蔡振華

（威海市公路事業(yè)發(fā)展中心，山東 威海 264200）

自改革開放以來，隨著科學(xué)技術(shù)水平的發(fā)展，國家各方面日益強(qiáng)盛，我國的各個(gè)企業(yè)公司、事業(yè)單位都有了長足的發(fā)展和進(jìn)步。但是在此過程中各個(gè)事業(yè)單位的檔案管理水平并沒有跟上事業(yè)單位的發(fā)展腳步，傳統(tǒng)的檔案管理辦法已經(jīng)無法滿足當(dāng)前事業(yè)單位對(duì)于信息的需求。因此，在新時(shí)代下為保證事業(yè)單位的良好發(fā)展，各單位都開始積極探尋如何進(jìn)行檔案管理工作。而互聯(lián)網(wǎng)由于其實(shí)時(shí)性強(qiáng)、操作簡(jiǎn)便、保密性高等多個(gè)優(yōu)點(diǎn)被在各個(gè)事業(yè)單位廣泛應(yīng)用。而本文也就基于此展開，期望能給大家提供一些幫助。

1 事業(yè)單位當(dāng)下檔案管理工作的現(xiàn)狀

想要良好的探析事業(yè)單位檔案管理工作信息化的建設(shè)，我們首先要對(duì)當(dāng)下事業(yè)單位的檔案管理工作有一定了解，畢竟如果對(duì)一項(xiàng)事物不了解，空談其發(fā)展建設(shè)是不負(fù)責(zé)任的，不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹?/p>

對(duì)于當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的情況我認(rèn)為用“碎片化”來概括是比較合理的。當(dāng)前由于檔案管理部門的分散，再加上政府對(duì)于檔案管理制定了相關(guān)管理規(guī)范導(dǎo)致碎片化的管理模式廣泛用于檔案管理過程中。但是這種缺少體系不夠整體的檔案管理方式對(duì)于事業(yè)單位而言常常導(dǎo)致檔案查找困難，檔案查找體驗(yàn)感差、檔案管理責(zé)任主體不明、大家對(duì)檔案管理的上心程度都不夠、這樣往往導(dǎo)致檔案棄置現(xiàn)象嚴(yán)重，對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展極為不利。

檔案，是事業(yè)單位管理員工重要依據(jù)，而如今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，推動(dòng)著各行各業(yè)的快速發(fā)展，對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理也有著重要作用，如何科學(xué)有效的管理檔案成為各個(gè)事業(yè)單位需要學(xué)習(xí)進(jìn)步的地方，而各個(gè)單位又該如何利用如今發(fā)達(dá)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)讓檔案管理趨于信息化、一體化。下面我們就來具體探析一下。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作中重要意義

1）建立良好的管理制度。在事業(yè)單位發(fā)展建設(shè)中，大家都很清楚檔案管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要影響，當(dāng)?shù)?dāng)下各企業(yè)的檔案管理工作的進(jìn)展?fàn)顩r卻不容樂觀。在當(dāng)下事業(yè)單位的規(guī)模逐漸擴(kuò)大，對(duì)員工的需求量也逐漸增加，事業(yè)單位大量的招聘員工雖然解決了公司用人短缺的問題，但是在進(jìn)行員工招聘時(shí)，單位對(duì)員工并沒有進(jìn)行良好的人事檔案統(tǒng)計(jì)。導(dǎo)致員工的業(yè)務(wù)水平能力高低不齊，很難進(jìn)行統(tǒng)一分配和管理。同時(shí)也因?yàn)槠髽I(yè)對(duì)員工的人事檔案統(tǒng)計(jì)不明確，企業(yè)在對(duì)員工進(jìn)行你能力培訓(xùn)時(shí)也難以進(jìn)行優(yōu)質(zhì)高效的培訓(xùn)，員工的工作能力和為其分配的工作內(nèi)容也并不合理。事業(yè)單位中一些陳舊的看資歷評(píng)優(yōu)提薪方式并不適合當(dāng)下的年輕人才的觀念，并不能挽留住人才。因此為保證事業(yè)單位的良好發(fā)展，我們要及時(shí)的調(diào)整管理制度，按功評(píng)優(yōu)，按勞提薪。

2）加強(qiáng)員工職位與能力的匹配度。在事業(yè)單位在招聘的過程中，檔案管理統(tǒng)一使得應(yīng)聘者注重一切基礎(chǔ)工作的表現(xiàn)，減少許多人對(duì)招聘工作的許多錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，包括一些課本以及理論。在大部分的課程中，招聘者被教育如何選一個(gè)優(yōu)秀的員工，但是在部分企業(yè)不需要很多的員工，在很多面試者中選擇一個(gè)合適的人才是最重要的，也是構(gòu)建一個(gè)完整人力資源管理體系的基礎(chǔ)。因此事業(yè)單位在進(jìn)行招聘時(shí)，應(yīng)該針對(duì)應(yīng)聘者的簡(jiǎn)歷針對(duì)性的推演出員工的個(gè)人能力與工作水平，做好的檔案管理工作。針對(duì)性的采取多維度的考核可以讓員工多維度的展示自己的能力，能使事業(yè)單位的檔案管理工作更加良好的進(jìn)行。對(duì)員工的培訓(xùn)也可以根據(jù)檔案記錄有針對(duì)性的進(jìn)行，傳統(tǒng)的管理模式中，企業(yè)對(duì)于員工的過往分析不夠準(zhǔn)確往往培訓(xùn)達(dá)不到效果，造成了嚴(yán)重的人才浪費(fèi)。

