàn)企業(yè)和員工的共贏局面[3]。

3.4 檔案信息安全管理

在信息化改革與創(chuàng)新過(guò)程中，所有工作都是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)展開(kāi)的，即所有檔案信息管理任務(wù)都要通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)這種操作方式展開(kāi)。在這種情況下，由于信息網(wǎng)絡(luò)具有較強(qiáng)的開(kāi)放性特征，檔案管理工作自然會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)特性不同程度的負(fù)面影響，使得檔案信息安全管理工作成為重中之重。因此，首先要明確檔案信息化管理模式，把檔案資源統(tǒng)一上傳并存儲(chǔ)在云盤(pán)當(dāng)中，當(dāng)存儲(chǔ)檔案資源的電腦遭遇黑客或病毒時(shí)，就會(huì)發(fā)生檔案資料丟失及損毀等嚴(yán)重后果。對(duì)此，就可采用檔案資源備份的方式實(shí)現(xiàn)對(duì)資源信息資源的妥善保存和管理，同時(shí)，也應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全手段，比如及時(shí)建立防火墻等，并施行企業(yè)內(nèi)部信息訪問(wèn)安全制度，設(shè)置相應(yīng)的檔案信息訪問(wèn)權(quán)限，同時(shí)采用密碼校驗(yàn)制度，這樣才能夠最大限度地避免檔案信息丟失。

4 結(jié)束語(yǔ)

進(jìn)入新的發(fā)展階段，面對(duì)當(dāng)前普遍的企業(yè)檔案管理工作實(shí)情，要想真正提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，需要化工企業(yè)重視起這項(xiàng)工作，與業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員一起探索和創(chuàng)新多種辦法，推動(dòng)化工企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化及現(xiàn)代化發(fā)展，抓住時(shí)代發(fā)展的機(jī)遇，不斷調(diào)整和優(yōu)化化工企業(yè)的信息資源配置，提高化工企業(yè)信息資源的使用效率，進(jìn)一步提升檔案管理工作的實(shí)效，促進(jìn)化工企業(yè)響應(yīng)力、決策力及創(chuàng)新能力的提高，推動(dòng)化工企業(yè)整體性的發(fā)展。