劉雋聿

（淄博市張店區(qū)中醫(yī)院，山東 淄博 255000）

1 引言

在信息時(shí)代背景下，先進(jìn)的信息技術(shù)逐漸滲透到醫(yī)院管理工作中，為人事管理提供先進(jìn)技術(shù)支持。但是，部分管理者思想落后，加強(qiáng)管理體系缺失、建設(shè)投入不足、缺乏專業(yè)人才等因素影響，導(dǎo)致人事檔案信息化管理現(xiàn)狀不容樂觀。對(duì)此，醫(yī)院管理層應(yīng)積極采取針對(duì)性措施，提高信息化管理水平，使人事檔案管理效率得到顯著提升。

2 醫(yī)院人事檔案信息化管理的意義

1）檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展需求。為滿足現(xiàn)代化的檔案管理工作發(fā)展要求，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)首先應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到人事檔案管理信息化的重要性，優(yōu)化并完善自身的工作體系，面對(duì)日益增加的人事檔案數(shù)量和類別，從而建立巨大的人事檔案信息體系等數(shù)據(jù)。醫(yī)療衛(wèi)生工作團(tuán)隊(duì)的工作人員數(shù)量在不斷地增加，就需要建立更多的數(shù)據(jù)信息，全新的檔案也會(huì)不斷增加，從而構(gòu)建更新的數(shù)據(jù)庫(kù)信息。采取信息化管理技術(shù)可以更好地精細(xì)化管理人事檔案，避免出現(xiàn)管理工作的失誤或者是信息檔案混亂問題。

2）醫(yī)院檔案管理模式變革需求。醫(yī)院為滿足更好的發(fā)展需求，需要變革傳統(tǒng)的檔案管理模式，將傳統(tǒng)相對(duì)粗略的信息管理方案轉(zhuǎn)變?yōu)橄鄬?duì)精密的管理方案，即采取信息化技術(shù)方案將已經(jīng)存在的人事檔案進(jìn)行整合管理，重新進(jìn)行數(shù)據(jù)和信息的鑒別、分析、整合以及歸檔，滿足不同檔案信息化管理的目標(biāo)，從而達(dá)成精細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)要求。采取信息化技術(shù)滿足細(xì)節(jié)管理目標(biāo)，可以更好地實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作各個(gè)細(xì)節(jié)連接和共享的目標(biāo)，減少傳統(tǒng)工作方式存在的漏洞，提升人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率[1]。

3 醫(yī)院人事檔案信息化管理及其創(chuàng)新途徑

3.1 完善信息化管理機(jī)制

1）制定內(nèi)部管理制度。在檔案管理工作中，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)結(jié)合信息時(shí)代特點(diǎn)，充分利用信息技術(shù)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行歸類，在檔案歸類、文件統(tǒng)計(jì)、信息保密管理、檔案資料收集等多方面發(fā)揮作用，并對(duì)管理經(jīng)費(fèi)與獎(jiǎng)懲落實(shí)進(jìn)行合理規(guī)劃，確保管理科學(xué)合理；為了確保檔案信息的真實(shí)完整，應(yīng)杜絕人為因素導(dǎo)致的檔案遺失、短缺、遺漏、錯(cuò)誤等現(xiàn)象，確保信息化管理科學(xué)高效落實(shí)；還應(yīng)建立激勵(lì)機(jī)制，提高檔案管理者的薪資待遇，激發(fā)其工作熱情，樹立強(qiáng)烈的責(zé)任感，能夠自主自發(fā)的做好管理工作，提高檔案管理質(zhì)量。

2）構(gòu)建檔案管理平臺(tái)。在大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院還應(yīng)充分利用信息技術(shù)，構(gòu)建電子檔案管理與安全防護(hù)平臺(tái)，安裝先進(jìn)的殺毒軟件，避免檔案信息被違法盜取。同時(shí)，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，可通過自動(dòng)檢索與更新的方式調(diào)閱所需信息，使檔案信息更新與應(yīng)用效率得到顯著提升。借助檔案管理平臺(tái)，對(duì)人力資源信息進(jìn)行優(yōu)化和完善，針對(duì)單位內(nèi)部“有檔無人，有人無檔”現(xiàn)象進(jìn)行全面篩查，使人力信息更加標(biāo)準(zhǔn)且全面，為人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的精簡(jiǎn)優(yōu)化打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.2 軟硬件設(shè)備更新

為了能夠有效開展信息化人事檔案管理工作，要對(duì)相關(guān)的軟硬件設(shè)備進(jìn)行更新，提前做好相關(guān)設(shè)備的準(zhǔn)備工作，才能夠更好的創(chuàng)新人事檔案的管理方式以及管理內(nèi)容。首先，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者，需要重視對(duì)硬件設(shè)備的更新工作，適當(dāng)?shù)膿艹鲑Y金，對(duì)硬件進(jìn)行完善，尤其是要對(duì)各種存在問題或者是功能不完善的硬件設(shè)備進(jìn)行更換，這樣才能夠更好的開展相關(guān)的管理工作。其次，要定期對(duì)軟件進(jìn)行更新，積極應(yīng)用新式軟件，這樣才能夠開展精細(xì)化的管理工作，方便相關(guān)部門檢索人事信息，從而減輕統(tǒng)計(jì)人員的工作負(fù)擔(dān)，減少其中的漏洞。最后，醫(yī)院還有必要安排人事檔案管理人員到各大醫(yī)院進(jìn)行學(xué)習(xí)，積極的引進(jìn)先進(jìn)的管理方法，從而有效提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

