朱麗紅

（河南藝術職業(yè)學院，河南 鄭州 451464）

事業(yè)單位自始至終都是支撐國民經濟發(fā)展的重要組成部分，并且其自身也承擔著信息收集和管理的重要任務，在事業(yè)單位改制逐步落實的大背景下，工作人員面臨的檔案數(shù)量也呈現(xiàn)出爆發(fā)式的增長趨勢。而檔案管理作為體現(xiàn)事業(yè)單位內部工作質量和效率的重要基礎，在這種情況下也應當受到更加高度的重視和關注，事業(yè)單位必須要重視信息化建設的重要性和關鍵意義，盡可能降低人工勞動強度，提高數(shù)據(jù)收集的準確性和精確性，為后續(xù)的管理和決策提供堅實的參考依據(jù)。再加上，信息化技術的普及和應用已然給社會生產生活方式帶來了深刻的變革，在這其中，事業(yè)單位自身的檔案管理也必不能置身事外，須緊跟時代發(fā)展的潮流和趨勢。

1 分析事業(yè)單位檔案管理中存在的主要問題

1.1 重視程度有限

領導干部作為引導檔案管理工作的核心主體，其自身在思想上的認識程度能夠在很大程度上影響，甚至決定著工作的順利開展。但不可否認的是，有相當一部分事業(yè)單位的領導干部并沒有真正認識到檔案的重要性，也沒有對這一環(huán)節(jié)的管理制定完善的制度和機制，僅僅是把人才培養(yǎng)作為發(fā)展的核心任務，卻沒有花費時間和精力去思考檔案管理的創(chuàng)新，通常會把檔案管理交由專門的人員來負責。然而這一形式，卻不能真正 反映檔案管理和單位內部員工之間的密切聯(lián)系，檔案管理的質量和效率牽涉到員工切身的利益，也關乎事業(yè)單位在市場上的可持續(xù)發(fā)展，更是影響到國家經濟的持續(xù)穩(wěn)定增長。而領導干部在思想上的輕視，非但不能發(fā)揮出引導和指揮作用，反而會讓基層員工從意識上忽略檔案管理，這就有可能會降低員工對崗位的信任感和歸屬感，基本的利益也難以得到全面的保障。

1.2 隊伍建設質量較低

盡管檔案管理在一定程度上依賴著現(xiàn)代化的科學設備，但各項工作的完成仍舊需要依靠人為主體的力量，這也就意味著，檔案管理人員自身的素質將直接決定工作的成效。但不可否認的是，有許多事業(yè)單位并沒有針對檔案管理人員的發(fā)展，設計出完善的培訓方案，建立起體系化的培訓機制，所以很多在崗的檔案管理人員并沒有接受過專業(yè)的訓練。而且，大多數(shù)檔案管理人員的年齡都偏大，并不能充分認識到信息化時代發(fā)展的潮流和趨勢，所以自身任務的執(zhí)行也難以滿足新時期檔案管理的基本需要。同時，由于事業(yè)單位的運作機制在很長時間內都受到傳統(tǒng)模式的制約，所以檔案管理人員也會滋生出懶散和倦怠的心理，他們認為只要身在崗位，按部就班的完成日常工作即可，并不需要對重復性的信息整理工作，做出任何的調整和創(chuàng)新。這也就意味著，許多檔案管理人員在實際工作的時候，態(tài)度不夠認真嚴謹，并沒有真正按照制度和規(guī)范去執(zhí)行各項操作，這就大大降低了檔案管理工作的規(guī)范性和標準性，埋下了許多不必要的風險和隱患，降低了檔案管理工作的質量和效率。在這種人為意識欠缺，且隊伍質量存在不足的情況下，檔案管理工作也無法發(fā)揮出自身的優(yōu)勢和作用，并不能為事業(yè)單位的決策提供可靠的參考依據(jù)。

1.3 信息化水平不足

盡管，信息技術的應用已經成為社會生產生活必不可缺的一部分，而且群眾在工作中對信息技術的依賴程度也越來越高，事業(yè)單位的信息化水平也有了較為明顯的進步。但不可否認的是，單就檔案管理這一環(huán)節(jié)的工作來講，卻并沒有實現(xiàn)全面的信息化建設，對部分重要企業(yè)核心的檔案儲存來講，仍舊是以紙質的形式為主，這樣不僅會增大丟失的可能性，同時，紙質上的文字也有可能在經過長時間的翻閱過后，受到嚴重的磨損。之所以會出現(xiàn)這一問題，主要原因在于，部分事業(yè)單位并沒有針對檔案管理信息化建設投入足夠的資金，也沒有設立專項的項目。同時，有部分領導干部也考慮到了黑客攻擊和病毒入侵的風險，本著穩(wěn)妥的目的，選擇紙質檔案作為儲存的介質和基礎，以此來避免數(shù)據(jù)泄露所帶來的經濟損失。

