陳連睿

（重慶燃?xì)饧瘓F(tuán)股份有限公司，重慶 400020）

1 燃?xì)馄髽I(yè)工程檔案管理現(xiàn)狀

1）工程技術(shù)人員檔案意識(shí)不強(qiáng)。隨著建設(shè)工程的全面鋪開，因工程標(biāo)段多，分布廣，涉及的參建單位多，工程技術(shù)人員往往強(qiáng)調(diào)工程的進(jìn)度，各參建單位檔案管理的水平又參差不齊，從而導(dǎo)致檔案管理問題較多。我們常遇到，如設(shè)計(jì)與施工因變更而不同步，施工變更不向設(shè)計(jì)反饋意見，檔案原件缺失，施工記錄及驗(yàn)收資料填寫不規(guī)范，簽署意見欄未簽意見，蓋章章體不符，簽字代簽等問題，所收集的文件材料缺乏真實(shí)性。

2）檔案人員隊(duì)伍參差不齊。檔案人員因兼職較多，更換頻繁，專業(yè)知識(shí)不熟，業(yè)務(wù)技能和管理水平普遍較低。因身兼數(shù)職，常無時(shí)間和精力來收集和整理檔案，發(fā)現(xiàn)問題又不能及時(shí)解決，最終導(dǎo)致檔案收集不齊全，編制不規(guī)范。

3）工程建設(shè)中的各個(gè)環(huán)節(jié)脫節(jié)。一是檔案員與工程技術(shù)人員、監(jiān)理人員脫節(jié)，造成管工程不管檔案，管檔案不懂工程；二是檔案資料與實(shí)際工程脫節(jié)，施工中有變動(dòng)，未及時(shí)在原圖上標(biāo)注，造成檔案與實(shí)際工程不相符。

2 優(yōu)化燃?xì)馄髽I(yè)工程檔案管理的措施

1）加強(qiáng)檔案知識(shí)宣傳工作。我們?cè)跈n案人員、工程技術(shù)人員各種培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)工作會(huì)上組織學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)文件，在公司《重慶燃?xì)狻飞喜欢ㄆ诘目菣n案工作有關(guān)文件，在“國際檔案日”期間制作檔案專題展板，加大宣傳力度，讓檔案意識(shí)深入人心，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)。

2）建立健全檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。公司先后制定了《檔案管理辦法》、《關(guān)于進(jìn)一步做好檔案工作的實(shí)施意見》等規(guī)章制度29個(gè)，其中涉及工程檔案管理的制度7個(gè)，如《管線工程圖檔管理實(shí)施辦法》、《科技檔案操作指引》、《建設(shè)工程文件整理與歸檔指南》等。規(guī)章制度的建立健全保證了公司燃?xì)夤こ谈黝愇募牧蠌男纬傻綒w檔的程序化、規(guī)范化、制度化。

3）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，不斷提升業(yè)務(wù)能力。一是設(shè)置崗位條件，保持隊(duì)伍建設(shè)。公司根據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》要求，實(shí)行檔案人員上崗資格制度，要求新上崗檔案人員須取得上崗證，檔案人員應(yīng)具備大學(xué)專科以上學(xué)歷或同等學(xué)識(shí)水平，原則上三年內(nèi)不工作調(diào)動(dòng)。二是抓好檔案培訓(xùn)，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。公司從機(jī)制、資金、政策上鼓勵(lì)在職進(jìn)修學(xué)習(xí)，鼓勵(lì)檔案人員申請(qǐng)?jiān)u聘檔案專業(yè)技術(shù)職稱，使檔案人員立足崗位成才，不斷提高專業(yè)水平。每年公司積極組織檔案專兼職人員參加各級(jí)各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，還根據(jù)基層檔案工作的特性和工作實(shí)際，開展有針對(duì)性的內(nèi)訓(xùn)和實(shí)操培訓(xùn)。經(jīng)多年不懈努力，現(xiàn)公司102名專兼職檔案人員中，研究生3名，本科73人，其中檔案職稱的56人中，副高級(jí)11人，中級(jí)16人。

4）加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，規(guī)范操作標(biāo)準(zhǔn)。一是根據(jù)工程的性質(zhì)，編制了《科技檔案操作指引》、《建設(shè)工程文件整理與歸檔指南》，幫助檔案人員盡快掌握技術(shù)規(guī)范、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和工作流程。二是走進(jìn)工程項(xiàng)目施工現(xiàn)場，將檔案工作從終端收集整理向檔案前端的形成推進(jìn)，實(shí)地指導(dǎo)工程技術(shù)人員和檔案人員把關(guān)檔案資料質(zhì)量和完整性，保證了工程檔案質(zhì)量，并根據(jù)各單位的不同需求和問題，量身打造培訓(xùn)課件，為他們答疑解難。三是制作工程施工過程中檔案資料形成的各類型模板，形象、詳盡、直觀地展示了資料變身檔案的全過程，為工程技術(shù)人員、資料員解讀檔案各類文件、表格填寫、用印的標(biāo)準(zhǔn)模式，保證后期檔案的規(guī)范入庫。