3 如何做好事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)

1）明確檔案管理責(zé)任主體。在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作中存在的一大問題就是管理責(zé)任主體不夠明確，檔案管理人員雖然被分成了不同小組，但并不明確自己所在的小組或者自己應(yīng)該做些什么，這種情況往往導(dǎo)致檔案管理流程出現(xiàn)混亂，一些必要的管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)空擋。面對(duì)這樣的情況在實(shí)際改進(jìn)檔案管理過程中我們應(yīng)該建立完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確每個(gè)步驟的人員應(yīng)該做什么，如果檔案管理某個(gè)步驟出現(xiàn)問題，那追責(zé)要追責(zé)哪個(gè)部門或者哪個(gè)個(gè)人，這樣的檔案管理方式就容易使整個(gè)檔案管理過程更加科學(xué)合理，不會(huì)出現(xiàn)檔案管理上的空擋，管理人員也能更好的負(fù)起自己的責(zé)任，更加清楚自己應(yīng)該做什么，從而讓整個(gè)檔案管理過程體系化發(fā)展，最終使檔案管理的整體效率得到提升。

2）改變傳統(tǒng)管理模式，增設(shè)管理服務(wù)機(jī)制。當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作中存在的另一大問題就是檔案管理就以純粹的管理為主，并不重視人員檔案的查找等問題。檔案管理信息化建設(shè)工作的進(jìn)行其主要目的是服務(wù)事業(yè)單位更好的發(fā)展，那么針對(duì)檔案查詢等工作服務(wù)也要提高重視。但是當(dāng)下整個(gè)檔案管理過程的服務(wù)機(jī)制較差，針對(duì)這樣的情況，在創(chuàng)新檔案管理的過程中，我們應(yīng)該適當(dāng)改變?cè)械墓芾砟Ｊ?，重視和宣揚(yáng)員工檔案的重要用途，不斷體現(xiàn)檔案的重要價(jià)值，而在實(shí)際檔案管理過程中，受傳統(tǒng)思想的影響，我們對(duì)電子檔案的管理常常不到位，導(dǎo)致人員通過計(jì)算機(jī)查找自己的電子檔案常常查找失敗，針對(duì)這樣的情況，我們要建立健全電子檔案查找機(jī)制，逐步促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理的信息化進(jìn)程，通過這樣的改進(jìn)，我們就能逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的由“碎片化”向“整體化”的轉(zhuǎn)變流程。

3）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)。檔案管理工作至關(guān)重要，所以對(duì)于管理檔案的相關(guān)人員的要求及培訓(xùn)也是十分嚴(yán)格的，同時(shí)這也要求相關(guān)的檔案管理人員有著極高的綜合素質(zhì)及專業(yè)素養(yǎng)，而人員素質(zhì)的好壞也決定著檔案管理工作的有效性，所以對(duì)于檔案管理相關(guān)人員的培訓(xùn)和選拔是必不可少的，同時(shí)檔案管理工作人員也應(yīng)有與時(shí)俱進(jìn)的思想，在如今科技發(fā)展的大潮流之下，學(xué)會(huì)信息化科學(xué)化的管理檔案資料，光有人員的相關(guān)培訓(xùn)還不足以實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化與有效化，相關(guān)制度的建立也是必不可少的，它是檔案管理的基本準(zhǔn)則，也是檔案管理的必要保障，比如人員的使用登記，檔案的定期檢查，定期的制度考核及員工激勵(lì)制度，這種制度可以很好的讓員工遵循工作制度，促使他們與時(shí)俱進(jìn)。在進(jìn)行人員的編制時(shí)，應(yīng)根據(jù)員工的特點(diǎn)進(jìn)行編制，同時(shí)在教學(xué)時(shí)也要因人而異，才能最大幅度的提升檔案管理的科學(xué)化與有效化。

4 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化與有效化還需要不斷地與時(shí)俱進(jìn)，不斷適應(yīng)潮流變化。檔案管理的信息化建設(shè)工作不是一朝一夕就能完成的，需要我們不斷學(xué)習(xí)，不斷改善。祖國在強(qiáng)大，技術(shù)在進(jìn)步，做好檔案的管理就是做好事業(yè)單位進(jìn)步的基礎(chǔ)，有了這層基礎(chǔ)，我們才能更加強(qiáng)大。各個(gè)單位需要強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)，完善檔案管理的制度，才能科學(xué)有效的進(jìn)行檔案的管理與整合。