2 分析事業(yè)單位檔案管理信息化建設的優(yōu)勢和意義

2.1 信息保存的長久性

從傳統(tǒng)的事業(yè)單位工作模式中可以看出，紙質檔案是最為核心的檔案管理形式，但紙質檔案本身就容易受到各種外界因素的影響，而且也對天氣因素的反應尤為強烈。同時，在紙質檔案的引導下，管理人員對信息的查詢和翻閱也會受到明顯的阻礙，需要花費大量的時間和精力去查找檔案的位置，平白無故增加了工作量和工作壓力。如果紙質檔案接觸了較為陰暗或者是潮濕的環(huán)境，就很容易出現(xiàn)發(fā)霉的現(xiàn)象，導致許多重要信息和數(shù)據(jù)就此丟失，這就可能為事業(yè)單位帶來難以估量的損失。而在信息化管理的引導下，管理人員可以及時對檔案進行備份，存儲在相應的電子磁卡內，這樣不僅節(jié)省了檔案儲存的空間，同時也能夠盡量排除外界天氣因素的干擾，凸顯出事業(yè)單位信息保存的永久性和穩(wěn)定性。

2.2 信息查詢的便捷性

傳統(tǒng)的檔案管理工作所依賴的方法是較為單一的，而單一的工作方法也不能完全應對復雜的信息和數(shù)據(jù)，所以管理人員在過去所承擔的壓力也是十分沉重的，不僅要盡量避免主觀因素帶來的干擾，同時也需要保持足夠的耐心和細心去校對檔案中數(shù)據(jù)的準確與否。但在信息化技術的引導下，管理人員可以隨時對信息進行查詢和檢索，事業(yè)單位也能夠根據(jù)自身檔案管理的特點和分類，構建完善的檢索系統(tǒng)，滿足自身工作的多樣化需求。再加上，檔案管理的信息化發(fā)展，也可以優(yōu)化查詢的程序和步驟，盡可能降低查詢的時間，避免對其他檔案資料的儲存帶來不良的影響，讓管理人員擁有更多的主動權和話語權，靈活處理檔案工作和檔案數(shù)據(jù)[1]。

2.3 提高工作效率

事業(yè)單位本身要承擔的檔案管理工作就十分沉重，所以傳統(tǒng)的管理模式必然會給檢索帶來一些阻礙，但在信息化建設的引導下，事業(yè)單位的檔案管理人員，不僅能夠用電子的方式把它完整的保存下來，同時也可以通過網(wǎng)上信息平臺，提高檔案資料使用的便捷性，推動信息的互聯(lián)互通，傳遞數(shù)據(jù)，促進各部門與各部門之間的協(xié)調與合作，打破資料溝通上存在的壁壘和限制。而且，檔案信息化的建設，還可以讓檔案管理人員運用大數(shù)據(jù)，去檢測檔案管理中信息收集的正確與否，盡可能減少數(shù)據(jù)整理和分析的誤差，提高檔案工作的精確性和準確性，并避免檔案的丟失和泄露。

3 分析事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法和措施

3.1 完善現(xiàn)行規(guī)范標準

從傳統(tǒng)的檔案管理工作中可以看出，事業(yè)單位主要是通過實體模式對信息數(shù)據(jù)進行保護和管理的，而在信息技術的引導下，檔案的資料能夠通過在線共享，得以充分的利用，正因為如此事業(yè)單位就更應當完善現(xiàn)有的規(guī)范和標準，明確信息化的管理體系，為檔案管理人員提供更加明確的指導和依靠。在具體實踐的過程中，事業(yè)單位應當認真遵循國家在宏觀上所發(fā)布的標準，然后要結合自身市場的實際情況和發(fā)展特點，設計出內部的管理機制和體系，特別是就檔案的標識，檔案的格式，檔案的文字等等，都需要對其錄入進行監(jiān)督和管理，嚴格遵守基本的要求和規(guī)范。同時，檔案管理數(shù)據(jù)的收集和整理應當依靠統(tǒng)一的軟件和硬件，真正實現(xiàn)標準的一致和協(xié)同，這樣可以為后續(xù)數(shù)據(jù)的高度共享和傳遞奠定堅實的技術基礎。并且，事業(yè)單位也應當明確檔案管理部門和檔案管理人員的職權范圍，讓檔案管理人員真正認識到自身承擔的責任和使命，認真執(zhí)行任務，完成上級的指示[2]。

