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        數(shù)據(jù)視野下檔案標準管理探究

        2020-02-26 06:14:01吳雪莉
        卷宗 2020年34期
        關(guān)鍵詞:標準化檔案管理標準

        吳雪莉

        (黃龍國家級風(fēng)景名勝區(qū)管理局,四川 阿壩藏族羌族自治州 623300)

        檔案管理技術(shù)在國家正確導(dǎo)向下,開始逐漸和數(shù)據(jù)技術(shù)并軌發(fā)展,其面向社會的水平也在不斷拔高[1],不僅滿足了其現(xiàn)代化屬性的縱深發(fā)展,更為其多元而深化的服務(wù)質(zhì)量奠定了良好基礎(chǔ)。而在此環(huán)境下,探究檔案標準管理的數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用,可持續(xù)豐富檔案標準管理路徑、可推動檔案標準管理社會化、群眾化等的發(fā)展、可賦能檔案管理科技創(chuàng)新屬性等,因此具有現(xiàn)實而積極的意義。

        1 檔案標準管理數(shù)據(jù)應(yīng)用必要性

        目前世界格局正在發(fā)生極大的變化,而檔案管理作為某一領(lǐng)域信息的重要載體,必然要與時俱進,必然要采取更加現(xiàn)代化的措施和路徑,才能不被社會所淘汰。于此,在檔案標準管理中應(yīng)用數(shù)據(jù),不僅是時代選擇的必然結(jié)果,也是其自身發(fā)展的客觀規(guī)律。具體而言:是社會發(fā)展的選擇的必然選擇。目前對于城市建設(shè),主要以“智慧”為核心,并以此為依托滲透各個行業(yè)領(lǐng)域,此過程需要一定量的數(shù)據(jù)資源支撐,而若有標準化、效率化及數(shù)字化的檔案支撐,則能有效應(yīng)對這一問題,而為達到這一效果,必然要在檔案管理中運用數(shù)字技術(shù);其次,是紙質(zhì)檔案發(fā)展的必然需求。盡管紙質(zhì)檔案具有存在的合理性,但在可持續(xù)及綠色發(fā)展視野下,其必然會被更加清潔的存儲模式替代,而數(shù)字檔案則是其突破的必然選擇。同時,在數(shù)字檔案存儲模式支撐下,還能釋放檔案存儲空間和時間,如大數(shù)據(jù)儲存技術(shù)、云存儲等;其三,是智慧、網(wǎng)絡(luò)技多元的高質(zhì)量需求,在數(shù)據(jù)“移動”背景下,社會大眾對檔案提出了更加多元而現(xiàn)代的要求,而這需要檔案開始搭建大數(shù)據(jù)檔案服務(wù)體系,如跨區(qū)域服務(wù)、跨體系服務(wù)等,以滿足各類人員的檔案服務(wù)需求。

        2 檔案標準管理中數(shù)據(jù)理念和技術(shù)的滲透

        從以上分析可以看出,有必要在檔案標準管理中滲透數(shù)據(jù)理念和技術(shù)。而實踐證明,理念和技術(shù)的滲透只采取更加多遠而現(xiàn)代的措施,才能達到預(yù)期建設(shè)期望,于此我們需對其予以相應(yīng)重視。具體而言,筆者利用提取自身工作經(jīng)驗和相關(guān)文獻參考,認為滲透需從以下幾個維度展開:

        2.1 要將觀念意識作為著力點

        大量實踐證明,觀念意識是支配行為的核心要素,只有“直接作用人”擁有一定的觀念意識[2],才會按照預(yù)期方向發(fā)展,對于檔案標準管理數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用也是同樣道理。因此,要從相關(guān)人員的意識形態(tài)著手,提升其意識維度。具體而言:首先,可利用各種文件或會議,要求相關(guān)人員主動學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)技術(shù)理念和技術(shù)方向,讓其意識到開展該項工作對檔案規(guī)范管理的重要性和意義,以讓其主動轉(zhuǎn)變,主動學(xué)習(xí),從而達到預(yù)期的建設(shè)效果;其次,營造符合檔案規(guī)范數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用氛圍,事實證明工作氛圍于工作人員意識建設(shè)具有支配性作用,于此作為上層職能機構(gòu)或領(lǐng)導(dǎo)人員,需在工作過程中,逐漸滲透各類建設(shè)因子,以發(fā)揮氛圍的作用。如,以黨員作為先鋒隊、以各類規(guī)章制度作為原點等。

        2.2 要以標準作為規(guī)范建設(shè)基礎(chǔ)

