孫紅霞

（博爾塔拉蒙古自治州阿拉山口供水工程管理處，新疆 博樂 833400）

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普及和應(yīng)用，極大的提高了人們生產(chǎn)辦公的質(zhì)量和效率?，F(xiàn)階段，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的弊端與不足開始愈加顯現(xiàn)，不僅管理辦公費(fèi)時(shí)費(fèi)力，同時(shí)文書檔案資源的價(jià)值也得不到有效發(fā)揮。辦公自動(dòng)化是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)帶來辦公模式的轉(zhuǎn)變，為文書檔案管理工作指明了發(fā)展方向。筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，就文書檔案管理中辦公自動(dòng)化應(yīng)用提出個(gè)人見解和建議，以期能夠?yàn)閺V大從業(yè)人員提供必要的參考和幫助。

1 文書檔案管理中辦公自動(dòng)化的價(jià)值

1.1 實(shí)現(xiàn)信息共享

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，文書檔案在人們生產(chǎn)生活中的影響和作用也愈加凸顯，在此基礎(chǔ)上文書檔案資源利用需求也水漲船高。傳統(tǒng)文書檔案以紙質(zhì)形式記載和存儲(chǔ)，因此在共享和利用方面存在嚴(yán)重的滯后性，由此難以滿足時(shí)代發(fā)展需求。辦公自動(dòng)化是指以計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為基礎(chǔ)的全新辦公形式，并以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)信息資源的實(shí)時(shí)共享，進(jìn)而為文書檔案價(jià)值的發(fā)揮奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。由此可見，文書檔案管理中辦公自動(dòng)化能夠滿足新時(shí)期文書檔案資源信息開發(fā)的基本需求。

1.2 提高管理效率

文書檔案管理是現(xiàn)階段企事業(yè)單位日常管理工作的重要組成部分，提高文書檔案管理工作質(zhì)量和效率具有十分深遠(yuǎn)的意義。一直以來，我國(guó)文書檔案管管理主要由人工作業(yè)為主，在檔案資料收集、分類及整理中極易因人為因素造成檔案資源的遺漏或丟失，同時(shí)也因工作強(qiáng)度大、繁瑣復(fù)雜等問題影響文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率。辦公自動(dòng)化借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了文書檔案管理的信息化轉(zhuǎn)變，由此規(guī)避了上述各方面問題與不足，并大大提高了文書檔案管理的質(zhì)量和效率。

1.3 提高管理水平

從專業(yè)角度來看，文書檔案資管理辦公自動(dòng)化轉(zhuǎn)型的同時(shí)也逐步提高了檔案管理水平，具體體現(xiàn)為以下幾方面：其一，電子文書檔案受錄入方式的影響，側(cè)面推動(dòng)了文書檔案資源內(nèi)容層面的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化轉(zhuǎn)變，由此為辦公自動(dòng)化奠定了基礎(chǔ)條件。其二，辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)還需基于一套科學(xué)完善的文書檔案管理制度及管理技術(shù)方法，這也是推動(dòng)文書檔案管理水平的重要基礎(chǔ)所在。由此可見，辦公自動(dòng)化便是意味著以更加科學(xué)合理的方式開展文書檔案管理工作，相比傳統(tǒng)管理模式實(shí)現(xiàn)了管理水平的大幅提升。

2 當(dāng)前文書檔案管理辦公自動(dòng)化現(xiàn)狀

受客觀因素的影響，雖然我國(guó)企事業(yè)單位已充分認(rèn)識(shí)到文書檔案管理辦公自動(dòng)化的價(jià)值與作用，但在其推進(jìn)過程中仍存在著一些問題與不足。首先，在辦公自動(dòng)化轉(zhuǎn)變過程中，硬件基礎(chǔ)設(shè)施薄弱是一個(gè)十分常見的現(xiàn)象，無法支撐辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)。其次，管理制度與管理技術(shù)的缺失也嚴(yán)重制約了企事業(yè)單位文書檔案管理辦公自動(dòng)化的落實(shí)與推進(jìn)，相關(guān)問題亟待優(yōu)化和完善。最后，管理人員思想認(rèn)知及專業(yè)能力的不足一定程度上也給辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)帶來不利影響，這里需要對(duì)此給予高度重視和關(guān)注。

