張曉暉

（濱州市沾化區(qū)財政局，山東 濱州 256800）

大數(shù)據(jù)時代，數(shù)字化經濟滲透到了社會生活的方方面面，我國已經進入了一個高速發(fā)展的信息化時代，各行各業(yè)都受到數(shù)字經濟的明顯沖擊，檔案領域也積極引進相關技術理念，人事檔案數(shù)字化就是合理運用科學技術的表現(xiàn)。周楓（2013）首次將大數(shù)據(jù)與檔案工作結合起來，剖析了大數(shù)據(jù)對檔案館帶來的影響，并對檔案管理工作提出了建議。2020年6月，新修訂的《檔案法》進一步規(guī)范了檔案管理工作的數(shù)字化、信息化流程，同時對新環(huán)境下檔案管理工作者的數(shù)字化素養(yǎng)提出了更高的要求。民生檔案作為檔案類型中的一種，帶有動態(tài)性、復雜性和實時性，具有大眾性、實用性和直接性的特點，對數(shù)字化的要求更高。因此，本文將針對新時代發(fā)展過程中民生檔案的數(shù)字化管理工作進行分析和總結，以期為今后的檔案管理工作提供借鑒。

1 民生檔案的特點

1）大眾性。民生檔案指的是有民生相關的檔案，有社會和個人兩個層面，個人層面的民生檔案可以投射民眾的具體生活狀況，反映具體個人生活；社會層面的民生檔案能夠反映社會公眾民生狀況，對了解整個社會民情，辦理相關民生事務起到重要的作用。因此民生檔案最大的特點是大眾性，密切關聯(lián)到社會上的大多數(shù)人的切身利益。

2）實用性。民生檔案密切聯(lián)系廣大社會公眾，在一定程度上可以為社會公眾提供法律佐證，比如工齡、婚姻、工作經歷等，讓人們的切身利益得到較好的保障，因此民生檔案具有一定的實用性。

3）直接性。民生檔案可以直接地反映與人民大眾有關的民生信息，而民生檔案相對來說，比較客觀、公平公正。自從民生檔案建立以來，各地方檔案館迎接的群眾應接不暇，大都進行民生檔案的查詢。

2 民生檔案的利用

1）受政策影響。國家和地方的政策在一定程度上影響著民生檔案的利用率，比如2014年上海市出臺了再生育政策后，為辦理再生育而查閱婚姻檔案的人數(shù)逐漸增多。對政策影響民生檔案的利用情況，諸多專家學者也提到了這一點，閆俊麗、何惠光（2014）對漯河市近十年的民生檔案利用情況進行了調查總結。之后，周云霞（2019）又對漯河市2014-2018年五年的民生檔案利用情況進行了調查總結。都提到了一點“民生檔案利用率上升與國家和地方政策的出臺及中心工作有關。”楊麗（2015）提出國家出臺一項新的惠民政策后，在接下來的半個月到一個月的時間，民生檔案的利用率會劇增。隨著人們對檔案資源利用率的提高，國家也在一定程度上進行政策上的支持，2013年國家出臺取消檔案利用收費的政策，是對民生檔案利用的一項利好政策，為更多的檔案利用者帶來的便利。

2）被動利用。隨著社會檔案意識的不斷提高，公民依法獲取自身信息的知情權要求不斷提升，群眾對民生檔案的利用需求越來越多。但是，事實上，大多數(shù)民生檔案的利用屬于被動利用，比如辦理工作調動時發(fā)現(xiàn)檔案中缺少某一段工作經歷證明，或者辦理養(yǎng)老金或退休金時發(fā)現(xiàn)年齡問題不準確，或者缺少 知青證明，或者遺失結婚證，或者遺失退伍證，或者遺失獨生子女證等情況比較常見。劉金霞（2012）認為：“要努力開發(fā)民生檔案資源，縮短與公眾的距離，使檔案館成為極具感染力與親和力的大眾文化休閑場所。

3 民生檔案數(shù)字化管理的路徑

數(shù)字技術的快速發(fā)展使得檔案管理有被動轉向主動，由傳統(tǒng)意義上的管理方式轉變?yōu)閿?shù)字化管理方式，檔案管理者以及檔案利用者可通過檢索檔案的方式，實現(xiàn)檔案利用的便捷化。

