解芳靜

（山東省龍口市第十中學(xué)，山東 龍口 265701）

人事檔案是在人事管理活動中形成的，記錄了個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、思想品格、社會關(guān)系、工作和業(yè)務(wù)、榮譽(yù)和懲罰等內(nèi)容。查閱人事檔案，就能基本了解員工的個(gè)人發(fā)展?fàn)顩r，因此是人力資源管理部門的關(guān)注要點(diǎn)[1]。對人事檔案進(jìn)行收集、整理、保存、鑒定、利用，是人事檔案管理的日常操作，新形勢下應(yīng)如何優(yōu)化中小學(xué)人事檔案管理工作呢？以下結(jié)合實(shí)踐進(jìn)行探討。

1 人事檔案管理的重要性

1）有利于選拔人才。人事檔案是員工的“第二身份”，保證檔案資料的完整性、真實(shí)性，是管理工作的首要原則。人事部門通過人事檔案，可以了解員工的學(xué)習(xí)、經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、獎懲情況，為人才的選拔使用提供依據(jù)。尤其是在求職應(yīng)聘過程中，學(xué)歷越高、經(jīng)歷越豐富、業(yè)務(wù)能力越強(qiáng)、獎勵(lì)榮譽(yù)越多的員工，越能得到對方的青睞，求職成功的概率就越大。

2）有利于人力管理。對人事部門而言，人事檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)、常規(guī)的工作。學(xué)校是教書育人的場所，不同學(xué)科的教師組成一個(gè)隊(duì)伍，每個(gè)人都要在自己的崗位上產(chǎn)生價(jià)值。通過人事檔案管理，有利于學(xué)校對各個(gè)部門、各個(gè)層級的教師進(jìn)行合理配置，幫助管理者更好地了解教師的特長、經(jīng)歷、教學(xué)風(fēng)格，充分發(fā)揮出個(gè)人潛力，促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的不斷提升[2]。

3）有利于開展培訓(xùn)。隨著教師工作年限、職稱級別、獎懲措施的變化，人事檔案資料也在變化。加強(qiáng)人事檔案管理，能提高教師對學(xué)校的信任度和歸屬感，方便學(xué)校制定更加科學(xué)合理的薪酬制度，改善教師的福利待遇。此外，檔案中記錄了教師的培訓(xùn)信息，通過匯總分析，有利于學(xué)校制定差異化的培訓(xùn)方案，提高教師的執(zhí)業(yè)水平。

2 中小學(xué)人事檔案管理存在的問題

1）管理意識薄弱。中小學(xué)校管理工作量大、內(nèi)容復(fù)雜，不少學(xué)校將管理重點(diǎn)放在教學(xué)和學(xué)生上，忽視了教師群體，更談不上人事檔案管理。實(shí)際工作中，人事檔案管理并沒有實(shí)質(zhì)性的工作內(nèi)容，只有上級部門檢查人事檔案時(shí)，管理者才象征性地對檔案進(jìn)行流程化操作。由于管理意識薄弱，直接影響檔案的收集、整理效率，也不利于后續(xù)的查詢和使用，難以保障檔案信息的完整性和真實(shí)性。

2）管理制度缺失。教育是社會各界關(guān)注的一個(gè)焦點(diǎn)，隨著經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展，學(xué)校管理也在不斷改進(jìn)。在人事檔案管理方面，只有保持先進(jìn)性，才能提高管理效率，而這依賴于科學(xué)完善的管理制度[3]。學(xué)校內(nèi)人事檔案管理制度缺失，并不是沒有制定相關(guān)制度體系，而是制度內(nèi)容陳舊，沒有結(jié)合中學(xué)實(shí)際情況，導(dǎo)致制度措施執(zhí)行不力，甚至出現(xiàn)和現(xiàn)實(shí)管理情況相脫節(jié)的現(xiàn)象，繼而影響人力資源管理。

3）人員素質(zhì)不足。人事檔案管理工作中，管理者是一個(gè)關(guān)鍵要素，如果管理者本身的技能素質(zhì)低，也會造成管理水平不高的局面。其一，管理者的業(yè)務(wù)能力差，無法采用高效的方法開展工作，會影響檔案資料的收集和整理。其二，管理者工作態(tài)度消極，無法保證按照規(guī)范要求操作，會影響檔案資料的使用，甚至造成檔案丟失、損壞。

4）人員流失嚴(yán)重。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，和學(xué)校內(nèi)的其他崗位相比，人事檔案管理部門的工作強(qiáng)度大、標(biāo)準(zhǔn)要求高，但薪資待遇水平一般，因此管理人員流失嚴(yán)重。對于高等院校對口專業(yè)畢業(yè)生來說，他們大多不愿從事檔案管理工作，如此就難以保證管理工作的質(zhì)量，形成惡性循環(huán)。