        在數(shù)據(jù)技術(shù)視野下,檔案信息具有多樣性、多元性及綜合性特征,加劇了檔案管理的難度[3]。所以,為讓信息管具有更佳的合理性,需要規(guī)范和標準的支撐。具體而言,依托檔案管理數(shù)據(jù)涵蓋范圍,參考國內(nèi)或國外同行業(yè)相關(guān)標準,制定符合自身發(fā)展方向的規(guī)范和標準,以建設(shè)共享、共建等數(shù)據(jù)標準體系。同時在此基礎(chǔ)上,對于產(chǎn)生的電子文件管理,還應(yīng)搭建配套的標準業(yè)務(wù)體系,并以平時和及時的方式,對其進行相應(yīng)梳理和檢查,以在保障建設(shè)基礎(chǔ)性和科學(xué)性的同時,讓標準檔案擁有同數(shù)據(jù)技術(shù)擁有更佳的契合點。

        2.3 要深入強化資源庫的標準建設(shè)

        資源庫只有依托正確、全面及真實數(shù)據(jù)支撐,才能擁有良性的效能輸出。因此,需要建設(shè)標準的檔案數(shù)據(jù)資源收集、整理、歸檔及保存等。首先,要建設(shè)標準的“轉(zhuǎn)化”過程,即將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息。在此過程中涉及的內(nèi)容有:1)密保等級;2)重要程度;3)先后順序等,同時規(guī)范其轉(zhuǎn)化質(zhì)量,如文字錄入儀器設(shè)備操作的標準、系統(tǒng)化等;其次,需要一定規(guī)章制度的支撐。在進行數(shù)據(jù)檔案采錄過程中,由于工作人員因素影響,可能會出現(xiàn)錯掃、漏掃及模糊不清等因素,在排除設(shè)備因素后,需對相關(guān)人員予以相應(yīng)制度處罰,以讓其標準化作業(yè);其三,建設(shè)標準的格式模板,在轉(zhuǎn)化或錄入新檔案信息的過程中,以該標準行事[4]。

        2.4 要促使搭建資源平臺標準化

        資源平臺是檔案信息在數(shù)據(jù)信息中向外輸出信息的重要窗口,所以也需賦能其標準化概念,讓資源的查閱更加有效,以提升資源利用效率。于此,需建設(shè)檔案標準管理的輸出平臺。具體而言:首先,需理清自身體系的涉及的主要方向,以關(guān)鍵字或模糊字節(jié)等方式建立科學(xué)合理的檢索系統(tǒng);其次,平臺標準化需動態(tài)調(diào)整模式的支撐,所以可賦予窗口互動機制或意見收集模塊,并對收集的信息及時進行歸總、分析,在其中合理建議基礎(chǔ)上,動態(tài)調(diào)整平臺各項標準。此外需注意的是,目前國家在檔案平臺建設(shè)上,已經(jīng)開始逐漸賦予其現(xiàn)代化標準,并形成了一定標準體系,可在此基礎(chǔ)上,同其進行合理聯(lián)動,從而實現(xiàn)建設(shè)社會檔案共享體系的目的。

        2.5 要賦予宣傳標準模式

        在現(xiàn)代媒體環(huán)境下,宣傳能告知相關(guān)人員該項事業(yè)的建設(shè)情況,提升其“自我”或其他類型檔案利用的便捷性與合理性。首先,由于宣傳是一個體系過程,所以需長期而標準的進行,如定期向外輸出當(dāng)前數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)情況或標準流程;其次,需充分利用各類宣傳平臺,如搭建自身微信、微博等公眾號,擴大受眾面,以讓更多人員收益,需注意的是由于宣傳是一個官方性行為,所以在宣傳前需結(jié)合自身實際,以標準格式行文;最后,宣傳的目的主要是為了提升標準檔案的數(shù)據(jù)利用效能,或收集相關(guān)人員的意見,因此需設(shè)定相關(guān)聯(lián)系人或意見聯(lián)系方式,及時收集合理建設(shè)。

        2.6 要建設(shè)標準技術(shù)和隊伍

        在大數(shù)據(jù)時代背景下,對相關(guān)的標準化檔案管理人員提出了更高的要求。不但要被動地保管檔案資源,還要在熟悉標準館的基礎(chǔ)上,掌握一定的數(shù)據(jù)采集能力、數(shù)據(jù)整理能力、數(shù)據(jù)分析能力等。尤其是重點建設(shè)標準化檔案數(shù)據(jù)庫。相關(guān)的管理人員還需要在規(guī)劃、設(shè)計、實施管理和維護等方面具有很高的綜合能力。然而,我國欠缺這方面的人才。在建設(shè)技術(shù)手段上,標準化檔案管理人員要善于和大數(shù)據(jù)開發(fā)的專業(yè)公司進行合作,研發(fā)出合適的大數(shù)據(jù)標準化檔案分析工具。

        3 結(jié)語

        在數(shù)據(jù)信息背景下,檔案建設(shè)的標準化管理的數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用,除了能打破原有檔案管理的藩籬,讓其同步社會技術(shù)和理念的發(fā)展,還能提升其效能的輸出。因此,相關(guān)部門機構(gòu)需對其予以相應(yīng)重視,要及時定位自身不足,挖掘自身數(shù)據(jù)潛能,從而賦能標準管理數(shù)據(jù)屬性,從而推動標準檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

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