3 如何實(shí)現(xiàn)文書檔案管理中辦公自動(dòng)化的應(yīng)用

3.1 強(qiáng)化硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在現(xiàn)代化辦公模式及理念下，自動(dòng)化辦公是企事業(yè)單位文書檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢(shì)，為此我們要高度重視辦公自動(dòng)化的發(fā)展與轉(zhuǎn)變。眾所周知，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)是文書檔案管理辦公自動(dòng)化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)，這里要求相關(guān)企事業(yè)單位要高度重視硬件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與完善，如計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)信息管理平臺(tái)、文書檔案數(shù)據(jù)庫等，由此為文書檔案管理辦公自動(dòng)化轉(zhuǎn)變創(chuàng)造理想的辦公環(huán)境。

3.2 強(qiáng)化先進(jìn)技術(shù)引進(jìn)應(yīng)用

辦公自動(dòng)化是文書檔案管理的現(xiàn)代化需求之一，同時(shí)也是提高管理工作質(zhì)量和效率的基礎(chǔ)所在。要想切實(shí)達(dá)成辦公自動(dòng)化轉(zhuǎn)變的文書檔案管理目標(biāo)，相關(guān)企事業(yè)單位還要高度重視先進(jìn)管理技術(shù)及方法的引進(jìn)和應(yīng)用。首先，文書檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)是辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)所在，這里要求檔案管理部門依據(jù)自身檔案管理內(nèi)容及需求構(gòu)建一個(gè)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，由此滿足辦公自動(dòng)化基本需求。其次，還要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)的安全建設(shè)，通過設(shè)置安全防護(hù)網(wǎng)及訪問權(quán)限等措施提高文書檔案資源的安全性，這些也是辦公自動(dòng)化的基本需求之一。

3.3 強(qiáng)化管理制度構(gòu)建完善

在文書檔案管理辦公自動(dòng)化推進(jìn)過程中，我們還要高度重視管理制度的構(gòu)建與完善，從而提高辦公自動(dòng)化的質(zhì)量和效率。首先，明確文書檔案管理內(nèi)容和規(guī)范要求是推進(jìn)辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)文書檔案管理規(guī)范化和精細(xì)化轉(zhuǎn)變的關(guān)鍵所在。其次，還要厘清文書檔案管理職責(zé)，強(qiáng)化監(jiān)督與考核，使每個(gè)崗位管理人員能夠各司其職，落實(shí)與履行自身工作要求。相信隨著管理制度的構(gòu)建和完善，必將推動(dòng)文書檔案管理辦公的自動(dòng)化落實(shí)與創(chuàng)新。

3.4 強(qiáng)化管理人員綜合素質(zhì)

文書檔案管理辦公自動(dòng)化轉(zhuǎn)型在提高辦公質(zhì)量和效率的同時(shí)，也對(duì)管理人員專業(yè)能力提出了更高的要求，為此企事業(yè)單位還要高度重視管理人員綜合素質(zhì)的全面提升。首先，樹立文書檔案管理人員辦公自動(dòng)化意識(shí)，能夠以現(xiàn)代化辦公管理理念開展文書檔案管理工作。其次，強(qiáng)化管理人員專業(yè)能力的提升，通過必要的學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作來掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和辦公操作方法，由此推動(dòng)企事業(yè)單位文書檔案管理辦公自動(dòng)化的落實(shí)與開展。

4 結(jié)論

綜上所述，辦公自動(dòng)化是當(dāng)前文書檔案管理的一項(xiàng)重要發(fā)展趨勢(shì)，不僅有利于提高辦公的質(zhì)量和效率，同時(shí)也更有利于發(fā)揮其價(jià)值與作用。傳統(tǒng)文書檔案管理模式已無法滿足時(shí)代發(fā)展需求，筆者認(rèn)為，信息技術(shù)是當(dāng)前文書檔案管理辦公自動(dòng)化轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)所在。為此，我們不僅要打造理想的辦公環(huán)境，同時(shí)也要在制度、技術(shù)及人才領(lǐng)域進(jìn)行優(yōu)化和完善，由此為文書檔案管理辦公自動(dòng)化發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。