3.2 強化信息建設的安全保障

事業(yè)單位應當認識到，信息化技術的應用是一把雙刃劍，既能夠提高檔案管理工作的質量和效率，但也有可能讓檔案數(shù)據(jù)的儲存受到外來的攻擊和干擾，對此，就需要完善現(xiàn)有的檔案系統(tǒng)，來強化信息建設的安全保障。再加上，由于信息化檔案管理模式具有高度的共享性，所以檔案資料的安全儲存也會遇到一定的阻礙和風險，為了有效避免泄漏問題的出現(xiàn)，事業(yè)單位應當重點把握好身份識別，訪問權限這兩部分的內容，確保檔案管理系統(tǒng)能夠及時對外來訪問進行識別和辨析。同時，事業(yè)單位也應當注重對系統(tǒng)的維護，應當控制好檔案的上網(wǎng)內容和數(shù)據(jù)，安置相應的防火墻或者是殺毒軟件，這樣可以有效排除外來的侵入，并分析外來入侵的類型，作出相應的處理。再者，事業(yè)單位也應當利用除塵和除濕裝置，來延長檔案信息的保存期限。

3.3 完善信息化推廣模式

領導干部應當從自身做起，發(fā)揮出引導和指揮作用，積極調整檔案管理的理念和思想，保證事業(yè)單位的發(fā)展能夠緊跟時代的潮流和腳步，要引導基層檔案管理人員，提高自身的服務意識，提高職業(yè)素養(yǎng)和崗位責任感。首先，檔案管理人員應當強化對信息化的宣傳，要讓信息化管理平臺的應用變得更加深入，并且要對輸入的信息進行仔細的篩選和排查，盡量避免信息的誤差，為檔案的使用提供更加全面的保障。其次，事業(yè)單位應當根據(jù)信息化推廣設置相應的方案和模式，要以使用者自身的便利性為主導，盡可能節(jié)省檔案尋找的時間和步驟，讓使用者能夠快速找到需要的信息和數(shù)據(jù)，優(yōu)化事業(yè)單位自身的服務，提高市場信譽，凸顯出建設的優(yōu)勢和特點[3]。

3.4 建立檔案信息網(wǎng)站

通常意義上所說的檔案信息網(wǎng)站，主要是以網(wǎng)頁作為基礎和載體，從而向工作人員提供相應的數(shù)據(jù)服務，能夠讓管理人員及時利用網(wǎng)絡，完成對資料的查詢和糾正，然后進行下載等一系列的操作。而網(wǎng)頁服務這一方式，在整個檔案信息化管理中所發(fā)揮的作用都是無可替代的，對此，事業(yè)單位就應當把檔案管理操作系統(tǒng)的建設作為發(fā)展自身管理體系的重要組成部分，要構建全方位和多層次的傳送系統(tǒng)，提高網(wǎng)絡信息資源共享的效率和質量。而且，在具體建設檔案信息網(wǎng)站的時候，事業(yè)單位也應當盡可能選擇功能完備，并且具備再開發(fā)能力的系統(tǒng)，這樣可以滿足檔案管理更新和發(fā)展的基本需求。另外，在選擇安裝設備的時候，事業(yè)單位也應當遵循國家的規(guī)范，盡可能選擇市場銷售量較大并且占有率較高的產品，來保證系統(tǒng)和網(wǎng)站建設的質量，在必要的情況下，事業(yè)單位還可以與國外的科技公司進行聯(lián)系和溝通，量身打造凸顯出本單位工作特色的系統(tǒng)，這樣不僅可以方便管理人員的工作，同時也能夠確保操作網(wǎng)站的持續(xù)性更新，降低后續(xù)維修和管理的成本，為檔案的數(shù)據(jù)收集創(chuàng)造更加優(yōu)良的環(huán)境。

4 結束語

總的來說，事業(yè)單位檔案管理工作中仍舊存在意識落后，隊伍質量低，信息化水平不足的鮮明問題，這些都是阻礙事業(yè)單位市場機制改革的重要因素，正因為如此，推動檔案管理的信息化建設才顯得更加迫在眉睫。本文通過規(guī)范標準的制定，安全保障的設置，信息網(wǎng)站的設計這幾個角度論述了事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法和措施，充分體現(xiàn)了信息化自身的特點和優(yōu)勢，并且也結合了檔案管理的未來發(fā)展趨勢，具有理論上的合理性與實踐上的可行性。