5）信息化程度低。信息技術(shù)的普及應(yīng)用，提高了信息交互效率，也提高了管理工作效率。隨著人事制度的變革，人事檔案管理工作也應(yīng)該加快信息化建設(shè)，以適應(yīng)新形勢下的管理需要。學(xué)校人事檔案管理的信息化程度低，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是初始信息的錄入比較繁瑣，依然存在人工手動管理的狀況，對于信息技術(shù)的應(yīng)用不夠深入完善。二是教師的工作崗位是不斷變化的，例如晉升、調(diào)動、退休等，必須在系統(tǒng)中逐一修改，修改不及時(shí)就會導(dǎo)致檔案信息不準(zhǔn)確。

3 中小學(xué)人事檔案管理的優(yōu)化途徑

1）增強(qiáng)管理意識。優(yōu)化中小學(xué)人事檔案管理工作，首先應(yīng)該增強(qiáng)管理意識，認(rèn)識到檔案管理的重要性。對于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)而言，應(yīng)該以身作則、發(fā)揮出榜樣精神，將人事檔案管理納入日常管理范疇，在工作例會上強(qiáng)調(diào)人事檔案對人事管理的重要意義，創(chuàng)建良好的管理氛圍。對于檔案管理者來說，應(yīng)該轉(zhuǎn)變自己的想法，樹立創(chuàng)新意識，嚴(yán)格按照國家法律規(guī)范和學(xué)校規(guī)章制度，對人事檔案進(jìn)行管理，增強(qiáng)崗位責(zé)任心，對檔案管理工作成果全面負(fù)責(zé)。

2）完善管理制度。完善人事檔案管理制度，主要從三個(gè)層面入手[4]：一是歸檔制度。新的教職工入職后，會形成新的檔案材料，管理者應(yīng)及時(shí)收集歸檔，一般流程是：（1）鑒別檔案材料，看是否符合歸檔要求；（2）按照材料的內(nèi)容、屬性，確定具體歸檔位置；（3）在目錄上補(bǔ)充材料名稱和內(nèi)容；（4）將新材料放進(jìn)檔案。二是檢查核對制度。通過檢查核對，能保證人事檔案的安全性和完整性，檢查內(nèi)容是多樣化的，既包括檔案本身，看有無蟲蛀、霉?fàn)€；也包括檔案保管環(huán)境，例如門窗是否關(guān)好，溫濕度是否合理等。三是轉(zhuǎn)遞制度。當(dāng)教師出現(xiàn)工作調(diào)動，檔案管理者應(yīng)積極配合教師，對檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)移投遞。

3）提升人員素質(zhì)。提升檔案管理者的綜合素質(zhì)，是提高人事檔案管理水平的有效途徑，主要從兩個(gè)方面入手：其一，在人才選拔任用上，適當(dāng)提高準(zhǔn)入門檻，優(yōu)先選擇有學(xué)歷、有經(jīng)驗(yàn)、有技術(shù)的人員。在管理人員的結(jié)構(gòu)上，實(shí)現(xiàn)新老結(jié)合，一方面交流管理經(jīng)驗(yàn)，另一方面提升部門工作活力。其二，對于現(xiàn)有的管理者，應(yīng)定期進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，例如專家講座、主題會議、技能競賽等，學(xué)習(xí)最新的理論知識和操作技能，對管理模式進(jìn)行變革，切實(shí)滿足管理工作需求。

4）制定獎懲措施。獎懲措施作為人事管理中的常用手段，能激發(fā)人員的積極性和責(zé)任心，充分發(fā)揮出個(gè)人潛能[5]。針對中小學(xué)人事檔案管理人員流動性強(qiáng)的問題，應(yīng)結(jié)合管理工作的特點(diǎn)，制定合適的獎懲措施，落實(shí)績效考核，并且和其他崗位的獎懲措施相區(qū)別。例如：從檔案整理效率、服務(wù)態(tài)度、檔案利用價(jià)值等方面，設(shè)置考核指標(biāo)。通過獎懲，還能促使管理者心里產(chǎn)生危機(jī)感，督促管理隊(duì)伍不斷進(jìn)步。

5）加強(qiáng)信息建設(shè)。人事檔案管理的信息化建設(shè)，一方面要從硬件入手，學(xué)校應(yīng)增加硬件成本投入，及時(shí)更新管理設(shè)備。另一方面要從軟件出發(fā)，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，對系統(tǒng)版本進(jìn)行升級，服務(wù)于管理工作。與此同時(shí)，管理者應(yīng)積極接受信息技術(shù)，學(xué)習(xí)操作技能，發(fā)揮出信息技術(shù)的管理優(yōu)勢。

4 結(jié)語

綜上所述，人事檔案管理是人力資源管理的一個(gè)重要內(nèi)容，有利于選拔人才、人力管理和開展培訓(xùn)。文中以中小學(xué)人事檔案管理工作為例，指出存在的問題，并從增強(qiáng)管理意識、完善管理制度、提升人員素質(zhì)、制定獎懲措施、加強(qiáng)信息建設(shè)五個(gè)方面，闡述了管理工作的優(yōu)化途徑，以期提高人事檔案的管理效率和質(zhì)量。