1）加強數(shù)字化民生檔案管理技術。數(shù)字化管理，首先就需要對紙質檔案數(shù)字化保存?zhèn)浞?，在?shù)字化管理技術取代紙質檔案的同時，民生檔案管理工作者應做好兩手準備。數(shù)字化管理需要進行存量數(shù)字化和增量電子化工作。存量數(shù)字化工作是民生檔案管理數(shù)字化建設中的重中之重，檔案管理工作者要對紙質檔案進行掃描錄入到系統(tǒng)中，將數(shù)碼聲像檔案以及電子館藏文件進行格式轉換，并納入數(shù)據(jù)庫中，工作難度不大，但是工作量相對較大，需要花費大量的人力物力，而且建設周期相對較長，并且人工手動錄入容易出現(xiàn)誤差。增量電子化工作是指新接收的檔案經過整理之后以電子文件歸檔，但是在文件傳輸過程中，一些不符合要求的電子文件就需要重新進行整理歸類，比如缺少電子印章或缺少正文紅頭。

2）建立民生檔案資源信息共享機制。從民生檔案的利用便捷性來看，信息資源共享是提高民生檔案利用率的首要任務。2016年12月23日，陳世炬提出“積極推進檔案管理現(xiàn)代化信息化，促進檔案信息資源的共建共享共用”。實現(xiàn)檔案信息資源的共建共享共用，即為數(shù)字化檔案的“一站式”服務提供了基礎和方向。孫亞楠（2018）結合實際調研，構建適合云南省省情的數(shù)字檔案信息資源共享服務機制。

建立民生檔案資源信息共享，首先需要建立信息資源庫。目前各級各類民生檔案歸置于不同的地方檔案館，各檔案館有自己的內部局域網，可實現(xiàn)內部查詢檢索，但是各檔案館沒有實現(xiàn)信息資源共享。民生檔案關系到廣大人民群眾的切身利益，而且類型繁雜，門類眾多，各檔案館應堅持“以人為本”，聯(lián)合各相關部門，逐步建成一個惠及百姓、涵蓋社保、醫(yī)療、教育、就業(yè)、婚姻、房產等門類的信息資源庫。建立信息資源庫，通過整合現(xiàn)有各館的民生檔案資源，通過館際共享，實現(xiàn)各類民生檔案的共有共享，為利用者提供便利，這就需要各地檔案館的支持與配合。其次，建立民生檔案資源共享協(xié)同機制。各檔案館以“服務大眾”為目標，在平等互惠的基礎上，相互協(xié)作，互通有無，實現(xiàn)檔案資源共享。在開展協(xié)同服務時，各級各地政府部門應提供便利，各檔案館成員之間以合作形成簽訂合作協(xié)議，集合所有成員館的人力、物力、財力，推進民生檔案資源共享服務工作的開展。資源共享協(xié)同機制需要從技術、資源、服務三者入手，理順技術、資源、服務三者之間的關系和思路，以保證協(xié)同服務機制的順利進行。

3）提升檔案工作者的數(shù)字化水平。提升檔案管理工作者的數(shù)字化水平，對民生檔案利用率的提高起到關鍵作用，才能高效可持續(xù)的發(fā)展數(shù)字時代的民生檔案工作。首先，有效提升工作人員的數(shù)字化意識。提高開展專題教育及培訓等方式，強化數(shù)字化意識在檔案管理工作者心中的地位。建立規(guī)范的數(shù)字化檔案管理工作者培養(yǎng)機制，不斷引進數(shù)字化技術，積極推進數(shù)字化改革，從理論與實踐兩個層面，有針對性的提升檔案管理工作者的數(shù)字化水平。其次，提高對民生檔案數(shù)字化資源的管理能力，積極推進“存量數(shù)字化、增量電子化”策略，爭取從源頭上解決檔案的數(shù)字化信息的真實、完整性，同時分門別類的歸檔資源，避免資源的碎片化，并將碎片化的檔案資源系統(tǒng)性分類。最后，提升民生檔案數(shù)字化資源的服務能力。充分利用微信、微博等社交新媒體工具，建立以用戶需求為導向的服務機制，在此同時，各地方政府部門應積極提供幫助與支持，多渠道宣傳檔案館的影響力，拓寬檔案管理服務渠道，豐富檔案服務方式，提升服務能力。