張洺瑋

（永州市零陵區(qū)人力資源服務(wù)管理中心，湖南 永州 425000）

隨著時代的不斷發(fā)展和社會的不斷進步，事業(yè)到位在進行檔案管理的時候在管理方式上也發(fā)生了很大的轉(zhuǎn)變。在檔案管理中實現(xiàn)信息化建設(shè)已經(jīng)成為時代發(fā)展趨勢，信息化檔案原理主要是指在進行檔案管理的時候利用先進的信息技術(shù)來實現(xiàn)高效的檔案信息管理，其中包括了很多的環(huán)節(jié)：信息的采集；整理；歸納等環(huán)。在事業(yè)單位的檔案管理工作中進行信息化的檔案管理還能夠有效地擴大事業(yè)單位資源共享范圍，也順應(yīng)了當前社會發(fā)展中的資源共享的社會發(fā)展潮流，同時在進行檔案管理的時候充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也能夠為檔案管理工作提供充分的便利，因此信息化建設(shè)對事業(yè)單位的檔案管理有著重要的意義。

1 事業(yè)單位進行檔案信息化建設(shè)的意義

事業(yè)單位的發(fā)展在很大程度上與我國的國計民生相聯(lián)系，近年來隨著事業(yè)單位產(chǎn)生的檔案數(shù)量和種類越來越多，檔案管理和信息化建設(shè)也逐漸趨向復(fù)雜化，明顯的提升了醫(yī)院在內(nèi)的事業(yè)單位檔案管理工作難度。在當前階段時候通過檔案管理的信息化建設(shè)能夠運用先進技術(shù)有效的提高事業(yè)單位檔案管理工作的精確度和效率，通過信息化建設(shè)還可以加強檔案管理部門與其他部門之間的聯(lián)系配合，促進事業(yè)單位的協(xié)調(diào)發(fā)展。過去進行檔案管理工作的時候是使用紙質(zhì)檔案管理，這種管理方式很容易受到時間和環(huán)境的破壞，無法長期儲存，一旦丟失將會帶來不良影響，而運用信息化建設(shè)管理檔案能夠很好的對重要資料進行備份，并且占用空間也比紙質(zhì)檔案少很多。

傳統(tǒng)的檔案管理為了方便后期的查找會根據(jù)內(nèi)容來進行區(qū)分儲存，但是這種儲存方法會消耗大量時間和人力資源，但是采用信息化建設(shè)后能夠有效改善現(xiàn)狀，因為一旦電子檔案建設(shè)完備，在后期進行查詢和翻閱工作都是很簡單的，也不用擔心頻繁使用給檔案帶來損失，只需要在系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵字就可以輕松找到需要的檔案，有效節(jié)省了時間和人力資源。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

2.1 管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)

在進行信息化檔案管理的時候需要充分的應(yīng)用計算機技術(shù)，所以相關(guān)的檔案掛歷人員需要熟練的掌握計算機操作，但是在我國目前很多事業(yè)單位并沒有專業(yè)的培訓(xùn)授課，所以相關(guān)的管理人員沒有信息化檔案管理的專業(yè)管理能力，這在一定程度上制約了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。當前事業(yè)單位的信息技術(shù)人才是比較匱乏的，主要是因為在當前事業(yè)單位的人才招聘中無法增加事業(yè)編制，限制了技術(shù)人才的招聘，并且當時還有很多的事業(yè)單位使用紙質(zhì)檔案管理，雖然單位提出了創(chuàng)新改革但是相關(guān)檔案管理人員本身技術(shù)有限。

2.2 缺乏專業(yè)設(shè)備

在我國目前的事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)方案來看，還有很多單位沒有充分的認識到進行檔案管理信息化建設(shè)的重要性，雖然響應(yīng)了信息化檔案管理技術(shù)，但是在進行使用的過程中不能及時的更新和維護信息設(shè)備。還有單位資金的匱乏導(dǎo)致在事業(yè)單位中檔案信息管理的軟件和硬件都不能及時更新，這對于事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展是非常不利的，一旦在進行管理工作中存了漏洞，就很可能會被一些不法分子盯住，通過不法的手段來進行信息的獲取，不利于事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

3.1 重視專業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)

為了更好的實現(xiàn)信息化檔案管理，相關(guān)的事業(yè)單位首先應(yīng)該重視對管理人員技術(shù)的培訓(xùn)，只有相關(guān)的檔案管理人員具有專業(yè)素養(yǎng)和技能之后，才能夠在工作中更好的推動我國事業(yè)單位檔案掛歷信息化技術(shù)的發(fā)展，因此相關(guān)的事業(yè)單位首先應(yīng)該積極的進行相關(guān)培訓(xùn)工作，提高相關(guān)人員的專業(yè)素養(yǎng)，定期進行專業(yè)知識講座的開展，定期對檔案管理人員的專業(yè)知識進行檢測，完善相關(guān)的考核機制，從根本上提高相關(guān)提高檔案管理人員的技術(shù)水平。除此之外事業(yè)單位在進行招聘的時候還應(yīng)該制定更加嚴格的招聘標準，這樣才能夠引進專業(yè)技術(shù)更高水平的技術(shù)型人才，有助于事業(yè)單位今后檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展并適應(yīng)當前激烈的市場競爭。為了提高相關(guān)工作人員的積極性，事業(yè)單位還可以進行獎懲制度，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的員工進行積極的獎勵，對于表現(xiàn)不良的員工給予適當懲罰。

3.2 注重信息化管理專業(yè)設(shè)備的更新

在信息化時代中，設(shè)備的推新更迭是非常 迅速的，所以相關(guān)的事業(yè)單位在進行檔案管理信息化建設(shè)的時候還應(yīng)該注重設(shè)備的更新。最這信息化檔案管理的不斷發(fā)展，檔案管理工作的范圍和內(nèi)容也在不斷的增加，這也導(dǎo)致了檔案管理工作壓力的增大，所以相關(guān)的事業(yè)單位更應(yīng)該重視設(shè)備更新的資金投入，從技術(shù)和設(shè)備兩個方面來更好的保障檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展，每一年都應(yīng)該做好資金投入規(guī)劃，保障設(shè)備能夠穩(wěn)定運行。除此之外，還需要重視信息管化強度建設(shè)，強化信息化建設(shè)的終端服務(wù)水平，從硬件和軟件兩個方面入手。

3.3 規(guī)范管理標準

在進行事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的時候一個統(tǒng)一的管理標準體系是非常關(guān)鍵的，能夠有效的保障檔案管理的失效性，保障檔案管理的水平。規(guī)范管理標準在管理過程中主要體現(xiàn)在接納、歸納、交換和存儲等多個環(huán)節(jié)部分。所以相關(guān)部門在進行檔案管理的時候需要從兩個方面入手，不僅要制定合理的統(tǒng)一管理規(guī)范，還應(yīng)該加大管理規(guī)范的宣傳，讓每個部門都能夠充分的了解管理規(guī)范并執(zhí)行。在檔案管理的過程中安全性是非常關(guān)鍵的一部分，所以相關(guān)部門還應(yīng)該重視檔案的安全性管理，從軟件和硬件兩個方面著手來加強信息化安全性管理，加強網(wǎng)絡(luò)安全的宣傳工作，提高信息化建設(shè)的安全性，實現(xiàn)其可持續(xù)發(fā)展。

4 結(jié)語

綜上所述，我們已經(jīng)比較清楚的了解了事業(yè)單位中進行檔案管理信息化建設(shè)的重要性，也了解了當前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀并提出了相關(guān)的改善措施，希望能夠通過我們不斷的共同努力來提升事業(yè)單位檔案管理水平。