胡曉燕

（淄博市張店區(qū)中醫(yī)院，山東 淄博 255000）

1 我國醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1）缺少專業(yè)的檔案管理人才?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代的到來，對醫(yī)院檔案工作的開展提出了新要求。但是，醫(yī)院大部分檔案從業(yè)人員年齡較大，學(xué)歷不高，文化一般水平，少有與檔案管理對口的，大多數(shù)是由行政管理部門轉(zhuǎn)行而來，他們對新知識的接受能力差，對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也較為陌生，難以進行檔案專業(yè)知識和互聯(lián)網(wǎng)專業(yè)技術(shù)的融合。

2）檔案管理觀念的淡漠。雖然互聯(lián)網(wǎng)時代下，醫(yī)院檔案管理信息化已經(jīng)較為普及，但仍有部分醫(yī)院檔案管理觀念較為落后。一方面，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層不能充分認(rèn)識到檔案管理信息化的重要性和必要性。檔案從業(yè)人員對自身工作的不重視是另一個原因。舊的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不能適用現(xiàn)今的檔案管理工作，檔案人員整理檔案資料有時存在隨意性，歸檔不及時，致使一些紙質(zhì)檔案被破壞，造成不能及時進行電子收錄。

3）軟硬件設(shè)施的落后。大數(shù)據(jù)時代下，軟硬件設(shè)施的完整配套是醫(yī)院檔案管理信息化的必然要求。目前，有相當(dāng)一部分醫(yī)院對軟硬件設(shè)施的配置不夠，軟硬件設(shè)施的不到位致使醫(yī)院的檔案管理處于落后狀態(tài)。對于硬件設(shè)施，配套的設(shè)備投入無疑是必然，比如各種醫(yī)療器械、計算機、打印機、消防設(shè)施的投入。對于軟件設(shè)施，管理理念的改進和管理制度的建設(shè)也是重中之重。

4）管理機制不健全。管理機制的不健全，主要表現(xiàn)在多頭管理，體制僵化。醫(yī)院檔案中，文秘檔案、醫(yī)療檔案、人事檔案被分離管理，多頭領(lǐng)導(dǎo)，致使醫(yī)院的檔案管理工作不能協(xié)調(diào)統(tǒng)一。比如：負(fù)責(zé)文秘檔案的職能科室、負(fù)責(zé)醫(yī)療檔案的使用科室、負(fù)責(zé)人事檔案的人事科室，三者分離管理，必然會使相當(dāng)一部分資料重復(fù)提取，造成資源的浪費，使檔案資料的連續(xù)性和完整性受到損害。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新

1）增強電子文件的安全性。電子文件為醫(yī)院的醫(yī)療工作提供了便利，但并不能忽略它們的缺點。電子文件的安全性與醫(yī)院文件的機密性直接有關(guān)。惡意泄漏機密文件可能會導(dǎo)致無法挽回的后果。因此，醫(yī)院需要更加注意電子文件的安全性。首先，必須嚴(yán)格驗證文件系統(tǒng)。第二，規(guī)范利用的審批制度，尤其要加強利用環(huán)節(jié)過程中的信息監(jiān)管。第三，需要保持更新和升級計算機系統(tǒng)，以形成針對黑客和病毒攻擊的自動恢復(fù)系統(tǒng)。第四，至少雙套制備份需要永久保存、長期保存的文件，以防止文件數(shù)據(jù)丟失。

2）打造高素質(zhì)檔案人才隊伍。檔案管理工作本身就需要很強的業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)要求，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式更是對檔案管理人員提出了新要求，不僅要懂得檔案管理業(yè)務(wù)知識，還要懂得檔案信息化知識。因此，醫(yī)院要加快打造一支高素質(zhì)的、復(fù)合型的檔案人才隊伍，一方面要加強對現(xiàn)有人員的教育培訓(xùn)，通過積極組織現(xiàn)有檔案管理人員外出參加檔案專業(yè)培訓(xùn)，或者邀請專家到醫(yī)院進行授課等方式，加強檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，尤其是檔案信息化技術(shù)的培訓(xùn)；另一方面要積極引進復(fù)合型檔案人才，使檔案管理工作緊緊跟上“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的步伐。此外，對于檔案復(fù)合型人才要給予政策和待遇方面的優(yōu)惠，確保人才能引進來、留得住，為醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展提供堅強的人才保障。

