吳雪莉

（黃龍國家級風(fēng)景名勝區(qū)管理局，四川 阿壩藏族羌族自治州 623300）

檔案管理技術(shù)在國家正確導(dǎo)向下，開始逐漸和數(shù)據(jù)技術(shù)并軌發(fā)展，其面向社會的水平也在不斷拔高[1]，不僅滿足了其現(xiàn)代化屬性的縱深發(fā)展，更為其多元而深化的服務(wù)質(zhì)量奠定了良好基礎(chǔ)。而在此環(huán)境下，探究檔案標準管理的數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用，可持續(xù)豐富檔案標準管理路徑、可推動檔案標準管理社會化、群眾化等的發(fā)展、可賦能檔案管理科技創(chuàng)新屬性等，因此具有現(xiàn)實而積極的意義。

1 檔案標準管理數(shù)據(jù)應(yīng)用必要性

目前世界格局正在發(fā)生極大的變化，而檔案管理作為某一領(lǐng)域信息的重要載體，必然要與時俱進，必然要采取更加現(xiàn)代化的措施和路徑，才能不被社會所淘汰。于此，在檔案標準管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)，不僅是時代選擇的必然結(jié)果，也是其自身發(fā)展的客觀規(guī)律。具體而言：是社會發(fā)展的選擇的必然選擇。目前對于城市建設(shè)，主要以“智慧”為核心，并以此為依托滲透各個行業(yè)領(lǐng)域，此過程需要一定量的數(shù)據(jù)資源支撐，而若有標準化、效率化及數(shù)字化的檔案支撐，則能有效應(yīng)對這一問題，而為達到這一效果，必然要在檔案管理中運用數(shù)字技術(shù)；其次，是紙質(zhì)檔案發(fā)展的必然需求。盡管紙質(zhì)檔案具有存在的合理性，但在可持續(xù)及綠色發(fā)展視野下，其必然會被更加清潔的存儲模式替代，而數(shù)字檔案則是其突破的必然選擇。同時，在數(shù)字檔案存儲模式支撐下，還能釋放檔案存儲空間和時間，如大數(shù)據(jù)儲存技術(shù)、云存儲等；其三，是智慧、網(wǎng)絡(luò)技多元的高質(zhì)量需求，在數(shù)據(jù)“移動”背景下，社會大眾對檔案提出了更加多元而現(xiàn)代的要求，而這需要檔案開始搭建大數(shù)據(jù)檔案服務(wù)體系，如跨區(qū)域服務(wù)、跨體系服務(wù)等，以滿足各類人員的檔案服務(wù)需求。

2 檔案標準管理中數(shù)據(jù)理念和技術(shù)的滲透

從以上分析可以看出，有必要在檔案標準管理中滲透數(shù)據(jù)理念和技術(shù)。而實踐證明，理念和技術(shù)的滲透只采取更加多遠而現(xiàn)代的措施，才能達到預(yù)期建設(shè)期望，于此我們需對其予以相應(yīng)重視。具體而言，筆者利用提取自身工作經(jīng)驗和相關(guān)文獻參考，認為滲透需從以下幾個維度展開：

2.1 要將觀念意識作為著力點

大量實踐證明，觀念意識是支配行為的核心要素，只有“直接作用人”擁有一定的觀念意識[2]，才會按照預(yù)期方向發(fā)展，對于檔案標準管理數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用也是同樣道理。因此，要從相關(guān)人員的意識形態(tài)著手，提升其意識維度。具體而言：首先，可利用各種文件或會議，要求相關(guān)人員主動學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)技術(shù)理念和技術(shù)方向，讓其意識到開展該項工作對檔案規(guī)范管理的重要性和意義，以讓其主動轉(zhuǎn)變，主動學(xué)習(xí)，從而達到預(yù)期的建設(shè)效果；其次，營造符合檔案規(guī)范數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用氛圍，事實證明工作氛圍于工作人員意識建設(shè)具有支配性作用，于此作為上層職能機構(gòu)或領(lǐng)導(dǎo)人員，需在工作過程中，逐漸滲透各類建設(shè)因子，以發(fā)揮氛圍的作用。如，以黨員作為先鋒隊、以各類規(guī)章制度作為原點等。

2.2 要以標準作為規(guī)范建設(shè)基礎(chǔ)

在數(shù)據(jù)技術(shù)視野下，檔案信息具有多樣性、多元性及綜合性特征，加劇了檔案管理的難度[3]。所以，為讓信息管具有更佳的合理性，需要規(guī)范和標準的支撐。具體而言，依托檔案管理數(shù)據(jù)涵蓋范圍，參考國內(nèi)或國外同行業(yè)相關(guān)標準，制定符合自身發(fā)展方向的規(guī)范和標準，以建設(shè)共享、共建等數(shù)據(jù)標準體系。同時在此基礎(chǔ)上，對于產(chǎn)生的電子文件管理，還應(yīng)搭建配套的標準業(yè)務(wù)體系，并以平時和及時的方式，對其進行相應(yīng)梳理和檢查，以在保障建設(shè)基礎(chǔ)性和科學(xué)性的同時，讓標準檔案擁有同數(shù)據(jù)技術(shù)擁有更佳的契合點。