5）跟進(jìn)現(xiàn)代科技，有力推進(jìn)檔案數(shù)字化。隨著公司的迅猛發(fā)展，檔案收集量成倍增長，如竣工資料由八十年代一個(gè)工程幾張紙到今天一個(gè)工程（一個(gè)標(biāo)段）就有幾十盒上百盒資料，數(shù)量不斷翻番，庫容的不斷膨脹，給檔案管理和手工歸檔、查檔帶來了空前的壓力。為保護(hù)紙質(zhì)檔案，實(shí)現(xiàn)檔案資源利用的最大化，公司分三次對(duì)公司總部庫內(nèi)1970-2017年的51482件，9727卷檔案進(jìn)行了數(shù)化，共計(jì)數(shù)化756613頁，圖紙8346張，公司總部庫藏?cái)?shù)字化率達(dá)到80%，大大地促進(jìn)了檔案信息集中統(tǒng)一管理，也提升了檔案信息利用的效率。

6）細(xì)化基礎(chǔ)管理，扎實(shí)抓好收集歸檔工作。一是檔案管理工作納入考核項(xiàng)目，與經(jīng)濟(jì)效益與評(píng)先掛鉤。二是理順、疏通收集渠道。對(duì)管網(wǎng)、基建項(xiàng)目和設(shè)備方面的文件資料的收集，公司專門召開工程項(xiàng)目建設(shè)管理協(xié)調(diào)會(huì)，理順各部門的銜接關(guān)系，明確了責(zé)任部門和工作流程，即：由市場發(fā)展部在下工程計(jì)劃時(shí)統(tǒng)一給工程號(hào)，并通知檔案科；工程實(shí)施過程中，工程中心檔案員實(shí)行全程跟蹤，并隨時(shí)與檔案科保持聯(lián)系，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決處理；在工程驗(yàn)收前，先組織對(duì)檔案材料進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，完善各種手續(xù)后，方能進(jìn)行正式工程驗(yàn)收；檔案資料沒有按要求完成手續(xù)的，不能提取工程項(xiàng)目的尾款。

7）加強(qiáng)燃?xì)夤こ虣n案的審核工作。（1）審核竣工圖的準(zhǔn)確性。竣工圖圖面要整潔，必須逐張加蓋竣工圖章，竣工圖章填寫要完整，簽字要齊全、清楚，手工書寫，不得代簽或蓋私章；竣工圖標(biāo)不能代替竣工圖章；竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方空白處；利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖；竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。（2）審核歸檔的工程文件材料應(yīng)是原件。原件歸檔是指蓋有印章和原始簽證的文件材料，它是重要的原始憑證。因此，工程技術(shù)人員和檔案員應(yīng)重點(diǎn)檢查，最大程度地杜絕復(fù)印件歸檔。因故無原件的情況，應(yīng)在具有憑證作用的復(fù)印件或抄件上加蓋公章，注明原件保存處。如建筑材料合格證應(yīng)為原件，當(dāng)使用復(fù)印件時(shí)，供貨單位應(yīng)在復(fù)印件上加蓋公章。（3）審核往來文件的閉合。因工程建設(shè)時(shí)間長，工程建設(shè)中各大部門的審批文件有缺失的現(xiàn)象，導(dǎo)致前期文件收集不齊全。（4）審核數(shù)據(jù)是否存在涂改現(xiàn)象。工程建設(shè)中的數(shù)據(jù)會(huì)因建設(shè)情況的變化而有所變更，往往工程技術(shù)人員對(duì)文件中數(shù)據(jù)進(jìn)行更改時(shí)，會(huì)直接刮改，改動(dòng)的數(shù)據(jù)未進(jìn)行簽字和蓋章確認(rèn)。（5）審核文件材料的簽名、蓋章是否完整。工程文件材料簽名、蓋章的完整，關(guān)系到工程文件的合法性和有效性。在工程建設(shè)中的前期文件、施工文件、監(jiān)理文件、測試記錄、質(zhì)量檢測報(bào)告等，都應(yīng)如實(shí)填寫、簽字、蓋章，簽字一律本人手工書寫，字跡工整，利于辨認(rèn)，除工商、銀行部門備案的專用私人印章外，不得使用本人私章代簽字；重要會(huì)議形成的各種記錄、紀(jì)要、意見、結(jié)論，參會(huì)責(zé)任單位代表應(yīng)簽字，整理單位應(yīng)在文件材料上加蓋公章和騎縫章，參會(huì)單位應(yīng)蓋章；凡表格上出現(xiàn)（公章）或（章）處，應(yīng)加蓋本單位公章，若單位法定代表人有明確的書面授權(quán)，可使用工程項(xiàng)目部章代替。絕不允許漏簽、漏蓋、代簽現(xiàn)象發(fā)生。（6）審核工程建設(shè)各階段文件材料內(nèi)容是否填寫完整。工程建設(shè)各階段文件材料內(nèi)容填寫不完整，無法真實(shí)、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動(dòng)的全過程。如施工文件中有施工單位的申報(bào)意見，沒有監(jiān)理單位的審核意見；原材料試驗(yàn)記錄中，只填寫了試驗(yàn)性數(shù)據(jù)，沒有結(jié)論性意見；竣工文件中監(jiān)理單位未簽署意見等等。

綜上所述，燃?xì)夤こ虣n案只有嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，才能保證燃?xì)夤こ虣n案從形成到歸檔，井然有序，質(zhì)量得到保證，才能為企業(yè)管理、領(lǐng)導(dǎo)決策提供最準(zhǔn)確的、最詳實(shí)的數(shù)據(jù)，才能更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。