3）提高認(rèn)識，轉(zhuǎn)變思想，加快推進“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式的應(yīng)用。思想重視了，才能有所行動。作為醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)，要重新定義檔案工作的重要性，要順應(yīng)時代發(fā)展的趨勢，努力轉(zhuǎn)變自身的檔案管理思路，提高對檔案工作重要性的認(rèn)識，將檔案的管理工作擺在重要的位置，為“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式的有效推行奠定良好的基礎(chǔ)。首先，要在重視醫(yī)療條件改善和醫(yī)療技術(shù)水平提高的同時，提高對檔案工作的重視，要充分認(rèn)識到檔案工作的重要性，尤其是電子病歷檔案，電子病歷檔案詳細(xì)記錄了病患接受檢查到治療康復(fù)的全過程，不僅對醫(yī)療科研能起到重要作用，而且在產(chǎn)生醫(yī)患糾紛的時候更能作為佐證材料來提供有力支撐，從而避免醫(yī)患矛盾的激化，保護好醫(yī)院和患者雙方的合法權(quán)益。其次，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要積極轉(zhuǎn)變思想，加快“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式的推廣和應(yīng)用，為建設(shè)信息化奠定基礎(chǔ)，使醫(yī)院的檔案管理工作盡快適應(yīng)時代發(fā)展步伐，為醫(yī)院的檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

4）各部門要加強整合優(yōu)化。針對醫(yī)院檔案多頭管理的僵化體制，醫(yī)院應(yīng)該加強各部門的優(yōu)化整合。醫(yī)院部門多，檔案資料內(nèi)容龐雜，包括大量的病歷、人事資料等，如醫(yī)院的信息科和檔案室分別保管和存儲不同類型的檔案，使得檔案信息的完整性和連續(xù)性大大降低。醫(yī)院應(yīng)大力加強統(tǒng)籌整合，提高各部門各科室間的交流互通性，建立卓有成效的檔案信息化制度，減少資源重復(fù)和浪費，降低醫(yī)院檔案管理工作的成本。

5）加強對軟硬件設(shè)施的完善。“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，醫(yī)院想提高檔案信息化管理水平，就必然要加強對軟硬將設(shè)施的完善。在硬件設(shè)施方面，側(cè)重對打印機、計算機、掃描儀等硬件設(shè)施的高質(zhì)量引進，營造一個優(yōu)良的檔案管理信息化物質(zhì)環(huán)境。在軟件方面，加大對電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)力度，建造一個優(yōu)化整合、系統(tǒng)高效的電子檔案信息系統(tǒng)，便于檔案從業(yè)人員和檔案使用者對電子檔案的查詢，增加電子檔案的利用效率，最大程度發(fā)揮電子檔案系統(tǒng)對醫(yī)院檔案事業(yè)的效用價值。

6）明確文件管理的系統(tǒng)性。醫(yī)院全面的檔案管理需要一個完整而有序的管理系統(tǒng)。這是順利進行檔案管理的重要因素。如何建立適合醫(yī)院發(fā)展的系統(tǒng)，這是當(dāng)前的管理人員應(yīng)該考慮的。每個部門必須根據(jù)各自部門的職責(zé)來收集相應(yīng)的文件數(shù)據(jù)，這使文件管理人員可以更方便地組織和匯總數(shù)據(jù)。醫(yī)院可以將文件管理分為幾類，對各種文件類型和級別進行分組，并使用計算機技術(shù)，來創(chuàng)建醫(yī)院綜合文件的列表并設(shè)置整個文件系統(tǒng)。若出現(xiàn)產(chǎn)生的文件材料涉及多個部門的，由主辦的科室部門負(fù)責(zé)收集、移交，相關(guān)部門協(xié)助提供材料。全面的文件管理要求實時收集數(shù)據(jù)庫并將最新的文件數(shù)據(jù)存儲在數(shù)據(jù)庫中，以避免丟失重要文檔。

3 結(jié)束語

互聯(lián)網(wǎng)+”背景下醫(yī)院檔案信息化已成為大勢所趨，建立檔案信息化的觀念、培養(yǎng)高質(zhì)量檔案專業(yè)人才、完善檔案管理機制、優(yōu)化整合各部門的檔案工作、加強對軟硬件設(shè)施的完善，是應(yīng)對互聯(lián)網(wǎng)時代醫(yī)院檔案管理問題的重要舉措。