2.3 要深入強化資源庫的標準建設(shè)

資源庫只有依托正確、全面及真實數(shù)據(jù)支撐，才能擁有良性的效能輸出。因此，需要建設(shè)標準的檔案數(shù)據(jù)資源收集、整理、歸檔及保存等。首先，要建設(shè)標準的“轉(zhuǎn)化”過程，即將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息。在此過程中涉及的內(nèi)容有：1）密保等級；2）重要程度；3）先后順序等，同時規(guī)范其轉(zhuǎn)化質(zhì)量，如文字錄入儀器設(shè)備操作的標準、系統(tǒng)化等；其次，需要一定規(guī)章制度的支撐。在進行數(shù)據(jù)檔案采錄過程中，由于工作人員因素影響，可能會出現(xiàn)錯掃、漏掃及模糊不清等因素，在排除設(shè)備因素后，需對相關(guān)人員予以相應(yīng)制度處罰，以讓其標準化作業(yè)；其三，建設(shè)標準的格式模板，在轉(zhuǎn)化或錄入新檔案信息的過程中，以該標準行事[4]。

2.4 要促使搭建資源平臺標準化

資源平臺是檔案信息在數(shù)據(jù)信息中向外輸出信息的重要窗口，所以也需賦能其標準化概念，讓資源的查閱更加有效，以提升資源利用效率。于此，需建設(shè)檔案標準管理的輸出平臺。具體而言：首先，需理清自身體系的涉及的主要方向，以關(guān)鍵字或模糊字節(jié)等方式建立科學(xué)合理的檢索系統(tǒng)；其次，平臺標準化需動態(tài)調(diào)整模式的支撐，所以可賦予窗口互動機制或意見收集模塊，并對收集的信息及時進行歸總、分析，在其中合理建議基礎(chǔ)上，動態(tài)調(diào)整平臺各項標準。此外需注意的是，目前國家在檔案平臺建設(shè)上，已經(jīng)開始逐漸賦予其現(xiàn)代化標準，并形成了一定標準體系，可在此基礎(chǔ)上，同其進行合理聯(lián)動，從而實現(xiàn)建設(shè)社會檔案共享體系的目的。

2.5 要賦予宣傳標準模式

在現(xiàn)代媒體環(huán)境下，宣傳能告知相關(guān)人員該項事業(yè)的建設(shè)情況，提升其“自我”或其他類型檔案利用的便捷性與合理性。首先，由于宣傳是一個體系過程，所以需長期而標準的進行，如定期向外輸出當(dāng)前數(shù)據(jù)檔案管理建設(shè)情況或標準流程；其次，需充分利用各類宣傳平臺，如搭建自身微信、微博等公眾號，擴大受眾面，以讓更多人員收益，需注意的是由于宣傳是一個官方性行為，所以在宣傳前需結(jié)合自身實際，以標準格式行文；最后，宣傳的目的主要是為了提升標準檔案的數(shù)據(jù)利用效能，或收集相關(guān)人員的意見，因此需設(shè)定相關(guān)聯(lián)系人或意見聯(lián)系方式，及時收集合理建設(shè)。

2.6 要建設(shè)標準技術(shù)和隊伍

在大數(shù)據(jù)時代背景下，對相關(guān)的標準化檔案管理人員提出了更高的要求。不但要被動地保管檔案資源，還要在熟悉標準館的基礎(chǔ)上，掌握一定的數(shù)據(jù)采集能力、數(shù)據(jù)整理能力、數(shù)據(jù)分析能力等。尤其是重點建設(shè)標準化檔案數(shù)據(jù)庫。相關(guān)的管理人員還需要在規(guī)劃、設(shè)計、實施管理和維護等方面具有很高的綜合能力。然而，我國欠缺這方面的人才。在建設(shè)技術(shù)手段上，標準化檔案管理人員要善于和大數(shù)據(jù)開發(fā)的專業(yè)公司進行合作，研發(fā)出合適的大數(shù)據(jù)標準化檔案分析工具。

3 結(jié)語

在數(shù)據(jù)信息背景下，檔案建設(shè)的標準化管理的數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用，除了能打破原有檔案管理的藩籬，讓其同步社會技術(shù)和理念的發(fā)展，還能提升其效能的輸出。因此，相關(guān)部門機構(gòu)需對其予以相應(yīng)重視，要及時定位自身不足，挖掘自身數(shù)據(jù)潛能，從而賦能標準管理數(shù)據(jù)屬性，從而推動標準檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。