3.3 強(qiáng)化管理者綜合素質(zhì)

檔案信息化建設(shè)需要專業(yè)化的團(tuán)隊(duì)支持，所以醫(yī)院要建設(shè)一支順應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的檔案信息化管理團(tuán)隊(duì)，確保檔案管理信息化建設(shè)取得實(shí)效。醫(yī)院人事檔案管理部門要對(duì)檔案管理者提出更高要求，并在選拔時(shí)注重專業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)，從根本上提升檔案管理信息化建設(shè)團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)。醫(yī)院人事檔案管理部門要關(guān)注檔案信息化建設(shè)人員的有關(guān)教育培訓(xùn)，定期組織專業(yè)知識(shí)講座，為新老員工提供溝通交流平臺(tái)，在交流中激發(fā)思考，在思考中加深對(duì)業(yè)務(wù)工作和自身的認(rèn)識(shí)，使新老員工互促互進(jìn)，為員工的成長(zhǎng)持續(xù)提供養(yǎng)分。醫(yī)院人事檔案管理部門應(yīng)建立細(xì)化檔案管理人員考核機(jī)制，保證其專業(yè)能力達(dá)到崗位要求[2]。醫(yī)院人事檔案管理部門還應(yīng)對(duì)未能達(dá)到檔案信息化建設(shè)要求的員工進(jìn)行幫助教育，避免出現(xiàn)因能力不夠?qū)е碌臋n案信息化管理工作推進(jìn)受限等問題。在數(shù)字化進(jìn)程下，要使醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)更好完成，必須提升管理者應(yīng)用信息化技術(shù)。人事檔案管理人員不僅要加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提升自己的素質(zhì)和能力，而且要借助信息化軟件豐富和增強(qiáng)員工在人事檔案管理中的技能。醫(yī)院還要在一定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行培訓(xùn)，使員工了解人事檔案信息管理軟件的功能，提升醫(yī)院人事檔案管理工作信息化建設(shè)水平。

3.4 提升檔案綜合利用

人事檔案管理的目的，目的是更方便地查閱和借閱，在人事檔案數(shù)字信息化的過程之中，有助于更便捷地查找到人事檔案，對(duì)此，應(yīng)該充分地發(fā)揮這一優(yōu)勢(shì)，更加積極地調(diào)動(dòng)提升人事檔案的綜合利用率。在人事檔案數(shù)字信息化的階段，應(yīng)該充分地考慮和衡量各種因素，比如在調(diào)取上如何能夠更加地科學(xué)合理。過去的人事檔案管理，存在著方方面面的問題，隨著信息數(shù)字化的逐漸普及，應(yīng)該盡可能地對(duì)之前存在的問題進(jìn)行修改和完善。在資料的調(diào)取上，一方面要充分地保證其安全性，另一方面要盡可能地保證其內(nèi)容的適配性、相關(guān)性和科學(xué)性。隨著大數(shù)據(jù)等技術(shù)的出現(xiàn)，之后的管理模式也將會(huì)更加多元化，與全省、全國(guó)甚至全世界有所關(guān)聯(lián)。隨著工作的逐漸專業(yè)化，需要更多專業(yè)人才參與進(jìn)來，并且定期組織培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷地提升人員的整體素質(zhì)，使人事檔案管理工作成效更加顯著。

3.5 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的安全性

信息化在醫(yī)院中有很深遠(yuǎn)的意義，所以要確保醫(yī)院檔案管理的安全性，才能真正表現(xiàn)價(jià)值性[3]。對(duì)于有關(guān)的制度法規(guī)與私密性有關(guān)，而且要約束有關(guān)的檔案信息化管理建設(shè)員工，如果員工泄露秘密要嚴(yán)格處理，令檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)，保證信息化管理的安全。醫(yī)院要普及計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，令醫(yī)院所有的員工都有網(wǎng)絡(luò)安全的意識(shí)，并且了解網(wǎng)絡(luò)安全隱患帶來的后果，而且可以使計(jì)算機(jī)管理網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)督更加嚴(yán)格。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，采取信息化技術(shù)的醫(yī)院人事檔案管理工作方案，能夠減輕工作人員工作壓力，同時(shí)提高檔案管理工作質(zhì)量和效率。重視提升醫(yī)院人事檔案管理工作人員專業(yè)技能和科學(xué)認(rèn)知，可以促進(jìn)檔案管理工作的效果升級(jí)，促進(jìn)人力資源管理工作進(jìn)步與發(fā)展。